机关档案数字化

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机关档案数字化范文第1篇

根据国家档案局中央档案馆关于《中央国家机关向中央档案馆移交档案时间安排的通知》要求，为方便日后档案利用和档案信息资源开发，中国科学院办公厅以机关档案移交中央档案馆为契机，于2008年1月份启动了中国科学院机关档案整理与数字化项目。办公厅文档处强调项目实施要坚持“三个负责”的原则要求：一是对历史负责，保证档案资源的完整和安全，特别是加强档案的管理，落实保密要求；二是对中央档案馆负责，把项目实施与档案移交进馆结合起来，使档案资料经过整理后符合进馆标准，能够顺利移交；三是为将来的档案利用和信息资源开发负责，为档案查阅、编研等工作提供完整、准确的信息资源，包括为院史研究和院庆60周年有关宣传工作提供支撑和服务。目标是要打造精品项目，现将项目情况介绍如下：

一、在维护档案实体安全、确保档案内容的保密方面采取的措施

1、与项目承担单位签订保密协议，并要求项目承担单位与项目组的每个成员签订保密协议。

2、配备项目所需要的计算机，签封计算机USB接口，在项目工作间安装监控镜头。

3、不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训。

二、结合档案的实际情况，制定实施细则，实现项目质量管理标准化

1、档案整理方面：以国家档案局中央档案馆印发的《关于移交进馆档案质量检查办法》为标准，并多次邀请中央档案馆保管部的专家进行现场检查和指导，根据档案的实际情况，确定了档案整理的实施细则。

2、档案数字化方面：以国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》为标准，确定档案数字化以“保真”为原则，尽可能使数字化文本版式、字体、标点接近原文式样。档案数字化采用彩色JPEG格式，文字的扫描分辨率为300dpi，照片的扫描分辨率为600dpi，数据按照“年度――组织机构代码――案卷号――卷内顺序号――页号”的路径进行挂接。

三、在项目管理方面实现流程管理全程化和人员管理规范化

1、引入项目管理的理念，明确工作流程和岗位职责，设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》、《档案整理与数字化流程单》，对项目17个环节严格把关，实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理。在项目完成后将各环节的记录按照年度汇总成册，便于日后出现问题能够进行回溯性检查。

2、采取“三审制”对项目成果质量进行把关。一审：项目承担单位对项目进行自查，合格率达到100％后，再提交文档处进行检查；二审：文档处对档案实体逐卷逐件检查，对数据进行抽查，比例为70％以上；三审：中央档案馆业务指导处不定期地对项目进行抽查。

通过层层审核，确保项目质量，使档案实体整理符合进馆标准，档案数字化数据清晰准确。

3、为切实贯彻项目的相关标准，保证项目质量，文档处和中央档案馆的专家多次对项目工作人员进行业务培训。

4、通过《工作间管理制度》，对卫生值日、水杯放置、人员进出等方面提出明确规定，创造良好的工作环境。

5、文档处与项目承担单位不定期地召开会议，对项目管理、标准执行、质量等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案，每次会议均形成会议纪要。

四、项目成果

在院、厅领导的支持，中央档案馆的具体指导和项目组成员的共同努力下，完成了中国科学院机关1949～1966年5071卷档案的整理与数字化工作。

1、在档案整理方面：形成了90699条卷内目录，比原有44453条卷内目录增加了46246条，对每一年度每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计，形成《中国科学院文书档案整理记录》，并按照中央档案馆的要求形成了每年度档案的案卷目录和卷内文件目录。

在档案整理过程中，一一解决原档案分件不清、部分档案无标题或原有标题不规范、档案著录项缺失(如文号、形成时间、责任者不详等)、未翻译的外文档案题名等问题，做好档案数字化前期的基础业务工作。

2、在档案数字化方面：对549138页档案进行了扫描，其中A3幅面的档案为66270页，A4幅面的档案为479709页，形成《中国科学院文书档案数字化记录》。

机关档案数字化范文第2篇

一、学籍档案数字化管理的重要性

高中学籍档案管理是学校档案管理的重要组成部分，它是掌握学生动态、培育合格人才的重要依据，学籍档案管理也牵涉到每个学生的切身利益。面对我校3000余学生的庞大信息量，日积月累的学生档案仍然采用传统的手工操作管理模式，根本无法适应我校快节奏、高效率的发展要求。例如传统的纸质档案遇到学生信息的增加、更改甚至查询都相当麻烦，尤其我校高一下半年要进行分理分班，每年要根据学生成绩进行动态分班管理，所以每个学生每学期所在班级基本不固定，而每个学生的各种档案信息都是以班级为单位，因此要查询一个学生的学籍档案信息操作起来耗时费劲，手续复杂，同时保管也更加困难，而且会出现人为因素的管理漏洞，不能及时、准确、客观地为教育质量评价提供科学数据。要实现学籍档案管理的科学化和现代化，就必须实行网络数字化管理，这也是本溪市建设数字化档案馆的时代要求。运用先进的网络数字化管理平台，将学生的个人信息输入数据库，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，快捷地录入、统计、查询、检索、浏览学生的各类信息，突破了传统学籍管理的瓶颈，充分利用网络信息平台，使学校各部门、各处室协同管理，达到资源共享，提高工作效率，实现学籍档案利用价值最大化，更好地服务于学生个人和社会。

二、学籍档案数字化管理的有效措施

建立学籍档案校园网信息管理系统，无疑为庞大的学籍档案管理工作带来极大益处。那么，怎样才能做好学籍档案的数字化管理，保证电子学籍管理工作的准确无误，我校采取了一系列有效措施，努力实现优质、高效的电子学籍档案管理工作水平。1.学校领导高度重视，严格执行学籍管理规章制度。高中学籍档案直接关系到高校录取甚至就业与前途。我校领导高度重视学籍档案，切实加强对电子学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，安排有责任心的专职人员担任学籍档案管理工作，改善办公、管理环境，为我校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力保证。建立和健全各项规章制度，依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高中学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。2.学校各部门各司其职，准确录入学生信息。学籍档案网络信息化是一项可由多部门协作、多台计算机同时操作的系统工程。这些信息由学校各部门各司其职，共同配合完成输入。高中学籍档案贯穿了每个高中生三年学习的全部记录，平时的学生学籍档案分别由各部门独立录入并单独保管，如学籍卡、成绩卡、会考成绩等教务处负责，思想品德考核表德育处负责，健康卡医务室负责，党团关系由校党委、团委负责，所有资料信息随时录入并保存，随时按实际情况调整学生班级或年级装订成册，移交校档案室。如此管理形成了各部门的合力，避免了重复劳动，为资源共享创造了必要的条件。3.建立校园网络数字化管理平台，达到资源共享。网络数字化管理是学籍档案进入现代化的标志，实行网络化管理，可及时、准确、全面地掌握学校、班级和学生动态。有权查阅档案的人员可超越时空和机构，在任一地点、任一时间用任一联网的电脑，自如地进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息。网络数字化管理，可以轻松完成学生成绩统计。包括历次期中、期末、竞赛和会考、补考成绩。我校原来的成绩统计是通过Excel进行简单操作的，过程繁杂，耗时长久，而且很容易出现差错。如今通过校园网管理平台，由任课老师将考试成绩输入成绩管理模块后，教务员汇总，计算机便自动生成总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表，既降低了错误率，又节省了时间，极大地提高了工作效率。网络化数字化管理，教师能通过计算机快速查询到学生的各种信息，以便及时了解学生的成长过程。各种及时、准确的数据和图表，十分有利于教师们对自己的学科教学情况进行综合分析，以便对症下药，因材施教。尤其是班主任，他们能随时检索调阅学生的档案信息，如家庭住址、父母单位及其电话等，准确掌握学生的第一手资料，使自己能够游刃有余地开展工作。4.学籍档案数字化安全管理，权责分明，保护学生隐私。在实行学籍档案网络数字化管理的过程中，安全管理非常重要，必须要权限分明。高中学生学籍信息的保密程度虽然不如政府机关、及一些重要部门，但学籍信息在相对范围和一定程度上同样存在着保护学生隐私的问题。学籍信息的完整性、准确性，更不允许被肆意篡改和破坏，必须始终保持它的可用性和可控性。我校在学籍档案安全管理方面，实行权限分级管理，德育处负责设置各级权限，对各用户进行分组，授予校级领导、中层以上领导、各职能部门、班主任、任课教师以不同级别的权限，内容主要包括对各种不同类别的学生信息进行查询、新增、修改、删除等等。权限设置后，既能遏制某些人恶意涂改数据，破坏信息，又可防止用户误用，从而有效地保证学生学籍档案信息的完整、真实和安全。

三、学籍档案管理人员也要“素质”化、现代化

档案管理人员素质质量，是电子学籍档案管理科学化、现代化的关键。我校重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，使这些人熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，努力学习专业知识和技能，不断提高管理水平和业务素质。学校每年定期选派专职、兼职人员到市档案局参加学习培训，与时俱进，优化知识结构，使档案管理人员具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德、过硬的信息处理能力，较好地适应当前我市学籍档案网络数字化建设与正常运行的需求。

四、学籍档案数字化管理的重大意义

机关档案数字化范文第3篇

关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

一、档案信息时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

三、数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

四、高校档案馆网络化建设中存在的问题

1、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3、数据库建设滞后

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。

机关档案数字化范文第4篇

【关键词】数字化；档案信息；安全管理；体会

一、概述

随着国家电网公司集团化、标准化和信息化的快速推进，各单位的办公、财务、生产及工程项目等业务的信息管理系统已逐步建立和应用，其中形成的电子文件、电子归档的数量也迅速增长。琅琊山电站工程项目为安徽省“十五”期间重点能源项目，电站枢纽主要有上水库、输水系统、地下厂房、下水库和地面开关站五部分组成。电站装设四台15万千瓦的单级可逆式抽水蓄能机组，总装机容量60万千瓦。2002年12月2日正式开工，2007年9月25日四台机组全部并网发电，2009年通过国家档案局档案验收，2012年获国家优质工程银质奖。该工程从2002年开工以来，业主就对档案信息进行数字化，且信息量每年以“惊人”的速度递增，目前实现了电子档案查询利用功能。

档案信息资源是国家或企业宝贵财富和重要战略资源，只有建立在安全的基础上，才能使其价值得以真正实现，否则将会影响档案信息作用的全面、有效的发挥。强化信息安全管理是档案信息数字化顺利进行的根本保证。下面，我从安全职责、管理措施、技术措施等方面，谈谈数字化档案信息安全管理的体会。

二、建立职责明确的责任体系

加强内部管理，建立职责明确的责任体系，是确保档案信息安全的一个重要方面。据统计，我国公安部门破获的网络入侵案件中，90%以上都可以通过加强管理来避免。据美国FBI调查，75%的公司报告财务损失是由计算机系统安全问题造成的，超过50%的安全来自于公司内部。信息安全管理应按照“谁主管谁负责，谁运营谁负责”原则，实行统一领导、分级管理。单位主要负责人是本单位信息安全第一责任人。信息安全实行专业化管理、归口监督。信息工作办公室是信息安全的管理和保障部门，安全监察部是信息安全监督部门。各部门职责明确，分工到位，形成了完善的信息安全责任体系。

建立信息安全责任体系，强化员工责任意识和安全意识，可以提高制度的执行力，确保档案信息数字化的顺利进行。在琅琊山电站建设期，业主与监理、施工、设计等参建单位组建了办公自动化网络，在合同条款中对监理、施工、设计等参建单位在档案资料收集、整理、档案信息录入、信息安全等方面进行了约束。同时在电站建设和生产不同时期，成立了档案管理领导小组和信息安全领导小组，建立了由各参建单位和各部门人员参加的档案工作网，全员签订了《安全生产责任书》、《信息安全承诺书》和《员工保密承诺书》，并定期开展网络信息和保密教育培训，形成了“保障档案信息安全，人人有责”的氛围。同时，档案管理部门不断地对档案信息安全现状进行认真地分析，把档案信息安全作为档案信息部门、档案工作者各项考核的首要指标；对现有制度进行认真清理，完善数字档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，并对制度的执行情况加强督促和检查，定期进行考核，确保各项制度能够有效、正确执行；对当前电子文件和电子档案，制定电子文件和电子档案保管、保密和利用制度，加强电子文件的保管和检修鉴定；在档案信息提供利用中，认真执行国家信息安全和信息保密等规定，严格把握档案利用审查关，加强对档案信息利用的监督和管理工作。

三、采取严格有效的管理措施

数字档案信息安全包括网络系统、档案信息系统、数据、环境及人员管理的安全。要保证数字档案信息安全，必须采取严格有效的管理措施。一是要不断建立和完善档案信息安全管理制度，定期或不定期对信息安全管理制度进行检查和审定，对存在不足或需要改进的安全管理制度及时进行修订，只有这样，才能做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，才能更好地维护档案信息安全。目前，我国已建立了《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机网络国际联网管理暂行规定》等一系列信息安全方面的法规标准，这些法规为维护网络安全提供了法律依据，有力地保障了信息安全工作的顺利进行。二是要明确安全管理机构，设立系统管理员、网络管理员、安全管理员等岗位，并明确各岗位职责。应加强信息安全管理人员之间、信息只能部门和业务部门之间的合作与沟通，共同协作处理信息安全问题。三是要加强人员安全管理，关键岗位应签订保密协议，及时终止离岗员工的所有访问权限，严格外部人员访问程序。四是在运维管理方面，要严格执行信息机房管理有关规定，确保机房运行环境符合要求，严格机房出入管理。对终端计算机、系统和网络等设备实行标准化作业。强化存储介质存放、使用、维护和销毁等各项措施。对档案信息服务器系统，要详细记录日常操作、运行维护记录和修改等内容，严禁任何未经授权的操作；要及时进行软件升级更新，定期进行漏洞扫描，及时安装补丁程序。要及时升级防病毒软件和恶意代码库。五是要建立备份与恢复管理相关安全管理制度，严格控制数据备份和恢复过程，妥善保存备份记录，执行定期恢复程序。六是建立与完善应急预案，加强培训和演练，确保人力、设备、技术和财务等应急保障资源可用。七是要切实加强员工信息安全培训，提高全员信息安全意识。

我公司按照国家信息安全法律法规和上级主管部门要求，先后建立了网络系统管理、档案信息系统管理、数据备份管理、病毒防护、设备管理维护、信息机房管理、档案信息部门人员管理、操作技术管理等有关制度，如：《信息安全管理标准》、《信息系统机房管理标准》、《信息系统终端使用管理标准 》、《信息系统检修维护管理标准 》、《信息化设备管理标准》、《信息系统应用管理标准》、《信息系统运行管理标准 》、《档案工作管理标准》、《保密工作管理标准》、《档案工作应急预案》等。

机关档案数字化范文第5篇

在档案数字化进程中，信息通信技术（ICT）的应用为档案服务提供了科学的技术支持和发展路径。在档案生命周期与连续体理论的指导下，信息通信技术有利于构建符合文档管理规律、便于实际操作的框架模型。通过分析现代信息与通信技术的应用现状，能够明确相应的技术优势与瓶颈，从而明确当前文档运用的工作经验与未来发展方向，使ICT融合档案服务能取得更实质性的进展与成效。

关键词

档案；信息通信技术；数字化；应用

信息通信技术简称为ICT，是信息技术与通信技术相融合而形成的一个新的概念和技术领域。ICT广泛运用，为企业转型升级和产业发展提供了技术支持，也为现代档案事业带来机遇和挑战。ICT是全面利用现代信息化手段，对档案信息资源进行整合、处置、管理，从而更好地为社会提供服务的一种技术路径。它体现了从传统档案实体转向以档案信息为重点的工作理念，是从手工检索转化为计算机搜索的中间桥梁，是沟通本地查阅与异地调阅的推动力量，是推进档案数字化建设、构建“智慧”平台的重要渠道。面对信息通信技术迅猛的发展形势，各单位只有不断融入并加强研发和使用，提高档案部门的软硬件建设，才能提高档案管理水平和工作能力。

一、档案（文档）生命周期与连续体理论

1.文档生命周期理论及其局限性。文档生命周期已经被视为一种理论，其概念是以提供操作纸质文档管理程序为框架和模型。该理论认为，文档不是静态的，而是有自己的生命，它的生命类似生物有机体的成长阶段与“年龄”之限。它们经历从出生（文档创建或收集），成长为青年（记录使用和维护），进入老年（转移到档案库记录），然后死亡（到期销毁）的演变。文档的生命周期包括其当前使用和最终的命运，从产生到销毁的全过程。根据文档的内容和价值不同，档案会采取不同的保存期限，即寿命时间。而文档是档案的初始形式、生命之源，这是目前国内外专家注重文档管理的原因之一，即在档案的生成阶段就把好关。紧接着，它历经创建、维护、储存、使用和处置等五种形式，形成一个完整的生命过程。同时在不同阶段又表现出不同的作用和工作要求，这是一个通过分阶段管理提升档案整体质量的过程。所以，每位档案管理者必须首先了解文档生命周期理论，以提高自己的有效管理能力。然而，文档生命周期描述的并非文件运动规律的全部[1]。近年来，生命周期的概念，一直受到很多负面的评论。首先，批评者指出，销毁不一定是文档的全部归宿，有文档不“死”现象，即无限期保留，因为有持续的价值存在。其次，在“三种年龄”的生命周期阶段之间划分，极容易凭借主观判断。其实文档的生命周期不是单向的从幼变老，而是根据实际使用的需要、价值的转变，会发生逆转和反复，生命形式可能会打乱。文档好比货币，可储存，也可重复循环使用，他们会产生恢复活动期，使用与存档可能会多次交替。生命周期模型不存在重复阶段，或者人为地省略某一阶段。再者，文档生命周期概念延续和记录之间存在人为的区分，由于单位经营宗旨和文档保存文化等原因，专业视角之间档案和记录管理会发生区别。此外，生命周期概念的批评者也认为，它过于集中记录物理实体的操作任务，特别是那些纸质文档的保管。纸质文档依靠逻辑结构，与纸质的物理存储相关联，很大程度上局限于传统的管理模式，缺乏现代创新。

2.连续体理论与信息通信技术的引入。而文档管理早在20世纪80年代已快速引入信息和通信技术（ICT），档案管理进入了一个全新的实践层面，产生了灵活辩证的生命周期模型。这种新模型的发明，被称为连续体理论。该理论认为，档案和文档管理责任之间没有严格的界限。文档有创建、修改、归档、使用等任意处理的权限，不局限于不同环节和先后顺序，也不是被动等待最终处理决定的文本。20世纪90年代通过LanMachean开发了记录连续模型的可操作框架电子记录管理程序。学者指出，电子环境能达到单凭理论和基于纸张的方法所无法实现的档案管理模式，使档案工作对象从静态到动态，能融会贯通，得到立体化处理。在行之有效的生命周期来看，文档和档案管理过程分明，有章有序，明确定义了文档在每个阶段的管理责任。在连续体理论中，通过记录连续模型，文档和档案总是在被创建或编辑的状态，即文档管理被描述为交互式过程，贯穿于整个文档的寿命。文档生命周期和连续体模型的发展是档案信息化的重要驱动力，同时档案信息技术的发展也为生命周期和连续体理论提供了先进的技术条件。两大模型的互补配合提供了一个积极合理的保存记录的结构，体现了电子文档环境安全、有效、便捷的必然趋势。它超越时间和空间，逐渐满足企业、法律、社会、文化等需求管理。作为更为先进的档案管理办法，通过现代模型构建科学组织框架，对于档案现代化与信息通信的融合发展具有重要的意义。

二、现代信息通信技术（ICT）应用现状

1.信息技术的创建、存储、检索与数字化趋势。信息技术与通信技术相融合环境下，电子文档的处理有着极高的要求。每一份文档可分为三个端结，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理是中端，永久保存或到期销毁是末端。无论是图案表格的绘制，还是文字的写作修订，文档处理都脱离不了计算机。在此基础上，利用网络技术创建电子数据库、编发电子邮件、远程检索与构建移动通信平台、管理ICT基础设施信息系统等，通过多措并举，产生更有效的利用与管理。由于不同机构保存和使用的主要数据和信息系统存在差异，信息系统（IS）集成部署系统的数据管理则更有利于实现无缝传递和信息共享，从而打破不同档案部门“信息不对称”的局面，改善“信息孤岛”现象。同时，该系统是由多个电子文档组织路线，以不同的部门和个人根据具体工作需求进行查询和使用，这种积分式工作流程有效节约了财务和人力资源方面的成本。虽然针对庞大数据，计算机系统可能会导致冗余，但它可以消除员工对大批量物理文档的恐惧。在数字化档案管理中，尽管试图改善信息通信能力，但关键基础设施与目标还是存在一定差距。这些差距和弱点与信息部门的推进力度有关，也与档案工作人员对新技术的运用程度有关。尤其是研发和使用过程中未能解决数字档案中的DRM数字版权管理，因此ICT技术的应用实则依赖于基础设施的存在，而相对高端设施的建设尚未熟练普及。随着互联网的发展，现代电子政务、OA系统的运用，QQ群、微信圈及电子商务建设的开展，各部门相应建立了系统办公网络平台，不仅最大限度地证明了信息和通信技术优点，而且也在不断探索与实践中，将现代信息技术的功能推向优化。

2.有效的档案管理方式在实践中改进。在ICT的支持下，档案管理已经从基本的纸张文件的存储向众多电子、计算机的数字化管理过渡。“云计算”的引入将全面丰富现代文档管理模式，以其提供速度快、精准度高、查询灵活、呈现方式多样等优势，在世界范围内被迅速接受并作为关键信息管理与沟通工具。此外，在档案管理中使用电子系统，可以节省文件存储空间，利用电子方式查询也可减少纸质文档的物理磨损。计算机中的档案管理，以强大的存储、检索、访问、使用功能，增强了安全性和便捷度，也便于人档沟通和信息交流。尽管如此，他们也面临一些挑战。如由于技术的飞速变化，档案记录越来越依靠计算机及网络，增强了软硬件故障所造成的数据失真或丢失风险。而在处理文件时人为的改写、剪切和粘贴、发送到另一端等，操作失误也会影响数据的真实性和系统的完整性。尽管如此，这些缺点并不会贬低信息与通信技术在档案领域已发挥的显著作用。在电子档案的时代，传统的档案实体服务已不能满足人们复杂的用档需求，任何一种有意义的文档都无法忽略信息和通信技术所带来的有效记录管理。

三、当前信息技术环境下文档运用与服务

1.信息通信推送技术成为服务的主功能。当前信息技术的飞速发展拉近了人与人之间信息的交流，传递方式的嬗变，也进一步完善与提升了档案信息服务中技术体系的应用水平。信息通信推送技术成为服务的主功能，比如“云计算”文档存储功能与数字化对接，OA系统、电子邮箱等文档信息传递对接，网络平台信息咨询、留言，电子政务与公文流转，网站信息查询、文件下载、转移链接、用户对话等推送与互动功能。网络信息沟通工具具有集成化和开放性等特点。为了提供高速、快捷，不受地理、时空限制的服务，各种信息技术资源必须加以整合，才能达到系统优化的效果。但是在实际操作中，由于网站服务平台和服务体系的更新周期较长，服务还是以被动的信息咨询反馈为主，缺乏主动的信息推送服务。总的来说，还是存在先进信息技术研发滞后、技术应用不全面、兼容不够等问题。因此，在未来除注重终端信息技术的研发和使用外，一些网络平台和智能服务平台的新生技术也是应关注的方向。

2.电子信息转化成为运用与服务的基本途径。当前信息技术下文档运用与服务，主要有两大类方式。一类是对档案室（馆）藏传统档案，以方便利用为目的，运用专用设备进行信息技术加工处理；另一类是对直接以数字化形式产生的电子图档进行数字化管理，包括电子图档和文件的接收与安全保管，以及科学合理利用。档案信息的利用包括信息检索、信息传递以及信息反馈等，而档案的编研活动实质是对档案信息进行改编重组的过程。虽然档案信息化中并不完全是信息理论与技术利用的内容，但是所有的标准化、网络化、数字化及其他工作都围绕着信息技术展开。信息技术应用成为实现档案信息化的基本途径[2]。在档案资源运用过程中，人们获取信息的需求呈现快餐式又精细化、多样化的特点，信息服务的给取已转变为以网络服务、虚拟服务为主的电子高科技服务。当前信息社会中，档案信息服务更多的是基于互联网，利用现代信息技术向公众提供档案信息查询、咨询等服务方式。现代信息技术的发展，在影响人们信息获取方式和社会形态的同时，也改变着人们的生活和学习面貌。因此，信息公开背景下的档案在线服务必须以用户为出发点，创新理念，更新现代信息技术手段，积极开展信息推送、站点链接、网页聚合等多功能服务。借助ICT的推动力，实现信息与通信环境下的档案信息公开、共享与利用，不断提升档案服务质量和管理水平。

作者：王辉 单位：江阴职业技术学院

参考文献