文书档案的管理
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文书档案的管理范文第1篇
1.1 工作水平有待提升
工作水平有待提升主要是指档案管理人员的工作水平有待提升。众所周知对事业单位的管理工作来说文书档案是其非常重要的一部分，并且可能够对于事业单位的发展和决策的制定起到决定性作用，但是在这一过程中需要注意的是，由于事业单位的档案管理工作不受重视并且人员以及管理方法存在问题，从而使得事业单位文书档案管理工作受到了非常大的制约。除此之外，工作水平有待提升还体现在事业单位文书档案规范化管理教育知识结构越来越落后，并且培训工作也无法跟上工作的实际进度，这导致了文书档案管理无法得到进一步的有效提升。
1.2 重视程度不够
重视程度不够是导致事业单位文书档案管理工作难以进步的重要因素。一般来说在文书档案管理中其最为重要的环节是分类和归档工作。但是随着我国现代化技术的持续发展，不同种类的文件给文书档案管理带来了非常大的挑战。除此之外，重视程度不够还体现在了部分事业单位的档案管理工作无法将文书档案管理的功效发挥出来，也无法使其成为事业单位发展的重要工具。即事业单位无法从思想上提高对文书档案管理工作的认识，与此同时也无法在人员和配置等各个方面加大管理力度。另外，重视程度不够还体现在部分事业单位的档案管理工作并没有结合现代化科学手段，因此无法帮助文书档案管理更加科学规范。
1.3 管理方式陈旧
管理方式陈旧对于事业单位文书档案管理工作的影响是非常深远的。通过对于事业单位文书档案管理的现状进行分析和总结后我们可以发现，当前文书档案管理工作主要存在管理方式陈旧、管理工作不能够引起上级领导重视以及工作人员知识、思想均非常落后，跟不上单位发展所需等方面的问题。除此之外，管理方式陈旧还体现在事业单位档案管理工作由于无法引起上级领导的重视，导致了其整体的管理模式较为落后，不少事业档案管理的工作人员均是一些兼职人员或关系人员。无法提供更加科学的资料管理。以前笔者单位领导对文书档案人员重视程度不够，觉得文书档案工作无关紧要，笔者曾经多次与相关公司沟通试图建立一个档案系统，但需要资金投入，很难得到领导的支持。文书类的相关资料没有专业的人员及系统管理，兼职人员也没有出去学习档案管理的机会，靠自己的摸索去完成文书类的整理，使得文书档案工作不够科学化、规范化。
2 新形势下事业单位文书档案管理工作对策
2.1 坚持以人为本理念
坚持以人为本理念是新形势下事业单位文书档案管理工作的基础和前提。随着国家的进步，“以人为本”的理念被推行到各行各业中，事业单位自身也应当注重充分发挥“以人为本”的理念，并且加大对于事业单位档案管理人员的重视力度。除此之外，在坚持以人为本理念的过程中事业单位还应当认识到，文书档案管理工作在一线岗位中的重要作用，并且增加与管理人员的沟通交流，从而能够更多了解管理人员的职业规划和心理情绪。另外，在坚持以人为本理念的过程中事业单位应当注重促使文书档案管理工作受到各科室以及更多领导的认可并且能够在工作中积极配合文书档案管理工作，使管理工作质量得到有效提升同时促使管理人员获得更高的成就感和归属感。
2.2 应用现代化技术
应用结合现代化技术对于新形势下事业单位文书档案管理工作的重要性是不言而喻的。在结合现代化技术的过程中，事业单位的文书档案管理应当结合现代化管理手段，并且注重增强文书档案管理工作的效率和准确性，从而能够构建起新型管理模式同时使管理工作逐渐走向数字化、一体化。除此之外，在结合现代化技术的过程中，事业单位档案管理的进行还应当能够为决策者提供更加科学化的信息资料。并且通过信息化、现代化管理模式将各项工作均统一管理，从而能够在此基础上促进新形势下事业单位文书档案管理工作水平的有效提升。
2.3 优化人员配置
优化人员配置是新形势下事业单位文书档案管理工作的核心内容之一。在优化人员配置的过程中，事业单位应当注重加大人员配置，并且提升管理质量提高管理人员素质。与此同时，健全管理工作激励体制。除此之外，在优化人员配置的过程中，事业单位应当注重合理的激励能够激发人潜在的动力，这对于提高档案管理的工作质量和队伍素质有至关重要的作用。另外，在优化人员配置的过程中事业单位应当注重进一步完善激励机制，并且按照有关制度严格落实，从而能够在此基础上促进新形势下事业单位文书档案管理工作效率的持续提升。
2.4 完善管理制度
完善管理制度是新形势下事业单位文书档案管理工作的重中之重。在完善管理制度的过程中，事业单位还应当注重形成对等的惩罚制度，从而能够使管理人员在获得激励的同时能够更加明确自己的职责。除此之外，在完善管理制度的过程中，为了能够使工作责任感更强并且可以确保管理工作的有序进行，事业单位在完善建立管理机制时，应当充分考虑到管理人员的个人人格和发展等方面的追求，把文书档案管理各方面均纳入到考核评定指标中。另外，在完善管理制度的过程中，事业单位应当注重针对业绩较为突出、工作能力较强等管理人员，给予其优秀的晋升机会并通过物质和精神双重鼓励的方法，使档案管理人员以更加积极的态度面对工作，并且能够以更高的责任感不断提高管理质量。
文书档案的管理范文第2篇
关键词：文书档案 档案管理 创新 信息技术
引言
文书档案作为企业档案资源体系中的重要组成部分，其中记载着企业多项历史工作信息，能够间接反映出单位各级领导决策问题、组织问题、企业建设情况等问题，为后续企业工作提供有力的依据，同时，文书档案中也记录了企业发展所取得的成果，是企业非常宝贵的历史资源。随着信息技术不断发展，当今信息技术已经融入到社会的各个角落，信息技术能够切实提高企业管理质量与运作效率，因此，现代化管理模式对传统的文书档案管理提出了更高要求。近些年来，随着企业内部管理水平、发展水平不断提高，对文书档案管理要求也越来越高，系统、效率、准确的管理模式已经成为当今文书档案管理的必然要求。
一、当今文书档案管理中所存在的问题
（一）文书档案管理不够规范
随着企业不断发展，在长期发展中势必会不断堆积文书档案。这也直接的加大了文书档案管理难度，造成一系列的不规范想象，主要变现在：档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范、组卷不规范等。这一系列不规范现象从实质上分析就是企业高管的不重视，使得文书档案管理没有形成一个规范的规章制度与管理制度，进而造成文书档案管理出现问题。
（二）文书档案检索效率不高
当今企业文书检索的形式主要分为计算机检索和人工检索两种，其中，人工检索占据主体地位。虽然，企业文书档案管理人员在提高检索效率方面做出很多努力，编制诸多检索工具，但在企业文书档案逐渐增多的情况下，使得人工检索效率止步不前。其主要因素在于管理人员在管理档案时，过重在意检索效率与内容，而往往忽略了检索质量。这不仅在质量上无法保障，检索效率也没有切实提高。
（三）文书档案管理人员专业素质层面
现如今，很多企业的文书档案管理人员虽处于平稳发展阶段，也有些管理人员在企业工作了诸多念头，已经形成了自身独有的管理理念，而这种理念是非常难以转变的，使得管理人员的专业能力、文化水平无法适应现代化文书档案管理需求。信息技术作为21世纪的标志性技术，实现现代化、自动化、信息化、电子化管理已经成为必然趋势，但一些资历较老的管理人员甚至连计算机都不会使用，对一些现代化专业知识也不够了解，使得企业文书档案现代化管理建设进程缓慢。而企业工作人员往往都是“术业有专攻”，能够满足现代化档案管理研究与开发的人才非常局限，严重影响企业文书档案管理创新进程，无法提高文书档案管理质量与管理效率。
二、文书档案管理创新的有效渠道
（一）强化制度建设，加强执行力度
首先，想要实现文书档案管理创新必须要加强文书档案管理制度的创新，进一步规范原有的规章制度。想要保障管理制度的有效性，制度创新必须要建立在企业实际运营情况的基础上，要剔除一些不符合现代化需求的管理制度，并采用现代化管理制度进行填充，打造全新的文书档案管理体制。总之，企业要建立文书档案管理系统的标准化建设，对企业文书档案管理中的内容、要求、形式作为明确的统一规定。其次，要落实文书档案管理责任制，为文书档案管理创新提供坚实的保障。为了保障文书档案管理能够适应现代化发展需求，企业必须要针对电子化档案建立一套标准的规章制度，将电子化档案制度与原有制度相结合，保障文书档案制度的完整性。最后，待到企业建立健全文书档案管理规章制度之后，必须要加强执行力度，落实相应的管理责任，并且定期对规章制度的落实情况进行审查，并组织文书档案管理力量，对文书档案体系制度内容进行修、补充、筛选，保障档案管理体系制度的时效性，充分发挥文书档案管理体系制度的积极作用。
（二）创新工作机制
企业文书档案管理必须要适应现代化社会发展步伐，创新相应的档案管理工作机制。笔者认为，企业必须要建立健全以下几点：①自我营销机制。该种管理机制主要是根据企业阶段安排和总体要求作为出发点，大力宣传文书档案管理的重要性与积极作用，并提出文书档案管理中心任务及提出档案管理要求，为后续档案管理奠定坚实的基础。②主动参与机制。让文书档案管理工作能够参与到单位中心或重大活动中去，加强文书档案管理质量，充分体现出文书档案对企业发展的积极作用。③互动协调机制。加强文书档案管理的参与力度和宣传力度，与有关部门在档案方面达成共识，构建一套系统的管理路线，并且文书档案管理工作中，做好监督、指导、服务等职责，加强文书档案管理与各个部门之间的联系，提高企业各个部门之间的协调性。
（三）构建文书档案管理队伍，提高管理人员的工作质量
待到企业现代化文书档案管理机制构建完成之后，要进一步加强企业文书档案管理的人才队伍建设工作，让档案管理人才来实施档案管理工作。第一，单位要认真挑选档案管理人才，在面向社会招聘人才时，必须要保障应聘人员的知识基础与文化层次，同时也应考虑应聘人员的专业和计算机能力。第二，加强企业内部人才培养，定期展开有层次、有计划、有重点的现代化档案管理培训工作，加强行业内部文书档案管理业务交流，提高企业档案管理人员的道德修养与业务修养，加强档案管理人员对文书档案管理工作的认识，提高档案管理人员的重视程度。第三，企业要建立“能者居上”的岗位竞争制度，即公平、公正、公开的保障档案管理职位的竞争制度，为了工作人员的职位晋升、评定、福利待遇等方面的上升空间奠定基础。第四，加强危机意识教育，构建一套考核体系，明确考核标准，进而激发档案管理人员的创造性与积极性，提高文书档案管理的工作效率。
（四）加强技术创新，提高服务质量
想要实现文书档案管理的工作创新，企业首先要淞⑾执化档案管理理念，无论是在日常文书档案工作中还是档案信息交流过程中，都必须要充分利用现代化手段作为媒介，即借助信息技术、计算机技术来管理文书档案，提高档案管理质量与效率。基于此，企业想要不断满足现代化文书档案管理的发展需求，就必须要不断开展创新技术活动，构建一套符合企业自身发展的电子档案管理系统，并将该系统融入到企业系统中。要求企业将档案管理信息化建设归纳到企业总体规划中，制定出相应的规划细节，例如档案信息收集、检索、整理、利用等各个环节，实现企业各部门间的信息流共享，提高文书档案管理的服务质量。
（五）保障细节功能能够做到位
文书档案管理工作的细节工作非常多，因此，想要加强文书档案管理的服务质量，做好细节工作是必不可少的，需要档案管理人员做到以下几点：①制定相应的规章制度，要求档案管理人员你必须要严格尊重规章条例。②加强具有机密性文档的管理工作，要求档案管理人员必须要将文书档案进行整合、划分、筛选，将档案划分多个层次，以备不时之需。③企业文书档案必须要按照规章流程进行记录，避免因人为因素致使档案信息不全或遗漏。④加强文书档案存档工作，无论是纸面档案还是电子档案，在归档之前必须要再次检查，并且电子档案要在录入电脑之后，要进行信息核对，从而确保文书档案的完整性、真实性、精准性。
（六）加强管理人员的创新意识
创新意识是创新模式的基础与前提，文书档案管理要一改传统文书档案管理弊端，提高文书档案管理的积极作用，让档案管理工作能够成为企业的创造者与先行者。由于信息技术的开形式注定了档案管理的显性化需求，因此，文书档案管理应朝向开放性发展。在符合保密规定的前提下，档案管理部门可定期将档案专题、目录、特定成果在公共媒体上公布，为客户查考、选择提供便利，让用户能够感受到档案的用处，加强档案信息的积极作用。
三、结束语
文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。文书档案管理质量会直接影响档案信息的完整性、可靠性，是企业展开一系列经营活动的重要参考依据，不容忽视。例如企业经济建设、社会发展都需要借鉴文书档案内容。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。
参考文献：
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[3]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）.：22-23.
文书档案的管理范文第3篇
文书档案是文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动。文书信息作为一种资源，越来越被人们所重视，随着社会的进步与网络技术的发展，也带动文书档案信息服务内容与方式的变化。文档管理开始面临着许多有待解决的问题。根据文书档案其工作特点以及环境的因素，只有采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，才能保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求。
1.文书档案科学化管理方式
1.1重视文书档案信息服务观念的创新
由于档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重打冷战，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，强化档案信息开发与利用服务。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，要根据档案信息利用服务的现状，分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。
1.2文档一体化
长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离，由于作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运，使文书档案得到科学处理和有效控制。
1.3掌握现代化管理技能，利用现代化技术整理档案
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作等操作过程均由计算机进行处理。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。又可发挥计算机管理优势，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。
1.4对档案管理工作者的要求
我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能和高尚的职业道德修养，从而确保文书档案的准确性。对档案管理工作者的要求有以下两点：一是对档案工作者加强职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性。二是加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性。
2.文书档案科学管理的优点
2.1作业效率大幅度提高
文书档案实施科学化管理后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
2.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，部分单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
2.3电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，纸张的文书档案耐久性取决于纤维素的性质，在一定的条件下容易受到破坏，如档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如小容量的U盘大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
2.4提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
文书档案的管理范文第4篇
1 文书档案保密管理的原则和内容
文书档案管理是企业信息化建设的重要部分，对各项业务决策起到支撑作用。文书档案具有稳定的传承性，为企业可持续性发展和自主创新提供可靠的数据来源，是推动电力企业发展的重要资源与企业实现商业管理的有效途径。一些重要的文书档案承载了企业的核心价值，对企业发展起到决定性作用，因其特殊性而需按照涉密级别进行管理，因此，做好电力企业文书档案的保密管理工作至关重要。为适应电力市场发展和信息化潮流，规范电力企业文书档案的保密管理机制已成为一种必然的现实需求。
1.1 文书档案保密管理要坚持全过程控制原则
对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，是要从文书档案形成的全过程考虑，包括定密、印文、收发文、登记、投送、借文、归档与销毁等环节，都要进行管控，确保档案管理的安全、规范。
1.2 文书档案保密管理要坚持分级管理原则
电力企业以安全稳定作为企业发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，严格划分保密等级，该保密的坚持保密化原则，将保密责任制落实到人，确保档案安全;该放开的部分要放开，使其获得最大化地推广利用，实现其社会价值。
1.3 文书档案保密管理要坚持标准化原则
既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循电力系统内相关管理制度，实施统一的标准，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值，促进机要文书档案管理扎实有序开展。
2 文书档案保密管理存在的问题
随着电力体制改革和企业结构调整的不断深入，企业档案工作者积极开展工作，取得了一定的成绩，同时还存在一些问题。
2.1 文书档案保密管理制度建设不到位
一些电力企业档案意识淡薄，既缺乏对文书档案保密管理原则、方式的制度性顶层设计，又没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管、统计等环节的细化方案，缺乏健全的业务流程，文档保密工作规范化程度低。
2.2 文书档案保密管理信息化建设滞后
纸质方式查阅档案资料能够看到整卷档案内容，不符合文档管理的保密要求[1]，具备完整防御能力的信息化建设和系统管理，有利于文档资料的保密管理，然而在电力企业的应用中，存在信息化建设滞后问题，缺乏具体的制度标准与完善的档案数字化设施，文书档案的信息化管理不能很好地发挥作用。
2.3 管理人员队伍建设亟待加强
企业档案管理人员队伍不稳定，管理人员存在经常变更或缺位情况，一些管理人员身兼数职，根本没有时间学习档案业务知识，无法适应现代电力企业制度下档案管理工作发展的需要[2]，造成文书档案资料的准确性偏低;档案人员的专业素质不高，职业道德教育不足，缺乏专门的高素质管理人才，严重制约了电力企业文书档案管理工作的发展。
2.4 各部门对档案管理工作的配合不够
各部门对档案管理工作的配合不够，例如在工程档案方面，建设部门、技经部门以及资料管理等部门之间缺乏一定的协调度，模糊了文书档案的保管权限，建设部门的职责在于提供工程施工管理相关资料，技经部门的职责在于提供工程施工工作量、造价等相关的档案资料，而资料管理部门应该与各部门之间保持及时准确的信息沟通，从而有效整合相关资料，在使用和归档过程中，避免造成一些保密资料因得不到及时归档保存而遗失，制约档案管理水平的提高。
2.5 文书档案的开发力度不足
文书档案的保密管理并不意味着将涉密资料束之高阁，相反，具有较高的开发价值和传承意义，形成宝贵的资料库。电力企业在管理中存在重管理、轻利用的误区，在进行经营管理决策时，缺乏对文档资料的分析开发，造成损失。
3 如何改进电力企业文书档案管理
3.1 健全文书档案保密管理工作机制
根据国家电网公司档案管理办法，结合单位实际情况，健全档案工作机制，明确原则和管理方式，完善收集、鉴定、整理、保管、统计等各环节的工作要求。规定文书档案的收集、编制的范围，界定文件形成、归档职责，确保涉密档案保证文书档案归档率、完整性和准确性，为管理人员做好文书档案保密管理工作做出指导。
3.2 优化文书档案保密管理业务流程
文书档案的保密管理涉及收发、登记、送批、传阅、归档、销毁等工作环节，工作程序性强，在保密管理制度中，各单位应制定工作标准化程序，形成操作性强的工作规范，细化各项目标任务，为岗位人员提出指导，以便严格按照标准化管理的要求，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，实现档案管理各个环节的科学化、规范化。
3.3 强化文书档案的信息化管理
档案信息化是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，在制度范围内实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程[3]。根据文书档案管理的要求，加强研究，加大科技投入，引进文书档案接收、保管、利用的技术方法，对各种不同类型载体的档案（纸质、录音、录像等）进行数字化处理和转换;严格按照制度规定，制定信息化档案管理办法，明确档案级别，形成数据化档案;必须做到档案管理软件的慎重选择、推广，提高保密防范能力和技术水平，加快推进信息系统防护体系建设，既确保推广性，又保证保密管理的安全性。
3.4 加强管理人员队伍建设
加强教育培训，提升业务能力，是做好档案工作的根本保证。一方面，从人才引进的角度，甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量;另一方面，从人员培训的角度，组织岗位人员参加国家档案局等专业机构的理论业务知识培训，坚持把文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容，提升业务能力，做好对重点人员的资格审查，形成稳定的档案队伍，实现从杂业型转向专业型转变;此外，以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，开展调研，不断促进业务能力提升。
3.5 建立相关部门间的沟通联系机制
建立一个完善的责任保证体系和监督管理网络，其中档案管理部门起到中枢和主导作用，全过程参与管理，即管理坐标的原点;横向由岗位责任制来约束各部门其相关人员的行为，保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可循;纵向由相关领导牵头，协调规范各部门人员行为，确保严格按照制度规定，完善资源整合，落实文书档案保密管理工作。
3.6 深化文书档案的开发利用
文书档案的管理范文第5篇
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文书档案是办理完毕，且具有保存价值的文书。其重点在于“具有保存价值”，这就说明，有一部分的文书可以成为文书档案，而余下的那部分，就只是“文书”。这就存在文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题。企业的实际操作过程中“，有文必档”的现象普遍存在。“有文必档”带来的是人力、物力、财力和时间的浪费。将很多不需要归档的文书归为文书档案，忽视了档案的有用性。档案学理论一直强调档案是有价值、有用的文件，是留存以备查考的历史文件。企业文书档案的归档范围必须明确，必须是那部分由查考利用价值的文书。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档和不归档的范围。其中指出“上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等”不属于归档范围。此外“，本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”也属不归档范围。很多企业认为档案的齐全完整就是文件的历次修改稿都要留存，因此，在企业文书档案的整理过程中，一份文件的修改稿都放入其中。这是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活动的反映，真正有价值、促进实践活动开展的是文件的最终稿。故文书档案只归文件的最终稿即可。从文书到文书档案需要档案整理人员的鉴定，这对档案人员的素质要求是较高的。档案人员要清楚地知道文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的整理规则，认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，剔除不属于归档范围的文书，保留有价值、有参考的文书，保证文书档案“收集齐全、整理规范、安全保管、合理使用”。
2.文档一体化。
文档一体化已不是一个新的概念，很早就有人提出文档一体化，而它的实践却不尽如人意，往往是文书工作和文书档案工作脱节。在企业的文书档案管理中，文档一体化能起到简化流程、提高效率的作用，文档一体化的呼唤应该更加强烈。在文件生命周期理论中，文件从其形成到最终销毁都叫文件，无论是现行文件、半现行文件还是非现行文件。文件所呈现的价值有第一价值和第二价值之分，由于大多数企业档案不进馆，企业的文书档案就保存在企业的档案室，因此其呈现的价值就只是第一价值。一份被判定有价值的文书，其成为文书档案之后，只是在称呼、保管方式等发生了改变，最重要的是，这份文件的内容并没有改变。无论其是在文书处理处理系统还是档案系统中，它的内容始终是一样的，一样都具有价值，一样都是对本企业而言的第一价值。只是其价值的呈现方式不同而已：在文书系统中，它推动的是文件中所指活动的开展；在文书档案系统中，它的现行价值已经结束，它呈现的是为类似的活动提供参考的价值。为提高文书档案的整理效率，就要实施文书档案的“前端控制”，也就是说，把文书档案的管理要求纳入到文书处理程序中，以保证档案的齐全、完整。文书档案管理过程中，要重视档案人员对文书人员监督作用，以明确文书档案收集范围；保证文书档案及时收集、用纸规范、装订规范、原稿齐全、附件不残缺等。借此把好了文书档案的质量关，为文书档案的整理工作打下坚实的基础，减少文书档案整理中不必要的麻烦，最终促成了文书档案的有效管理。
3.电子文件和数字化文件。
计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件形成于电脑之中，是以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在文书档案的整理流程中，要求档案数字化，扫描成为工序之一。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以tif、jpg等图片格式存储于电脑之中而形成的。由于电脑是企业必不可少的办公设备，文件都是在电脑中形成，而后打印成纸质稿进行文书处理的。可见，文书档案的内容与形成于电脑之中的电子文件是没有区别，与扫描后形成的数字化文件也没有区别，那么，数字化是不是一道多余的工序呢？笔者认为，既然企业文书档案整理的最终目的是为了便于企业的查找、利用，那么，与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，当然，这需要技术上的可行性。如果这种技术是可行的，就可以省略扫描这一工序，简化企业文书档案的管理流程，提高企业文书档案的整理效率，更方便了企业文书档案的有效利用。
4.单机版软件与网络版软件。
企业文书档案管理软件有单机版和网络版之分。目前，大多数企业所使用的是单机版软件，单机版软件的优势在于可以用vfp命令来对扫描后形成的数字化文件与系统中的录入数据进行挂接。而其缺点也是显而易见的：单机版软件容错能力差，可以毫不留痕迹的将其中的数据删除；分录在几台电脑中的数据，需要用命令来合并、排序，稍有不慎，容易引起数据丢失；单机版软件虽然也有文书处理这一菜单，但企业大多还是采用自己的办公自动化系统来处理文书。经过对比分析，网络版软件具有更大的优势，尤其是在网络覆盖率高的今天，企业应该推崇使用网络版档案管理软件，以便于多人同时查阅文书档案、提高企业文书档案的利用效率。
