高校科研档案管理

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高校科研档案管理范文第1篇

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）

高校科研档案管理范文第2篇

关键词： 高校；科研档案；管理创新

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0314-03

0 引言

高校是教学、科研和培养人才的重要基地，高校科研档案集教学、科研、管理于一体，是高校完成历史使命，为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作，进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。

1 规范档案管理，建立科研档案服务机制

档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务；改变使得档案信息管理滞后的服务方式，采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务；使得管理的文档资源得到充分的利用，需要采取各种各样的宣传方式，比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等；为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工，需要实行相关的服务措施比如：代查代检、代复制、文献传递等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深层次的研究和分析成果；为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术；为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务；适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

1.1 建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。目前，国内许多档案馆（室）采用便利的因特网进行网上服务，这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。

档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库；为了实现档案工作的自动化管理，档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时，在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。

1.2 “电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积，丰富多彩的内容，很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件，与此同时，各单位可以共同分享该网站上加密的或者是有限制的电子文件，使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利，促进了资源共享。

1.3 电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理，他们的最大区别在于，目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理，而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口，采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输，这样的方式能以最快的速度收集实时的文档，并快速的归档于档案馆(室)的服务器,

1.4 开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代，它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑，在网页上汇编好专题，设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆（室）以电子邮件的通讯方式交流信息，实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询，提供查询和资信服务。

2 创新高校科研档案管理模式，提高科研档案服务水平

高校科研档案管理范文第3篇

关键词：科研档案；功能模块；数据库；设计

中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)03-0729-03

Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java

MIAO Xing-hua, CHEN Lu

(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)

Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.

Key words: scientific research files; function models; database; design

科研档案是科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的科技资料，是高职院校档案中的重要组成部分，是科研活动的真实记录。近年来，随着我国高等教育事业的不断发展，高校对科研工作的重视程度也不断提升，科研档案管理的科学化、规范化将直接影响科研管理的整体水平和工作效率。

1系统需求分析

1.1开发背景与目标

当前高校的科研档案管理机制，多数还只是一个上传下达的行政性管理机构。其主要工作仍然局限于传统的对科研项目、科研经费、科研成果登记鉴定、报奖等的被动管理，很少进行科研信息、科技服务信息的搜集、加工和传递等方面的工作。在人们越来越习惯于利用网络获取所需的服务的新形势下，高校科研管理需要更新观念，变革科研管理人员思维方式，强化“管理就是服务”的服务职能，必须树立信息观念，扩大信息来源，加强信息管理，提供信息服务，加强与社会的全方位联系。同时，高校科研项目与成果的规范化、信息化管理，对于提升高校综合实力也有着极其重要的意义。由此可见，提高管理效率、减轻科研管理的工作量，降低科研管理人员的劳动强度，开发和运用科研档案管理平台，实现科研档案管理的自动化、信息化、网络化，是科研管理部门急需解决的问题。

本文设计与实现的基于java的高校科研档案管理平台（以下简称平台），是针对我院科研档案管理的实际情况而研制的。该平台服务于我院的科研管理工作，可以实时动态科研信息，提供科研信息检索渠道，为我院的各级科研机构、科研人员提供便利，为辅助领导进行科研管理决策提供有力的信息支持，有助于我院整体科研工作水平的提高。

通过该平台，可以实现我院科研工作的网络化管理，形成一个新的科研数据中心和科研管理沟通平台，全面、实时、准确提供学校的有关科研信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为全院科研信息交流提供良好平台，使科研管理人员从事务性的工作中脱离出来，将更多精力投入到课题策划、成果推广中去，全面提高科研服务水平。1.2系统体系结构及运行环境

本系统基于J2EE基本技术体系，采用B/S应用体系结构，表现层则采用JSP页面、静态HTML、AJAX等多种表现形式，数据库服务器系统、Web服务器系统和应用服务器系统可以运行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多个操作系统平台。普通科研人员、科研秘书、管理员等各级用户通过Internet即可登陆并使用系统，克服了时间、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。

系统运行硬件支持环境：Web服务器一台、客户端Web浏览器若干台、数据库服务器一台。系统运行软件支持环境：Web服务器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、数据库服务器（Windows XP + Access 2003）。

2系统设计

2.1功能模块

本文设计的科研档案管理平台主要分十大功能模块：科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、科研考核管理、 学术活动管理、技术服务管理、项目申报和评审、网站管理、系统维护等。

1)科研机构管理：本平台所设科研机构包括院系所、研究机构、重点研究基地等三类，可以列表显示这些机构的基本情况、人员构成、在研项目以及已经取得的成果等。对于普通科研人员仅给予浏览的权限，各单位的科研秘书可以编辑各机构的基本情况，而对于机构的人员构成、项目情况及成果情况则由系统根据相应的功能模块中的数据自动生成。

2)人员管理：本平台设定的人员有三类：科研人员（指从事科研工作的人员）、科研秘书（指各科研机构的科研管理人员）以及管理员。该模块可以实现人员新增、人员列表、人员检索等功能。人员列表和人员检索功能中，不仅可以显示人员的基本信息，同时可以显示该人员所有的项目和成果信息，这些数据从项目和成果管理模块中自动获取。管理员可以对人员的信息设定修改权限，科研人员只能修改自己的基本信息，科研秘书可以修改本机构人员的信息，管理员则拥有最高权限。系统初始运行时，由管理员设定初始账号、密码、所属机构等人员的基本信息，然后由科研人员本人通过普通用户的身份登录，输入属于自己的信息。人员库建立后，可以及时掌握学校科研人员的基本情况，并可以相应的生成学校的专家库等。

3)科研项目管理：科研项目指已经立项后的项目，包括不同来源、不同级别、横向纵向等各类项目。主要由新增项目、检索项目、列表项目、经费管理等子模块组成。项目管理的权限设定类似人员管理，但经费管理的权限仅对管理员开放。

4)科研成果管理：科研成果一般可以分为科研论文、著作、鉴定成果、专利、获奖等。平台提供输入界面，由科研人员分门别类输入这些数据。

5)科研考核管理：科研考核主要是通过建立科研工作量化指标和设置岗位考核指标，通过对科研项目、科研成果、科研奖励、学术交流等信息的综合分析，计算科研人员和科研机构的科研工作量。考核管理只对管理员开放。

6)学术活动管理：学术活动指学校主办或者参与的学术会议、发表的会议论文、国内国外的学术交流等。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新学术活动的通知，二是科研处根据各科研机构上报的学术活动计划定时学术活动通知，三是科研处在每个学期统计各科研机构学术活动的开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。

7)技术服务管理：技术服务主要是指学校为地方企事业单位等解决的技术难题。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新技术服务需求，二是各科研机构上报各自在每个学期的技术服务情况，三是科研处每学期统计各科研机构技术服务开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。

8)项目申报和评审：通过平台可以完成校级项目的在线申报、项目中期检查、项目结题评估评审等工作。

9)网站管理：此项功能仅由管理员使用。

10)系统维护：对于管理员来说，在系统维护模块中可以进行数据初始化、数据导出、数据清除、用户维护、数据库维护等工作，而对普通用户来说，则只能维护自己的个人信息。2.2数据库设计

数据库设计是本平台的核心部分。大量的数据都存放在数据库中，数据库设计不合理会严重影响系统的正常运行。在开发前应先规划好每个数据表，不但要使其关联合理，而且每个数据表中的字段设计也要合理、规范。

本系统采用Access作为数据库，使用链接字符串与数据库相连，数据库的名称是kygl.mdb，根据实际处理的数据情况和系统的功能在数据库内创建了人员信息表(tzy_ryxx)、科研机构表(tzy_kyjg)、科研项目表(tzy_kyxm)、论文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究报告表(tzy_report)、专利表(tzy_zhuanli)、获奖情况表(tzy_hjqk)、科技服务表(tzy_kjfw)、学术交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用来存放科研档案管理的基本数据。

3系统实现

3.1基本界面

平台的首页如图1所示。

图1系统首页

除了平台的首页外，不同权限的用户在用户区登录后将进入各自可操作的页面。如科研人员登录后将进入科研人员页面，可进行个人基本信息维护、项目申报、项目查看、奖项申报等。

3.2 ActionForm类

ActionForm类是Struts框架的核心组件之一，是Struts的关键视图组件。ActionForm本质上是一种JavaBean，是专门用来传递表单数据的DTD(Data Transfer Object,数据传递对象)。它包括用于表单数据验证的validate()方法和用于数据复位的reset()方法。本系统利用ActionForm Bean在视图组件和控制器组件之间传递HTML表单数据，通常每个HTML表单对应一个ActionForm Bean，HTML表单中的字段和ActionForm Bean中的属性一一对应。利用ActionForm Bean的Validate()方法对用户输入的数据进行合法性验证。

表单验证是ActionForm的主要功能之一。要实现这个功能，需要采取4个步骤：1)重写validate()方法；2)在资源文件Applica? tionResources.properties中设置可能的验证错误的标识；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate属性设置为true（默认已经是true），并添加元素以指明资源文件的存放路径；4)在相应输入页面的相应位置加入错误标记< html:errors>，以输出可能的验证错误。

3.3 Action类

Action类是用来处理业务逻辑的一个类，负责单个事件的流程控制。在收到相应的请求后，ActionServlet会为该请求选择适当的Action，在必要的时候会创建一个Action实例，调用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它会调用默认的Action类(定义在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet将适当的ActionMapping类转发给Action，这个Action使用Ac? tionMapping找到本地转发，然后获得并设置ActionMapping属性。

4结束语

基于Java的高校科研档案管理平台集科研管理和信息服务为一体，适用于高校的科研管理部门，具有科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、学术活动管理、技术服务管理等多项功能，既实现了科研管理的自动化，又利用网络的优势信息，方便了教师的研究，方便了工作人员各种表格的填写，大大提高了工作效率，使学院的科研管理水平上了一个新的台阶。

参考文献：

[1]张兴科.JSP动态网站设计项目教程[M].北京:中国人民大学出版社,2010.

高校科研档案管理范文第4篇

关键词：高校；科研档案；规范化

1高校科研档案管理工作的内涵及作用

高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。

2高校科研档案管理的归档范围

对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。

2．1科研准备阶段

许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2．2研究实验阶段

各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。

2．3总结鉴定验收阶段

工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。

2．4成果和奖励申报阶段

成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2．5推广应用阶段

推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。根据教育部令第27号文件:《高等学校档案管理办法》科研类档案应当在项目完成后两个月归档。

3科研档案的规范化管理

3．1完善科研档案管理制度

目前，高校科研档案管理大多数是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要加强科技档案管理，保证科研档案的系统、准确、完整，各高校应当根据自身实际，制定属于本单位的《档案管理办法》。办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限。

3．2实现科研档案管理信息化

档案管理并不是一成不变的，随着时代的不断进步，电子档案也已成为趋势，对于该些档案的处理，需要高校科研部门与时俱进，定期组织档案管理人员进行学习。学校科研处应有功能完善的科研信息管理系统，并对该系统的维护落实到人。构建完善的科研管理信息体系，首先需要管理机制的建设，加强信息化管理的规划。信息管理系统日新月异，在旧有系统的基础上不断完善是必要的，新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感，能够彰显人性化并做到短期内不落后。科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号，随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档，实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道。一个合格的科研信息管理系统，应实现科研项目管理的数据化，各项指标有据可查;科研资料管理标签化，档案资料进行分类整理，做出详细目录;资料信息整理标准化，一是对每一个项目做统一顺序整理，二是按照综合利用信息化要求，实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅记录的信息化，规范完整的交接、移交记录，建立必要的查阅审批授权制度，做好科研档案保密管理和查阅记录。［1］

3．3提高科研人员归档意识

在很多的一段时间里，高校科研项目管理的过程中，高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视，对科研项目数量和到账经费特别看重，而忽略了科研档案的收集和归档。目前，科研档案归档工作已经慢慢得到重视，但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱。对于项目负责人来说，他更多的精力在于项目的研究与结题，而忽视了项目由申报到结题的资料整理，待项目结题时该项目的前期资料已经遗失。由于高校科研项目多、人员杂，仅仅依靠科研处的少数工作人员，根本无从掌握项目现实的研究阶段，更无法完成每个项目的资料归档。还有部分科研人员将科研成果看做自己的私有财产，许多具有归档价值的资料，如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉，有所保留。档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用。科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中。明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准，应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传。［2］强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识，高校应该实现资料归档的各级责任人，以实现科研项目归档的系统、准确、完整。项目立项之时，应要项目负责人提交《科研项目责任书》，该文件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)。各二级学院应有专职科研秘书，对各学院科研教师全面掌握，督促各项目负责人在时间截点内交材料，并统一项目尽量做到有一式两份的档案，一份交校科研处，一份留在二级学院，二级学院应该小型科研资料档案室。校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷，应配专职人员对全校科研档案进行管理，对项目全过程材料进行整理，保护材料完整性，注意材料装订细节，在科研系统对归档材料作登记，并定期交校档案室。科研档案管理人员是科研档案工作的主体，能否充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任，能否及时督促科研人员归档，是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环，也是为经济建设和科技服务的一个必要前提。［3］

3．4提高科研档案利用率，保证科研档案完整性

针对目前情况而言，使用率和完整性都较好的是纵向项目，尤其是国家级、省级项目，这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候，尤为重要，科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真，相比之下，横向项目的档案管理就较为欠缺。横向项目没有固定的申报书、合同等，这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范，提倡教师使用格式合同，填报格式一致的责任书，监督教师定期进行中期检查，对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题。对于经常有科研项目的教师而言，对于该些步骤较为熟悉，并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集，但是，对于一些项目不是太多，忙于教学，并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言，往往对以上步骤产生误会、厌倦、反感，觉得职能部门“多此一举”，往往因此不断找借口，基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师，最终将导致科研项目的不完整。由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现，并不是一个人努力的结果，它需要一个团队付出精力，需要制度来规范团队中每一个人的行为，为此，科研处应制定相关条例，对不能按时提交材料的项目进行处理，例如，未能交《责任书》就不能立项，未能交《验收表》就不能办结题手续，未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等。古语云，温故而知新，科研档案的整理和再次利用，将迸发出更多创作的火花。

作者:欧建韶 单位:电子科技大学中山学院科技与研究生处

参考文献:

［1］李俊霖．高校科研档案管理信息化的研究［J］．技术与创新管理．2011，11(32)．

高校科研档案管理范文第5篇

一、艺术类高职院校科研档案管理的意义

（一）历史的意义

?术类高职院校科研档案的内容包括艺术类高职师生历年的各种学术成果、学术性论文、文章和著作等，包括公开发表、宣读、交流的和未经发表、交流的文稿等，它是艺术类高职院校学术水平的真实记录。客观地记录了既往的学术历史情况，是一所艺术类高职院校不同时期学术水平的反映和凭证。保存这些科研档案，就是保存学校科研发展的历史，保存不同时期研究者的研究成果为艺术类高职院校和社会积累与保存历史文化财富，尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，在整个高校中科研档案在学校科研管理中所处的地位也越来越重要。科研档案作为一种资源储备，具体见证着合格评估、评优评估、示范评估、卓越评估等艺术类高职院校发展轨迹。

（二）现实的意义

艺术类高职院校科研档案管理也是一整套业务管理工作，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。比如，科研档案在管理过程中，有接收、鉴定、整理、编目、统计、保管、利用以及对科研档案工作的业务指导等各个环节，还包括现代信息技术在艺术类高职院校科研档案管理中的应用。随着艺术类高职院校科研水平的不断提高和信息化技术的飞速发展，科研档案作为重要信息资源在教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，将其纳入高校科研管理的基础性、日常性工作，进行科学化、规范化管理，是提高高校科研管理水平的必要前提，使科研日常工作、科研管理工作和科研建档工作同步进行，密切跟踪科研活动的全过程，准确界定科研档案成果的价值，有利于建立完整、准确、系统的科研档案。通过查阅已有的档案资料，可以判断科研成果归属，减少无谓的重复劳动，提高研究效率，拓展研究视野，保证工作质量。有利于促进艺术类高职院校科学研究的发展和科研水平的提升，有利于科研成果与市场接轨，为社会建设和经济建设服务。

二、明确艺术类高职院校科研档案的归档内容

根据艺术类高职院校科研活动的内容、特点进行分类，艺术类高职院校科研档案大致可分为科研项目档案、科研文书档案和科研成果档案。

（一）科研项目档案

科研项目包括校级、省级、国家级项目（课题）。科研项目档案是科研实践活动的真实记录，它记载和反映了科研项目研究的全过程和具体成果。这部分档案是艺术类高职院校科研档案的主体部分，主要包括：项目（课题）申报材料，批准文件，研究或实施方案，研究实施过程中的重要原始记录，研究工作总结及研究成果报告，成果鉴定、验收、评审及成果奖励的有关材料，成果推广阶段所形成的文件等。

（二）科研文书档案

艺术类高职院校科研文书档案是科研管理活动的真实记录，它记载和反映学校科研管理活动的历史过程和经验，包括：科研计划，总结，学校和上级管理部门下发的在科研日常管理和专项管理活动中形成的管理性科研文件、材料。也包括各级各类的项目申报通知、各项目立项文件、各项目结题文件和成果获奖文件等。另外，还有艺术类高职院校本校制定的科研管理相关规章制度文件等。

（三）科研成果档案

艺术类高职院校科研成果档案是鉴证学校科研实力的依据之一，因此科研成果管理在科研管理中有着重要意义。艺术类高职院校科研成果主要包括学校科研成果汇编、科研统计报表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利资料等。

三、提高艺术类高职院校科研档案管理能力

（一）提高档案管理认识

要使艺术类高职院校科研档案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分认识到科研档案管理的重要性，它是科研历史的重要凭证，是积累科研经验的一种手段，是进行科学研究的重要依据，是进行学术交流的有力工具，是促进学校发展的一项重要内容。学校可通过职称评审、教育教学评估等有效载体凸现科研档案的重要性，通过举行专家讲座、上门服务等途径加以宣传普及，促使教师加强认识和理解艺术类高职院校科研档案管理的重要作用、归档内容和归档方式，从而准确判断目前艺术类高职院校科研档案管理工作的状态，提出合理可行的艺术类高职院校科研档案的建设方案，对今后做好艺术类高职院校科研档案工作，提升学校科研能力、科研管理水平，都有着十分重要的意义。

（二）加强管理队伍的培养

按照科研管理的条例，一个科研项目（课题）的前期准备、研究实施、鉴定验收、成果申报、奖励认定以及推广应用等各个阶段的材料必须收集和归档。科研人员是科研档案的形成者和利用者，科研管理部门是直接服务科研人员和科研工作的部门，作为科研档案管理人员要熟悉科研材料的产生、形成及相互关系，要做好积极与科研人员的沟通、对接，找到收集和整理档案的行之有效的方法，及时做好资料的收集与保存。

（三）加强管理方法的改进

1.全面及时归档

目前，我省艺术类高职院校在科研管理方面，大多已经对科研项目的开展和科研管理同时进行了提出了要求，并取得了一定成效，但对科研资料的收集、归档却相对滞后。这不利于科研档案的收集和保存的完整性。例如，一些科研项目要全面完成，往往周期长、范围广、人员多、资料杂，有时，在科研项目开展的过程中会根据实际情况，对之前的计划作一定的调整，从而使相应的资料内容发生变化，所形成的档案也会随之变化。因此，项目研究、项目管理与项目建档要同时展开，边研究、边管理、边建档三者协调发展的道路，确保科研档案完整、准确、系统，并能有效的提供利用。例如：在校内制定激励机制或奖惩制度，由项目负责人为第一责任人，充分发挥项目组在档案的形成、收集、立卷等工作中的主观能动性，在科研活动开展的各个阶段，及时完善科研资料的归档工作。在校内定期开展档案工作评比，对档案整理成效好的项目给予奖励，对没有达到归档要求的项目提出整改建议，要求及时整改，?t迟未整改到位的不予结题或不予参加评优评先。艺术类高职院校的科研管理部门、档案管理部门以及科研档案形成的具体部门或项目组，要相互配合，在科研档案管理中，明确职责，形成一个合理的归档秩序，提高档案收集的质量和效率，使科研档案管理规范化、科学化，进一步完善艺术类高职院校科研档案的管理工作。

2.加强信息管理

传统的档案搜索与交流方式已经不适应大量的档案管理新发展、新需求，信息化管理是档案管理的必由之路，亦是大势所趋，艺术类高职院校的科研档案管理也不例外。为了尽可能地开发和利用艺术类高职院校科研档案资源，必须进行数字网络平台建设，实现科研档案信息的网络化利用，在不涉及知识产权的前提下，将传统的纸质档案电子化，为档案管理提供便捷途径，这不仅是传递信息的便利途径，而且也是良好的服务渠道。将传统的查阅、外借、展览、检索等利用信息化平台来解决。艺术类高职院校由于信息化管理起步较晚，需加强这一块的关注与投入力度，从而最大限度地解决艺术类高职院校科研档案信息资源的及时流通，传递最新的科研动态，也可避免某一科研工作的重复进行，更好地利用已有基础，提高科研能力，也更好地服务于艺术类高职院校的科研工作。

3.实现资源共享

艺术类高职院校的科研档案，反映了学校艺术类科研发展的历史和现状，它是一种记载，也是一种凭证，反映了学校已有的科研能力，这是科研档案需要完整保存的一个原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使学校及这一艺术门类得以更好的发展。因此，对艺术类高职院校科研档案信息资源的开发利用是学校档案管理工作的拓展与深化，高职院校科研档案工作者在不违背知识产权法律法规情况下，可根据客观实际需要，编研开发艺术类科研档案信息资源，在校内或指定范围内形成有效分享，避免科研资源的浪费与重复。例如：利用某一已有的艺术类科研档案实体，进行系统的较深层次的加工，用新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案动态化，供全校科研工作者参考。以充分发挥艺术类高职科研的精品成果在一定范围内得到有效交流传播，从而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合与分享，也使艺术类技艺、技能得到更好的传承。

4.参与市场交流

艺术类高职院校的科研档案，包含着许多精品节目、精品工艺形成的经过与成果，为使这些成果更好的发挥其意义，并为文化强省、文化强国作出贡献，艺术类高职院校科研档案工作者可以深化服务形式，结合学校科研档案特点，将科研成果及早与市场接轨，积极参与市场活动，在建立有效的检索系统、做好科研档案的编录、保存的基础上对档案中科研成果涉及的新工艺、新技术、新发现，在不涉及知识产权问题的情况下，在学校的统筹安排下及时与社会相关部门进行交流，并配合学校为成果转让与开发等提供必要的档案材料，及时为供给者与需求者架起桥梁，更好地推动科研成果传播与转化。