档案标准化管理

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档案标准化管理范文第1篇

［摘要］目前地勘单位的档案数据管理，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和严重损失，因此，加强地勘单位档案管理工作，提高地勘人员质量意识和建立地质档案数据管理体系。推动档案管理工作的规范化、信息化，标准化。

［关键词］地质资料档案管理信息化标准化

地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基础的地质数据文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的审批和验收，因此收集整理符合标准的数据文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立组织，收集数据

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质数据文件。

2建立制度，编制方案，完善规则

长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。

数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强培训依法制档

目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员素质差的现状，一是要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。《中华人民共和国档案法》明文规定，一个国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。但目前地勘单位的数据文件管理缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在档案未形成时，就有档案资料散落在工程技术人员及合同管理人员或是一些领导者个人手中的现象，根据现存在情况，应档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。认真学习档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训。从目前看，许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案人员现代技术水准偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就难以实现档案信息化了。因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新科学先进的管理方法，因此必须通过各种不同形式的培训，提高档案人员业务能力和管理水平，自觉增强责任意识，把档案提升一个新台阶。

档案标准化管理范文第2篇

1 学校档案工作规范化、标准化管理的现实意义

在教育事业不断发展的背景下，各所学校的档案工作的进展情况是这个学校的管理模式向外界呈现出来的一面镜子，这面镜子反映的就是这所学校整体教学水平处于一个什么阶段。学校档案资料管理工作的最终目标就是打破传统档案管理模式实现档案管理现代化，而我们要完成这个理想目标的重要环节就是做好学校档案工作规范化以及标准化的管理。根据教育部门对部分学校管理情况的调查报告显示，目前我国部分学校管理人员并没有重视起来对学校档案进行规范化、标准化的管理，从而导致学校整体教学水平较低、教学效率也不高的情况，由此可见，学校负责人应该明白学校档案工作规范化、标准化管理对促进学校自身发展具备重要的现实意义[1]。

2 学校档案工作规范化、标准化的几大特点

2.1 新型模式下的档案管理储藏量大并且查找方便

随着我国社会经济不断发展，我国的信息技术也在飞速发展。所以，在多媒体计算机技术发达的社会背景下，新型模式（电子文档方面）下的档案管理比起以往传统档案管理模式（纸质文本方面）显得更加方便快捷。当今社会下，学校各层工作人员都会选择运用计算机进行工作，比如运用WPS表格、Word文档、Excel表格等一些电子软件对学校档案资料进行录入和储藏。这样做的根本目的是使学校档案资料管理储藏方便，并且我们都知道电子文档的储藏量是极其大的，平时教育管理人员在外出参与研讨会时可以使用U盘对要使用的档案资料进行拷贝，这样做不仅携带起来特别方便，工作人员在进行档案资料的查询时也是特别容易的。这与传统档案管理模式使用纸质文档手写的方式相比而言明显更加现代化，这样对提高学校整体教学水平的发展也有至关重要的推动作用[2]。

2.2 新型模式下的档案管理的成本较低

传统管理模式下对档案管理时不仅出现资料数据容易出错的情况，而且特别耗费人力和学校财力。而新型管理模式下的档案管理的成本则大大降低了，这主要是由于运用电子文档对学校所有?Y料进行录入以及保存或者是以后查找都是特别准确并且方便的，传统档案管理模式下需要几个人进行对档案资料的整理、核对以及收藏，新型档案管理模式下一个人就可以做完这所有的部分并且做起来还显得更轻松，这样做不仅可以使学校成本降低，还可以让档案资料数据更具准确性。而且在传统档案管理模式下大量使用人力的情况下，不可避免地会出现部分人员偷懒或者粗心大意的现象，这样的情况不仅浪费了学校的金钱还让档案资料数据没有准确性，这就等同于竹篮打水一场空，所有的努力都白费了。而新型管理模式下的档案管理明显更加规范化、标准化，从而也能有效避免这一类问题的出现[3]。

2.3 新型模式下的档案管理归档更科学

一所学校的档案资料不论是从种类上还是保存时间上都是千变万化的，由此可见，运用新型管理模式使档案管理进行归档时规范化、标准化以及科学化是至关重要的。众所周知，一所学校的档案资料都是繁琐无规律的并且还特别多，所以为了方便后期工作人员进行查找阅读，前期相关工作人员在进行档案资料归档时就应该科学并整齐地归档，新型管理模式下的档案管理恰好可以满足这点，这明显是传统档案管理模式做不到的。

3 促进学校档案工作规范化、标准化管理的措施

3.1 夯实档案管理的基础工作

虽然目前我国应该实行运用电子文档对学校档案进行管理工作，可是在档案管理的最基础工作时仍然需要使用纸质文档进行分类。这就需要相关工作人员在进行基础工作的时候仔细检查，避免出现此项资料已经过期或者档案文件不符合存储规定的情况。众所周知，任何事物的基础部分是必须要做好的，基础没做好，后期一系列的工作都等于竹篮打水一场空。由此可见，为了促进学校档案工作规范化、标准化管理，首先就要求相关工作人员应该夯实档案资料管理的基础分类工作[4]。

3.2 对档案资料进行定期检查

为了更好地促进学校档案工作的规范化和标准化，相关工作人员对档案资料进行定期的检查也是一个至关重要的中间环节。这主要是因为通过教育部门调查人员的总结报告来看，现在学校的档案管理资料在前期准备工作做得都还不错，可是中期后期经常出现一些已经失去价值意义或者明显不符合储藏规定的文件，这种情况的出现显然是有问题的。所以在学校管理人员展开档案管理工作的时候，应该要重视起来对档案资料进行定期检查的工作，从现有的档案资料中检查出来的已经过期的或者是失去价值意义的文件就应该单独分类出来，最终把这些文件集合起来进行统一销毁。这样做的最终目的是对学校档案资料进行严谨的管理，使其更加规范化以及标准化[5]。

3.3 提高工作人员的综合素质

众所周知，学校中负责档案管理的工作人员是管理工作中的主体部分，所以相关工作人员自身的综合素质以及专业能力对档案管理现代化也是起到至关重要的影响作用的。一所学校的资料都是其自身的价值意义所在，由此可见，这些资料中有一部分资料是需要严格保密地，这些绝密资料一旦泄露，对学校会造成一系列严重后果。可是，通过现在社会上的某些新闻报道可以看出，有些学校的工作人员在进行档案资料的管理时，因为自身综合素质较低，随意把学校的绝密资料泄露出去，更有甚者没有经受住不发法子的利益诱惑，从而滥用职权用学校档案资料进行非法售卖。这类问题对促进学校档案管理标准化、规范化是起到了特别大的阻碍作用的，所以学校高层人员为了避免这类问题的出现，应该加强对管理档案资料的工作人员人员进行严格地审核考察从而提高管理工作人员自身的综合素质。这样做的根本目的是为了保障学校档案工作现代化的发展不受外力影响。

档案标准化管理范文第3篇

1 电力基建工程档案管理重要性

1.1 档案管理的历史性

在电力工程的基建档案中基本涵盖了工程项目内的所有资料，是为生产建设提供不断发展动力的重要基础，因此对电力工程基建档案进行规范、标准化的管理模式具备了历史性。因此在基建档案管理过程中的每一个环节都要仔细、负责，以保证任何一个细节不被遗漏，从而实现科学合理的规范化[1]、标准化电力工程基建档案管理模式。

1.2 档案管理的稳定性

电力工程的基建档案中记录了基建工程项目的全部施工过程，因此为电力企业的稳步发展、供电能力提供了稳定、可靠的文字资料，企业管理者可通过这些资料加强对企业的管理力度，同时也是制定科学化、规范化企业管理制度的重要参考，因此在对电力工程基建档案管理模式进行规范化、标准化的设计过程中，要贯彻真实、有效的根本原则，才能保证电力工程基建档案管理模式的稳定性。

1.3 档案管理的珍贵性

电力工程中的基建档案是基建工程中的重要原始资料，因此其具备了极高珍贵性。其中囊括了基建工程全部过程的历史，只有通过制定规范化、标准化的管理模式才能实现对基建档案的妥善保管，从而提升电力企业的综合管理水平。

2 规范化、标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略

随着我国电力事业的飞速发展，电力基础设施的建设工作逐步完善，因此要对电力工程基建档案实施规范化、标准化的管理模式才能进一步提升我国电力企业的综合市场竞争力。为了能够解决当下电力基建工程档案管理模式中的一些问题，可通过以下几个步骤来实施对电力基建工程档案的规范化、标准化管理。

2.1 基建工程项目施工前期文件方面的管理办法

在电力基建工程前期中的文件中主要包括研究阶段、申报工程阶段等过程所产生的重要文件，这些文件是确保施工过程合法进行的重要文字依据，同时也是确保后期基建工程项目顺利施工的重要因素[2]，因此要加强对电力基建工程前期各类文件的管理力度。在资料收集、管理过程中由于经手人员较多、用时较长等问题，因此要求相关管理人员要具备较高的责任心、耐心、素质。同时档案管理人员还要及时掌握电力基建工程项目的施工进度，依据施工过程中产生文件的时间对资料进行有序、妥善的管理手段，如发现问题要及时解决、上报，从而实现对电力基建工程前期文件的规范化、标准化管理措施。

2.2 招投标阶段档案方面的管理办法

在电力基建工程项目的招投标阶段，由于其参与招标、投标的企业过多，因此对基建工程档案管理工作造成了一定阻碍。在这个阶段中要进行归档的文件种类极多，其中主要包括：招标文件、投?宋募?、中标文件、澄清文件、平分文件等，如果档案管理人员没有对其进行分门别类的妥善管理，便会出现签字不规范、资料收集不完善等问题，从而对后期电力基建工程的施工造成影响。因此在招投标阶段要想有效提升对基建工程档案的妥善保管，便要实施科学、合理的管理手段。档案管理人员要全程参与到招投标过程中，并对企业自身的情况充分了解，对涉及到基建工程项目的相关资料要充分掌握，尤其针对招投标过程中的各个细节例如文件签字、功能表等要对其进行有序的管理，还要注意签字、功能表等细节的操作规范。如果档案管理人员由于特殊原因并未能参与到招投标的过程当中，在活动结束之后要积极联系相关部门并进行档案资料移交工作，并对其进行登记、分类、归档等操作。

2.3 施工设备资料方面的管理办法

在对电力基建工程施工设备方面资料进行管理过程中，要求档案管理人员首先要加强与施工设备采购部门的沟通，并充分了解工程所用设备的生产商情况、设备参数数据，要编制出设备采购的台帐，同时要将施工设备的订购合同妥善保管。另一方面，在施工设备进场之前的检测工作中，档案管理人员也要参与其中，并收集相关有关施工设备的检测资料，之后对资料分类、等级、归档，实现在施工设备采购过程中所产生文件的规范化、标准化管理策略。

2.4 施工材料合同的管理办法

施工材料是决定电力基建工程施工质量的重要因素，因此档案管理人员在对相关资料进行管理的时候，首先要与施工材料采购部门进行沟通，并掌握施工材料的采购、运输、进场检验的全部过程，对于施工材料的采购合同、运输物流单、检验报告等相关文件要进行仔细核对、分类、收集、归档。同时还要对施工材料相关合同中的盖章进行确认，要保证盖章是否符合相关规定以及合同内容中有无错误、遗漏现象，发现问题要及时修改、纠正。只有加强对施工材料方面文件的规范化、标准化管理力度才能提升电力基建工程项目的整体施工质量，并有效节约电力企业的施工成本，为电力企业全方位综合发展提供有效助力。

2.5 施工资料、安装文件的管理办法

要利用规范化、标准化的管理手段对基建工程中的施工资料、安装文件进行妥善管理，从而保证在电力基建工程竣工后能够对相关文件顺利移交。档案管理人员要想对施工材料、安装文件进行有效管理，便要做好一定的档案资料累积工作，要与相关部门密切配合来进行相关资料的收集、强化、记录等工作，并协助相关管理部门制定科学、完善的管理制度。另一方面，档案管理人员要在这个过程中发挥出监管职能，要对电力基建工程项目中的监理[3]、施工企业材料管理、施工质量管理等环节进行监督，如发现出现不合理的管理情况要及时制止并纠正，才能实现对电力基建工程项目档案的规范化、标准化管理。

档案标准化管理范文第4篇

关键词：农场建设；档案管理标准化；实施过程；问题；解决措施

农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。

2.1存在的问题。

信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2.2解决措施。

1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。

这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。

2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。

人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。

3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。

在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。

在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

参考文献

[1]王军.关于机关档案管理几个问题[J].现代交际，2014（7）：12.

档案标准化管理范文第5篇

笔者多年从事文书档案的日常管理工作，现结合自己的学习体会和实践经验，就档案管理工作的规范化标准化建设谈以下几点看法。

一、文书处理的规范化、标准化是基础

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文的规范化、标准化，不仅决定公文本身的质量，而且也影响到日后档案的质量，决定着档案工作规范化、标准化建设的整体水平。为了做到档案工作的规范化、标准化，我们要树立文书处理工作规范化、标准化是档案工作规范化、标准化的基础的工作指导思想，在实际工作中，认真做好文书处理的规范化、标准化建设，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。具体要做到五检查：一检查公文用纸，质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留25mm左右的装订线。二检查制发公文的签发手续是否履行，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三检查公文字迹是否牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用，如用传真纸打印的必须进行复制。立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四检查文种使用，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。五检查移交环节，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

二、案卷材料的统一收集管理是前提

案卷材料的统一收集管理是档案建设规范化、标准化的前提，实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的重要因素。单位的档案室是单位的内设机构，负责统一管理全单位的的所有档案。单位的档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督和检查考核。因此，要从加强档案室建设入手，不断建立健全单位档案管理制度和各类材料及时归档制度，及时收集、整理、保管和统计单位的全部档案，并对单位各科室的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、检查和监督。

首先，所有单位的档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全，便于日后档案的利用。单位各科室要加强对本单位档案资料的积累、归类、整理、上交工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责所在科室归档材料的收集、整理与上交工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个科室联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的科室负责归档，其他科室协助提供相关材料。其次，要严格执行文件、材料的形成单位立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入单位及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。另外，任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。确需销毁的文件、材料要由档案室登记造册，经单位领导批准后由专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手续。同时，立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映单位重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本单位有参考利用价值的，列为短期保存。

三、实施“以我为主”的立卷归档原则是关键

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。

因此，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要致力解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、档案的开发利用是目的

加强档案管理工作规范化标准化建设的根本目的就是充分利用档案为单位各项工作服务。为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他们提供档案材料或相关的咨询服务。如利用通过对文书档案资源的再加工、再整理，如专题编研等，总结经验，发现规律，为各级党委政府决策经济和社会发展中遇到的问题提供参考和依据，发挥文书档案“资政”的作用。利用文书档案中的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化，使他们了解历史发展轨迹，掌握时代进步脉搏，自觉加强革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育，发挥文书档案“育人”的作用。