合同数字化管理
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合同数字化管理范文第1篇
前言：早在20世纪的时候，美国就已经开始使用计算机技术进行教学工作了。我国的计算机教学发展得较晚，目前还是与美国有一定的差距，这需要国家坚持不懈的创新研究。我国的校园数字化管理系统就是利用计算机技术完成学校的日常管理，方便老师们的教学工作。随着科技的发展，数字化管理校园是一个必然结果，教育条件与时俱进，学生才能适应新时代的发展，才能推动国家教育事业的前进。
1.数字化校园管理系统的概述
1.1数字化校园管理系统的现状
国外实行数字化教学的时间比国内要早，国外最开始实行数字化教学的是美国。美国实行数字化校园管理是由于最早实行的数字化公路管理，人们觉得科技管理给人们带来很多便利，于是扩大了应用的范围，事实证明科技管理校园也能提升管理速度，优化管理质量。国外的数字化校园管理系统已经达到了一定的水平，应用范围和层次也是很完善的。英国的数字化校园管理系统处于世界领先的水平，主要原因是国家对于教育的重视和投入。国内的数字化校园管理要晚于国外很多年，目前我国的技术还有待完善，许多系统还不够成熟，但我国在不断研究，发展速度十分可观，我国政府也大力支持，投入了大量的资金。一些高校现在运行状态良好，学生和教师也享受在这种便利之中。但许多学校本身比较落后，应用数字化教学对他们来说为时尚早，他们应提高的是本身的建筑设施和一些物理的教学环境。
1.2数字化校园管理系统的应用和需求
数字化校园管理主要是在网络上将信息进行整合、分类，每个学生都可以随时随地的通过网络登陆查看，整个校园是透明的，信息全部登陆在网上，老师们也可以消息。一个完整的数字化校园管理系统可以涵盖学生的衣食住行、学习、课外活动等，可以网上选课考试、生活费用管理、上课签到、查阅资料等，成为一个无所不在的隐形的校园管理者，给师生们提供多姿多彩的服务。目前我国校园已经形成了几大系统，学校管理系统、图书馆管理系统、招生系统等等，学生的需求很简单，只是能够完成日常的校园生活，查询录取情况，借阅书籍等，学校的需求是希望全体师生提高积极性，主动应用数字化校园管理系统，提出不足之处，全校共同努力，构建一个现代化的校园。
1.3数字化校园管理系统的问题
我国的数字化校园管理系统发展较晚，科技手段也不够先进，所以问题还是存在的，各个方面的问题都有待提高。目前的数字化管理体系还不够全面，没有覆盖学校里的全部方面，学校开发时主观上会侧重一些方面，参考外校的开放方式，没有对自己的学校进行全方位了解，设置合理的系统，只是一味地模仿，导致各大院校的数字化管理系统都很相似，没有适合自己学校的特色部分。另外，管理系统的信息还不够完善，信息是每一个领导老师登陆上去的，老师们将自己负责的部分登陆上去，在之前并没有和别的老师进行交流，导致每个信息没有统一的标准。学生们了解信息时也是逐条了解，每一条信息都是单一的。还有如何使数字化校园管理系统应用到每一个学生也很重要，即使是学校下达通知，一些学生也不使用，提高利用度也是发展数字化校园的基础。
2.数字化校园管理体系的研究
2.1数字化校园管理体系的构建
数字化校园管理系统的构建目前基于两种模式，一个是B/S模式，一个是C/S模式。B/S模式是应用浏览器构建校园网站，操作方式很简单，登陆浏览器应用即可，是一个浏览器服务器结合的模式，目前应用广泛。C/S模式应用较少，现已被逐渐淘汰。C/S模式需要下载专门的客户端，客户端远程操控服务器。当今的软件开发者注重于方便快捷的使用模式，多使用多平台组件开发，面对对象更广，覆盖数据更多。数字化校园管理系统主要包括学生教务系统的构建，学校信息平台的构建，学生日常生活管理系统的构建，每个用户都要登陆后使用，不同身份使用权限不同，管理人员和教师可以进行系统的更改。由于学校管理方面较多，可以将多个系统进行整合，一个服务器涵盖尽可能多的功能可以提升速度，加快数字化校园的发展。
2.2数字化校园管理体系的研究技术
学校的数字化校园管理信息依靠互联网。学生们购买手机，手机有安卓客户端就可以查看消息，安卓系统具有很大的开放性，应用范围广泛，安卓系统综合了件、电信、手机、芯片等，可以提供一个综合性的软件开发平台，利用该系统可以轻松的进行软件的开发，对于院校来说十分方便。目前学校访问网络的线路有三条，教育网线路、电信网线路、宽带线路。学校的主干网络有两台核心机控制，网络信息交换走光纤线路，除核心机器外，还有两台进行校园信息备份的交换机。核心机连接管理型交换机，下属层层管理，每台管理型交换机可管理80台机器，每台机器之间的管理可达到800M连接。SNS技术是指一种网络社交技术，院校可将该技术应用于数字化校园管理，构建学生与学生，学生与教师交流的平台，方便信息通知和提升交流速度。
2.3数字化校园管理体系的创新和前景
数字化校园管理系统是学校未来发展的重大项目，是学校面对科技飞速发展所做出的适应表现，现如今的数字化校园管理体系已经成为校园必不可少的组成部分，师生们也已经充分感受到了它的便利和优势。目前的数字化校园还有待创新，应开发更多的管理内容，提高我国的教学水平。近年来视频教学开始发展，学生可以利用网络听课学习取代现场上课，但视频教学也备受争议，遭到了许多人的反对。我国的数字化校园管理还应提高技术能力，加强计算机等基础设施的建设，完善自动化校园软件管理系统的建设，丰富数字化的资源，即影音、书籍、图片、视频等，可以呼吁学生共同努力，将自己的意见汇报到学校，只有使用的人满意，数字化校园管理体系才算成功。未来的数字化校园管理一定倍受欢迎，成为校园的主流管理系统，技术水平也会不断提高，成为适应新时代，新教育的科技手段。
合同数字化管理范文第2篇
关键词：数字化城市;管理系统;基础数据;采集;建库
近年来，随着社会不断进步和经济不断发展的背景下，城市化进程也在不断加快同时，对城市管理提出了更高的要求，传统的城市管理方法和措施已经不能满足现代城市管理的需求。因此一定要充分利用现代的科学技术和网络技术来创新城市管理方法和措施。为了满足现代城市管理的需求，可采用数字化城市管理系统来对城市进行监督和管理，以提升现代城市服务和管理的水平。
1数字化城市管理系统的概念和组成
1.1数字化城市管理系统的概念
数字化城市管理系统就是数字化城市管理监督和指挥系统，数字化城市管理系统的管理主体具有多元化的特征，通过多元主体的参与不断提升城市管理水平。数字化城市管理系统构建过程中需要使用到多种现代科学技术，例如无线网络、GPS全球定位技术、遥感技术和计算机技术等来获取地理信息，创新了城市管理的模式，并实现了城市监督和管理这两项职能的合理分工，采用的管理方法包括城市事件管理法、城市部件管理法和万米单元网络管理法等。
1.2数字化城市管理系统的组成
数字化城市管理系统是由各种基础数据和图集组成的。其中基础数据包括监督网络数据、地理编码数据、单元网格数据、城市部件数据、社区以上境界数据和城市地形数据等；图集包括城市管理单元网格图集、城市管理部件图集和城市管理监督网络图集等。
2数字化城市管理系统基础数据的采集
2.1城市部件的定位、分类和编码
在数字化城市管理系统基础数据的采集中，首先要完成城市部件的定位和分类。城市部件的分类主要利用相关的地理编码技术将各类的城市部件分成几大类，然后通过地理坐标定位，将城市部件定位到万米单元网格图中，这样就可以通过网格化城市管理平台对城市部件进行分类管理。成熟部件的划分种类基本都是相同的，可以将其分为C类、B类和A类。其中C类城市部件主要是指能够概略表述空间位置的部件，常见的有停车场、桥梁等，在C类城市部件的定位中，要求其定位的误差在±10m之内；B类城市部件主要是指边界和空间位置都比较明确的部件，例如户外广告、亭和垃圾箱等，在B类城市部件的定位中，要求其定位的误差控制在1.0m以内；A类城市部件主要是指边界明确和空间位置明确的部件，包括路灯、井盖等，对于这类城市部件的定位要求其定位的误差在±0.5m之内。另外，根据具体的城市部件也可以将城市部件分为道路交通类、公共设施类、园林绿化类、市容环境类、房屋土地类和扩展部件类。其中道路桥梁类主要包括城市道路、桥梁、公交车亭和停车场等；公共设施类主要包括路灯和水、气、电等设施；园林绿化类主要包括街头座椅、绿地、古树名木和城市雕塑等；市容环境类主要包括果皮箱、广告牌匾和公共厕所等；扩展部件类主要包括斑马线、盲道和旅游指示牌等。按照数字化城市管理信息系统的相关规定，市容环境设施类城市部件分为13个小类，交通设施类城市部件分为31个小类，公共设施分为58个小类，园林绿化类部件分为10个小类等。完成了城市部件的分类之后，还要对城市部件进行编码，编码过程中要求每一个城市部件的标识码具有唯一性。城市部件的标识码由部件代码和顺序代码组成，其中部件代码为10位数字，顺序代码为6位数字，所以部件标识码一共由16位数字组成。其中10位部件标识码又分为市辖区代码、大类编码和小类编码。
2.2数字化城市单元网格的划分和编码
城市单元网格的划分要遵循一定的原则，结合城市单元网格的管理现状、地理布局、属地管理、面积等，要遵循方便管理、相对稳定原则以及无缝拼接原则等来进行划分。划分好单元网格之后，同样也要进行单元网格编码，单元网格的编码同样也要遵循一个单元网格对应一个唯一的标识码的原则。单元网格标识码一共由15位数字组成，分别为县级或者县级以上的行政区划代码，一共为6位数字；街道代码或者镇乡代码，一共为3位数字；社区代码或者村代码，为3位；最后是单元网格的顺序代码，一共有3位数字，这样数字最终组成了单元网格编码，并且能够确保一个单元网格对应一个唯一的编码。
2.3城市地理编码
城市地理编码就是根据面、线和点等来对城市的地理实体进行标示，通过地理编码，就可以对地理空间进行大致定位，在空间位置上显示出城市中不同数据资源的地理信息，可以实现人们对空间信息的读取，在不同空间位置内实现对城市信息的相关整合和优化，最终实现整合优化城市资源的目标。在城市地理编码过程中，需要充分利用各种地理编码技术来对城市的部件进行分类，并实现分项管理，确保对城市的精确管理，改变以往管理过程中的盲目管理现状，将以往传统的城市人工管理向现代信息化管理转变。数字化城市管理系统数据的建库要实现数字化城市管理系统数据的建库，首先要对数据进行普查。在城市数据普查过程中，需要对部件的属性信息、部件的空间位置以及部件的照片拍摄等进行普查。其中，城市的部件基本属性主要分为附加属性和基本属性这两个方面，基本属性包括城市部件所在的单元网格、专业部门、部件的名称、部件的标识码、部件的使用状态、部件数据的来源以及城市部件的初始日期和变更日期等。在普查过程中需要完成对相关数据的普查，采用实地调查的方式进行普查。城市部件的附加属性是指专业需要增加的属性或者根据行业的特点特征增加的附加属性。例如，对于井盖这一城市部件来说，井盖材料就是附加属性。在对城市部件进行普查的过程中，一定要明确界定部件普查的范围。对于数字化城市管理信息系统的基础数据来说，在普查过程中主要普查的内容为城市道路，包括部分居民区的地上设施和城市市政管理的公共地上设施等。完成城市部件的普查之后，就要开始数据建库，采用没有压缩的E00格式对调查之后的部件属性数据信息以及图形数据信息等进行逐一核实，核实后将其输入到部分数据库中，最终完成整个数据部件库。在输入城市部件的属性时，应该将城市部件的采集数据、地质普查数据以及单元网格划分数据等按照部件数据属性信息表的格式录入到数据库中，以完成建库。
3结语
数字化城市管理系统就是数字化城市管理监督和指挥系统，是我国科学技术不断发展的产物，作为一种整合优化城市管理资源的重要手段，其可以使城市管理的流程更加系统化和科学化，实现对城市的有效管理。因此，一定要做好数字化城市管理系统基础数据的采集和建库工作，以提升我国城市管理的水平和质量。
作者:钱娅林 单位:秦皇岛市测绘大队
参考文献
[1]张燕.数字化城市管理部件普查方法探讨[J].城市勘测,2015，35(6):24-27.
合同数字化管理范文第3篇
1 调研阶段
1.1 高校档案数字化外包前，要明确档案数字化的形式、经费、范围
1.1.1 数字化形式。档案数字化的形式主要有两种，一种是档案馆组织人员对档案进行数字化，一种是外包。前者涉及的档案数量不多，或自身数字化力量强大，不需要外包。后者主要是档案数字化的数量较多，难度较大，自身力量不足等。如果外包，就牵涉到经费、招标、与外包单位的对接等一系列需要协调解决的问题。
1.1.2 数字化经费。在高校档案数字化前期准备工作中，要根据学校下达的经费来选择档案数字化的形式和范围。选择档案数字化外包，要充分考虑是否包括档案管理软件、设备和数字化经费等，其中，档案管理软件是沿用原来的还是重新购置（或自行开发），设备是否购扫描仪、电脑等，都需要事先明确。
1.1.3 数字化范围。在高校馆（室）藏档案中，哪些类别的档案要数字化？哪些保管期限的档案要数字化？这些都要在档案数字化外包前确定。一般情况下，具有长期（或30年）及其以上保管期限的档案要进行数字化。但要根据高校档案的保存和利用等实际情况而定，如有些高校在经费允许的情况下，所有档案都可以进行数字化。有些高校受经费限制只能将利用率高且具有长期（或30年）及其以上保管期限的档案进行数字化。
1.2 确定外包要对档案数字化公司进行资质、业绩等方面调研
1.2.1 资质调研。档案数字化公司的资质调研要考察其是否具备“四个专业化”，第一，是否具有专业的档案数字化加工处理团队；第二，是否具有专业的文档、图纸、书刊扫描设备；第三，是否具有专业的数字化加工业务管理系统；第四，是否具有专业的质量标准、现场管理、安全保密等项目管理体系。
1.2.2 业绩调研。重点考察档案数字化公司是否具有档案数字化加工的经验和业绩。由于高校档案的类别较多，各个类别的档案数字化都能满足标的要求并不是每个档案数字化公司都能做到的。业绩的要求就成为调研考察的重要内容，缺少高校档案数字化业绩会影响高校档案数字化的质量和效率。
1.3 调研的方式
1.3.1 实地调研。高校档案馆应会同校内相关部门组成考察组进行实地调研考察。考察的对象主要有两个方面，一是正在进行档案数字化的高校，主要考察数字化公司对项目的执行力；二是已经完成档案数字化的高校，主要考察档案数字化中标单位、档案数字化质量和运行状态等，以此来提高招标阶段的判断能力。
1.3.2 通讯调研。除了实地调研外，还可以通过网络、电话、信函、QQ等通讯形式进行调研。一是通过上述途径调研有哪些档案数字化公司；二是对一些有影响、实力较强的档案数字化公司的业绩进行调研。通讯调研的好处是调研成本低，调研的范围大，选择的调研路径宽，但缺少感性认识，直观感不强。
2 招标阶段
2.1 选择招标方式
2.1.1 公开招标。在高校校园网、校报或其他媒体上刊登档案数字化招标公告，邀请不特定的档案数字化公司投标。这种竞争性招标，能够吸引众多档案数字化公司参加竞争，高校从中择优选择中标单位的余地比较大。缺点是由于高校校园网、校报的覆盖面不大，会出现流标，即投标的档案数字化公司过少导致无法开标。
2.1.2 邀请招标。在前期调研的基础上，高校选择一定数量的档案数字化公司，向其发出投标邀请，由被邀请的档案数字化公司参加有限竞争投标，高校对其进行资格预审后再从中比质比价选定中标者。这种招标形式的特点是参与投标的档案数字化公司数量有限，但能够保证档案数字化招标工作的顺利进行。
2.1.3 谈判招标。高校物色一至多家档案数字化公司来直接协商谈判的这种非公开、非竞争性招标或称指定性招标方式，适用于档案数字化数量不大、工期较紧、专业性强的档案数字化工程。其优点是可以节省时间，容易达成协议，迅速展开档案数字化工作；缺点是无法获得有竞争力的报价。
2.2 确定招标范围
2.2.1 整体招标。作为档案数字化建设系统工程，购买硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、购买档案管理软件、建立档案网站等都属于档案数字化建设范围。整体招标即对上述所有项目或几个项目进行组合招标，这能解决档案数字化公司与软件供应商就数据挂接和利用等相互“扯皮”的现象。
2.2.2 单体招标。对硬件齐全、软件功能强大的高校，不必整体招标，只要对硬件（电脑、服务器）、扫描加工、管理软件、网站等进行分段招标，其中的档案扫描加工必须进行单独招标。
2.3 起草招标文件
2.3.1 招标内容及要求。要明确馆藏档案数字化建设内容及工作量，对提供档案管理软件、硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、目录数据录入、数据挂接、数据刻录光盘等招标的范围要界定清晰；对档案数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关要求；对档案管理软件的招标要求要达到与OA系统无缝衔接的接口功能等。
2.3.2 提供资质材料。资质材料主要包括投标人的营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件（加盖投标人公章），投标人承接的地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的单份合同原件等。
2.3.3 投标报价。报价应为完成招标项目范围内的档案数字化建设全部费用。属于整体招标的要注明总投标价、分块投标价和免费项目。在扫描加工方面，不同型号的纸张、照片、图纸、报纸的价格是否有区别？实物与录像带、录音带的数字化如何报价？数据录入、挂接、刻录光盘是否包含在报价范围内？等等。
2.3.4 工期要求与付款方式。档案数字化招标范围内的各项内容要求自合同签订之日起的工作日内要注明是否包含节假日在内。付款的阶段、比例、保证金都要在合同中明确。
2.4 评标与定标
2.4.1 组成评标小组。高校招标办要组织审计、档案馆、现代信息中心等部门的专家组成评标小组进行评标，也可以通过地方招标办抽调其他单位的档案数字化专家参加评标，同时邀请高校纪委派人现场监督。
2.4.2 确定评分办法。档案数字化评分办法应包括评分内容、指标、得分标准等项目。评标时，评标小组有权要求投标人对其投标文件进行书面澄清、说明，投标人应派授权代表按通知的时间、地点接受询标。
2.4.3 签订合同。高校要与中标的档案数字化公司签订合同，明确双方的权责，商定合同争议的解决措施、标的技术要求和验收标准等。合同签订前，双方需共同审阅，仔细研读每一个条款，必要时请律师把关。
3 过程管理阶段
3.1 做好后勤保障
3.1.1 提供数字化加工现场。档案数字化扫描加工要有一个相对独立的场所，配置相应的桌、椅，符合国家规定的档案保管场所和档案数字化扫描加工的要求。
3.1.2 保证网络畅通。对分内外网的高校，要给数字化公司临时提供独立的网络用户名，供其在数字化期间正常使用网络。在档案数字化建设工程结束后，要及时取消。
3.2 组织数字化公司进场
3.2.1 加强人员培训。高校要对中标的档案数字化公司从业人员加强业务培训，使其尽快熟悉高校档案的分类体系，了解高校档案的特点，适应高校档案数字化加工需要。
3.2.2 签订保密协议。保密协议应列入合同条款，其内容要求数字化公司人员不论何时何地要保证对高校实体档案及其信息保守机密。未经高校同意，不得以泄露、告知、公布、、出版、传授、转让或者其他任何方式向对第三方泄露档案信息或带出工作场所。任何一方违约，另一方均有权向人民法院提起诉讼，追究其刑事责任。
3.3 办理档案进出库房手续
3.3.1 核对档案进出库房数量。高校档案归档的形式有两种，一是以卷归档，二是以件归档。无论哪一种形式，档案进出库房时都要认真核对数量，对重要档案不仅要核对卷数和件数，还要核对页数。
3.3.2 填写档案进出库房单。档案出库房前和档案进库房前都要填写进出库房单，其内容包括进出库房时间、档案类别、保管期限、数量以及双方责任人等。需要注意的是，出库房单与进库房单要保持内容的一致性。
3.3.3 档案归位。对完成扫描加工任务的档案要按照原来的存放位置及时归位保管，防止错乱，影响实体档案的统计和利用。归位时间要计划好，原则上按全宗、类别、年代、保管期限等结合起来考虑。
3.4 加强数字化过程监督指导
3.4.1 安排专人管理档案数字化外包。安排专人负责答疑和协调档案数字化建设过程中的有关问题。安排人员管理的形式有两种，一是安排专门人员负责管理档案数字化外包工作；二是安排人员分段负责管理，即在不同全宗或不同类别安排不同的人员专门负责管理档案数字化外包工作。通过档案工作人员常态性检查、指导，保证档案数字化项目的有序进行。
3.4.2 制定合理的数字化业务流程。与数字化公司共同商定档案数字化的业务流程，使提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、还归、登记、归档、备份、抽检等各个业务流程有效衔接，确保各环节设计缜密。[1]
3.4.3 落实合同中的奖惩制度。按照合同的要求检查档案数字化每一个环节的质量，减少后续验收的工作量。对于合同中的漏项部分，要与数字化公司协商解决。对于在数字化过程中出现的问题要依据合同进行奖惩，通过奖惩建立起数字化公司人员的责任心和质量关。
4 验收阶段
4.1 确定验收人员
4.1.1 验收人员组成。档案数字化项目验收人员的组成应包括三方，一方是专家，聘请地方档案馆和企事业单位有关档案数字化方面专家；一方是高校相关部门人员；一方是数字化公司的项目经理、技术人员。
4.1.2 验收依据。三方人员根据档案数字化建设的法规、标准和双方合同的约定，进行最终验收工作，以保证验收的公正性、客观性、准确性和科学性。
4.2 确定验收方式
4.2.1 全检。对照合同要求和招投标文件的约定，对所有数字化的档案进行质量检查。这项工作的好处是能够确保档案数字化工程的整体质量达标，使“质量控制深入到档案数字化加工的每一个环节、每一个细节”。[2]但缺点是工作量太大，人手不够，事实上没有必要也不可能。
4.2.2 抽检。选取不同全宗、年代、类别、保管期限、载体的档案样本进行抽检。验收小组对档案数字化成品数据进行一定的百分比抽查验收，抽验时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，确保图像合格率、影像（索引）数据匹配准确率、索引数据录入合格率等达到一定的比例。
4.3 确定验收内容
4.3.1 是否满足合同要求。对照合同要求逐项验收，检查档案数字化加工规范、标的技术等方面的每一个环节、每一项指标是否达到合同约定的要求。对于未达标项目应予重新处理，直至达标为止。
4.3.2 软件的运行情况。对于档案数字化整体招标的高校不仅要验收档案数字化扫描加工的质量，还要验收软件的运行情况。重点检查软件是否具备与OA系统无缝衔接的接口功能，软件对多格式数据的容载能力，软件提供的数据转换功能可支持多种数据库，等等。
4.3.3 硬件的满足情况。硬件主要考虑服务器的配置情况，其技术指标验收的对象为品牌、CPU、内存、磁盘容量、网络及存储接口、操作系统和C语言开发包等项目。服务器的配置要有一定的前瞻性，预留足够的存储空间和满足后续指标升级需求。
合同数字化管理范文第4篇
1 数字档案信息技术外包服务的优势
1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入，而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识，所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入，而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备，外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验，这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通，有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库，提高档案信息资源的利用，所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库，为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利，使档案部门的服务水准得到提高。
2 数字档案信息技术外包风险
2.1 外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件，这些档案法律规定是具有保密性的，在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中，必须保障涉密档案的安全，如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求，必然会导致档案部门的泄密问题，增加档案部门保密职能的风险。
2.2 外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术，但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求，所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通，就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解，就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险，公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3 数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作，这个专门的工作小组是临时性的，只是处理相应的外包业务，不同的工作小组完成不同阶段的工作，整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成，这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清，难于统一管理，互相协调的难度也大，很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理，所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3 数字档案信息技术外包风险防范措施
3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见，然后应该多方打听，收集社会评价，找那些社会反响好的外包公司，再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况，找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核，从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中，必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理：第一，要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法，而且有可操作性，在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二，档案部门应该成立有专家组成的监管小组，对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督，及时发现问题及时解决去问题。第三，要加强与外包公司的沟通与交流，定期举行研讨会，档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
合同数字化管理范文第5篇
不容乐观的内容资源管理现状
1.手段落后、水平低下
不论是出版单位，还是教研机构，目前对自己拥有版权的内容资源都进行了一些数字化处理的尝试，但是绝大部分仅仅局限于文件格式的转化、低水平的知识展现、毫无互动的粗放型的知识产品提供，与国际出版的数字化水平的差距还很大。此外，对已有内容资源进行数字化加工和管理，是因为历史的原因而进行的“二次制作”，期间要耗费大量的人力和物力。
2.大量高质量的哲学社会科学内容资源的价值被埋没
受传统纸质出版和相关科研成果评价指标体系的束缚，通过网络发表的学术成果还没有纳入一定的评价机制里面去，从而影响更多优秀学术成果在网络上的传播，目前哲学社会科学的教研机构只是把少量、符合出版单位选题要求的内容资源出版成为图书、期刊或电子音像出版物等，但是仍然有大量的文字、图片、音视频等内容资源被废弃或无法得到有效利用，其中第一手调查资料、珍贵的照片和音视频、原始的数据等都是不可再生的珍稀知识资源。而同时，据研究显示，世界上95%以上产品技术的情报来源于灰色文献。高校和科研机构具有大量的智力产出，其中就含有数量可观的灰色文献。
3.与国际数字化知识传播渠道难以对接
这种现象阻碍了中国学术的国际话语权和影响力的提高，而导致这种现象的原因是多方面的，包括知识成果存储、编辑和的平台建设不规范，不遵守国际技术标准，开放性不高、与其他系统无法实现不同层面的应用整合，平台设计没有适度的前瞻性、没有考虑信息技术的发展等。
内容资源数字化管理方案
1.内容资源梳理和版权商务洽谈
数字出版业务中重要的一项工作就是内容资源的积累与整合，缺乏海量内容资源的支撑，数字技术与网络技术带来的便捷性就无法实现。长期以来，出版单位一直坚持一种想法“我们有内容资源，我们有积累了十几年甚至几十年的海量内容资源”，但是，如果这些内容资源没有保存好，或者保存了但是无法再利用，或者保存好了也能再利用但是版权已经不在出版社手中了，那么内容资源再多也是无价值的。出版社做数字出版，第一项工作就是梳理清楚自己的内容资源的家底，然后对他们进行收集和保存，只有这样，日后才能整合开发利用。
2.数据加工
英国哈珀·柯林斯出版集团从2001年开始对图书进行数字化存档，成为全球第一个自行将已有图书数字化的出版公司。国内大多数出版社自主发展数字出版业务面临的最大困难之一，就是结构化的内容资源有限，无法满足数字出版对海量内容的重组和多方面应用的要求。在数据加工方面，我们需要考虑哪些资源要加工、按什么标准加工、加工成什么格式以及成本控制等问题。
第一，目标：有价值的内容资源拥有数字化文档，并不断结构化和碎片化。
第二，加工程度：依据内容资源学术价值、版权和市场需求等确定程度策略。
第三，加工方式：独立加工，外包服务，两者兼具。
第四，加工原则：模块化、可扩展、统一化、需求化和互操作。
第五，加工之前的准备：正确性和完备性检查。
第六，元数据：数据梳理及其形式限定。
元数据（Metadata）是美国著名的电子文件专家戴维·比尔曼首先引进电子文件研究领域的，最初的定义是“关于数据的数据”。元数据的使用首先要确定描述什么，另外根据使用的用途和应用环境不同，所需要的数字资源的元数据也不尽相同。元数据所指的对象可以分为三层：单体元数据，元数据组和元数据系统。不同的元数据方案之间如果需要进行信息互换，一般需要在不同元数据方案之间建立映射关系来实现互操作，例如：人们在图书馆领域建立了MARC数据与Dc（都柏林核心元数据元素集）的映射关系，从而使利用MARC数据编目的图书馆能够与利用Dc编目的图书馆之间能实现信息的共享和交换。
“内容、受众、运营”是哲学社会科学专业社元数据梳理工作的主要出发点，具体工作计划是：数据梳理方面，要依据内容资源种类，综合考虑内容本身学科知识属性、受众的需求和今后被使用的情况等，在都柏林核心元数据（Dublin Core Metadata）的框架下，参照Docbook等已有的字段和规范，遵从DTD或Schema的元素定义标准规范。同时，考虑到今后内容资源的电子商务交易，也需要参照国际上的在线信息交换标准（Onix），国内与之对应的是“中国出版物在线信息交换（CNONIX）图书产品信息格式”。专业社要充分依靠传统编辑和数字内容编辑，通过至少两个月的集中讨论、分析和汇总，拟定两三套元数据及其结构的规范。可以通过七个方面对元素进行定义：标签、名称、定义、必备性、可重复性、注释和示例。此外，语种引用标准、时间引用标准等可参照ISO的相关标准文件。
3.内容资源数字化管理平台
