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关键词:水利水电工程施工;承包人;合同管理
施工合同管理是指发包人、监理人、承包人依据现行的法律法规,对施工合同关系进行组织、指导、协调及监督,保护当事人的合法权利,处理施工合同纠纷、防止和制裁违法行为,保证施工合同实施的一系列活动。施工合同管理是承包人项目管理的核心和灵魂,贯穿工程招投标、合同谈判与签约、工程施工、交工验收及保修阶段的全过程。水利水电工程具有投资大、建设周期长、地形地质条件复杂、施工难度大等特点,在施工合同履行中,存在很多风险和不可预见的因素,如何履约好合同,减少合同纠纷和损失;如何加强合同管理,进行合同风险分析和防范措施;在工程各阶段合同管理有哪些具体工作等等,这些都是承包人在合同实施中必须考虑和重点做好的主要工作,它的成败,直接影响到承包企业的经济利益和企业的生存与发展。
1、承包人在施工合同管理中的主要工作和任务
在水利水电施工合同管理中承包人的主要工作和任务有:
1.1 确定合同管理组织形式、人员分工和职责
企业法人是合同管理的第一责任人,对具体的一个工程施工项目来说,承包企业法人一般都授权项目经理全权代表企业管理施工项目,项目经理为合同管理的第一责任人,项目部设置专门的职能部门进行管理,一般都设立合同经理负责项目部总体合同管理工作,并设置合同管理部进行管理合同的具体事务,合同管理部门要对人员进行细致的分工,有具体的工作职责和合同管理制度。
1.2 管理好合同文件及各种与工程建设有关的资料
项目部要指派专门的合同管理人员及时收集、整理、归档合同资料,合同资料包括:
(1)招、投标文件、合同协议书(包括补充协议)、工程设计文件及设计变更文件。
(2)发包人负责供应的设备、材料进场时间以及材料规格、数量和质量资料。对发包人供应的设备和材料,承包人要详细、准确做好供应记录,保存好相关的检验、检查资料。
(3)承包人自购的主要材料、成品、半成品、设备的数量、价格和质量资料(出厂合格证、检验报告)。
(4)与发包人、监理人开会的会议记录、书面指令、来往函件。
(5)监理人批准的施工组织设计、施工方案,现场施工日志,工程照片及各种施工进度报表。
(6)工程结算资料。
(7)其他资料。
1.3 研究合同资料。对合同进行分析、对合同风险有防范及应对措施
水利水电施工中,承包人面对的风险很多,如何防范和应对,承包人应尽早研究合同,对合同进行详细的分析,并有防范和应对措施。
1.3.1 承包工程常见的风险
(1)来自工程的技术、经济、法律等方面的风险。如:水电工程规模大、结构复杂、功能要求高、施工技术难度大,需采用新工艺及特殊设备而增加成本;现场条件复杂,干扰因素多;国家出台新的法律;工资和物价上涨等。
(2)来自发包人的风险。如:发包人资金紧张,不按时付款;在工程实施中苛刻刁难承包人,实施罚款、扣款;对承包人合理的索赔要求不做答复或者不支付。
(3)来自承包人自身的风险。如:承包人负责提供的设备、材料、劳务等的延误;承包人的资金供应不足,周转困难;投标报价失误等。
(4)来自不可抗力和不利的自然条件的风险。如:遭遇特大洪水、暴雨、地震、台风及地质条件的不确定性。
(5)来自合同本身的风险。如:采用固定总价合同,对承包人来说就承担了全部风险;合同对承包人提出苛刻的要求(大量垫资、工期和质量要求超过常规)等。
1.3.2 风险防范和应对措施
经过对合同的分析,找出了合同存在的风险,对其风险应采取防范和应对措施,以保证合同的正常履行及减少损失。合同风险常用的应对措施有:
(1)回避风险。如:对某些存在致命风险的工程不参加投标;报价时采取不平衡报价法(如预计工程中的土石方量会增加,则对其单价可议适当报高)、多方案报价法;提高报价中不可预见风险费等。
(2)完善合同条款。通过合同谈判,完善合同条款,使显失公平的条款通过谈判趋于公平或者删掉不公平的条款;选择合适的合同类型等。
(3)转移、分散风险。如:购买工程保险,水电工程常常要求承包人列工程险、施工设备险、第三者责任险、人员伤亡保险进行投保;与其他承包商建立联营体,共同承担风险;将一些风险大的分项工程分包,向分包人转嫁风险。
(4)加强变更和索赔管理。水利水电工程由于其特殊性,设计变更和索赔的机会很多,利用这些机会,进行索赔,以弥补损失。
总的来说,风险管理的目的不是消灭风险,在施工中大多数风险是不可能由项目管理者消灭和排除的,而是对风险进行有准备的,理性的实施,减少风险的损失。
1.4 定期检查和跟踪合同履约情况
项目部要建立定期检查和跟踪合同履约情况的制度,并由项目部合同经理牵头,组织相关部门,定期检查和跟踪合同履约情况。
合同履约既包括承包人对合同的履约,也包括发包人对合同的履约。承包人对合同的履约主要指工程施工进度、工程质量、安全环保等是否与合同约定一致;发包人对合同的履约情况主要指发包人是否按合同约定的由发包人承担的义务和责任是否按时实施,如:是否按时提供场地、道路、供电等情况,是否按时结算支付工程款,是否按时按合同的要求提供了设备和材料等。定期检查合同履约情况能会发现问题,找出未履约或未能完全履约的原因,其目的是督促双方全面履约合同,更好地为工程建设服务。在检查中对因自身原因出现偏差的地方及时提出整改措施,并及时纠正;对因发包人或监理人出现偏差的地方及时书面提出,要求更正,如因发包人或监理人的行为给承包人造成损失的,应及时向发包人或监理人提出索赔申请,递交索赔通知书。
1.5 建立合同管理系统
建立合同管理台账,利用计算机进行合同管理,提高合同处理能力。
2、工程各阶段承包人的合同管理工作
施工合同管理从承包工程的招投标阶段开始直至工程保修期终止为止,时间长,是一件很具体、很细致的工作。工程各阶段承包人具体的合同管理工作如下:
2.1 投标阶段的合同管理工作
施工项目的合同管理从项目的投标阶段就己开始,投标阶段主要是研究投标决策和投标技巧,投标阶段潜在承包人要建立有效的投标机构,投标人员应对招标文件进行详细阅读,研究招标文件存在的风险及如何防范和应对,认真细致编制标书、按时递交标书和参加开标,若中标,进行合同协商与签订工作,合同协商中,承包人要将招标文件中不合理或者风险较大的条款提出来,与发包人进行协商,争取在正式合同文件里修改这些不利于承包人的条款。
2.2 施工阶段的合同管理工作
工程施工的过程就是合同实施的工程,这一阶段承包人在合同管理工作中任务最重,难度最大。在合同实施阶段合同管理的主要工作包括合同交底、工程进度管理、施工方案管理、质量与安全管理、物资与设备管理、工程变更及索赔管理等工作。
(1)合同交底。合同交底的目的是让承包人的主要管理人员熟悉合同内容、主要条款,了解工程范围和承包人的合同责任、合同实施中存在的风险及采取的对策、避免在合同实施中出现的违约行为。通过合同交底把合同责任具体落实到各责任人和具体工作中。
(2)工程进度管理。工程进度是发包人最为关注的问题之一,也是承包人必须履行的合同义务之一。项目部的一切工作都是紧紧围绕工程进度而开展工作,在安排施工进度时要以确保工程按合同规定期限内完成为前提,以关键线路上的工作为重点,满足生产工艺要求,力求做到施工生产的连续性,均衡性,合理利用项目部有限的资源,以最少的费用去开展施工生产。项目部生产指挥人员要有全局观念,对工程结构了如指掌,对施工顺序非常清楚,避免在工程施工中盲目指挥、不惜一切代价去抢进度。
(3)施工方案。施工方案是确保工程进度、质量及安全的指导性文件,是施工组织设计的核心内容,施工方案关系到工程的质量、进度、安全、效益,在确定施工方案时,兼顾技术的先进性和经济的合理性,要做多方案的优选,对技术经济进行对比分析,寻求最优的施工方案。
(4)质量与安全管理。质量管理也是项目合同管理的主要内容之一,给业主交一份合格或优质的工程是承包人必须履行的承诺和应尽的义务。在施工中要注重内在质量和外观质量,严格按施工规范和规程施工,杜绝质量事故的发生。安全工作要认真贯彻“安全第一、预防为主”的思想,加大安全投入和安全监管力度,安全工作与项目的进度、效益紧紧相连,抓得好,能减少施工干扰,确保工程顺利施工,减少费用支出,提高项目的经济效益。
(5)物资与设备管理。项目的物资与设备管理,就是在施工过程中对工程建设所需各种物资与设备的采购、储备、使用等进行计划、组织和控制。在项目合同管理中,加强物资管理,须制定详细的采购计划,合理地组织采购,采购中要货比三家,对大宗材料的采购采取招投标制度,选择价格低廉、质量优良,信誉较好的供货商,进入现场的材料妥善保管,严格制定和落实限额领料制度,避免浪费。设备管理中,在满足施工进度要求的前提下,分批进、退设备,加强设备的日常维护和保养工作,实行机长负责制等具体的管理办法。
(6)工程变更管理。工程变更主要指工程设计变更和施工方案变更。水利水电工程因地质、地形条件复杂,或因设计深度不够,或因施工方案的变更等原因,经常发生工程变更,导致工程造价发生变化。针对这些变更,承包人应积极与设计单位、监理人、发包人进行沟通,督促其及时签发设计变更文件(图纸、通知),施工方案的变更应及时报送监理人审批,对因地质条件发生改变或重大设计变更引起的施工方案变更,其责任应由发包人承包,引起的工程造价增加费用也相应由发包人负担。因工程变更涉及到工程造价的变更,承包人应及时报送费用计算书给监理人审批。
(7)工程索赔管理。水利水电工程因其特殊性和复杂性,费用和工期索赔常常发生,承包人应及时收集索赔证据、按程序在规定的时间内报送索赔报告,以维护承包人正当的利益。尽量在施工中解决索赔问题,避免完工后一揽子去处理索赔。
(8)工程结算管理。承包人应按照合同文件的要求及时给发包人和监理人报送工程结算资料,进行工程进度款的结算,工程完工验收后,做好工程的竣工结算工作。水利水电工程进度款的结算一般按月进行,完工验收后进行竣工结算。竣工结算书由承包人编制,送监理人和发包人审批。
2.3 保修阶段的合同管理工作
工程到保修阶段,项目部大部分人员已经撤场,此阶段容易被人们疏忽对合同的管理,事实上,对承包人来说一个项目的结束,要等到项目保修期满,工程款全部回收,项目部外欠的款项全部付清才算真正的项目结束。在保修阶段承包人要对所承建的项目进行维护,对存在的缺陷进行修补,保质期满后,发包人才会颁发保修责任终止证书。在保修阶段,承包人除要完成工程的维修保护工作外,还要及时从发包人那里要回扣留的质量保证金,付清项目部所欠分包商或设备、材料供应商的款项,全部履行完合同所规定的义务。
2.4 完工后的合同管理工作总结
承包工程完工后,项目部要对己完的承包工程的有一个合同管理工作总结,总结内容主要包括项目部在合同管理中的工作职能、程序、工作成果等进行总结评价,总结合同管理工作中好的经验和存在的问题以及今后改进之处,为企业的合同管理工作提供借鉴。
关键词:海洋油气工程;合同管理;索赔处理
引言
合同管理与索赔处理对海洋油气工程而言非常重要,稍有不慎就会导致工程某一方承受不必要的经济损失,因此工程立项之前就要做好相关工作。但海洋油气工程作为大型工程,其涉及面非常广泛,导致人们在合同管理或索赔处理方面总是容易出现问题,因此本文研究将明确两项工作的要点,帮助工程各方做好工作,此举具有一定现实意义
1海洋油气工程合同管理的重要性与要求
1.1重要性
合同具有约束工程双方行为、明确工程施工权责、控制工程成本等功能,因此如果在海洋油气工程立项之前未能做好合同管理工作,则在工程项目开展后就容易出现一系列的问题,如不规范的施工行为、权责纠纷、成本浪费,这些问题均会带来经济损失,甚至造成工程“烂尾”。例如某海洋油气工程在合同签订环节中,因为工程立项的招标时间比较紧张,所以没有完全依照招标文件条款来拟定合同,导致合同出现了漏洞,随后工程承包方成功“钻空子”,修改了标书中的工程造价数据,工程完工后以修改后的数据要求投资方交付尾款,造成了工程承包虚高的现象,而这种行为虽然是违法的,但存在漏洞的合同会导致投资方没有证据去证明其违法性,因此很难处理,且在这种情况下往往都是投资方“吃亏”,由此可见做好合同管理工作非常重要。
1.2要求
做好合同管理工作的基本要求有三点,分别为强化合同管理素质、借助政府力量来控制合同合理性、加强合同管理力度,下文将对这三点进行分析。(1)强化合同管理素质在以上(1.1重要性)分析的案例当中,工程因招标时间紧张而签订不完整合同的行为就说明该工程双方的合同管理素质低下,而这种现象在宏观视角上比较普及,部分海洋油气工程都会在特殊情况下来签订不完整的合同,可见相关工程组织的合同管理素质需要得到加强。[1]首先工程任意一方都要意识到合同的作用,如果合同不完整可能会给自身带来怎样的影响与“麻烦”,其次在合同管理中必须依照相关原则来展开工作,即合同未经审核或审核发现问题的情况下,无论条件是否特殊都不能签订,这不但能保障自身效益,还有助于市场规范化发展。(2)借助政府力量来控制合同合理性政府是保障合同生效的主要组织,其在合同管理中处于中立地位,能够公平公正的分析合同是否完整,但现代很多海洋油气工程的合同管理中,政府因职能所限,难以深入参与到合同管理中,说明政府在管理中未能起到太多的作用。这时出于工程效益及个人利益考虑,合同签订双方应当主动要求政府参与合同管理,从中立的角度上评估合同合理性,并从中对一些矛盾进行调节,由此可保障合同管理质量。(3)加强合同管理力度目前,不少海洋油气工程在合同管理方面的重视度不足,会尽可能的简化合同管理环节,因此在环节简化的情况下,合同管理力度必然下降。[2]针对这一点,现代工程各方应当加强合同管理力度,不能随意删减管理环节,全面对合同进行管理。
2海洋油气工程索赔处理要点
海洋油气工程索赔处理要点有二,分别为索赔条件成立、索赔方案拟定,下文将对两个要点进行分析。
2.1索赔条件成立
在索赔处理当中海洋油气工程各方必然会考虑两个问题,即“在什么条件下能够索赔”、“索赔对象是谁”,在这两个问题之下就要依照合同中的权责、工程特征来成立索赔条件与索赔路线。这一条件下,根据相关案例可知海洋油气工程的索赔条件大体包括三条,具体见下文。(1)条件一,施工条件出现了大幅变化这些不可抗力的事件时,都会严重影响施工合同价格和施工周期,导致发生索赔。海洋油气工程体积庞大、环境复杂,因此施工时容易出现施工条件上的变化,而如果条件变化幅度不大,处于施工方的处理能力范畴,则工程可以照常开展,担当条件变化幅度较大,超出了施工方处理范畴,则就会产生索赔。假设在工程施工时地基出现了大面积的坍塌或遭遇了海啸等自然灾害,就必然导致施工成本与周期上涨,这时施工方是可以向投资方索赔的,值得注意的是这种索赔属于良性索赔,其约束性并不强,在法律层面上并不会强制要求投资方全额赔偿,具体取决于投资方意愿,如投资方希望工程继续建设,就要对施工方进行赔偿,赔偿款一部分是为了补偿施工方,另一部分是为了继续支持工程建设;投资方放弃了工程建设,则赔偿额只要能够弥补施工方损失既可。[3](2)条件二,施工方案出现了大幅变化在某些海洋油气工程当中出现了施工方案的大幅变化,这种变化会导致施工工期、资源投入、施工成本大幅上涨,因此会产生索赔,这种索赔属于强制性索赔,具有双向特征。[4]即施工方案被确认之后,如果工程投资方要求更改方案,则施工方就有权对投资方进行索赔;如果施工方私自更改方案,则投资方有权对施工方进行索赔。(3)条件三,项目开展后发现合同存在根本性缺陷根据合同管理原则,海洋油气工程必须在合同签订后开展,但如果在开展后发现合同存在根本性的缺陷,则会产生索赔,这种索赔同样是强制性索赔,具有一对多的特征。如在工程开展后投资方发现施工方拟定条款内缺少对自身权责的描述,这种现象可能会投资方、开发商、承包商等造成利益损害,但施工方获益,这时施工方就要对投资方、开发商、承包商进行一定的补偿。
2.2索赔方案拟定
在索赔条件明确的情况下,海洋油气工程各方可以根据条件来进行索赔,但实际情况表明即使在条件符合的基础上,也可能出现索赔失败的现象,如某海洋油气工程在施工开展2年后,投资方发现施工方私自更改了施工方案,这时投资方对施工方进行了索赔,而施工方只是口头答应,在之后的1年中施工方并未履行赔偿责任,给投资方造成了巨大的经济损失。针对这种现象,建议工程各方在工程项目开展初期就要拟定好对应的索赔方案,以便应对。一般情况下索赔方案应当具备两个环节,分别为合同报备、司法介入。(1)合同报备在合同拟定完成,且索赔条件明确的情况下,工程各方应当将合同较于国际协调仲裁完成报备,这样在发生索赔未果的情况下可以借助国际协调仲裁机构来进行索赔。[5](2)司法介入若在国际协调仲裁介入的情况下依旧无法索赔,则需要进入司法程序,利用司法程序严厉打击索赔方,要求其尽早履行索赔责任,同时弥补整个索赔过程中的所有损失。
关键词: 土建工程项目优化管理
中图分类号:V552+.4s 文献标识码:A文章编号:
Abstract: this article from many Angle system discussed the civil engineering project management of some of the problems, and puts forward some ideas of the optimal management, for our common exchanges.
Keywords: civil engineering project optimization management
1 土建工程项目中的造价优化管理
( 1) 决策阶段的造价控制。要做好决策阶段的造价管理工作,首先必须做好项目决策前期的准备工作,与工程相关的资料要完备; 其次,项目的可行性研究报告要切实执行,项目建设选址要充分结合当地城市建设规划状况,适应市场的需求和发展前景,对工程的建设规模和建筑标准合理规划; 另外,科学进行工程项目的效益分析,编制工程投资估算,投资估算编制要有依据,要尽可能详细,尽可能全面。
( 2) 设计阶段的造价控制。实行设计方案招标和方案竞选,保证设计的先进性、合理性、准确性; 实行工程项目限额设计,真正实现小投入,大产出,实现资金的充分有效利用; 优化设计方案,有效避免不必要的花费,有效控制工程造价。
( 3) 加强施工阶段的工程造价管理。制定科学合理的控制目标和控制方案是进行有效成本控制的关键,控制的目标确定了,才能够保证好后期的实施。选择经济合理的施工方案,合理安排施工进度,能够减少因施工方案的不合理造成的方案修改和工期延误等问题。生产要素的控制,一方面要加强对人工费的管理,准确了解劳动力的市场价格和实际参加建设与管理的人员数量。另一方面是对材料费的控制,准确了解材料的市场价格,对材料的采购部门实行严格的监督管理。抓好合同管理,减少不必要的工程索赔。
( 4) 竣工结算阶段造价控制。重点对竣工决算的真实性、可靠性、合理性、准确性进行审查,防止不应当列入基本建设支出的计划外费用投入建设成本。严格审查工程预算中的各种不合理因素。通过对竣工决算的控制使工程预算中考虑不周的问题得以解决,编制出符合实际情况的竣工验收报告。
2 土建工程项目的进度控制与优化管理
( 1) 用施工任务书把计划任务落实到施工班组。
( 2) 加强对分包单位进度控制的措施: 由分包人根据施工进度计划编制分包工程施工进度计划并组织实施,项目经理部将分包工程施工进度计划纳入项目进度控制范畴。
( 3) 施工进度计划检查依据施工进度计划的实施记录,检查内容包括实际完成和累计完成工程量,实际参加施工的人数,机械台数及生产效率,窝工人数、空闲机械台班数及其原因分析,进度偏差及进度管理情况,影响进度的特殊原因及分析。
( 4) 进度拖延的原因分析及应采取的相应措施。
( 5) 管理过程中的失误,如计划部门与实施者之间,总、分包商之间,业主和承包商之间缺少沟通,导致许多工作无法很好的融合,从而导致工作不到位而造成工期的延误。
3 土建工程项目质量的监督优化管理措施
( 1) 完善监督检验机构。良好的规章制度是开展工程质量监督管理的基础。完善检验机构,更加广泛地开展工程质量检测工作,在土建工程质量检测工作中占有重要的地位。
( 2) 施工过程的监督管理工作要加强。在制定和审核施工方案时,必须要结合工程实际,从技术、组织、流程、工艺、操作、经济等方面进行全面分析,综合考虑。力求方案技术可行、经济合理、工艺先进、操作方便,有利于提高质量、加快施工速度、降低成本。施工质量控制与技术因素息息相关,技术除了人员的技术素质外,还包括装备、信息、检验和检测技术等。因此要重视新技术、新工艺的先进性、适用性。
( 3) 建筑材料的监督管理也必须重视。施工所用的原材料、构配件、半成品把好进场检查验证关,对不合格的材料、半成品、构配件,经有关部门分析判定后再行处置。
4 项目管理中合同优化管理合同确定了工程项目的成本、工程和质量等目标,规定了合同双方责任和权力的关系。因此,合同管理是工程项目管理的核心。合同管理贯穿于工程项目建设的始终,对整个项目的实施起着控制和保证的作用。在现代工程中,没有合同意识则项目整体目标不明确; 没有合同管理则项目管理难以形成系统,就不能实现项目的目标。在现代建筑工程中,不仅需要专职的合同管理人员和部门,而且参与建筑工程项目管理的其他各种人员和部门都必须精通合同,熟悉合同管理和索赔工作。所以合同管理在开发、设计、监理、施工等过程中占据非常重要的地位。合同管理作为工程项目管理的一个重要组成部分,它必须融合于整个工程项目管理中。要实现工程项目的目标,必须对全部项目及项目实施的全过程和各个环节实施有效的合同管理。合同管理同其他的管理部门密切配合,共同构成工程项目管理体系。
5 土建工程项目安全管理与安全控制措施安全控制是工程项目建设中的重点内容,安全控制就是要求我们采取安全措施使项目在施工中没危险,不出事故。安全法规、安全技术和工业卫生是安全控制的三大主要措施。建立完善的安全检查体系,责任到人。从施工班组到项目部再到总承包方都配备安全管理人员跟班检查、监控,确保从管理层面上能够监督到位,安全隐患处理及时。项目部从开工之初就建立一套完善的安全生产责任制,根据生产必须安全的原则,明确各
级管理人员在生产生活中应负的安全职责。有了安全生产责任制,就能把安全生产从组织领导上统一起来,把管生产必须管安全的原则从制度上固定下来,从而增强各级管理人员及操作者的安全责任心,使安全管理形成纵向到底,横向到边的体系网络,做到责任明确,监控有力,齐抓共管,真正把安全生产工作落到实处。
关键词:合同;管理
1EPC项目合同管理
工程合同管理问题的提出
(1)现代工程要求相应的合同实施的技术水平和管理水平高。
(2)许多特殊的融资方式、承发包模式和管理模式,使合同的形式多样化,内容越来越复杂化。
(3)社会化大生产和专业化分工,合同对工程项目实施和管理的作用越来越大。
(4)现代工程合同条件越来越复杂。
(5)合同、合同管理受到特别的重视。
合同中各方定义及关系,合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
2合同管理
合同管理是指参与项目各方在合同实施过程中自觉地、认真严格地遵守所签订的合同的各项规定和要求,按照各自的职责,行使各自的权力、履行各自的义务、维护各方的权利,发扬协作精神,处理好“伙伴关系”,做好各项管理工作,使项目目标得到完整的体现。
其工作贯穿于工作实施的全过程。由于工程项目的性质、功能、作用不同,工程地质、水温、自然、社会环境各异,选择合同版本不一致,只有在工程实施中结合工程实际情况,灵活运用合同的商务条框、技术条款和规范,才能够正确出路工程建设中的变更、索赔、风险和争端,使工程在和谐的环境中建设。
合同管理的组织设置形式有:
1.大型工程项目,设立项目的合同管理部门。
2.承包企业设置合同管理部门,专门负责企业所有工程合同的总体的管理工作。
3.在施工项目组织中设立合同经理、合同工程师或合同管理员。
4.对于一般的项目,较小的工程,可设合同管理员。
2.1 合同签订前的准备
合同签订前的准备即招标阶段,根据工程规划组织地质勘测、设计方案、编制招标方案(含招标文件、工程预算价)等。各项工作完成、手续齐全并通过政府相关招标管理部门批准后开展招标工作。
建设工程招标是指招标人率先提出工程的施工条件和要求,招标广告吸引或直接邀请众多投标人参加投标并按照规定程序从中选择中标人的行为。招标结束后,按照评标专家推荐中标候选人的顺序进行合同谈判,合同谈判成功后,双方确定合同关系。
招标文件、招标图纸,招标预算价、谈判的会议文件以及与招、投标有关的文件及会议纪要和投标文件、合同文件等都是合同管理的重要文件,也是后期在施工过程的重要合同依据。
2.2合同履行阶段
合同在平等、自愿、公平、诚信和合法原则下签订后,必须严格按照合同条款的约定去执行。
在合同履行阶段,合同双方紧紧依靠合同约定的责任、权利和义务,采取积极的态度以合同为准绳去解决施工过程遇到的合同问题,让合同管理更好的服务于施工建设。
2.2.1 工程实施前加强对合同的学习
作为EPC污水处理厂项目主要有土建施工及设备安装合同,鼓风机、潜污水泵、滗水器、闸门、阀门、高低压开关柜、变压器、曝气、滤池、脱泥机、消毒、在线监测、自动化控制系统设备采购合同,以及总承包施工合同等。
在施工前及时组织项目部人员学习合同文件,对于现场容易发生的合同问题初步提出来,以便在施工时做好应对措施及时处理。在日后施工过程中有一定的了解,遇到问题及时查阅。
2.2.2 工程施工中
签订合同后,承包人按照合同的规定,采用网路图编制施工总进度计划,总进度计划应满足合同规定的全部工程、单位工程完工日期的要求。采进度计划应得到监理工程师及有关部门批准并报送EPC项目部,经批准的施工总精度计划也称为合同嫉妒计划,是控制进度的依据,对承包人有约束作用。根据总进度计划编制的年、月进度计划,甚至细化到周进度计划。
在施工中严格执行,当发现施工实际进度不满足进度计划时,及时督促监理人下发指令,要求承包人采取有效措施,赶上进度,必要时EPC项目部给监理部发文,要求加快施工进度。
对于不在关键线路上的进度可适当放宽,处在关键线路上的周期不能延期,否则会造成整个工程工期滞后的影响。若发生非承包人原因、不可抗拒的自然现象造成工期延误的,应采取一定的措施:要求承包人增加投入,追回损失的工期,发包人也需增加相应的投资。
2. 3 合同变更、索赔管理
在施工过程中,根据工程需要,下达指令对招标文件中原设计或经工程师批准的施工方案进行任一方面的改变,统称为变更。发包人代表可以通过指示或者要求承包人以递交建议书的方式提出变更。如果承包人认为这种变更是有价值的,也可以在任何时候(在工程完工结算以前)向发包人代表提交此类建议书。当然,最后的批准权在发包人。
2. 4 合同争端的解决
当合同外事项发生后,不能及时解决,存在争端时。应将针对具体问题咨询当地造价咨询机构,或给第三方咨询公司独立咨询,给出公平合理的解决方案。
3工程合同完工后评价
合同工程完工审计后,将项目合同与计算及审计报告认真进行对比,对合同条款的约定及相关的边界条件进行研究,对于后期类似工程合同的编制起到参考和借鉴的作用,减少和杜绝合同外项目、单价的发生,有利于竣工结算工作。
4结束语
加强EPC项目中水务工程合同管理,能有效的进行成本控制,和过程控制管理。合同管理工作贯穿于工作实施的全过程。由于工程项目的性质、功能、作用不同,工程地质、水温、自然、社会环境各异,合同的形式不一致,只有在工程实施中结合工程实际情况,灵活运用合同的商务条框、技术条款和规范,才能够正确处理工程建设中的变更、索赔、风险和争端,使工程在和谐的环境中建设;业主、监理、承包商的权利、责任、义务才能履行;工程投资才能够得到有效控制;工期、质量才能够得到保证。
参考文献:
[1] 成虎. 工程项目管理. 北京:中国建筑工业出版社,2001.6
[2] 于长生,施建军. 工程建设中的招标与合同管理. 北京:中国水利水电出版社,2009.
在日常生产经营实践中,企业合同签约依据主要来自于月度采购计划、年度设备大修计划、月度资金预算、年或季度投资计划、科技项目计划、安全技术措施计划、年度职业健康体检和职业卫生监测计划、具有相应审批权限领导批准的临时采购、维修项目等、其它等等。对于拟进行的合同项目,应在计划形成前就开始进行调研论证,根据较为成熟的前期调研论证结果,报经企业月度计划会议或预算会议批准,形成企业月度计划与资金预算等。或向上级有关部门上报项目资料,申报相应计划,在被上级有关部门纳入相关计划下达后,再根据这些计划、预算等,进行合同的签订和履行,同时要求合同主办单位的合同经办人在发起合同时,就必须在合同管理系统中先行输入合同签约依据。此环节的难点就是合同经办人在发起合同的准备阶段,合同管理系统就要求合同经办人输入合同的签约依据,这就给合同经办人带来了较大的困难,同时也产生了较大的矛盾,表现为由于合同经办人属于企业最基层员工,处于信息末端,通常不掌握、也看不到各种生产经营计划、资金预算等(包括采购计划、维修计划等计划、月度资金预算等),也不知道这些计划、预算等下达到企业的哪些职能部门,甚至连这些签约依据的具体名称都不甚清楚,而在合同管理系统中发起合同时,系统又要求输入合同签约依据,因而合同经办人在输入合同签约依据方面存在较大困难,由此也产生了较大的矛盾,即能够看到各种计划、资金预算等签约依据的人员,往往不需要输入这些信息到合同管理系统中去,而不掌握、也看不到各种计划、资金预算等签约依据,处于信息末端的合同经办人却被要求在合同管理系统中输入这些签约依据,因而合同经办人对此很有情绪。对于上述情况,相应的解决办法应是采取“合同经办人主动了解,有关部门人员积极告知”解决方法,来了解和获得作为合同签约依据的各种计划、资金预算等信息。具体来说就是采取合同经办人主动积极地向企业计划、财务、装备、科技等部门及其它有关职能部门、项目主办单位或掌握这些计划、资金预算的相关人员进行了解并获取相应合同项目签约依据的具体内容,同时要求有关职能部门、项目主办单位以及掌握这些计划、资金预算的相关人员积极予以告知,提供相应合同项目签约依据的详细信息和内容,使合同经办人能够顺利获取签约依据的有关情况和资料,按合同业务管理规定将合同签约依据及时准确地输入到合同管理系统中去。
2合同谈判环节中的难点与解决办法
企业内控制度中关于合同谈判规定:“企业应明确合同谈判的适用范围。合同谈判前,合同主办部门应根据需要牵头组织由经济、技术、法律、财务等人员组成的合同谈判小组,拟定谈判方案,……”;“谈判小组应做好谈判记录。……”。而实际工作中的难点在于合同谈判往往由企业业务部门而非经济法律部门牵头组织,业务部门往往不太清楚谈判方案和谈判记录的制作,因而出现以下困难和问题:其一是不知道怎么具体制定《谈判方案》,谈判方案中谈判策略的确定,以及全面、明确、具体的合同经济、法律、技术要求应包括哪些关键内容,谈判过程中应注意哪些问题、哪些重要事项不能遗漏等等。其二是不清楚《谈判记录(要)表》中应包括双方哪些重要信息,哪些主要情况或议定事项不可或缺,谈判过程中应对哪些重要事项进行记录,对双方的权利、义务也不甚明了,甚至有所疏漏也在所难免。鉴于实际工作中存在以上困难和问题,要求他们提交谈判方案、谈判记录,他们也很难完整准确地提供,且有较大的畏难抵触情绪,另外他们还认为,按企业内控要求,谈判应有《谈判方案》,这不假,但我们也没见过谈判方案是个什么样子?谈判记录都该记录哪些东西?不知道怎样才能全面、准确地记录谈判内容,觉得只要对方所提供的产品或服务符合我们的要求,价格优惠公道,基本上也就行了,对谈判的许多关键性细节内容,如具体的付款方式和条件、质量标准或技术规范、质量或技术保证期等等,不甚清楚,因而要求其提交合乎规范的谈判方案和谈判记录,也的确是勉为其难,有着相当的难度。对于以上难点的相应解决办法,企业一是应先行制定合同谈判适用范围,确保合同谈判有据可依。根据企业合同类别(包括货物贸易类、服务类、知识产权类)、合同要素(包括资金流向、合同性质、标的金额等),规定达到一定金额及以上的货物贸易类、服务类,所有不论标的金额大小的知识产权类,均需进行合同谈判,谈判参加人员应包括法律、技术、财会等专业人员,[2]并形成由谈判双方参加人员签字确认的《谈判记录(要)表》。且将此规定形成企业文件下发至所属有关单位执行。二是推行“模版化”的《谈判方案》和《谈判记录(要)表》,实现谈判过程的“三化”。为使牵头谈判业务部门在谈判前有所预案,谈判中有的放矢,减少疏漏,应先行制作《合同谈判方案》和《谈判记录(要)表》模版,进行“模版化”管理,通过抓住以上问题症结,并采取将谈判方案和谈判记录(要)表的电子化模版下发至企业牵头组织谈判的业务部门,由他们按照模版内容要求制定谈判方案、进行谈判记录(要)表内容的记录,这种“模版化”解决办法具有较强的针对性。同时实现谈判过程的“模版化、标准化、程序化”这三化,即《合同谈判方案》和《谈判记录(要)表》“模版化”,谈判方案和记录表内容“标准化”,谈判和记录过程“程序化”,从而规范了谈判方案与记录,极大地方便了实际操作,提高了工作效率,同时也使谈判牵头单位对谈判细节内容做到心中有数,增强其在整个谈判过程中的目的性和全面性。
3谈判内容与合同内容保密环节中的难点与解决办法
企业合同既包括采购、修理、施工和其它一般合同项目,更包括生产经营与科研等合同项目,在合同洽谈、签订履行过程中不可避免地要涉及合同项目中包括相应技术参数、配置、功能,研究数据、技术方案与文档资料等技术秘密,以及数量品种、规格型号、成交价格等等。还包括企业提供或告知对方的其它技术秘密和商业秘密,以及随后双方或多方合作执行合同过程中,对方接触到的大量数据、资料等等。此环节存在的难点就是,在合同谈判和此后的合同执行过程中,出现企业个别专业技术人员或管理人员欠缺保密防范意识,使谈判内容和合同内容在保密方面存在较大漏洞,觉得反正在谈判中都提交了企业的相应资料,或都与对方展开合作了,大量资料和数据在执行合同过程中,也都被对方知晓了,保不保密也就那么回事了,表现为保密观念淡薄,积极防范意识严重不足。此难点的解决办法应是加强企业员工保密防范教育,做到保密工作警钟长鸣,同时在与这些专业或管理人员的日常接触中,经常润物细无声地向他们灌输保密防范意识,提醒他们若因谈判或随后履行合同的保密防范存在漏洞,企业又未与对方先行签署具有约束力保密协议的话,不但会因泄露技术和商业秘密,造成企业有形或无形损失,还会造成企业维权困难,无法依据双方在保密方面的协议或约定来追究对方相应责任及对企业损失的赔偿。因而也应要求牵头谈判业务部门积极配合,在谈判前就主动与对方签订保密协议,将保护企业合法权益、避免造成可能损失的措施前置到合同谈判之前。
4合同授权环节中的难点与解决办法
企业在合同文本签署时,要求对方签约人必须是单位或公司的法定代表人,但合同法还规定“当事人依法可以委托人订立合同”,[3]因此,如果是委托人签署合同,必须是在提交了法人授权委托书后,委托人方可代表委托人签订合同。在此环节的难点是对方提交的授权委托书中常存在某些问题:一是企业单位名称不准确或不全,如名称为“中国石油化工股份有限公司江苏油田分公司”被写成“中石化江苏油田”;二是甚至出现开具授权书的部门在授权委托书上修改、杠划的现象,如某石油类大学在为被授权人开具法人授权委托书时,将对方单位名称一栏错填成项目名称,随后即在其上直接用黑色签字笔划去错填的项目名称,写上对方的单位名称,再盖上法人的印章和该大学的公章。对于以上难点问题解决的办法,首先应是尽量采用规范的《授权委托书》模版来要求对方填写,一是防止他们填写不准确;二是防止他们填错后在授权书上直接涂改。其次是预先将企业的准确名称填写到模版中去,授权签订的合同名称也预先填写到模版中,防止对方写错或填错;其三最好是将授权有效日期也预先填上,防止对方再填错授权有效日期,导致合同签订日期不在授权有效日期之内;其四是将签发日期也预先填上,但应在授权有效日期起始日之前或当天,不能倒置到起始日之后。这样,有利于减少出错率,节省往复纠错时间,提高工作效率。
5合同终结环节中的难点与解决办法
合同按约定履行完毕,企业合同主办部门的合同经办人应进行合同终结类型选择包括正常终结、异常终结、相对人异常履约情况说明、合同完毕情况说明、相对人后评价。实际工作中的难点是合同主办部门的合同经办人在完成合同全部价款结算后,往往就在此停滞不前了,认为合同全部价款结清后,整个合同业务流程就算结束了,许多人不清楚或根本不知道应该办理合同终结手续,即使知道应该应进行合同终结,但也不知道应该如何恰当正确地表述:相对人异常履约情况、合同完毕情况说明和相对人后评价的内容。难点解决的办法应是针对这种普遍情况,在对照内控规定的基础上,采取合同管理人员经常不定期地深入合同主办部门、合同经办人之处,展开一对一的检查,督促他们及时在合同管理系统中办理合同终结手续,完整地进行相对人异常履约情况说明、合同完毕情况说明、相对人后评价,提高合同终结率,促进他们对于合同终结意识的养成,同时在合同终结流程中予以严格要求,合同终结信息未填写,或填写不清楚,不予通过经济、财务、法律部门的合同终结审批。
6结语