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1.1完善设备主数据ERP设备管理系统具有修改并记录设备变更信息的功能,其主要包括使用部门、成本中心、内部订单、功能位置、房间名称、设备状态、设备变更时间、操作者等信息的变更。且设备编码具有惟一性,系统可进行多维度的设备查询和定位。
1.2设备运行记录ERP设备管理系统具有记录设备运行状态及使用频次、运行时间、操作人员等运行信息,据此统计运行成本及确定设备维修保养周期。
1.3设备信息共享ERP设备管理系统可根据设备基础信息数据,查询设备历史变更、设备使用情况及维修保养内容,通过公司间闲置设备信息共享,实现闲置设备的再利用。中生集团采用统一的编码规则建立设备主数据,实现了主数据统一、完整和一致,从而提高了系统数据质量,降低了数据管理成本。
2设备的维修管理
ERP设备管理系统中的PM模块是本系统中的一个功能子模块,其主要包括一个维修工厂所有的维修工作,除了描述自身的特性参数外,还关联了采购、仓储、成本等模块信息。每台设备只有惟一的设备编号,根据此编号可查询设备技术性能、参数、图纸资料、安装验收、缺陷及整改记录,精确定位设备所在位置,为维修工作提供便利。设备维修主要分为故障性维修和计划性维修,二者在系统中均以维修工作单的形式来完成,形成设备电子故障档案,为管理层制定设备维修计划和维修周期提供可靠依据。
2.1故障性维修
2.1.1内部维修当设备遇到故障时,使用部门在设备管理系统中通过故障通知单进行故障报修;维修部门建立维修工作单,主要记录设备维修所需要的材料和备件并对其审批,并根据库存情况决定是否购买〔2〕。每个部件和零件都有一个物料号,系统记录修理工序,更换备件清单、维修费用、维修作业起止时间、维修人员和所用工时等。当设备巡检时发现的问题和隐患,通过维修通知单记录在系统中,避免了繁琐的数字整理,提高了工作效率,降低了工作强度。根据需要系统可实时查询设备的维修历史。
2.1.2外委维修当公司内部无法自行完成维修保养工作时,维修人员将设备维修工作委托外部单位完成,并在系统中提出外委维修服务申请,审批后便可得到外委维修服务采购订单,验收合格后进行收货,完成发票校验。系统可查询设备对外维修历史和费用明细。
2.2计划性维修为了确保设备长期稳定运行及减少设备故障,企业需要对运行设备进行定期的维护保养,即计划性维护保养。根据设备类型不同,在ERP设备管理系统中制定相应的维护计划,确定维护周期和维护内容。系统自动按维修计划产生维护工作所需要的维修工作单,维修人员对设备进行定期、定点的维护工作。根据日常维护工作情况,适时调整维护内容和维护计划〔1〕。计划性维护工作与日常维护工作相结合,可减少故障停机,提高工作效率,从而减少因延误生产而造成的人工成本和材料成本,确保设备处于完好状态。
2.3设备维修报表设备维修后可在ERP设备管理系统中生成设备维修报表,根据此表可查阅设备的维修内容、维修计划、更换的备品备件和物料消耗明细及设备大修时间和次数、设备外委维修服务的次数及费用明细、某段时间内所发生的维修费用、某成本中心在某一时间内产生的各类成本及费用明细〔2〕。
3ERP设备管理系统的维护支持
ERP设备管理系统可使企业管理进入了全新的信息化管理时代,实现生物制药企业设备信息管理系统的持续优化。为提高企业的管理,生物制药企业应建立ERP系统运维管理制度,且要保障系统原始数据录入的及时、可靠、准确。中生集团的ERP设备管理系统上线后,与国内知名软件公司合作,将ERP系统与本公司的OA办公系统相结合,开发出ERP系统与OA系统的数据接口,实现了设备数据从ERP导入OA系统进行业务流程审批。如《设备对外维修审批》和《设备报废审批》的OA流程审批,实现了无纸化办公,优化了企业内部流程,提高了工作效率。
4结论
在生物制药企业内部利用有限的资源,通过ERP系统实现了信息共享,优化企业流程,提高生产效率和经济效益,降低生产成本,提高对市场的快速反应能力,增强企业的竞争力。
4.1ERP设备管理系统优点ERP设备管理系统不同于单纯的设备管理信息系统,其与采购模块(MM)、成本控制模块(CO)等集成协作,共同完成设备的维修成本控制〔1〕,实现了设备资产从采购、安装、调试、使用、维修、更新、改造到报废的全寿命管理。设备管理是企业生产管理的重要组成部分,是保障产品质量和保证生产顺利进行的重要因素。设备管理部门可通过ERP系统制定合理的维修计划,确定维修级别,安排好人员,严格按计划执行,可减少备件的采购成本和库存量。
1.1一般资料
收集并分析2012年1月~2013年6月本院护理质量管理小组对21个临床科室的检查资料,发现与药物有关的缺陷31起,其中与新药物有关的16起,占51.61%;护理不良事件报表中,与给药护理有关的142起,与新药物有关的49起,占34.51%。具体表现为:查对不清6起,占12.24%;给药速度不正确9起,占18.37%;药物常用剂量不清4起,占8.16%;违反药物配伍禁忌9起,占18.37%;未告知药物副作用18起,占36.73%;过敏反应处理不及时起2起,占4.08%。2013年6月随机抽查21个病区护理人员对3种新药物的掌握情况,提问护士84名,对新药的主要药理作用知晓者32名,占38.10%,能回答用法41名,占48.81%;能准确回答常用量47名,占55.95%;配药注意事项及配伍禁忌知晓者24名,占28.57%;不良反应19名,22.62%;药物的时间药理学掌知晓者12名,占14.29%;较准确回答观察要点17名,占20.24%;自身防护问题知晓者22名,占22.19%。
1.2管理方法
1.2.1建立病区新药品管理组织
1.2.1.1成立病区新药品管理小组
护理部将新药品管理纳入护理质量考核体系,建立新药品管理小组,由护理部主任任组长,药学科副主任任副组长,各科护士长和1名临床药师为成员。负责制订病区新药品的相关管理制度和质量评价标准,各科室的新药品管理培训、检查、评价。
1.2.1.2各病区设立1名新药质控员
由责任心强,大专以上学历,主管护师担任,负责制定、更新本病区新药品目录,收集药物说明书,科内护士新药品的培训与考核,评估科室护士安全用药能力,实施科内自查,及时整改。
1.2.2制定新药使用管理制度
1.2.2.1制订新药品目录手册
临床药学部、护理部和各科护士长,共同界定本院新药品:①全国医学高职高专护理专业第2版《护用药理学》未收录的药物;②医院电脑信息系统基本目录形成后近3年增加的药物;③各病区经护士讨论认为不熟悉的药物。根据新药定义制定全院总目录,每季度更新1次。各病区根据全院新药品目录摘录专科目录并制定手册。手册内容包括:主要药理作用、药效动力学、适应证、规格、常用剂量、用药途径、禁忌证、副作用、用药观察要点。
1.2.2.2收集整理专科药物说明书
科室新药质控员负责整理专科药物说明书,放入专门文件夹,及时补充更新,用于日常查看及培训。
1.2.2.3张贴“药物配伍应用检索表和常用试敏药品操作
规程表”购置最新版本的“400种中西药注射剂临床配伍应用检索表”和“常用试敏药品操作规程表”,统一张贴在各病区治疗室,便于护士查询检索。
1.2.2.4加强医护合作
各科由科主任牵头,护士长或新药质控员制定本科室新药应用流程。科室使用新药前召开推介会,介绍新药的临床试验结果、与同类药相比的优缺点、适应证、用量用法、禁忌证、副作用、用药观察要点。医师启用新药,须与当日主班护士口头沟通,提醒护士注意查对、配置及给药过程的注意事项、不良反应的观察等。护士当日用药过程中,应做好观察记录,书写交班报告,连交3班,夜班护士晨会总交班汇报。
1.2.2.5制定药物不良反应处理预案
一旦发生药物不良反应,立即停药,报告医师,遵医嘱给予处理,登记药物不良反应报表,上报临床药学科,次日科晨会通报不良反应症状及处理结果。
1.2.3组织培训与考核
提高护理人员的药学知识是安全用药的前提,缺乏药物相关知识居给药错误原因的第3位,低年资护士是发生给药错误的主要人群。护理部对新入职护士岗前培训药学知识;到科区后,进行科室新药培训,内容涵盖本科新药手册内容。临床带教中,逐渐掌握新药物给药护理。带教结束测试本科室新药物相关知识,90分合格。轮转护士及休假超过3个月的护士,应参加新药讲座。临床药学科每月针对新药质控员培训。医院引进新药,新药质控员参加临床药学科培训后,组织全体护理人员培训,晨会提问,人人掌握。
1.2.4持续质量改进
护理部对新药品专项检查督导,存在的问题反馈给科室,科室在月护理质量分析会上分析原因,提出整改措施,填写反馈单交回护理部,次月护理部对存在问题追踪检查,直至问题解决。
1.3统计学方法
采用SPSS18.0统计学软件对研究数据进行统计分析。计量资料以均数±标准差(x-±s)表示,采用t检验;计数资料采用χ2检验。P<0.05表示差异具有统计学意义。
2结果
统计2013年10月~2014年10月护理部月护理质量检查资料,与药物管理有关的缺陷12起,其中与新药物有关的2起,占16.67%;护理不良事件报表中,与给药护理有关的92起,与新药物有关的有14起,占15.22%。2014年10月抽查护理人员对本病区3种新药物的掌握情况,21个临床科室提问护士114名,对新药的主要药理作用知晓者101名,占88.60%;能准确回答用法用量108名,占94.74%;配药中注意事项及配伍禁忌知晓者96名,占84.21%;不良反应知晓者89名,78.07%;药物的时间药理学掌知晓者82名,占71.93%;较准确回答使用中观察要点92名,80.70%;用药中护理人员自身防护问题知晓者109名,占95.61%;具有用药过程评估能力的72名,占63.16%。比较采取管理前后两组各项数据,差异具有统计学意义(χ2=6.95,P<0.05),提示加强新药品的管理,能有效提高护士的药物知识和新药物的给药护理质量。
3讨论
3.1实施系统的新药管理措施可提高给药护理质量
建立完善的护理质量管理体制和评价体系,可实现质量管理的专业化、科学化、规范化和标准化,适应新时期医学发展的需求。本研究中将新药物的给药护理建立管理组织,健全制度,明确责任,培训覆盖面大、细致深入,可帮助护理人员掌握药物相关知识。通过督导检查,分析改进,反馈追踪,达到持续质量改进,保证了新药物应用的安全和给药质量。
3.2加强多学科合作有利于提高护士对新药的认知保证患者用药安全
1.1试验用药在院全程管理
对药物能进行全程化、精细化的管理是本系统的特点之一,将试验用药物的发放、回收、销毁和储存以及医师开药、退药处方全程纳入管理软件中,还包括药物有效期的提醒、药物清查、盘库等信息化管理。通过系统管理,每片药的来源去向清晰可查;药物有效期会自动提醒,保证了用药安全;按不同方案个性化维护药物基本信息和包装,也为处方自动生成、自动判断退药数量提供了保证。
1.2项目执行过程管理
项目管理包括接洽、立项、启动和结束等过程的管理。管理部门及科室可以随时了解到在研项目、项目入组进度、纳入受试者或者脱落情况等。通过建立受试者档案库,可自动提示某名受试者是否是重复参加试验项目者。由于不同项目所做的检验项目不同,而且不同试验阶段所做的检验项目也可能不同,研究者通常不能清晰明白地开具检验医嘱;而通过在项目启动前建立医嘱模板,研究者只需选择模板名称即可完成开嘱,并在此基础上系统自动生成检验检查申请单,不但方便了研究者,而且减少了因书写不规范导致的错误。因此,本系统还可对检验检查医嘱进行信息化管理。
1.3数据共享
该系统实现了试验数据即时传输、永久保存,可随时查阅入组进度、检验结果、心电图信息、药物有效期等。
2药物临床试验管理系统设计
2.1系统用户管理
用户管理包括用户注册、用户信息管理、用户角色及权限管理。药物临床试验管理系统是面向多用户的开放系统,涉及医师、护士、医技人员、药物管理员和管理人员等。不同的用户对访问程序和数据的要求是不同的,可将具有相似特征的用户归为某一角色。因此首先要对用户分类,根据管理及用户不同的应用需求,分出不同的角色,分别授予权限。药库管理员具有维护药物及包装信息、药物入库、出库、退药给申办者、药物清查(包括有效期)、统计查询等权限;而药房管理员有接收药物、药物发放、接收退药、退药给库房、药物清查(包括有效期)、统计查询等权限。其次,每个用户登录的位置不同,访问的数据则不同。如登录消化专业可看到消化科承担的临床试验项目,而其余科室的项目则不能显示。在本系统中,用户/角色/权限管理采用基于角色的用户权限配置设计模式来实现。用户的身份管理采用二级管理,第一级为机构办公室(简称“机构办”),第二级为科室负责人。机构办添加各个相关科室负责人,科室负责人再添加本科室研究人员(用户)。用户要在自已的登录界面维护研究者履历,信息相关数据项是按照《药物临床试验管理规范》(GCP)中对研究者履历的要求进行设计的,可随时更新打印。用户与项目关联,不是每个用户都可以参加所有开展的临床试验,也并非每个项目需要所有的用户参与。只有被授权参加某个项目的用户,才能成为这个项目的有效用户。项目启动后,由项目管理员在系统将参加人员标志激活,此时被激活的用户才能参加到这个项目。对参与人员授权分工后,可自动生成人员授权分工表,打印后签字存档。
2.2试验项目管理
2.2.1项目接洽流程
各个机构的项目接洽的流程不尽相同,或与机构办联系,或与研究者联系,各有优缺点。我机构目前接洽流程大致如下:申办者与机构办联系,机构办对接洽项目进行初评,若初评同意,由机构办与科室研究者商讨共同确定,填写《药物临床试验项目承接意向书》。机构办对全院的临床试验项目进行宏观管理,对项目的种类和研究者的资质进行把关;研究者对试验方案有充分认识,可从项目的价值和可行性进行把关。按照机构办事流程,管理系统实现了此管理过程的信息化管理。项目发起者可以是申办者,也可以是机构办代为操作,试验批件、方案等电子文档可以上传作为附件存储;机构办审核该专业目前承担的项目情况,填写初评意见,发送给某专业科室负责人;科室负责人审阅方案等文件,对研究项目的价值和可行性进行分析,填写意见,返回机构办;科室负责人和机构办多次沟通过程将记录在系统中;最后可按照预先设计的审批路径请上级领导审阅。
2.2.2建立受试者信息库
入组受试者时,需要建立受试者与项目的关联,受试者信息可以从HIS获得。输入受试者在HIS中的登记号,受试者信息自动导入,研究者可补充和修改受试者一般信息,见图1。通过建立受试者信息库,如果某受试者在3个月内参加另一项临床试验项目,系统会自动提醒。
2.2.3启动前维护药物信息及检验医嘱模板
项目启动前,按照试验方案要求,对试验用药的单次剂量、频次、用法以及需要进行的化验检查项目预先做好维护,搭建起项目构架,方便研究者开处方及检验检查医嘱。通过启动前项目关键环节设置,减少了执行过程中对方案的违背。药库负责维护药物信息,专业科室负责维护检验检查模板,机构办负责审查。
2.2.4统计查询
管理人员及主要研究者可随时了解项目的入组进度以及受试者情况。这样,每个项目可自动生成受试者入选/筛选表、鉴认代码表,打印后签字存档,减少了手工登记填写的烦琐。
2.3试验用药物管理
药物管理指药物从进入医院到回收整个过程的管理,包括入库、出库、发药、回收、退库、退回申办者等,贯穿了药物临床试验从开始到结束的整个过程。如果是手工管理,在药物包装、数量、保质期等方面易出现问题。而应用软件管理系统,则可准确记录药物各级包装及内含药物,定期提醒近效期药物,并可知晓每片入库药物的来源去向。
2.4检验检查医嘱管理
2.4.1检验检查医嘱模板
传统手工操作经常出现研究者检验检查项目开错、少开或者多开的情况,造成化验检查值缺失,违背方案,或者做了不必要的检查而造成浪费;研究者在开具医嘱时面临的问题就是每个项目观察的检验检查项目不同,而且在导入期,治疗前、中、后的不同阶段观察的项目也可能不同。因此在项目启动前,每个项目需要做不同访视期的医嘱模板。这样研究者按项目和访视期选择不同的模板后确认即可,方便研究者开医嘱,也保证了研究者对方案的依从性。
2.4.2检验检查单
系统按照医嘱信息,自动生成受试者的检验申请单,研究者不必逐份填写受试者的一般情况及检验检查项目,既节约了时间,减轻了工作量,同时也避免了由于字迹潦草、书写错误等原因而出现的漏查、误查或张冠李戴等现象。
2.4.3与LIS、心电信息系统等系统接口
手工操作的时候经常出现检验检查单上受试者姓名、性别、年龄等信息错误,影响数据溯源;由于受试者信息需要手工录入,检验科室的人员也常抱怨处理药物临床试验的标本太麻烦。为了使数据可溯源,减少错误,方便研究者和检验检查科室人员的工作,我院将药物临床试验管理系统与LIS、医学图像存储和传输系统(PACS)、心电信息系统建立了接口。研究者开完医嘱,检验检查科室自动接收,自动读取数据。这样避免了手工录入常见的错误,也减轻了检验检查科室录入的烦琐,同时便于统计工作量。更重要的是,实现了检验、心电图、放射等数据存储,任何联接内网的计算机,经过授权后都可以查阅受试者的信息,研究者可以及时了解到受试者的检验结果,以便作出医疗判断。尤其是与心电信息系统建立接口后,实现了心电医嘱自动接收、心电图像信息在系统中的存储,解决了心电图信息不能溯源、热敏纸记录的心电纸在时间较长后颜色变淡、甚至不显示、难以储存信息的问题。
3讨论
信息管理系统应用后最大的优势在于项目的相关信息以数字化的格式存储在数据库中,便于进行各种查询、统计分析以及表格的输出打印,使项目过程规范、流程清晰,管理更加高效、快速,极大地提高了临床研究效率,更好地保证了药物临床试验的质量。截至2012年底,在我国认定的375家药物临床试验机构中,已有几十家机构采用了药物临床试验管理系统。文献报道的医院药物临床试验管理系统基本涵盖了临床试验全过程,归纳起来主要有以下几种类型:以项目流程化管理为主要设计思路,包括项目接洽、伦理审核、合同审核、研究者的职责分工、物品交接、质量控制、经费核算、档案管理等内容;还有基于数据管理的电子化数据管理系统,主要解决数据采集、质疑、统计分析;也有专门的临床试验标准操作规程管理或试验药物管理的系统。这些系统的构建均为本系统提供了很好的借鉴。本系统设计主要针对临床试验过程中与医疗相关的医嘱处理、药物发放回收、检验检查医嘱处理等环节,解决了临床试验中容易出现的发药人员分配随机号错误、检验科室信息输入错误、漏检或错检、研究者医嘱管理、不能及时掌握受试者用药及入组情况等常见问题。此信息管理系统的构建,也为多中心试验组长及参加单位及时了解各中心入组情况、不良事件发生情况提供了可能。有效利用这些信息,有利于整合资源;及时交流,关注各中心散在发生的、看似偶发的不良事件,研究者可及早采取对策,更好地保护受试者。
企业财务管理是企业管理的核心,企业财务预算管理是现代企业行之有效的财务管理系统。如何做好预算管理,并由此产生管理效益,是检验财务管理科学化、规范化的重要标志之一。在医药企业财务预算管理活动中,企业财务预算的编制是管理的基础,是企业的核心。医药企业对于公司未来在某一个特定时期就怎样取得资源以及使用资源问题的一份详细计划就可以称得上是该医药企业的财务预算。医药企业的预算管理是企业对于未来公司整体的经营以及规划的全面安排,是一个重要的管理的手段,能够协助管理者进行控制、计划、协调以及对于业绩的评估。发达国家早已具有十分丰富的并且很成功的企业医药企业预算管理经验,我国也开始和先进行列接轨,推行预算管理,来提高医药行业管理水平,提升医药业的竞争力,最终建立现代化的企业管理制度。
2、医药行业财务预算管理存在问题
2.1缺少财务预算监督和检查机制。
企业的财务预算在财务管理中占据十分重要的地位,对于企业管理具有重要意义,并且始终贯穿于整个财务活动过程。财务预算的具体操作必须是建立在完善的监督机制之上。当下的医药行业,很多企业并不重视采购预算的管理与控制,完全不具备相对应的监督机制,他们往往过于重视成本的用途和流向,忽视了对于成本的事前控制,也缺少检查和监督机构的管理。这样往往会造成医药企业的经济收益下降,虽然收入匪浅,但是由于支出的无预算,不控制,造成很多不必要的损失和浪费,在实际上降低了企业的总收益。可以说一个完善的财务预算监督机制对于企业来说十分重要。
2.2财务预算编制质量不高,编制时间不合理。
财务预算的编制工作是财务预算管理的基础,其工作量较大,工作时间较久,对于时间的要求较严格。财务预算的编制不是一个人或者部分人就能够完成的,必须整个企业上下全力合作,共同出力。当下,我国很多医药企业对于财务预算的编制并没有鲜明的概念,对于编制工作并不是很重视,对于编制时间的安排也不是很合理。这样就导致了财务预算报告的滞后性,造成企业对于公司财务的错误评估,影响企业正常运作。有些医药企业虽然花费时间用于编制财务预算,但是由于方法的不科学,市场嗅觉不够敏锐,导致了财务预算报告质量较低,漏洞百出,难以经得起详细研究和考证。
2.3没有将员工绩效纳入财务预算考核。
尽管有些医药企业具有十分成熟的财务预算编制报告,但是由于公司执行力的不足,仍然难以对企业起到催化作用。重编制,轻执行似乎已经成为了一种现象,而这种现象的产生主要有两个原因。第一是当下很多的医药企业并不具备相对应的财务预算考评制度,没有将员工的业绩作为财务预算考核的一部分,使得公司财务预算的编制和执行脱节,理想的编制却难以执行下去。第二是相关的工作人员对于财务预算的考核意识并不强烈。整个企业缺乏一套标准的考核指标。企业内部各部门的衔接和交流不足,缺乏责任意识和整体意识,只负责本部门的工作,编制好财务预算之后就不在关注是否能够得到具体的实行,后续追踪不足,原本的预算目标难以实现。
2.4其他问题。
除了以上提到的三个问题之外,还有其他因素也会影响到医药企业的财务预算的管理。第一,公司内部各个业务板块,各个部门之间的联动性较差,公司的具体管理要求和财务预算报告并不能及时的传递到各部门以及各个业务组,使其行之乏力。第二,公司没有财务预算管理的传统和氛围,缺乏一套完整的方法流程,常常调整乃至变换编制的方法和预算口径。第三,预算是否达成的检测标准仅仅停留在公司表面的账目数字,缺乏深层次的分析和探究。这些或大或小的问题都会影响到医药企业的财务预算管理,给公司带来麻烦。
3、医药行业财务预算管理方法措施
3.1强调预算管理的重点性和针对性。
企业的营业收入、成本支出和现金流向的管理工作是医药行业财务预算管理的重点。其中营业收入是重中之重,其多寡直接关系到企业获利情况。所以对于营业收入的预算编制十分重要,做的好坏与否都关系到预算的编制质量和可行性。至于成本,同样是医药企业重点关注的要素,它也是同样直接关系到企业获利情况。因为医药企业的收入往往随着市场的饱和而停止增长,每年只能维持基本水平,只有通过降低成本来提高企业的收入。当然并不是不顾质量盲目降低成本,而是通过科学技术的革新,提高生产力来降低成本。现金流量预算是企业的统筹预算,从整个医药行业的经营周期出发,系统性的现金流量统筹管理能够保证企业资金链的稳定。
3.2加强制度建设,提高财务预算管理专业性。
医药企业财务预算工作如果得到良好开展,就必须要有一套系统的与之相适应的管理制度对其支持,使企业内各部门都能够在统一制度标准开展工作,避免因标准不一而导致财务问题。医药企业应从行业特点以及自身实际情况出发,参照国家有关法律法规,制定出与企业自身相符的预算管理制度,明确对预算制订执行及管理等要求,使企业财务工作能够有规章可依。可以说制度建设是财务预算管理能够有效执行的基础保障。
3.3加强财务预算的监督和检查。
监督和检查在任何行业都是必不可少的。想要保持一个企业的纯粹性就必须要有健全的监察制度。在执行财务预算的过程中,应该定期的检查预算执行情况以及相关的工作人员的业绩。可以通过委派专门的监察专人或者考核小组,达到对预算日常执行情况的随时掌握目的。有违原本财务预算编制精神的执行情况需要及时向上层反映,予以处罚,以此来保证企业的战略,财务的预算能够顺利协调运营。主要监督的对象就是资金,通过账目的调查,判断资金的支出是否已经超出预算,或者有不明资金的流向,并不是之前预算中详细制定的资金用途,对于以外状况的资金挪用必须报备,有详细记载。对于检查中出现的问题要予以及时解决,调整资金使用方案,使其符合财务预算。3.4重视执行过程和考核工作。企业在经营管理工作中,都要严格按预算执行,让一切经济活动都能够围绕着财务预算进行。在执行预算的过程中,还必须要相应的监管制度,让企业管理策略和方法融合到财务预算管理中。此外,企业的管理者也要避免因个人意志而转移财务预算的执行重点,更不能随意的更改和曲解预算执行规定。针对医药行业预算执行力度不强的现状,企业应当对将预算管理与员工的绩效考核有机的联系在一起。这样的做法可以刺激企业的员工,调动其工作的积极性,能够及时反映预算执行过程中出现的问题,并且及时解决。为了保证预算有效的落实,得到全面性的贯彻和执行,就必须依托于完善的考核机制,并且重视预算的执行过程,从过程中需找问题,发现问题并且解决问题。
3.5建立完善的管理体系。
对于医药行业的企业来说,一个完善的管理体系有利于保障财务预算制定的合理性、执行的有效性、获益的最大化。一个完善的管理体系主要包含了三个方面。第一阶段是财务预算的编制;第二阶段是财务预算执行的追踪;第三阶段是财务预算的成绩总结。财务预算的编制工作应该根据公司董事会的预算目标要求,结合经营预算已经确定的销售、采购及毛利目标,组织制定财务预算方案。从利润预算、资金预算、费用预算、运营周期预算四个方面着手,制定出合理的预算编制方案。财务预算的执行追踪应该采用跟踪分析法。如果出现和预算存在偏差的情况需要及时分析原因,通过改进使其始终不偏离最初设定的年度目标。建立常规分析和专项财务分析相结合的体系,常规性分析始终跟进,阶段性的开展专项财务分析。最后一个阶段就是在年底,整个医药企业进行全年总结的情况下,根据这一年度的企业收益,全面性的总结分析该年度编制的财务预算的合理的地方和不足的地方。总结经验,查漏补缺,提出财务预算编制以及执行的过程中存在的问题,分析问题,解决问题,在下一个年度避免再犯。通过三个阶段的财务预算的完善可以建立一套行之有效的管理体系,使企业的财务预算管理实现制度化、科学化。
4、结论
【关键词】中小企业;财务管理;问题;对策
一、引言
新《中小型企业划分标准》被国家经贸委、国家统计局、财政局和国家计委四部委所共同修订,小型企业就是资产总额和年销售收入都在5000 万元以下的企业;中型企业就是资产总额和年销售收入都在5000万元以上的企业。按此划分标准计算,全国企业总数的99%以上都是中小企业,现在已超过4000万家[1]。可以看出,中小企业在我国的经济建设中已成为一支重要的力量,对促进国民经济增长、保持市场繁荣、扩大社会就业、增加税收等方面都发挥着重要的作用。
然而,大多数中小企业由于资金和技术构成较低、一味的追求销量和市场份额,忽视了财务管理的核心地位,使企业管理陷入了困境。如广浙一带许多中小企业由于财务管理不善而破产,说明了我国目前中小型企业财务管理存在弊端。
二、中小企业财务管理现状
(一)经营现状。在我国中小企业中,大多采用的是家族式管理模式,自身规模较小,在管理水平上普遍不高。一方面,企业的主要财务决策往往由企业主一人做出,财务管理受企业经营者的影响过大,这样就会使企业主为了追求利润最大化,而作出的财务决策违背企业财务管理的原则。另一方面,有许多中小企业为了单纯追求销量和市场占有率,导致财务管理目标短期化,忽视了财务管理在企业经营管理中的核心地位。
(二)融资现状。由于中小企业规模不大,大多都处于成长发展时期,这一时期企业对资金的需求量是很大的。然而中小企业融资渠道狭窄,主要依靠自身内部积累,即内源融资比重过高,外源融资比重过低。据统计,90%的中小企业通过银行贷款来获取资金,10%通过其他渠道[2]。银行贷款是中小企业最重要的外部融资渠道,但由于中小企业诚信机制的长期缺失和国家金融体系的不健全,使企业很难取得银行的足够信任,获得充分的资金支持。
(三)投资现状。中小企业将营运资金主要用于固定资产的投资,难以快速周转抽离,一旦企业需要资金运转,就会导致营运资金周转紧张,可能立即面临严峻的财务危机。同时中小企业缺乏对投资方向作出正确的专业的决策者和投资者,这与中小企业的组织结构不健全,财务人员数量少而且不专业是有很大关系的,决策失误成为中小企业产生财务风险的一个重要原因。
三、中小企业财务管理中存在的问题
(一)财务管理制度不完善。许多中小型企业对财务工作还仅仅停留在算账、记账上,财务部门的人员把时间和精力投在了处理会计凭证、报销费用及应付银行等的工作上,而对这些财务数据能否为企业经营管理决策、经济预测提供有效的参考价值往往不是首要考虑的问题。有的中小型企业为了降低应付职工薪酬,采取“一人多岗,一岗多责”的工作制度,这降低了财务管理部门的审核和监督的职能,中小企业的营业额和利润额可能出现人为操纵的现象,从而使得财务信息不真实、不可靠。
(二)风险控制意识薄弱。中小企业不可避免地要进行负债经营,发挥财务杠杆的作用。但是,一些企业不顾成本、不考虑自身的偿还能力,只考虑如何从银行将贷款弄到手,同时也没有认真考虑如何能将有限的资金发挥效益,这样就使得在借入资金不能有效发挥作用的情况下,一些企业只能靠贷款维持生存,其结果是形成了的债务链的恶性循环。这不仅加大了银行对企业财务状况判断的难度,也给财务监管带来很大困难,造成整体负债率不断升高,资金链条过紧并随时可能出现断裂。
(三)筹资渠道窄。中小企业融资难、担保难一直是普遍性存在的问题,成为中小企业持续发展的重要障碍。这主要是因为我国还没有专门的金融机构为中小企业提供贷款融资,其次由于中小企业的财务信息不透明,没有公开的财务数据,企业的信用等级很难评定。因此,中小企业的资金来源主要是依靠银行贷款或者自己筹资的。据调查,我国65%左右的中小企业发展资金主要来源于自有资金,25%左右的中小企业发展资金来源银行贷款,10%的中小企业发展资金来源民间集资方式,有2/3的中小企业普遍感到发展资金不足。[3]
(四)财务人员素质和业务能力偏低。有不少中小企业会计账目不清、信息失真、财务管理混乱,企业设置账外账、弄虚作假、造成企业虚增利润或多列费用的现象。原因主要是企业财务基础薄弱,会计人员素质不高,又受制于领导,无法行使自己的监督权;其次,由于中小企业性质的特殊性,企业为了减少用人,财务人员多数是领导者的家属、亲戚,仅能完成简单的记账、报账任务,无法实现内部牵制,这就给企业的财务管理风险埋下了隐患,严重威胁了企业的资金安全。
四、加强中小企业财务管理的对策
(一)完善财务管理制度。首先,中小企业领导者要积极转变观念,把财务管理放在企业管理的核心地位,提高财务管理意识。其次,要健全财务管理组织机构。设置独立的财务管理部门,使财务与会计部门分离,设置相互牵制的岗位。充分发挥会计核算、监督的职能和财务管理预测、决策、分析控制等方面的作用,使企业的财务管理职责分明、信息透明。最后,要善于对市场环境的变化带来的不确定因索进行提前预测,并制订有效的防范措施。使企业的风险降低到可以承受的水平,提高抵御风险的能力。
(二)加强财务内部控制。首先,加强财务控制,提高资金利用水平。要不定期监督检查,及时发现存在的问题,及时改进,减少财务风险发生的几率。其次,加强应收账款管理。中小企业要针对客户的信用程度,建立信用档案,同时应定期核对应收账款,加强账龄分析,从而保证应收账款的安全性。
(三)拓宽融资渠道。首先政府应尽快制定或完善有利于中小企业融资的优惠政策,为解决中小企业融资难问题创造条件。例如政府可从税收、提供专项贷款等方面对我国中小企业进行资金扶持。其次,银行考虑放宽融资渠道,银行把扶持中小企业发展列入信贷计划,解除信贷上的部分限制。同时,中小企业也要适应市场发展的变化规律,加大自身的改革力度,增加企业的信息透明度,努力降低成本,提高经济效益,为提高融资能力创造一个良好的内部环境,使银行等金融机构愿意为中小企业发展壮大提供金融服务。
(四)提高财务管理人员素质。财务管理人员应该主动的参与到企业的各项业务和政策中,不断的提高自身的专业知识和业务能力,了解市场的最新动态。同时中小企业面对不断变化的市场经济环境,中小企业经营者应招聘高素质的财务管理人员。其次,中小企业的管理者要以人为本,制定公平竞争用人制度,建立和完善激励机制,调动财务人员的工作积极性,使他们能够出色地完成企业的财务工作,从而改善企业管理状况,提升企业的竞争力。
【参考文献】
[1]姚海博.中小企业财务管理中的问题与建议[J].中国外资,2012(4).