实验室档案管理制度
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实验室档案管理制度范文第1篇
目前在一些单位中档案管理部门对人事档案管理的制度及模式还存有一些不足之处，这些管理问题在一定程度上限制了管理工作的开展，影响了人事档案在单位中的作用效果。目前我国经济形势处于转型及调整时期，这对单位人员调动有着非常大的影响，人事档案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，对其管理制度与模式的改革创新就更应受到单位和社会的重视。
一、当前人事档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理不当，人员流动性大。
事业部门聚集了大量的高素质以及高层次人才，这些人才在单位处于专业要求较高的岗位中，因为这些人的发展前景、专业特点以及再教育等原因导致其流动性较大。传统的档案管理方法由于工作繁杂，单一重复，导致很多人才不愿意长期从事档案管理工作，造成人员的大量、快速流动。
（二）管理工作不科学，缺乏合理的考核规范。
当前，我国缺乏科学的员工考核依据和人事档案管理制度，很多用人单位是根据人事档案对员工进行工资晋级和职务晋升，而不是根据员工的贡献价值、工作能力以及知识水平，用人单位缺乏公正、合理、科学的考核标准，对员工的工作积极性造成很大的负面影响。
（三）档案管理工作秩序混乱，归档不及时。
当前，很多用人单位已经充分认识到人才对单位和企业发展的重要性，因为，纷纷采取相关的优惠政策来吸引专业人才。在原用人单位限制人事档案不能办理工作调动的情况下，用人单位使用三不要做法，即不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续，造成部分档案归档不及时，影响正常的档案使用秩序。
（四）人事档案管理内容陈旧。
人事档案管理中所涉及的管理内容比较陈旧，无法满足现代单位对于人才的基本管理需求，也无法切实适应于现代单位档案管理的需要，而对于个人参加各类培训，获得技能证书情况等又缺乏相应的记录格式。另一方面，由于个人关系等主观情况导致人事档案中出现很多虚假的记录，这就使得人事档案管理失去真正的意义，无法充分反映个人的真实情况。
二、人事档案管理工作进行改革创新的对策措施
（一）正确认知人事档案管理，树立服务意识。
要正确认知人事档案管理，建立正确的管理理念，促进管理工作的全面开展。首先，管理人员要充分重视人事档案管理工作，提高管理观念，从整体安排管理工作，合理配置管理人员，建立和完善档案管理的监督体系。第二，管理人员要大力宣传人事档案的管理理念，使企业以及机关等每位员工都是档案管理的参与者，将档案管理当做基础工作来做，引导相关管理人员执行自己职责，在实际工作中提高工作水平，促进管理工作的提高。只有全员重视档案管理工作，才可以使档案管理更好的为全体人员服务。
（二）改进档案管理方法，提高工作效率。
相关单位要改进档案管理方法，为提高管理水平提供条件，对人事档案进行管理要从传统的分散模式向统一模式转变。加强事业企业同社会管理机构的交流合作，整合档案信息资源，促进档案管理向信息化方向发展，加强档案资源的应用和开发。同时，还要建立完善的档案管理条例，科学制定管理方法，使档案管理充分满足市场经济的需求，促进档案管理水平的提高。
（三）做好管理人员培训工作，提高队伍的专业素养。
人事制度的深化改革对管理人员的专业素质提出高要求。在新时期下，领导一定要选择责任感强、工作态度认真严谨的人员从事档案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和专业素质的管理团队，并且对其进行培训教育，提高管理人员的工作能力和工作水平。同时，还要聘请专业档案管理人员进行专业培训，树立正确科学的管理理念，利用现代信息技术进行档案管理，更新档案管理方式。
（四）充实档案管理内容，便于查阅相关个人信息。
聘用书、工作协议、劳动合同等相关法律文件是人事档案的关键组成因素，一定要进行及时归档，同时，解聘、辞聘以及考核等相关资料也要及时存入档案中，充实档案内容、丰富个人信息，为以后的查阅提供便利。
（五）成立档案管理机构，制定科学合理的管理制度。
由于人员流动频繁，人事档案不能由所在企业或者单位完全控制，要成立专门的、中立的、社会性的管理机构。档案管理机构要遵守国家档案管理、劳动以及人事的相关政策、制度以及法律，接受档案管理部门、劳动部门以及国家人事部门的检查和监督，制定科学的管理条款。总之，要想适应单位的发展及市场经济的转变就需要突破原有管理模式的局限，通过时代的角度去探索及创新管理制度，根据人事档案的作用及要求对其制度及模式进行科学合理的改进。上文的内容主要指出人事档案应具有一定的隐私性，并在实际中受法律的保护，在尊重员工的同时，建立公开、透明、公正的高效的人事档案管理体系，利用创新的角度对人事档案进行有效管理。
参考文献：
[1]钟莉梅.论新时期人事档案管理制度的改革[J].产业与科技论坛,2013(09):216-217.
[2]王丽涛.人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务,2017(03):154.
[3]冯雯棋.人事档案管理制度的改革与创新[J].科技资讯,2012(07):184.
实验室档案管理制度范文第2篇
论文关键词：中职学校 教学档案管理 问题 对策
教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。
1中职学校教学档案管理的主要内容及特点
1．1中职学校教学档案管理的主要内容
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：
(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。
(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
1．2中职学校教学档案管理的特点
(1)来源渠道多、涉及面广泛。
教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。
(2)形式多样。
由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。
(3)专业性强。
除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。
2中职学校教学档案管理中存在的问题
2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。转贴于
2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策
3．1系统管理，完善档案管理机制
学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。
3．2明确责任，强化档案管理意识
教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。
3．3组织检查，增强档案管理责任
实验室档案管理制度范文第3篇
关键词：实验室 档案 管理
中图分类号：G647 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.23.145
高校实验室是开展实验教学和科学研究工作的重要场所。实验室档案是实验室在正常的运作过程中产生的原始资料，它有效、全面地记载了实验室的建设管理以及发展变迁，是高校在实验教学、科学研究以及实验室建设管理经验的结晶，是相关部门对实验室各项工作的考察评估及以后进行的科学研究最真实可靠的依据。只有对实验室档案进行规范化管理，才能更加有效地对实验室进行建设和管理，提高实验教学质量以及搞好教研和科研工作。
1 实验教学中心档案管理的重要性
1.1 为教学水平评估、专业评估和实验室评估提供支撑材料
高校实验室档案真实记录了在实验室里开展的各项实验教学活动和科学研究项目，准确、全面地反映了学校实验教学各阶段的情况。当前在高校开展的各项教学水平评估及专业申报评估中，无论其指标体系如何确定，都对实验室档案有明确的要求。通过查看实验室档案，对实验室开展的实验教学情况、仪器设备的使用情况、实验室开放情况等各项指标进行定量分析已经成为教学水平评估、专业评估和实验室评估采取的重要手段。
1.2 为合理购置实验教学仪器设备提供参考
教学科研仪器设备档案详细记录了各台仪器设备在各项实验教学和科学研究活动中的使用效率，从而客观、系统地反映了该仪器设备的性价比和利用率。通过查阅实验仪器设备档案可以使有限的实验室设备经费得到科学地充分利用，避免了购置新设备时的盲目性。此外，高校实验室的绝大部分仪器设备具有高度的综合性和复杂性，仪器设备档案可以为实验室工作人员提供设备的型号、操作规程、保养维修情况以及生产厂商等一系列参考资料。
1.3 为促进实验教学改革提供最可靠依据
高校实验室是进行实验教学活动和科研项目研究的重要场所，实验室档案真实记录了实验教学中包括实验项目、实验方法、实验结果以及实验分析等一系列宝贵资料，它是教学经验的结晶。通过对实验室实验教学档案的收集、整理和归档，有助于探索更合理的教学方法，为实验教学改革提供经验和依据。
1.4 为高校实验室的科学规划和正确决策提供第一手资料
实验室档案真实地记录了实验室从建设到发展的整个过程，它真实、完整、及时地反映了高校在实验室建设管理、实验教学质量以及科学研究成果等方面的情况，是高校对实验室进行合理规划和正确决策的重要参考依据。
2 实验教学中心档案管理内容
实验室是教学科研的重要平台。实验室档案是指在实验室的建设管理以及在实验室进行的实验教学管理、科研研究以及社会服务等活动的过程中形成的具有保存价值的各种文字材料、计算材料、图表、影像材料等。
实验室建设材料：包括实验室批准建立的文件；实验室的建设发展规划、实施计划、年度工作总结；实验室用房情况；实验室撤销、改组的文件；实验室各类规章制度；与实验室相关的考核评估资料。
实验教学材料：包括实验教学工作规划；实验教学大纲、实验指导书、实验教学计划表、教师自编的实验教材、学生实验报告、试卷及试卷分析、实验成绩单；实验项目库，实验项目更新、淘汰，开出情况，人时数统计表；优秀学生拍摄作品；教学监控、评估材料等。
实验仪器设备管理材料：包括固定资产及低值耐用品的明细账、卡，仪器设备的使用、调拨、维护或报废等记录；贵重仪器设备的论证报告，订货合同，安装验收报告，技术资料，使用、检修以及故障记录等；仪器借用损坏赔偿制度；仪器设备操作规程等。
实验室科研、社会服务材料：包括实验教学与实验技术研究项目申报书、研究计划、研究数据、研究报告等；实验教学与实验技术研究项目获奖证书；实验室人员发表的实验教学与实验技术研究论文；社会服务记录资料等。
实验人员基本情况材料：包括实验室岗位设置及其职责，实验人员考核办法，实验室人员变更情况，实验教师首次实验试作登记表，实验室技术人员培训情况以及实验室专职人员考核、晋升、奖惩情况；实验室工作日志。
3 如何更好地做好实验教学中心的档案管理工作
实验室档案来源于实验室正常运行中的每一项工作，因此实验室档案数据具有分散性，如果实验室工作人员缺乏足够的档案管理意识，收集归档不及时，就会造成资料大量流失。参考国家对高等院校实验室评估标准和实验室档案工作规范的要求，在日常的实验室管理工作中应注意如下几点：
3.1 增强实验管理人员的档案管理意识
学校领导应重视实验室档案管理工作，对实验室工作人员进行不定期的档案知识普及，根据实验室档案工作的内容，将实验室档案管理落实到日常的实验室管理工作中。只有意识到实验室档案的重要性，实验室工作人员才能在日常工作中认真、主动地做好相关材料的收集和归档工作。
3.2 制定实验室档案管理制度
俗话说，“没有规矩，不成方圆”。如果没有健全的实验室档案管理制度，实验室工作人员对实验室档案的日常管理就会缺少相应的规范和约束。制定一套健全的实验室档案管理制度，能有效地防止实验室工作人员在档案管理过程中的随意性，从而实现实验室档案的规范化管理。
3.3 管理手段信息化
随着现代信息技术的快速发展，实验室的各项工作也越来越多地依靠信息手段来完成，高校实验室档案管理工作也已经逐渐从原来的纸质档案收集、整理、归档和保存向电子档案信息管理转移。电子资料不仅容易保存、便于查询，而且可以节约纸张、减少废纸，更好地体现了办公过程的经济意义和环保价值。如何更好地利用信息化手段，实现高校实验室档案现代化管理，从而更好地发挥高校实验室档案的作用和功能，还有待于我们进一步的探索和规范。
4 结束语
近些年，高校越来越重视对学生实践和创新能力的培养，对于实验室建设和发展投入了大量的教学经费，实验室功能和实验教学内容迅速拓展。随之，在高校实验室建设管理、实验教学活动以及在实验室开展的科研项目研究的过程中必然产生许多相应的实验室档案信息资料。作为重要的历史资料，实验室档案对于高等院校加强实验室建设管理，提高实验教学质量以及进行科研项目研究有着至关重要的作用。因而增强实验教学中心档案管理意识，提高档案管理工作的效率和质量，积极促进实验室档案更好地为学校教学改革和发展发挥应有的作用势在必行。
参考文献：
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[2]陈小东，许婉玲，欧阳玉祝.高校实验教学中心档案资料建设与管理的探讨[J].实验室研究与探索，2011，（2）：152-154.
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实验室档案管理制度范文第4篇
关键词:教学档案管理；存在问题；对策
一、引言
教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。
教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。(2)学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。（5）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。（6）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。（7）制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。
近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内
容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。
二、高校教学档案管理中存在的问题
（一）教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。
（二）教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
（三）档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
三、加强高校教学档案管理工作的对策
（一）规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由校档案馆具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。
（二）提高档案管理人员的素质。高校是高学历人才集中的地方，但由于历史和现实等方面的原因，在部分档案管理人员中呈现出学历不高、专业水平不强的特点，这就给档案管理工作造成一定的困难。因此，提高档案管理人员的素质尤为重要。
首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。教学档案不得随意改动，如学生成绩、教师考评结果等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。
其次，教学档案管理人员还必须具备一定的专业素质。针对教学档案管理人员大都是半路出家，专业素质不强的问题，各单位要做好他们的再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校建设和发展的需要。
（三）提高教学档案管理水平，建立复合型综合档案馆。随着科学技术的飞速发展，构建多元化的档案资源结构，树立大档案意识，建设社会化档案馆将是今后综合档案馆的发展方向。复合档案馆在逻辑上是传统档案馆发展的延续，是传统档案馆在信息技术条件下，与依托其发展而来的数字档案馆内联、融合、并存、共生而形成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融传统档案馆成分与数字档案馆成分于一身，是档案馆的必然选择。
由于我国目前的教学档案管理工作，从归档立卷来看，存在着一些档案难以接收进档的情况。各种档案资料归档不及时，信息沟通能力较差，信息割裂，从而削弱了档案馆的作用。而复合型综合档案馆的建立，是强化现有的综合档案馆功能的有效途径。强化综合档案馆的功能会达到统一管理、减少重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型综合档案馆，不仅将教学档案作为重点进行归档，还应将各种其它与教学档案相关的档案进行统一管理，使各种档案成为一个体系，以提高档案管理水平和效率。因此，各级档案馆要加强对管理方法和管理制度的创新，建立一个数字化、网络化、信息化为主，以纸质档案为辅的、档案资料丰富的新型档案管理模式。
总之，高校教学档案管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作，但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。
参考文献
[1]王艳、颜毓娟，《如何做好高校教学档案管理工作》[j]．西藏科技，2005（1）
实验室档案管理制度范文第5篇
关键词： 信息化； 教学档案管理； 电子文档； 措施
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0094-02
随着信息技术的迅猛发展，信息化从思维观念和工作实践上都深刻影响着高校档案管理事业的发展。“十一五”建设期间，各高校档案馆（室）的信息化建设引起了领导的高度重视，并取得了较大成绩，但高校院（系）教学档案信息化管理建设还不容乐观。目前各高校正在制定“十二五”建设规划，在此之际笔者就院（系）教学档案信息化管理建设作些探讨：
一、高校院（系）教学档案信息化管理建设的重要性
（一）高校档案信息化管理建设的主体和核心
教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，具有保存价值的教学文件材料总称。目前随着办学规模的扩大，各高校教学管理重心下移，院（系）不仅是实施教学活动的主体，也成为教学管理的主体。教学档案材料主要由院（系）负责收集、整理、归档、保管，其中需永久保存的档案移交给学校档案馆（室）保管。因此，院（系）教学档案是高校档案的主体和核心，院（系）信息化管理建设程度直接影响学校档案信息化管理建设的发展[1]。
（二）推进院（系）教学信息化管理的迫切需要
随着高校教学管理重心的下移，院（系）教学管理包含的内容越来越多，如课堂管理、学籍管理、专业建设管理、教研管理等等。为了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教务管理系统、实现了办公自动化、教师授课用多媒体等等。在现代化、信息化的教学管理中会产生大量、形式多样的电子文件，如文字、图表、录音、影像等等，这些电子文档需要做到及时、科学、高效的收集、整理、汇总、编目、归档，靠传统的手工操作已无法适应，需要采用现代信息管理技术，提高管理效率。另一方面，现代教学及管理中也需要档案管理者为其提供高效、全面、准确的服务。因此信息化时代下的教学管理正呼唤着信息化的教学档案管理的出现。
（三）网上教学评估和项目申报、评审的重要依据
院（系）教学档案承载着大量的教学、管理、研究的信息，通过教学档案材料可以对院（系）的各项工作做出比较客观全面的评价。随着教育改革及教育信息化管理的深入发展，高校教学水平评估、专业（学科、课程）建设申报验收等都将采用信息化和网络化管理，如：国家级、省级精品课程建设现在已经采用网上申报和网上评审。专家和有关主管部门在网上评估、评审主要通过看申报单位在网上提供的数字化的真实的档案信息材料。而齐全、完整、系统、科学的教学档案材料才能全面、真实、系统地展示自己的工作情况，是获得专家好评的重要依据。因此，加强教学档案信息化管理建设已成为迫切需要。
二、高校院（系）教学档案信息化管理建设的现状
档案管理信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用，实行档案信息化存储、标准化管理、网络化利用等等。高校院（系）实现教学档案信息化管理是一个系统工程，目前还存在许多问题：
（一）无明确的领导和业务管理部门
院（系）教学档案管理往往只作为教学行政管理工作的一部分，没有引起领导的高度重视，在领导分工中，没有指定负责人，也无明确管理职责。教学档案信息化管理是一个业务性很强的工作，而院（系）从行政领导到档案管理人员都不是业务出身。大都高校没有确定对院（系）教学档案信息管理进行业务指导的管理部门，即使有的指定了管理部门，但管理职责也不具体，导致院（系）教学档案信息化管理处于不规范的、自成一体的自然发展状态。
（二）无科学的管理手段
目前，各高校院（系）大都配备了计算机设备，引进或自行开发了教务管理、实验管理、论文管理等多个应用系统，逐步在推进办公自动化，这些使教学管理在信息化建设方面取得了较好成绩。但是档案管理没有专门的管理系统，却还停留在传统的手工处理阶段，没有实行网络化管理，办事效率低，与正在发展的院（系）信息化教学管理不相适应。
（三）无统一的管理规范和标准
教学档案管理是独立于行政管理之外的一门专业性学科，从文件的收集、整理、鉴别、归档、编目、保存、检索等都应有专门的管理规范，大都高校只对档案馆（室）制定了管理办法，但对院（系）教学档案管理没有制定相应的规章制度。另外随着信息技术应用于教学档案管理，各院（系）档案管理者面对形式多样的电子文档，没有统一的标准，导致保存的电子档案从形式到内容都各不相同，即使实现网络化管理，也无法实现档案信息资源共享。
三、高校院（系）教学档案信息化管理建设的措施
（一）加强组织领导，完善管理建设
目前部分高校院（系）档案管理处于一种既无具体领导管理，又无业务部门指导的不规范、自然发展的状态。导致院（系）档案管理工作停滞不前，跟不上学校和院（系）教学、科研、管理的发展需要。
首先，成立学校档案信息化建设领导小组，组长由学校管教学的副校长负责，成员由各院（系）主管教学的领导组成，办公室设在学校档案馆（室）。领导小组负责整个学校的档案信息化管理建设，档案馆（室）负责院（系）教学档案管理的监督和管理。这样院（系）档案信息化建设既有统一领导，又有业务部门指导业务和监督检查工作[2]。
其次，制定一套科学、合理、严密的管理制度。很多高校教学档案管理不完善，特别是对院（系）教学档案管理还没有具体管理办法，另外随着教学信息化管理建设的发展，如电子文件、多媒体文件、声像文件等信息资料不断出现，对于它们的管理还没有制定规范、科学的管理制度等等。学校档案信息化建设领导小组应该组织相关人员和部门制定操作性强、管理明确的管理制度。如《XX学校教学档案管理办法》、《XX学校档案管理人员管理办法》《XX学校档案信息化标准》，还有具体的《文档一体化制度》、《查阅利用制度》、《网络安全管理制度》、《电子档案备份制度》、《监督管理制度》、《院（系）档案管理职责》等等，做到从学校档案馆（室）到院（系）档案信息化管理都有具体的管理制度、责任明确。
（二）加大经费投入，开发或引进相应的系统
首先，引进或开发档案信息化应用系统。档案信息化应用系统应与办公自动化系统在功能上做到有机对接，使文书处理与档案管理工作融合起来，即从文件的撰写、修改、签发、接收、批阅、归档、著录、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，能在应用系统上按统一标准顺利进行，即实现文档一体化管理[3]。院（系）档案管理人员大都是教学秘书兼任，采用档案信息化应用系统，将大大减轻他们的工作量，并且使他们工作得心应手，同时应用系统操作中产生的各种信息资料是实现档案信息化管理的前提基础。
其次，建立统一的档案管理平台和网络系统。真正实现档案信息化管理还要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案信息利用的网络化。随着高校信息化建设的推进，学校建立了校园网，各院（系）也建立了自己的网站。但是院（系）还要建立自己的档案管理系统网，上与学校档案馆（室）相连，下与院（系）各教研室、实验室、学生工作办公室等相连，左右与其它院（系）和职能部分相连，实现档案信息上下左右贯通，建立起学校档案系统网络。不过开发建立统一的档案管理平台和网络系统是一个系统工程，需要靠学校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加强档案管理的规范化建设
档案管理的规范化建设是实现档案信息化管理的迫切要求。只有把档案管理规范化、标准化，才可能实现档案网上整理、存储、检索、利用等。院（系）档案管理要做到规范化、标准化，首先要建立专门的档案信息化管理室。管理室配有专门的电脑、网络系统、电子存储设备、档案柜、档案盒等等，实行专人管理。只有这样才能使分散在系办公室、系学生工作办公室和各个专业教研室、实验室的档案材料实行集中统一管理，才有可能做到专业化、规范化管理[4]。其次，纸质文档和电子文档过程管理实行规范化、标准化。如教案、试卷、实习材料、开课计划、毕业论文等，这些档案材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）档案工作者应该遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，严格按照学校的《档案管理办法》、《档案信息化标准》等要求去管理。否则，不仅严重影响院（系）档案信息化管理建设，也阻碍学校档案馆（室）的档案信息化管理建设。如：新生录取名册、在校生名册、毕业生名册是学籍档案的一部分，如果有的院（系）长期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，这不符合档案管理的完整性、统一性、科学性的原则，档案信息资源也难以实现网络共享。
总之，院（系）档案信息化管理建设是一个系统工程，需要领导高度重视，也需要第一线的每个档案管理工作者与时俱进，开拓进取，充分应用现代信息化技术，提高院（系）档案管理和利用水平。
参考文献：
[1] 黄春.本科高校系级办公室档案管理之规范化[J].安徽职业技术学院学报，2006（2）.
[2] 魏丽平.高校档案网络化建设与管理的几点思考[J].云南档案，2008（2）.
