办公室管理工作
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办公室管理工作范文第1篇
一、办公室综合管理工作的重要性
企业作为我国市场活动的重要参与者，其经营发展都离不开办公室，不论是大企业还是小企业，都不能没有办公室这一机构设置。办公室属于一个单位的行政部门之一，它担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号施令的任务。是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论的学习和各项工作的方针政策、规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟、办事质量。做到思维敏捷、处惊不慌、沉着应对、正确衔接，既不将复杂的问题简单化，更不将简单的问题复杂化，实事求是地科学有效地处理好各种关系，为单位工作的顺利开奠定基础。
二、办公室综合管理工作中存在的问题
（一）办公室任务繁重
办公室工作对于企业来说既是企业对外形象的根本，也是企业对内管理工作的保障。随着我国市场经济体制的完善，企业作为市场活动的重要参与者，企业与企业之间的联系也越来越密切。企业对外联系的加强必然会增加办公室工作的任务，办公室工作人员在接待了一批又一批的业务时，通常需要花费较多时间去整理，当办公室人员处理的事情增多时，就会造成工作出现这样那样的问题，不能为企业准备齐全的办公资料。
（二）办公室工作人员的工作积极性不高
办公室工作质量的好坏与办公室工作人员有着密切的关系。在我国当前企业发过程中，随着企业业务水平的提高，办公室工作人员却没有得到相应的报酬，往往是付出的劳动与得到的报酬不相符，从而挫伤了他们工作的积极性。其次就是企业不能针对企业业务发展情况采取相应的激励性措施来提高办公室工作人员的积极性，办公室工作人员在这样的形势下工作就会粗心大意，不能保障办公室工作质量。
（三）办公室工作人员的素质低
在我国当前企业发展过程中，许多企业办公室人员秉着有事就做，无事就等的原则，工作主动性差，由于办公室工作任务繁重，许多办公室工作人员在重工作压力下容易出现不礼貌的行为，说脏话，不能在工作中严格律己，从而有损企业形象，不利于企业办公室工作的顺利开展。
三、企业办公室工作中提高综合管理工作的策略
（一）抓住重点工作
办公室工作直接关系到企业的发展，对内而言，办公室工作是企业内部工作的核心，只有做好办公室工作才能保障企业其他各项工作的顺利进行；对外，办公室工作是企业树立企业形象的重要依据，企业只有做好办公室工作才能加强与外界的联系，让外界认识到企业的实力和潜在力。针对我国当前企业办公室工作任务繁重，首先企业要根据企业的发展规模，对办公室工作进行层次处理，狠抓重点工作，分清主次矛盾和重点工作，花更多的精神搞好政务服务。对办公室工作分清主次，同时工作人员更要合理分配工作精力，让自己有更多的时间和精力来处理办公室其他工作，从而保障办公室工作效率。当企业办公室人员在接待外来业务时，要切实做好自身的工作，努力做好服务，为企业树立良好的形象，让办事人员来的舒心，走的放心。
（二）完善企业管理制度
办公室工作作为企业发展过程中的一项重要工作，其工作效率以及工作质量与企业的管理制度有着极大的关联。我国当前企业要想保障办公室工作顺利开展，首先必须健全企业管理制度，并在不断实践过程中加以完善。企业制度是维系企业作为独立组织存在的各种社会关系的总和。针对企业办公室工作，企业只有制定科学、合理的管理制度，才能有效保障办公室工作的顺利进行，让办公室工作处在一个健康、稳定的环境中循序渐进。其次针对企业办公室工作人员，企业要采取相应的激励措施，在工作人员中形成一种竞争意识，同时给办公室工作人员进行生活上的补助，让他们认识到企业对自己的重视，从而提高他们工作的积极性，为企业办公室工作的开展打下基础。
（三）加强企业办公室人员的培训任重道远
员工水平参差不齐，在人格、智力、兴趣、经验和技能方面，均存在差异，当员工面对任务繁重的办公室工作时，难免会出现各种抱怨，从而使得其在工作中不上心，归根结底在于企业办公室工作人员素质不够高，不能适应工作中所带来的困扰和磨炼。为此企业应当重视办公室工作人员的培训工作，重视高素质的员工队伍是企业最重要的竞争因素。不仅加强企业办公室工作人员的技能培训，同时还要加强心理素质的培训，通过培训合格后上岗才能在实际的工作中发挥应有的作用。通过培训，可以提高员工的知识水平，提高员工的首创精神和创新能力。同时提高员工工作热情和合作精神，建立良好的工作环境和工作气氛，提高员工的工作满意感和成就感，从而提高员工队伍的整体素质，增强企业竞争力。
结束语
加强办公室的综合管理工作能够更好地促进办公室的发展，提高工作效率，从而保证企业的长远发展。
参考文献：
[1]李晋成.浅谈煤矿企业办公室管理工作存在的问题及对策[J].东方企业文化，2013（08）
[2]巨轮.浅谈办公室工作存在的普遍性问题及改进措施[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012（01）
办公室管理工作范文第2篇
关键词： 职能 管理 精细化 应急管理
办公室在油田企业的组织机构中是重要一环，它担负着油田企业综合管理的部门职能，起着对内上下联系，左右沟通；对外则树立形象桥梁和纽带作用。办公室管理水平的高低直接关系到油田企业的形象树立乃至对企业内部各部门的工作效率也产生直接而深远的影响。为油田企业的发展和工作效率的提高起到不可忽视的作用。
一、油田办公室的职能阐述
市场经济的深入发展，市场竞争的不断加剧，使油田企业面临越来越多的挑战。企业若想实现可持续发展，就不得不加强内部管理工作。油田企业综合管理离不开办公室这个基础性机构的支持。办公室管理水平的高低、管理质量的好坏将会对油田企业方方面面的管理工作产生直接而深远的影响。当然也包括油田业务工作的开展。现阶段，油田的办公室一方面承担着管理事务、提供服务、参与决策的等重要职能，另一方面还发挥着引导油田企业综合管理工作不断优化的重要作用。对于油田企业而言，可将办公室的作用概括为两点：桥梁作用和参谋功能。
1.油田办公室的桥梁作用。在油田企业之中，办公室发挥着重要的桥梁作用，有效连接着油田各个工作人员以及不同职能部门，肩负着上下互通消息的重要使命，另外，还具备一定程度的宏观调控以及综合权衡的职能。所以人们将办公室看作是油田企业一个有效的协调部门。在决策的组织实施过程中，办公室发挥着类似中介性质的作用，一方面要详细了解油田企业各部门的实际情况，并将这些情况如实地反映给领导者、决策者；另一方面，油田企业决策制定完成后，办公室要观察决策的具体执行情况，发现问题及时汇报，方便决策的调整。
2. 油田办公室的参谋作用。新形势之下，油田企业的办公室仅仅具备桥梁作用是远远不够的。办公室还应具有一定的参谋功能。具体表现在以下几个方面：一是办公室要准确、及时、全面地收集有利于油田企业发展的信息资料，并将其提供给油田企业的决策层，为各种决策的制定提供事实依据：二是办公室要紧紧围绕企业的中心工作来开展自身的工作，如各种调查研究，并将调查研究结果上报给领导层，方便油田企业中心工作的开展；三是办公室要在油田领导的指挥下负责各类重要文件的起草，并落实各种决策的制定与执行情况：四是办公要能够针对油田企业当下所面临的重要问题给出合理性的建议。
二、提高油田办公室管理水平的措施
1.加强油田企业办公室的思想建设与作风建设。要做好油田办公室的工作，关键在抓好办公室人员的教育和培养。所以，要求油田办公室工作人员应该以德为先，即具有较高的政治素质、良好的道德修养、极强的责任意识和大局观念。通过加强学习，树立科学的世界观、人生观和价值观。坚定正确的政治方向、立场和观点，养成良好的保密意识和服务意识。良好的服务意识是办公室工作人员做好工作的基础。油田办公室工作人员的工作作风如何，不仅影响到油田单位的工作效率，还会影响油田企业集体的形象和声誉。所以，油田办公室工作人员在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉献的精神，兢兢业业、认认真真做好每一件事，做到求实、务实、踏实。
2.要建立健全油田办公室的管理体制。油田办公室应根据实际出发，建立科学的行政目标管理体制，强调以人为本，实行人性化的管理方式，使办公室的工作人员明确工作的目的性，能自我约束、自我控制，发挥自己主观能动性的管理方式。油田企业各部门应对具体业务内容进行再分工，对办公室工作人员进行适当调整，并制定工作计划，形成一套完善的目标管理体系。在体系制定完成后，再将目标细化，将任务分配到每一个工作人员。在工作人员明白工作职责之后实行目标责任管理。最后，对油田工作人员的工作业绩进行考核，这样既可以避免在管理过程中工作人员待遇一刀切的弊端，同时又能增加员工工作的积极性，让员工意识到竞争的压力，从而打消工作人员消极、懒散的工作作风，提高办事效率。此外，油田企业的领导应准确掌握办公室从业人员的需求，因时、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激励措施，激发工作人员的工作积极性。
3.大力推行油田办公室的精细化管理。油田办公室工作要树立注重细节的理念，增强精细化管理意识。精细化就是一种理念，一种意识，一种态度，更是一种追求细致的文化。一是要求油田办公室的工作人员解决思想观念问题，牢固树立注重细节的理念，增强精细化管理的意识，从基本制度抓起，不断推进办公室工作科学化、精细化、制度化、程序化。二是要进行定岗定责，明确职责，实施权责对等。“定岗”，就是要根据油田办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。“定责”，就是要明确界定岗位职责。确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。“定标准”，就是将各项管理工作的标准具体分解到每一个工作岗位中，形成岗位工作规范，使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责，确保严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作。三是要健全考核评议体系，提高绩效。严格绩效考核是促进岗位职责落实，推进办公室管理工作科学化、精细化管理的关键。要根据岗位职责体系的要求，按照奖优、治庸、罚劣的原则，积极推进油田办公室工作绩效考核。
4.提高油田办公室工作人员素质。要多方面、多层次、多途径对油田办公室行政人员进行素质培养。一方面是加强理论学习，提高治素质。政治素质主要是指行政人员应当具有的政治立场和方向，是各项素质中最重要的一项，是搞好行政管理工作的前提和保证。要高度重视政治理论学习，提高理论学习的积极性和主动性。其二要积极创新提高业务素质。油田办公室中一些行政人员比较年轻，不是管理专业出身，行政管理经验不足，业务操作不熟悉。加上行政工作的很多具体环节，都是在学校和书本上所无法获知的。所以要不断提升行政人员的业务素质。其三是上岗前要进行有针对性的培训，学会本职工作的基本技能；上岗后要尽快熟悉各个环节，提升业务素质，在实践中不断改进工作方法和创新工作思路，在工作中不断提高观察、分析、理解、判断和反应能力。
三、对油田办公室工作的思考
1、应对重大突发事件的处置将是办公室工作的重中之重。在重特大突发事件中应重点做好以下工作：一是高度警觉，敏锐分析，准确迅速地掌握事件基本情况。有些突发事件发生后，现场比较混乱，具体情况不清，在现场的人员也可能意识不到事情的严重性。有些事故发生初期破坏性没有显现，但有可能迅速恶化，造成严重后果。这就要求办公室人员时刻保持高度警觉，具有敏锐性的判断能力。接到事件报告后，详细询问，迅速掌握事情的基本情况，为领导提供准确的现场信息，以便采取科学的措施处置事件。二是及时汇报，启动应急预案。基本情况清楚后，立即向领导汇报，启动应急预案，做好应急值班。三是加强值班力量，跟踪事件动态，详细记录。应急值班工作强度大，时间紧，需要加强值班力量。要及时通知休班人员到岗，24小时双岗值班，必要时派值班人员到现场协助应急指挥协调。要及时跟踪事件动态情况，详细记录事件处置的过程细节，直到事件处理完毕。四是综合协调有关部门、单位，处置应急情况。办公室在处置应急事件中应发挥上传下达、综合协调的职能，是应急指挥的枢纽，调度各相关部门和单位集中人力、物力迅速到位，控制事态发展，减小损失。
2、把握政策，热情接访，努力维护油田企业大局稳定。维护大局稳定是保证油田生产经营正常运行的前提，也是办公室工作的一项重要任务。油田企业规模大，人员多，包袱重，在企业深化改革的进程中由于利益格局的调整，各类矛盾显现，维护稳定的任务较重。办公室作为维护稳定工作的前沿，应主要做好以下几个方面的工作：一是认真做好接访工作。牢记职工群众利益无小事的道理，带着深厚的感情做稳定工作，认真倾听职工群众的呼声，切实解决他们的实际问题和困难，从源头上最大限度减少不和谐因素，促进油田的和谐稳定。二是做好政策解释工作。组织有关部门轮流到办值班接访，直接受理案件，为职工群众解答相关政策，有效提升工作的整体水平。三是做好稳定信息预警工作。协调综治、公安、宣传、等部门，在全油田建立起多层次、全方位、有重点的分级信息预警体系，及早发现苗头性、倾向性问题，有效促进了维稳工作的超前防范和源头治理。
四、结束语
笔者从办公室的职能及如何提高油田办公室的管理水平两个方面谈了油田办公室的管理工作，并对油田办公室的工作提出了自己的思考，相信油田办公室围绕抓作风建设、健全管理体制、推行精细化管理、加强人员培训四方面下大气力，重视应对重大突发事件的处置、以及维护油田大局稳定，就一定可以让油田办公室工作上一个大的台阶。
参考文献：
[1]厉爱民；办公室管理的人文取向[J]；钦州师范高等专科学校学报；2003年03期
[2]袁小平；哲学解释学视域中办公室管理的新走向[J]；教育探索；2005年03期
办公室管理工作范文第3篇
关键词：独立学院;二级管理;系办公室
自最早的独立学院成立算起，经历了将近17年的时间，期间各大独立学院不断摸索自身发展的出路，对发展中出现的政策与环境的变化做出相应的调整。笔者所在的西安交通大学城市学院自2004年成立以来，也摸索出了自己的发展模式。目前我院实行的是院系二级管理机制，在此机制下赋予系教学秘书较大的活动权限，同时也给予了较强的任务量。笔者作为管理系办公室主任，主要从自身工作重点出发，对工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教师培养，员工职称职级评定，员工心理健康关注等问题进行简要分析，以期促进工作的更上层楼，对于我系乃至相关部门有所助益。
一、系办公室行政管理问题分析
笔者自2007年进入西安交通大学城市学院，从系办公室基层开始做起，于2015年晋升为管理系办公室主任，对于办公室承担的巨大责任，作为办公室主任责无旁贷，对于工作过程中的成绩与不足也略有思考。总结起来，以上述五方面作为契入点进行一下分析。1、行政考勤流于形式。学院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相应的考勤表，在执行过程中大部分员工还是具有一定的自觉性，部分员工对此具有一定的抵触情绪，认为大学本应是宽松、自由、开放的一种氛围，对员工特别是教师限制的太死。这种思想不仅仅是个别教师的思想问题，流于形式的考勤也不仅仅存在于一个系，对此我们应认真思考解决之道。2、考核制度有待完善。学院经过十几年的发展，管理制度处于不断完善中，然而独立学院毕竟才发展十几年，管理制度的经验积累不足，队伍年轻化也缺乏相应的培训，考核制度实行一刀切，没有考虑各系的具体情况，比如没有区分文科系与理科系的差别，文科系也分经管与人文、艺术的差别，理科系也分计算机与机械、能动等的差别，对于工作考核的差别应具体情况具体区分，这一点我们做得还不足。3、教师接力存在断层。管理系作为西安交通大学城市学院的大系，学生数量是最多的，特别是会计、财管专业对师资的要求较高，而我系主要是老教师挑大梁，虽然近几年引进了一部分青年教师，老教师也在不断地指导青年教师，然而我系缺乏中年教师这一队伍，未来几年老教师面临退休，青年教师成长不足，无中年教师能够挑大梁，这是我系值得思考的地方。4、员工职称评定材料不足。职称评定对于员工队伍的稳定以及员工工作积极性的提升具有重要意义，而无论是行政还是教师，在职称评定过程中除了需要较强的工作能力，还需要一定的科研能力，我系员工的弱项便在于科研能力不足，导致评定职称过程中科研这一项弱化了整体实力。5、员工心理健康辅导有待加强。我系学生较多，任务强度相应也较大。这给我系员工带来了极大的心理压力，对于维系员工的健康带来极大挑战，抱怨情绪时有发生。这与办公室组织员工集体活动、分担员工工作量以及考虑员工生活等方面具有一定关系。
二、政策建议
系办公室教学管理工作的好坏，承接着系教学、行政质量能否顺畅展开的重任。对于工作中的问题及不足需要进行不断的改进，方可化解危机，使工作正常运转。针对以上问题，笔者提出以下几点建议，以供探讨。1、考勤宽松有度，区别对待。“一刀切”的考勤制度，不具备大学的“人文情怀”，需要具体情况具体对待。比如对于老教师，可以考虑无考勤制(但是重要会议需要参加);中年教师可以实行减少考勤日期，提升其对于单位的认同感;青年教师实行严格的考勤制，以规范其行为，待职称评定升级以后可放宽限制，以促进其追求上进之心。2、考核制度适度放权。在学院制定粗略的考核制度的基础上，给予各系根据自身情况制定考核制度的权限，经过院系共同协商论证，积极听取基层师生意见的基础上再予以定稿实施，以提升各系的工作积极性，形成“百家争鸣”的高校学习、工作氛围。3、建立起教师层级队伍。引进各个年龄层次的员工充实教学、行政队伍的同时，完善老中青的结构搭配，避免“顶梁柱”的缺失，实现阶梯式的员工培养制度。对于员工的引进，要“不拘一格降人才”，避免单纯的以学历为主，在保证最低限的基础上，广纳人才，提升整个院系的教学、行政水平。4、促进员工平衡发展。在不断提升员工工作效率的同时，关注员工科研水平的提升。在工作中学习，在学习中提升，将所学与所思形成科研成果，既可以促进学院的发展，也可以促进自身的提升，相得益彰。这对于员工的工作效率的提升以及忠诚度的提升，具有积极意义。5、关注员工身心健康。工作效率的提升离不开员工身心健康的维系。在工作中遇到的诸多不顺，需要办公室相关人员予以适当疏导，给予其表达意见的途径，对于员工提出的问题，系秘书需进行相应的处理，以促进问题的解决。系办公室承上启下的作用需要其工作人员具有一定的耐心、细心以及关心，只有做好系工作的“好管家”，系这个机体才能有效运转。总之，二级管理体制下的系办公室行政管理工作繁杂，任务重，只有不断地相互学习、总结经验，才能更好地实现院系工作的有效衔接，保证各项工作的有效运转，最终实现集体力量的最大化。
作者:许玮玮 单位:西安交通大学城市学院
参考文献:
［1］高雯蕙．独立学院教学管理探析［J］．中国校外教育(理论)，2011(z2)
办公室管理工作范文第4篇
关键词：办公室；档案管理；工作效率
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01
一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
[1]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息，2008（13）.
办公室管理工作范文第5篇
【关键词】高校 二级学院 办公室管理工作
高校二级学院是学校的基层教育学单位，二级学院办公室则是高校综合事务处理部门，起着沟通上下、联系左右、协调内外的中心枢纽作用。院级办公室作为学院管理的综合协调办事机构，是保证学院各项工作正常运转的中枢机构，是联系学校与学院、学院与师生等关系的纽带，起着上传下达、协调左右、联系内外、参与决策等作用。院级办公室工作水平的高低，直接影响着学院各项事业的顺利发展，因此，必须努力改进高校二级学院办公室的管理工作，使之对高校建设和发展作出贡献。
1 高校二级学院办公室管理工作的性质及特点
1.1高校二级学院办公室管理工作综合性
随着高校教育的深入和各项事业的发展，高校二级学院师生数量迅速增长.专业设置不断拓宽，教研室、实验和研究机构数量也随之增加，二级学院办公室管理工作范围扩大、任务更重了。在新的形势下，办公室要更好地开展管理工作，就必须认清形势，理清思路。
1.2高校二级学院办公室管理工作的协调性
1）信息管理工作的协调。高校学院办公室是学院的窗口，通过信息的收集、处理、传递，使学院内部各部门之间、学院与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。
2）内部管理工作的协调。由于分工不同和人员思想差异等原因，在行政工作中难免会有矛盾出现，办公室的内部管理职能是调整和改善这些关系，避免或减少各种摩擦，创造良好的工作氛围，培养团结协作的精神。最大限度地发挥每个人的聪明才智，是二级学院办公室进行内部协调的首要任务。其次，办公室管理人员自身应加强内部的团结协作意识，同心同德，以诚待人，确保办公室工作在一种和谐、融洽、朝气蓬勃的内部环境中愉快的工作。
3）外部管理工作的协调。随着高校教育体制改革的深化以及利益格局的多样化，各方面的矛盾越来越多。学院办公室的重要职能之一就是在自身的职权范围内，协调本部门与学校各部门之间错综复杂的关系。首先，办公室工作人员要熟悉学校教学、科研、管理等情况，了解各部门的具体工作和业务。其次，办公室人员要具备一定的语言沟通能力和协调能力，能够在工作中科学地、巧妙地与各部门人员进行沟通和交流，达到事半功倍的良好效果。
2.加强高校二级学院办公室管理工作
2.1加强队伍建设，提高学院办公室管理人员的综合素质
1）提高政治素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地。高校办公室管理工作人员具有政策性强、责任重大等特点，决定了办公室管理人员必须具备较高的思想政治敏锐性，方能在大是大非问题上坚定立场，在事关全局的问题上头脑清醒，抵御各种风险，应对各种复杂局面，经受各种考验。因此，高校二级学院办公室人员必须努力加强政治理论学习，不断提高自身的理论政策水平，以避免出现政策性错误。
2）提高业务水平。学院办公室是二级教学的综合办事部门，它所办理的事务纷繁复杂，既有常规性、连贯性的日常事务，又有突发性、临时性的偶发事件。由于办公室处于学院的中枢位置，办公室人员如果没有过硬的业务水平和办事能力，是无法胜任的。所以，要做好学院办公室管理工作，就必须不断的实践创新，总结经验，不断进步。
3）提高科学管理能力。合理安排，提高质量。高校办公室作为基层办公室，可以说任务繁杂，工作千头万绪。要做好各项工作，必须不断探索新的工作方式和管理模式来适应形势的变化。一是要不断地学习和运用科学管理的基本知识，分析形势，制定措施，健全和完善各项责任制，做到工作上有分工，人人有职责，个个尽职责。对管理目标有明确要求的，层层分解，细化量化，实现管理目标化。建立规范、合理，简洁、高效的工作流程。二是合理安排管理工作。办公室管理工作繁重，综合性较强，教学、科研、政务、事务服务管理交错汇合，处理和安排好各项日常工作，是组织管理能力的具体体现。因此，在工作中既要统筹兼顾，又要把握重点，有计划、有步骤地实现管理工作。
4）提高管理工作效率。明确工作职责配备精干人员，明确职责范围，是提高办公室管理工作效率的关键。在办公室内部，如果工作人员素质不高，责任心不强，即使人员再多，也无助于工作效率的提高。同样道理，如果责任分工不明确，即使人员再精干，也会互相推诿扯皮，出现许多工作没人干，许多人没事干之类的现象。因此，配备办公室工作人员，必须从素质和数量两方面来考虑。数量一般都有规定的岗位编制控制。只要我们做好了这些工作，高校二级学校办公室的管理工作一定会做好。
3.结束语
总之，随着高校教育改革与发展步伐的不断深入，高校二级学院办公室作为上传下达的枢纽管理部门，在学院的各项工作中起着举足轻重的作用；二级学院办公室管理工作人员，必须充分发挥主动能动性，增强自身素质，合理运用各种管理方法，积极利用各种管理工具，来提高管理工作效率，以保证二级学院管理工作顺利进行。作为高校二级学院办公室工作人员，还要不断解放思想、更新观念，使之更好地为学校的教学、科研和广大师生员工服务。
【参考文献】
