电子合同档案管理
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇电子合同档案管理范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
电子合同档案管理范文第1篇
结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
2 电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
2.1 归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。
3 ?子档案与传统纸质档案之间的联系
电子档案与传统纸质档案之间的联系表现在：（1）二者本质上都是档案，在档案的一般性能方面具有共性，某些电子档案管理中需要参考传统纸质档案信息；（2）电子档案是对传统纸质档案的继承，相比纸质档案管理工作效率更高， 某些业务中也需要交叉使用电子档案与纸质档案；（3）电子档案的发展与传统纸质档案密切相关，丰富了档案管理方式，保持了档案管理工作高效性。
电子合同档案管理范文第2篇
一、医院合同档案管理工作中存在的问题
对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善：由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高：随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高：目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整，合同档案利用率低：在漫长的发展过程中，医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，合同档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成合同档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院合同档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使合同档案利用率非常低，失去存在的真正价值。
二、医院合同档案管理工作创新的策略
创新管理意识，提高服务质量：在制定合同档案管理工作考核标准的同时，提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而提高服务质量。在实践过程中，将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，还要加强对合同档案管理工作人员的监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制，提升管理水平：在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的合同档案管理制度，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来，确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作，共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍，提高整体素质：医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。首先，必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养，提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院合同档案管理不断创新，促进医院长远发展。创新管理模式，提高信息化程度：信息技术在医院合同档案管理工作中的应用，对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院合同档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低了合同档案管理工作人员的工作量，使合同档案资料变得更加准确和完整，有效避免了手工管理方式出现的各种错误，大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。
作者:金银善 单位:延边大学附属医院
电子合同档案管理范文第3篇
关键词：建设项目；工程监理；合同管理
工程施工承包合同是施工承包方和业主两方在一定时间内为完成某项工程任务进行签订的契约。工程施工合同管理则是指业主委托监理方对工程施工承包合同进行的管理，工程监理师利用施工承包方和业主二者之间依法签订的合同为准则，使得工程质量得以保证。并且在规定的时间内利用比较低的成本费用达到工程项目建设的目标，同时应用公平、科学、合理的原则处理双方权利和责任之间的关系，对施工项目进行有效管理。这也是施工合同管理的基本内容的体现。
一、简述合同管理于工程监理的重要性
（一）合同具有较强的法力约束效力
工程监理是施工管理中的重要环节，建设单位的业主或者建设单位通过招标的方式对施工单位进行择优录取，将项目管理工作交予其监管。工程承包合同和监理委托合同是监理工程师进行监理工作的依据。委托是一种契约关系，委托是以契约形式存在的一种双方之间的合作关系，而工程监理的管理是以管理性的政府监理经济法律和委托过程中的社会监理经济法律的综合。工程承包合同以国家经济合同法作为法律依据。监理工作的依据是委托双方签订的合同，合同一旦具有法力效力就可以说监理工作受到法律的保护。从以上论断可以看出，合同管理在监理工作中的重要地位。
（二）加强合同管理有助于监理目标的实现
建立目标控制一方面在于采取科学有效的方法和手段，另一方面主要是取决于合同管理和控制的好坏与否。项目施工的行为和过程要满足合同的要求，一方面建设行为要合乎合同规范，施工建设过程要得到监理工程师的肯定，另一方面工程建设效果也要让业主满意。因此，加强合同管理有助于建立目标实现。
（三）加强费用控制是做好监理工作的有效手段
费用控制时间里工作中四大控制内容的核心，也是进行进度控制与质量控制的有效手段。费用、进度、质量控制目标的制定是经过合同形式确定的。因此，合同管理在整个监理工作中是最基本的工作也是重要的手段。监理工程师在项目施工中进行的监理工作其实质上也就是合同管理工作。建立行业在建设市场中作为主体之间参与到建设工程的管理环节中，要想做好监理工作，除了要协调好工程进度、工程质量、以及项目投资外，还要让所有参与工程建设管理的监理人员切实认识到合同管理的重要性。这样才能让建设施工更好、更快的达到预期的建设目标。
二、监理工作中合同管理的内容
合同履行管理和合同文档资料管理都属于合同管理的具体内容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工过程中，依据合同上所列出的条款规定，对工程建设项目双方的建设行为及过程实行科学有效地控制监督，确保合同得以顺利执行。合同文档资料管理又称为合同档案管理，从属于建立档案管理的一环节。其中包括合同管理、与合同有关的文件、函件、电子信息资料、传真资料、电子邮件、电子数据、各种证明、影像资料、工程纪实和图纸的分析和使用的系统管理工作。
合同档案是工程技术档案的重要组成部分，也是证实合同是否的有效法律证据，这进一步说明合同档案管理的重要性。监理工程师主要在施工阶段进行合同管理工作。合同管理的主要内容主要有以下几个方面：（1）建设工程项目分开承包管理；（2）工程施工变更管理；（3）工程延期管理；（4）合同赔偿管理；（5）协调合同纠纷；（6）管理合同支付；（7）合同档案管理；（8）管理工程各项保险。
三、监理工作中合同管理的措施
（一）管理好合同事件
基于施工合同的履行时根据所有合同事件的处理完结而完成的，因此，监理工程师可以对施工方在编制工程计划的时候提出要按照分项工程来进行合同事件表的制定，实行责任落实到位，工作安排恰当，以便更好的进行合同管理工作。同时监理工程师也必须按照合同事件表实施对合同事务的监督控制和处理。对于正常的一般的合同时间只要做好统计，而存在违约行为的合同事件或者是涉及到工程变更的事件就要严格按照合同条例进行处理。
（二）合同履行的信息管理
合同履行情况的好坏与否要由信息来证实，也就是说要靠客观数据来证明，而不是主观的判断或者概述。文档资料是否全面和可靠很大程度上影响到管理工作的好坏。一个良好的工程监理系统首先都有一个良好的信息管理系统，而且进行信息化方式进行管理。在信息管理系统中要充分做好合同管理子系统与其他各项信息系统之间的相互沟通和联系工作，各子系统输入输出的信息构成合同管理系统的信息结构。比如各项工程的开工时间、工程完成日期、工程质量检测、费用结算、施工安全数据记录等按照工程进度、工程质量、工程造价分别输入并与计划值进行比较，合同事件履行的情况便可一目了然。
（三）合同文件的管理和整理
合同文件作为工程档案资料的重要部分，它与工程中大多数的原始合同都有不同之处。在工程建设过程中会发生很大的变化，有的甚至面目全非。而档案资料仅是原始合同，其作用也就明显了。笔者认为要做好合同管理工作，施工建设工程完结之后要对合同文本进行最后整理，以便日后查证需要。为了减少合同文件管理的工作量，施工单位应该采用计算机信息技术管理方式，在原始合同输入之后可以不断的更新内容，而最终文本也伴随着更新内容的输入自然完成。
电子合同档案管理范文第4篇
关键词：国土资源；电子档案；管理；智能化
中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1
0 引言
近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。
1 电子档案管理的特点和现状
电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。
2 国土资源电子档案管理智能化趋势
2.1 电子档案信息存储的智能化
电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。
2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化
电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。
2.3 国土资源电子档案应用的智能化
电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。
参考文献
[1] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）.
[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.
[3] 陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011（6）.
[4] 沈江胜.关于电子商务档案管理的两个问题[J].黑龙江史志，2012（12）.
电子合同档案管理范文第5篇
关键词:建设项目;工程监理;合同管理;监理工程师
中图分类号:TU712 文献标识码:A 文章编号:1009-2374(2010)09-0134-02
通过实行建设监理制度,我国建设工程的管理体制开始向社会化、专业化、规范化的先进管理模式转变。这种管理模式,在项目法人与承包商之间引入了建设监理单位作为中介服务的第三方,进而在项目法人与承包商、项目法人与监理单位之间形成了以经济合同为纽带,以提高工程质量和建设水平为目的的相互制约、相互协作、相互促进的一种新的建设项目管理运行机制。这种机制为提高建设工程的质量、节约建筑工程的投资、缩短建筑工程的工期创造了有利条件。根据笔者在多年在监理工作的体会拟谈谈建筑工程项目中工程监理工作的合同管理。
一、合同管理在工程监理中的重要性
(一)合同具有法律约束力
工程监理是监理单位受建设单位业主委托或者由建设单位通过招标竞争方式择优委托监理单位,承担其项目管理工作。监理工程师的监理依据是监理委托合同和工程承包合同。委托是一种契约关系工程监理是管理性的经济法律关系政府监理和委托协作性的经济法律关系社会监理的集合,工程承包合同的法律依据是中华人民共和国经济合同法。
监理工作的依据是合同,合同具有法律的约束力即可以说监理工作受到法律保护来自于合同,因此仅仅从这一点就足以说明合同管理在监理工作中的地位是至关重要的。
(二)加强合同管理有助于监理目标的实现
监理目标控制除了采取科学的和有效的方法和手段外,主要是取决于合同控制或管理好坏。满足合同要求的行为和过程是可行的,既满足合同要求的建设行为及施工过程是令监理工程师满意的,达到这样要求的监理工作又是令业主满意的,因此是理想的。合同管理与监理目标控制关系如图1所示:
(三)合同管理是监理工作的基础
在整个监理工作中费用控制是四项控制中的核心,是施行进度控制与质量控制的基本手段。而费用进度质量控制的目标值是事先经合同形式约定的。所以合同管理应该是整个监理工作的基础,监理工程师所进行的管理工作实质上就是合同管理工作。无论是进行质量监督还是费用支付或是进度控制都要依据施工承包合同办事,只有依照合同处理问题才能保证合同各方全面履行合同。因此从充分发挥监理的功能来说做好合同管理在监理施工过程中也是非常重要的。
监理行业作为市场主体直接参与建设工程管理,在整个建设项目的施工阶段要想把进度、质量、投资搞好和协调好各方关系,就必须要求所有参与建设项目管理的监理人员真正认识到合同管理在工程监理工作中的地位。
二、监理工作中合同管理的内容
合同管理的内容分为合同履约管理和合同文档管理。
合同履约管理亦称合同控制,就是根据合同条款的规定,工程施工过程中,对当事人的双方的建设行为和工程建设的过程进行有效的控制和监督,保证合同顺利执行。
合同文档管理亦称为合同档案管理,属监理档案管理的一部分,是对包括合同在内的,以及合同有关的文件、信函、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件,各种记录、证明、录像、照片、纪要、报告、图纸以及说明等进行的归类、编码、整理、存放、保管、检索、分析和使用等系统管理工作。合同档案是工程技术档案的组成部分,是合同履行的真实记录和有效的法律证据,因此,合同档案管理非常重要。
监理工程师的合同管理工作主要在施工阶段。在此阶段中,合同管理的主要工作如下:(1)工程分包管理;(2)工程变更管理;(3)工程延期管理;(4)合同索赔管理;(5)合同纠纷的协调;(6)合同支付管理;(7)合同档案管理;(8)工程保险管理。
三、监理工作中合同管理的做法
由于我国国情和文化背景所致,许多情况下在合同谈判要约条件时比较重视,一旦合同签订后的执行过程中就重视程度不够,甚至将合同搁置一边;投标单位在思维逻辑上也存在较大落差,认为反正工程已拿到手,把任务完成即可。这种认识在承包人和监理人员中普遍存在,从而导致人们在工程管理中合同约束概念淡薄。为解决这个问题,监理单位接到中标通知后应及时组织派驻现场的监理工程师全面认真地阅读熟悉甲、乙双方和监理的招投标文件,全面掌握施工合同和监理合同内容。
从工程实践中看,要想在建设项目过程中把握监理工作的主动权,做到办事有根、表态有据,监理工程师应从始至终抓住合同这个牛鼻子不放,才能处于主动地位。目前许多工程不注重合同条款,盲目地干,直到竣工后对方按合同约定算帐时方如梦初醒,导致相互扯皮,给工程投入使用和投资控制带来不利影响,甚至诉诸法庭,这种教训实在太多太深刻了,施工各方应引以为戒。
(一)公平公正履行合同
“守法、诚信、公正、科学”是施工监理工作的基本准则。根据《建设工程监理规程》“监理单位是建设单位在施工现场唯一的管理者”的规定,监理单位派驻现场的监理工程师既代表监理单位在现场履行合同约定的责任、权力和义务,也代表甲方监控施工合同条款和招投标文件的落实。那么,如何履行好责任、权利和义务,就是要坚持公平公正地处理有违合同条款的各种矛盾。
现在建筑市场存在着诸多矛盾点,有相当一部分是由社会条件和商的选择等问题。这些都是当前建筑市场中建设单位司空见惯的违约现象。针对这些行为,监理工程师应当在监理合同约定条件范围内,以积极公正的态度加以处理,做到主动预控,及时书面提示建设单位防止违约,化解风险,一旦发生应及时召开专题会协调解决产生的矛盾。对产生的利益纠纷应明确责任,合理解决。一时解决不了的应各方书面备忘,待时机成熟再行公正处理。
一般来讲,在建筑市场的竞争中尤其在合同履行过程中,承包人总是处于弱势地位,鉴于此,作为建设工程施工监理单位及其委派的监理工程师更应有根据地维护合同和招投标文件要约条件,正视矛盾、运用不同的合理手段和措施适时处理,做到不积压矛盾;既代表建设单位利益,又维护承包人的合法权益。
(二)实事求是 科学管理
建筑工程产品与其他工业产品的最显著区别在于体量大、生产周期长和采用的产成品构配件上千上万种。在长时间的建设过程中,各参建方都可能在履行合同过程中有违约事件的发生。那么,要使各方做到在合同约定范围内规范性合作,就应在履行合同过程中坚持实事求是。
首先建设工程参建各方在合同履约过程中应不断地进行目标一致性的协调。在协调问题上,施工监理工程师应当主动牵头进行组织。只有经常协调过程中发生或预测将要发生的违约风险点,本着风险共担、同舟共济的原则,及时化解或消除风险,才能大大降低合同管理中发生的违约现象。
坚持实事求是,就要求合同主体各方应敢于承担责任。建设单位不能一谈到有关自身工作不到位或者社会条件制约因素导致违约责任就如临大敌,视承包人在推卸责任和转嫁风险,甚至一提违约索赔就大为恼火,认为是有悖常理的不规范行为。笔者认为,具有真正市场经济头脑的建设单位应该正视和承认违约责任,将之看作是甲方与承包人在工程施工管理过程中的一种很正常的经常性经济活动,是工程建设的重要组成部分,应以积极合作的姿态来对待。
坚持实事求是,就是要求承包人加强合同管理,严肃认真地履行施工合同和抓好分包合同和采购加工定货合同的落实。建设工程承包人绝对不应当从中谋取不正当利益,要自觉地用合同约定去约束企业的施工行为,完成合同要求的任务。依据《经济合同法》的原则,履约双方的权利义务是平等的。对于任何一方的违约行为,应是在履约双方之间进行的,如果不执行合同合约而给对方造成损失时,双方有依据合同约定提出合理的索赔要求的权利,要敢于依约据实提出索赔要求。
工程实践中往往会发生建设单位向承包人提出工期和质量问题的质疑,承包人往往会提出许多无证据的理由来回避自身的责任。针对这种矛盾,监理工程师应在监控承包人和建设单位履约过程中,切实加强数据证据和资料的收集整理,用确凿的数据证据来说服各方并做出合理准确的判断。
在施工过程中要切实做到收集各方违约资料,力求完整,手续齐全,及时准确。监理工程师要既有既成事实,又有责任归属证据,同时还要有判断违约的资料和数据。
在处理承包人向建设单位提出违约要因和索赔要求时,监理工程师应进行充分分析。首先要把握事件与合同对照是否出现费用增加或工期延长,是否会对质量和功能造成影响,排除虚拟臆造成分。同时要甄别分析费用增加和工期延长的因果关系,从而划清责任,在此基础上按合同约定的程序进行协调处理。
监理工程师在以下方面应特别给予重视:
1.向建设单位索要完整的建设工程招投标文件。
2.收集合同变更文件或补充协议,要求承包人和建设单位提供完整的分包合同、采购合同。监理工程师应主动及时收集官方的物价指数和国家法律法规及行政行规章等。
3.收集整理各种会议纪要和往来电函。
4.收集工程照片和音像资料。
5.收集工程进度计划包括被监理批准的施工组织设计或施工方案。
6.积累工程计量和结算资料。
7.整理工程检验资料和各种试验数据。
8.收集设计变更和工程洽商,整理好工程图纸及其他设计文件,做好监理日志。
四、结语
