档案管理系统
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档案管理系统范文第1篇
本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述，详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点，通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处，使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统，充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。
【关键词】
档案管理系统；BS系统；CS系统；现代化管理
目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础，BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本，即浏览器版本，提供给项目部的档案人员，进行录入档案数据、上传电子原文，系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员，进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。
一、BS系统体系
（一）BS系统简介。
当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上，BS系统采用三层分布式，它是以BS应用系统结构为基础，缩小了整个系统的维护量，为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程，客户机可以直接调用服务器的应用逻辑，然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数，提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中，整个系统由三部分组成：应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑，接收客户机方应用程序的请求，然后通过转化为数据再与数据库服务器交互，将结果传达到客户机方的应用程序中。
（二）BS系统在企业档案管理中的重要作用。
项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据，项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏，对比其他项目档案著录项，规范录入本项目档案。同时，相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言，效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点，它最多可执行20条目录同时批量编辑，对于录入相同著录项或改写相同著录项，这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提，通过查询界面，利用录入框中的相应条件，即可查询到相应文件，如果不知道文件字号，可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果，方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录，需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能，简化了档案管理工作流程。
二、CS系统体系
（一）CS系统简介。
CS模式体系的结构分为两层：一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端，大大降低了系统的通信开销，充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中，客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力，大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器，从而使客户端的响应速度快，便于操作。
（二）CS系统在企业档案管理中的重要作用。
CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后，在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报，实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能，免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限，从而通过网络检查档案数据录入是否规范，指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间，从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面，在系统中填写年报数据后，利用数据上传功能，即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收，无需报送纸质报表，极大地提高了工作效率、简化的工作流程。
三、BS系统与CS系统的比较
企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统，他们各有优点和缺点，同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上，BS系统由于只有一次投入成本，之后的投入只在服务器端的特点，它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上，BS系统相比于CS系统略显不足，因为BS系统的前台效率不高，表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说，CS系统适用于业务量较大且复杂的企业，因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业，因为BS系统能简化网络模式，减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS，BS主要用于录入，CS用于管理管理。
四、结束语
综上所述，档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率，促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑，是档案现代化管理模式的必然发展趋势。
作者：金鑫 单位：中铁大桥工程局集团第二工程有限公司
【参考文献】
[1]范豫峰.加强档案信息化建设促进企业可持续发展[J].兰台世界,2013(z2):52.
[2]刘廿.浅论计算机档案管理系统的设计[J].才智,2012(10):59.
档案管理系统范文第2篇
关键词：人事档案管理系统 浅析 问题
人事档案管理系统的建立，可以说是当前企事业单位进行人力资源管理的重要内容，也是将人事管理资料进行量化，实现人力资源的信息化和数据化的一种主要途径。建立健全完善的人事档案管理系统，对于有效管理单位人力资源，促进人力资源开发，提高人力资源合理管理和利用率有重要辅助作用。不过人事档案管理系统在目前还没有达到有效辅助企事业单位进行人力资源管理和开发的需要，其功能性和普及实用性还有待改善。
一、人事档案管理系统的现状和开发前景
人事档案管理系统从技术基础上来区分，主要有两种。第一是传统的档案管理方式，完全依靠人力进行档案信息录入、档案管理和保存、档案分类和废旧档案的处理等。第二种就是现代化的人事档案管理系统，是基于电脑软件和现代化数字技术应用为基础的一整套人事档案管理工具。也可以说是传统的人事档案管理系统的升级版。
当前国内众多企事业单位中，有效的人事档案管理系统尚未普遍建立。而且有很多中小企业觉得人事部门是事业单位、国有企业才需要的，这也是观念上的误区。在今天现代化企业建设的需求中，进行人力资源的有效管理已是必然趋势，通过现代化的人事档案管理系统来落实有效的人力资源开发和管理，也成为迫切的需要。当前很多专业的程序开发机构已经设计推出了几款新型的人事档案管理系统，为企业的现代化人事档案管理系统建立提供了参考和支持。
二、人事档案管理系统的功能需求
（一）数字化
数字化是指人事档案管理系统在系统组建、功能模块设置、系统信息录入存储、内容的随机调阅、机密内容的加密和调阅权限设置、信息拷贝和安全性保护、系统防火墙设置和漏洞修复、系统数据改动记录等方面都要实现数字化操控和自动化处理。一方面方便对人事档案管理进行日常操作和随机调阅，一方面确保建立在数字信息平台基础上的系统安全和智能防护能力经得起考验，不会造成数据丢失，引发安全风险。
（二）安全性
对于像我们殡葬管理所这样的事业单位来说，从目前全国各地的就业形势来说，还是一个很有吸引力的单位，也可以说是众多人才争抢的重点。其实不只是事业单位，任何企事业单位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有严格的保密措施和安全防护。如果人事档案管理系统的内容可以随意更改，不留痕迹，无法修补漏洞，那就会直接影响人力资源管理、岗位升迁调动、职位删减和机构组合和工资发放、福利待遇发放等很多内容。
出于保护内部人员的档案信息，避免违规操作、失误操作和恶意操作引起信息删减、覆盖、更改以及系统漏洞、系统升级换代或软硬件设施病毒侵害、故障侵害造成档案系统无法正常工作或数据库损毁，一定要注重人事档案管理系统的安全防护和保密措施。
（三）现成的模块化设计和先进人力资源管理理念的融合
企事业单位的人力资源调整和变动有的时候是很频繁的。就像我们殡葬管理所，也经过了一系列的人动，在人力资源管理的政策、方案等方面也在逐渐向着现代化的方向发展。为了迎合单位的这种需要，就要求人事档案管理系统能顾在秉承当前和未来人力资源管理发展趋势的前提下，以更加易于操作和功能组合的模块化设计来满足各项功能的需要。
比如档案录入模块中的个人账目分类管理、个人信息分类管理，按照时间、特定的岗位、职能、部门或工资水准、入职时间和学历等标准来划分的信息归类设计，可直接进行打印填报的表单设计等，包括符合人力资源管理各项需要的各类型数据汇总分析报表，都应该在系统建立的时候就准备好，方便企事业单位更快速的开展人力资源开发管理工作。
换句话说，要将现代企业人力资源管理需要的人事档案管理系统功能进行灵活、规范、可操作的模块组合，让企业在现代人力资源管理理论支持下开展个性化的档案管理系统设计，满足企业个性化发展需求。
三、人事档案管理系统在实践工作中需要注意的问题
（一）落实人事档案管理系统的权限分级制度
在事业单位内，人事调动和人事资料的调阅、打印、录入、存储、更改等各项内容，事关重大。在一定程度上说，人事档案管理关系着单位所有人员的切身利益，因此更应该将针对人事档案管理系统的所有动作纳入分级权限管理和监督体系中，避免有、假公济私和恶意篡改资料等行为。
（二）进行人事档案管理系统的信息审核
为确保人事档案管理系统的信息没有进行违规操作更改，应该以领导责任制和领导带头制建立定期和不定期的信息审核制度。通过权限分级，逐级逐层次开展信息审查，对比操作记录来查看核对，规避信息遗漏和违规操作。
（三）建立人事档案管理系统和人力资源管理规划协同机制
人事档案管理系统除了更加细化各项信息的录入存储和分析之外，要充分利用系统建立的各项数据表单来辅助落实人力资源管理的长期规划和近期调动。切勿将人事档案管理系统仅当作一个数据存储系统来应用，而是要凭借其强大的功能和准确的数据分析能力为长远的人力资源开发和管理服务。
四、结语
人事档案管理系统是现代化人力资源管理的重要辅助工具，企事业单位要加快落实人事档案管理系统的应用，尽快实现内部人力资源结构的改良优化，为强化人力资源利用率，降低人力资源消耗和浪费，对动人才计划，解决人才安置问题和离退休人员的劳保问题等提供有力的辅助。
参考文献：
[1]杨延军，米青，张索祥.基于WEB的高校工资人事管理系统的开发与研究[J].中国科技信息，2006；6
[2]张丽，戴跃洪.基于B/S结构的人力资源管理系统设计与实现[J].成组技术与生产现代化，2005；3
[3]应毅，毛宇光，刘正涛.基于技术的Web访问数据库研究与实现[J].计算机与现代化，2005；4
档案管理系统范文第3篇
就不同部门业务管理系统而言，由于操作系统、数据库及开发技术等存在差别，因而难以同档案管理系统之间进行直接通讯。为了解决各系统间的“信息孤岛”等问题，必须构建有效的接口通讯平台，对信息的传送提供服务。
1 档案管理系统接口通讯平台构建的目标分析
当前，档案管理系统同办公、业务等管理系统之间通常独立运行，各系统之间所形成的数据信息，难以直接写入档案管理系统中，多个系统间缺乏有效的通讯平台。因此，通过构建接口通讯平台，可以有效整合各系统之间的信息资源，实现档案信息资源的优化配置，同时，还有助于降低重复劳动，提高工作效率。就档案管理系统而言，接口通讯平台的搭建主要涉及到各系统之间如何开展数据导入、通信，解决各自信息孤岛问题。
1）系统之间的数据信息存储与交换。就办公、业务等管理系统所产生的数据信息，结合程序定义及内容存储情况，实现了电子档案与文件发文时期、单位、编号、名称等详细信息的自动化写入，并完整储存于数据库对应数据表内。就电子档案及文件而言，其全文及图像是依据程序定义规则，分别存储于数据库数据表中，实现了数据即时归档。其中，收文是在档案或文件办结过程中归档；发文是在档案或文件过程中定时归档；自动归档是就每时每刻所产生的新数据于事先设定好相应的时间进行自动化归档。
2）数据挖掘与利用。借助于办公、业务等系统中已有数据，通过组合、抽取等方式，以原数据为基础，重新进行挖掘，以确保数据的完整性与格式统一性，提高数据利用效率与标准化程度，继而提高系统可重用性，提高系统综合效率与信息化水平，最大限度地减少重复性投入，提高系统运行与工作效率。
3）保障数据安全与系统稳定性。就系统数据传输过程而言，需确保系统同办公、业务等其他系统的数据安全与完整性。一方面，应保障数据传输时的安全性，确保其内容不会暴露或遭到截留，要求系统能够有效存储数据；另一方面，保障数据的完整性，切忌传输中存在数据丢失、缺失等问题。
2 系统接口通讯平台的设计与构建
2.1 设计思路
当前，档案管理系统接口通讯平台设计包括如下
方法。
1）联机传输归档。将各系统数据加以整合，共同存储于档案管理系统数据库中，将电子公文数据直接写入系统中，以防数据出现丢失或缺失问题，将数据加以集成，还需要设计标准化数据接口。其中，接口程序是通过登录系统，利用“归档”按钮实现操作的。点击至后会启动相应的接口程序，系统将自动同子系统及其他功能模块相连接，将数据写入对应程序中。
2）数据传输与归档。鉴于空间、时间方面存在的差异性，各部门所采用的信息系统及数据源不同，因而导致数据类型及访问方式存在差异，致使各系统之间难以实现资源共享。为使不同系统之间可以互通互联，可通过系统集成方法，对各部门系统加以整合，实现其无缝连接，也可将原有系统整合到档案管理系统中，对系统按统一标准重新构建。后者需耗费大量人力、物力、财力，因此，本文采用系统集成方式，实现各系统的无缝连接。
2.2接口技术的应用
本文接口通讯平台主要采用的接口技术如下。
1）Web Service技术。该技术可以直接为系统提供相应的接口，并对系统接口的函数加以调用，将办公、业务等系统数据直接归档于档案管理系统内，并对档案信息进行实时更新，使各系统孤立的流程与数据实现了互通，使档案管理系统成为开放式集成化系统。
2）中间件技术。本文档案管理系统采用的是三层结构体系，构建过程中利用面向对象方式，包括数据层、中间层、应用层架构。其中，应用层往往独立开，以便减少客户端负担，便于系统升级与更新；数据层为系统提供了数据库，可对各种资源文本、影像资料进行存储，并提供数据的备份与恢复功能，提供访问其他数据库的接口功能；应用层主要对应的是客户端浏览器，用户可借助于浏览器接收数据和发送请求；中间层主要服务后台系统，实现档案资源的全面管理与流程的综合控制，并对工作流进行定义，利用J2EE与系统，提供Web信息功能，并对数据库进行即时管理。就接口角度来看，中间层技术采用标准化语言，对电子文件进行描述与封装，使各系统之间能够识别来自不同数据源的信息，并结合所需集成系统，利用相应的通信协议，采用有效的方式，将系统所需实现服务加以集成。此外，该技术还确保了信息传输的安全性。
3）XML文件。就系统所需归档资源及数据进行选取，将数据组织为满足系统需求的XML文件，并将所需归档文件分别放入指定文件夹中，并对系统的归档接口程序加以调用。
2.3接口对接模块功能设计
对系统接口对接模块进行设计时，需要结合各系统接口问题，即数据库到系统之间的信息传输问题。在此需要设计通用型接口，实现各业务及办公等系统数据自动化归档于档案管理系统内，也可为系统提供必要的归档数据，以供业务、办公等系统用户查询，充分发挥档案管理系统的作用。接口对接模块采用的是Web Service技术，以及XML、FTP 数据交换方式。功能设计图如图1所示。
图1 接口功能设计图
在接口模块功能开发中，最关键是要实现系统间数据的通信，利用Web Services服务，为系统提供了统一的浏览器接口，用户可利用微软MS IE，对文件加以传输。Web Services利用XML文件，将档案资源信息进行形式化描述，针对各事务数据进行定义。利用XML格式对信息进行格式化描述和封装，与此同时，考虑到各系统对于XML文件支持情况，利用Java服务器的系统，可支持XML文件，因此，采用XML文件对信息进行封装，以确保其可操作性。
Web Services技术，利用SOAP有效实现了系统中点对点的通信。利用SOAP为各系统平台的交互提供了规则，也为档案管理系统实现服务交换设置了架构。Web Services针对系统服务进行XML描述，形成对应的WSDL文档，并将其至服务注册中心，方便用户进行查询。借助于注册中心，获取相应的Web服务，将电子文档载入，构建接口平台，并实现各项服务的有效集成。借助于所搭建的接口平台，可自动将办公、业务等系统发文与工作流存储于档案管理系统中，作为备份资料，便于相关人员查询。
档案管理系统范文第4篇
1.企业档案管理的意义
当我们采用新型的计算机技术以后，企业档案的处理速度大幅度地提高，对于查阅和辨认有重要的意义。计算机管理系统信息容量比较大，对于资料的保存延长资料的使用寿命有相当有效的作用。
实现企业档案管理的信息化减少了大量的人力，物力，财力，维护了日常的管理工作，大大地节约成本，为国家财政减少了很大的开支，因此档案管理由传统的形式转变成创新型管理方式对企业的发展有重要的意义。
2.档案管理系统的设计
2.1资料的收集与保存
档案是企业的信息资源是企业生产，发展，经营时应该真实记录的资料，全面的收集资料对企业的管理起了重大的作用。档案收集是全部档案工作中重要的环节，提高档案的使用率就要提高企业档案管理系统的安全性，只有通过行之有效的档案收集工作，建立完备的档案管理收集保存的机制才能更好的发挥档案管理的作用，才更好地体现档案室的工作程度和质量，才能形成统一的档案信息保管基地，这样才可以有效地开展收拾、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才能存在并得到发展。
2.2档案的查询
目前在信息化的时代信息是最重要的资源，网上档案管理平台较多用于登记、编撰档案文件目录等事务，网上查询、借阅等功能应用率不高，削弱了档案信息化建设与管理的效能。伴随着信息化的深入，企业在发展中对数字化越来越重视，档案管理的核心内容应该是档案信息资源的建设，传统的档案管理已经不能满足企业档案保管的需要，在查询时管理员只要通过计算机操作便可以找到相应的结果，从繁杂的档案整理工作中解脱出来，提高档案管理工作效率。所以信息化的时代档案系统设计必须以查询档案方便快捷为主旋律，最近几年档案管理的信息化不断发展，越来越多的企业建立了局域网，以前查找档案、检索档案费时费力的状况已经明显改善。档案信息化管理不仅可以保存各类资料，而且数据一次录入计算机储存、备份，可方便以后利用查找。电子文件更容易管理不用担心文件的丢失，提高了档案管理的安全性和效率。
2.3功能的设计
企业档案管理系统的开发是符合时代特征的，它的总体任务是实现企业员工档案管理的系统化和自动化，档案管理为企业单位提供人员信息管理，考勤管理，档案存取，员工考核，依据档案出具各类证明材料等服务。档案管理系统还可以录入和维护企业员工人事资料，例如个人基本信息，家庭成员情况，工作经历，奖惩情况，职称评定情况，培训情况等等。
此外它还可以对部门进行管理，主要记录的信息有部门名称，部门负责人以及部门联系电话等，用于建立公司部门结构信息，还可以增加部门，修改部门，删除选择部门。
3.企业档案管理系统的实现
3.1.档案管理系统的重要性
为加强档案管理的进程，首先要强化档案管理的队伍，更全面的提供档案信息化服务，档案管理的信息化是为工作量大而且种类多的工程服务的，它要求档案管理工人员必须要具备扎实的理论知识，不断扩展其自身知识领域，对信息的意识提高，掌握基本的知识，与此同时还要增加业务的水平和计算机的操作技能，只有这样才能更好的完成档案管理的重任，满足新时代对人类信息化技术使用的要求。为了对信息化知识深刻的理解，管理人员还应该积极参加有关方面的讲座，实践是检验真正知识的标准，提高对信息的管理能力才能更好的解决所遇到的问题。
由于档案与人们的生活密切相关，它包括了个人信息等资料，所以管理时要认真核对信息，保证数据的真实性和详细性，这对推动信息化工作的发展是有优势的，各地信息的共享和网络的融合也会加强信息化管理的进程。所以我们要充分认识档案管理现代化的重要性，紧迫性。
3.2档案管理的创新
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案管理工作要适应现代企业的制度，所以必须对企业档案工作进行创新的设计。大量的档案基础工作包括繁杂的整理、编目、统计、检索、信息加工等但是如果仅仅用手工完成是非常困难的，因此要对企业档案管理进行创新，才能适应当今社会的发展进程。各个部门要协调合作，因此必须创建档案信息化管理工作运维机制和制度，做到有章可循。
在档案管理时我们要加强自身素质，档案信息化管理与应用，不仅要求管理人员要有敬业精神、高度的工作责任感和求真务实的工作态度，吃苦耐劳的精神，还要有档案信息化管理和计算机操作的技能。
档案管理系统范文第5篇
关键词：档案管理；系统设计；实现；技术
在社会的进步和社会的发展下，人们的社会活动不仅是在自身的角度被记录，还会受到社会各界的密切关注。如何将社会现实完成的保存下来对社会生活越来越彰显出它的重要作用，那么我们如何记录、管理这些档案资料呢？如何通过信息技术使其得到现代化的管理？现今一些单位和部门开始意识到档案管理的重要性并逐渐构建自主的档案管理系统。在信息技术和构筑信息平台的支持下实现档案管理。但是每个单位的档案管理系统是不一致的们无法事项信息资源的共享，因此，优化档案管理系统设计与实现是极为必要的。
1 档案管理系统设计的关键技术
1.1 Microsoft.NerFramework
Microsoft.NerFramework是美国微软公司在Windows系统中应用的一种托管类型的代码编程模型，该代码编程模型可在分布度高的Internet环境中将构建简化的应用程序计算机环境。其中的公共语言运行库为系统提供各种服务。例如：代码安全管理、内存管理等等。在其中的Microsoft .NET Framework 类库是研发人员为了应对创建应用程序的综合面向类型的几何。该项新技术与其本省的功能相适应，可有效的从视觉上构建引起用户注意的应用程序，可支持各类的技术通信、业务流程运行等。在技术的安全性上，尤其是在多任务同时运行的状况下，可构建一个良好的运行环境，使其不受外来因素干扰、破坏。该软件的安全许可部分不会允许不安全因素的进入和访问，也设计了账户的访问限制和隔离。在服务器中的开发程序易于控制，只需要将aspx文件复制到服务器上，该应用程序便可部署至服务器中，在这个过程中用户并不需要重启服务器。同时，程序员进行对程序的修改操作也仅需要将修改部分传输至服务器即可，无需重启服务器，十分简便。
1.2 C#应用
C#是微软公司研究并的一种新型的编程语言，简言之就是第一个面向组件而生的编程语言。该应用由安德斯・海尔斯伯格先生为系统开发的核心成员，该系统的源代码通过编译成为Microsoft Intermediate Language再运行。尽管msil参考了许多Delphi的系统特质，但msil在此基础上增加了许多新的功能，C#具备了应用语言开发和系统开发两方面的功能，是目前两者融合的最为融洽的系统，因此C#被世人誉为编程语言历史上的一个里程碑。
2 档案管理的系统设计
2.1 系统体系结构
目前，B/S模式的系统在互联网中得到了广泛的运用，是当今网络服务器中最常见的服务系统。该模式与数据库管理技术高度融合形成一项跨平台的技术，如下图1所示。该系统将处理功能全部植入服务器中，客户端功能存在与一般的浏览器中，这种做法大大奖励了因业务需要而带来的人力浪费、投资重复等状况。系统再配合微软的Net技术可实现与Windows系统的完美对接，促使双方的沟通更加的方便快捷。以实现可视化环境的开发平台，C#、作为开发语言，促使开发语言和系统平台维持高度的统一性，在高性能的结构化查询语言（SQL Server）数据库的支持下，在提供档案库与数据库交换的服务中还能提高系统的安全性、兼容性以及实时性。
2.2 功能实现
⑴电子档案的建立。在进行案卷或文件的著录工作之前需要定义本单位的全宗代码和全宗名称，利于部门之间的数据交换和信息管理。随后，应将本单位的机构设置输入系统，在系统的初始化中便设置了系统的若干分类，用户可通过机构设置和系统维护两个模块中对机构设置进行重新设置。
⑵档案的管理。以下我们以文书档案为例来描述档案管理工作具体的运行流程。①新增档案：选定新增的文件类型，以“发文”为例，右击新增模块便会出现新增界面，完成信息录入后点击增加，发文文档则会保存在系统中。增加多条类似数据是可采用那个继承控制来操作，在维持数据的中点击右上方的继承控制则会出现继承控制窗口，随之出现不继承字段列表和继承字段列表两个选项可通过上下箭头来实现信息先后次序的排列。采用这种方法可大幅减少输入的工作量。②查看：在列表中点击文件则会看到所有文件的列表，点击收文按钮则可看到所有的接受档案，点击发文按钮则可看到所有发送档案，点击其他按钮则会列出系统中的所有内部文件。③修改：选定一条文档记录后可点击上方的修改按钮，即可直接编辑需要修改的内容，完成修改后点击保存按钮便可保存修改内容。批量修改可在内容查找中选定修改钱的内容在“替换为”中填入修改后的内容，点击确定保存修改内容。④归档：选定列表中需要过当的文档后可完成归档操作，归档年度可自行设置或默认为当年，保存期限中包括短期、长期、永久三种。机构代码可在查询模块中进行操作。
[参考文献]
