档案管理的优势
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档案管理的优势范文第1篇
【关键词】档案管理 数字化 优势和劣势
随着信息化技术的快速发展，其已经逐渐进入到人们的日常生活中，这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展，人们的工作模式也在逐渐发生着转变，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步，因此，档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素，对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。
1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷，其是一个常见的问题，对部门的发展具有非常重要的作用，但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门，加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足，使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后，所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中，然后由档案管理人员对其进行统一管理，这种模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性原则。
1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作，其大部分需要在上班时间进行整理和分类，但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后，档案管理人员在进行档案管理时，其不在受到时间和空间等的限制，工作人员能够通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式，档案管理工作的效率得到了有效的提高，企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统，档案管理人员就能够将这些信息收集整理，并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。
1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理，其仅仅是对档案进行分类整理，在进行某一相关内容的查询时，仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后，经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中，然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料，这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉，从而提高档案管理工作的效率。
2 档案数字化管理的劣势分析
2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员，其在进行档案数字化管理时，仅仅将其作为一种存储工具，并没有发挥档案管理数字化技术的优势，在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有一些档案管理人员，其将重点放在管理上，而对于档案的价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。
2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素，由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响，严重的甚至会使得所有的档案资料丢失，这使得档案管理工作受到较大的影响。此外，还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术，这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹，因此，管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性，即使其被人为修改也不会被人发现。
2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理，其为了更好的节省资源，往往会将纸质档案全部电子化，然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中，而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时，往往会导致硬件设备的重要性上升，为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求，随着档案资料的增加，其需要更换存储位置或者对应的硬件设施，这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外，若新设备中存在着病毒等，其对整个档案管理系统的危害是非常大的。
3 档案数字化管理的措施研究
3.1 建设系统工程，实现档案信息的共享。对于档案电子化建设，其是一项非常庞大的工程，需要将所有的档案信息录入其中，同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能，因此，企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动，将所有的档案信息和软件等设备安装完成，且为了保证档案信息的安全性，还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外，为了提高档案数字化管理的效率，还需要设立对应的查询功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。
3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理，其想要在整个企业高效运行，首先需要建立统一的录入标准，工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准，然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外，对于电子档案的扫描工作，其也需要制定对应的标准，像页数的强制性打印等，通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后，其还不能够直接进行存储，档案管理人员需要对其进行二次查询，直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。
4 总结
对于一个企业的发展来说，其档案具有非常重要的作用，像房地产企业等，对于这些企业，其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用，由于传统的档案管理模式利用率较低，加上存储的安全性不高，人们开始研究档案的数字化管理，但这一技术当前还存在着很多的问题，需要有关人员加强研究。
参考文献：
[1]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016，09：48-49.
档案管理的优势范文第2篇
【关键词】 煤炭企业；档案管理；优化设计
在煤炭企业不断发展和改革下，煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史，为企业少走弯路奠定基础，对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索，保证企业档案的生存和延续，以便更好地服务于企业的建设。
一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性
近年来，煤炭企业经过多次改革，管理逐渐走向集团化、规范化，但是档案管理相对较薄弱，总体水平较低，加之国家对其管理的滞后和概念的模糊，导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足，档案人员业务素质低，归档信息不完整，档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此，加强煤炭企业档案管理意义十分重要。
（一）有利于企业做出正确决策
煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。
煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故，而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。
（二）有利于对事故救援工作的开展
在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。
（三）有利于煤炭企业合法权利的维护
煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。
二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策
（一）企业档案管理意识淡薄
在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。
（二）提高档案管理人员的综合素质
知识是不断更新的，档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧，应引起上级领导的重视，应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习，以加强对现有工作人员的继续教育，但业务培训应注重以下几个方面：
1.注重实用性
结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势，与实际工作紧密配合，对档案法律法规、档案具体业务等进行较为系统的学习，并且要学以致用，便于实际操作，讲究实效。
2.因材施教
对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应，重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异，因材施教。
3.加强安全知识的学习
要做好档案的安全工作，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训，增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。
（三）建立健全档案管理制度体系
在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系，以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制，各种机制系统相互作用、相互促进，确保档案管理工作规范健康运行。
在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程，要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如《文件材料归档与不归档范围》、《档案立卷归档制度》、《档案库房安全设施》、《档案借（查）阅制度》、《档案利用制度》、《档案人员职责与职权范围》等，确保档案管理中各项工作有效进行。
（四）加强执行煤炭企业档案管理的监督考核
为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性，不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系，而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任制管理模式，做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。
（五）加强档案信息资源的开发和利用
煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据，并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。
煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录，是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势，加强档案管理。
（六）加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入
随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统，使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。
首先积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备，进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次，要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统，优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统，软件系统与硬件设备相结合，不仅提高了档案管理人员的工作效率，也保证了档案管理工作的管理质量。
（七）对煤炭企业的档案服务进行创新
现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。
随着时代的发展，企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件，档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案，随着这种趋势的发展，要求企业在实践上打破常规、积极创新，把档案工作列入日常工作规划中，以条款积极落实，及时解决档案工作中的问题，为档案工作创造一个良好环境。
三、结语
随着煤炭企业档案管理的不断完善，要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档，把档案管理工作规范化，为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理，而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高，通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。
参考文献：
[1]刘池 煤炭企业档案管理的现状与对策（J）.能源技术与管理2012（1）165-167
[2]谢志清 完善档案管理服务煤矿建设（J）.黑龙江档案2010（2）76
[3]张志纲，董淑娟 煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（J）.煤炭技术2012（21）281-282
[4]王英杰 浅谈新形势下煤炭企业档案管理的几个问题（J）.华章2013（22） 291
档案管理的优势范文第3篇
[关键词]档案；信息化；管理；优势；安全
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）20-0-02
0 引 言
随着社会的不断发展进步，电子政务协同办公和自动化办公已经广泛运用于社会生活的各个方面。传统的档案管理模式已经逐渐跟不上时代的发展步伐，档案信息化管理开始得到广泛运用。但是，档案信息化管理也存在着一些安全性问题，因此，档案工作人员应该全面认识信息技术特征，并结合新技术、新方法对档案管理工作中出现的问题进行改正，促进档案管理工作不断进步。
1 档案信息化管理模式的优势
1.1 提高搜索速度和准确性
传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率不和准确性都得到极大提高。
1.2 提高档案利用率
在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息远程传输共享更加方便
在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便。
1.4 提高了档案信息管理效率
档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率。
2 档案信息化管理存在的安全问题
2.1 电子档案存在真实性和合法患
按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由复制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。
2.2 管理过程中存在安全性问题
虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。
2.3 受到计算机病毒的威胁
如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。
3 如何提高档案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性
对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。
3.2 采用先进的管理技术与理念
我国经济不断高速发展，科学技术水平也不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改进，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。档案管理毕竟对安全性要求高，不像其他出入自由的部门一样，访问者进出查找档案时要进行严格的身份验证，避免无关人员进出。人员的进出要输入密码，只有将密码输入正确的人才可以进去查询档案资料。同时，在档案信息化管理中，可以建立防火墙来保障对数据的监控，杜绝非法访问，提高电子档案安全性和隐秘性。
3.3 建立健全安全管理制度
随着科学技术的发展，各种信息泄露情况日趋频繁，因此，电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理，除了要在技术手段上加强外，还要在制度管理上给予保障，建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞，也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中，第一，要对各个部门各个人员进行职责分工，相关管理人员必须认真负责，各司其职，将自己分内事情做好，出现问题需要自行承担后果。同时，不归自身监管的事物不能擅自做主，必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二，对电子档案及时归档并处理，电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题，比如：档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改，特殊情况下，必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性，有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三，完善相关规章制度，档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作，不能超越制度允许的范围。同时，对于因个人原因而造成档案信息泄露的工作人员需承担相应的法律责任。
4 结 语
随着信息化时代的到来，档案信息化管理给档案管理工作带来了极大方便，提高了档案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有两面性，对于档案信息化管理来讲，也存在着很多弊端，比如：真实性和合法性不确定，受到计算机病毒威胁等。因此，对于档案管理部门来讲，其必须利用先进科学技术并建立健全自身管理制度进行档案信息化管理，只有在各个层面将工作做好，电子档案的安全性才会得到保障。
主要参考文献
[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息，2016 （12）.
[2]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息，2013（8）.
[3]张玉瑛，英宝云.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].办公室业务，2013（23）.
档案管理的优势范文第4篇
一、新时期优化事业单位档案管理的重要性
事业单位在新时期的档案管理工作实际上就是人力资源管理，所以档案管理工作和单位的每一名职工都息息相关。但事业单位档案管理水平能在一定程度上反映职工的专业技能与素质水平。就拿人事档案来说，事业单位职工的升调往往把个人档案作为主要依据，所以人事档案是十分重要的资料。尤其是在当今的信息时代，档案资料对个人有更重要的意义，单位领导可通过查看某名职工的档案决定其具体的任用。职工档案资料记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况，且在事业单位合理配置人力资源方面有举足轻重的作用。另外，事业单位档案管理能使很多管理工作获得重要的决策依据，因为档案不仅是决策参考材料，还是对单位及个人成长的见证，做好事业单位的档案管理工作对事业单位的工作状态及成果、建设及发展有重要影响。总之，事业单位在新的历史时期优化档案管理工作是至关重要的。
二、新时期事业单位档案管理工作的优化策略
（一）处理好电子化与纸质档案管理的关系。纸质档案管理在事业单位当下的档案管理工作中依旧占据主要地位，但新时期的档案数字化管理已经成为事业单位改革档案管理工作的必然选择，且数字化手段在提高事业单位档案管理工作效率及工作水平等方面有重要意义。在当下尚未完全普及电子化档案管理的情况下，各个事业单位应在档案管理环节采取电子化档案与纸质档案管理并存的方式，特别是在借助计算机落实档案管理工作时必须要有主动的态度，有效促进事业单位推动档案数字化管理进程。在实践中，事业单位档案人员可通过传统工作方式收集档案材料，并把其录入计算机，实现对档案材料的快速分类，生成对应的电子资料，从而发挥信息技术提高事业单位档案管理工作效率的作用。
（二）按照单位实际情况拓展档案服务内容。事业单位的档案管理模式随着新时期信息技术的不断更新而不断发生变化，为信息化档案管理的??现开辟了更加广阔的空间。事业单位可发挥互联网方便、快速的优势，随时搜索、获取社会最新资讯，并基于此建立高效的、科学的档案信息管理机制，使事业单位在运营、建设、决策及发展等方面获得全方位服务。事业单位也可结合信息化营销手段，结合单位实际与工作特色，协助相关部门及人员设计、组建独立的门户网站，在介绍栏列入档案管理工作的特点与成果，大力宣传事业单位档案管理，扩大工作影响力，增强公众对事业单位档案管理工作的重视度。
（三）保证电子档案数据以及信息的安全性。较传统的纸质档案管理而言，电子设备尽管有便捷的优势，但一旦它发生故障，就会使档案数据、档案信息遭受毁灭性损害，所以信息安全对于新时期的事业单位档案管理工作尤为关键。一方面，事业单位应着力增强档案人员的安全意识，加强电脑技术培训，促使他们学习怎样综合分析并处理档案数据、怎样维护档案信息、遇到电子设备故障时应怎样应对等知识，保证档案数据、档案信息的安全性。另一方面，事业单位要重视电子档案储存设备的更新换代，经常及时把老旧设备更换掉，使用最新的软件系统，确保电子设备运营能满足日常的档案管理工作需要。所以事业单位要增强管理意识，增加对档案管理中各个工作环节的投入，致力于改善既有档案信息、档案数据储存环境的的局限性，提高数据信息处理水平，从而保证档案数据、档案信息及时而有效地被利用，发挥其应有的作用。
（四）推动事业单位档案管理工作深化发展。目前，各类型事业单位均需依托规范的、定期的组织学习及思想宣传方式增强单位内部对优化档案管理工作重要性的认识。站在这一角度，事业单位要想在经营管理环节全面落实档案管理工作，凸显其重要地位，就需构建优秀领导团队，发挥出队伍的引导作用和榜样职能，以便通过定期、不定期的方式严格监督、检查事业单位开展档案管理工作的实际情况。且各类型事业单位还要以此为基础构建档案管理工作的达标考核机制，凭借事业单位落实档案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪资或级别升降的方式动态化管理整个档案管理工作的达标考核。事业单位还要以自身发展劲头为依托，建立完善的档案管理工作质量评价标准，据此落实事业单位在档案管理工作中遇到的问题及应对措施，规范档案管理，促使档案管理工作实现深化发展。
档案管理的优势范文第5篇
（一）房产档案利用更方便
利用信息化对房产档案进行管理，不仅利于查询，而且信息的利用效率得到提高，信息透明度更高。房产档案信息化管理，可以通过录入将各个时期的房产档案从纸质变为图像，实现存储、索引、管理、查询的电子化，这样在房产档案使用过程中，只需轻点鼠标就可以调出档案，更便于使用，使工作效率得到大幅度的提升。避免了由于归档错误或是纸张受损所给档案带来的损失。房产档案信息化后，使档案的准确性和安全性得到提升，增加了档案信息的透明度，人们对档案的保护意识更强，有效的避免了一些虚假房产档案信息的发生。
（二）房产档案信息共享
通过各种现代化的高科学技术，将各种载体的房产档案转化为数字化的信息，并以数字化的形式进行存储和使用，通过网络进行传输，利用计算机来进行管理，使房产档案形成一个完整的信息体系，能够及时进行利用，使资源实现了共享。在对房产档案进行使用时不再受到时间和空间的限制。同时房产档案信息化建设工作的开展，使房产档案信息的可视化管理得以实现，使图形、文档和数据实现了有效的结合，不仅方便了信息的公开查询，而且为房产档案向社会开放奠定了良好的基础，为国家各项房产政策的实施提供了技术上的支持。通过房产档案信息的共享，更方便对企业和个人房产信息的了解，避免了恶性囤房炒房行为的发生。
（三）更便于档案管理
房产档案信息化管理工作的开展，使档案以电子化的方式存在，这样可以更便于对档案进行理科改，利于档案的流转、处理及归档等工作的开展，而且档案信息化系统实现了档案自动存档的功能，实现了档案管理的无纸化办公，如果想查询房产档案，只要在联网的任何一台电脑上即可以实现对相关信息的查询，不再受到时间和区域的限制。
二、房产档案信息化管理策略
（一）加快房产档案统一标准的建立
我国电子文件档案已出振了相关的统一标准，有效的规范了电子文件档案的管理工作。房产档案自身具有特殊性，这样在管理上也与其他档案管理方式存在着不同，其具有较强的独立性。目前部分地区已建立了房产权属数字化档案，但由于多种原因，还没有统一的标准来进行规范，这就导致房产权属数字化档案在建设过程中存在较大的难度，而且所取得的实际效果也没有达到预期的标准。所以为了更好的对各地房产权属档案进行规范和指导，则需要建立健全房产管理的数字化的档案标准。
（二）房产权属档案信息化管理应分阶段实施
首先，在进行信息化建设的过程中，必须对房产档案管理部门原有的存量档案和每年新增的档案予以充分考虑，并分别对其进行规划和确定合理的建档流程。对于部门内原有的存量档案，可将部分利用率较高的进行建档，这样能够进一步确保数字化档案库在短期内发挥出利用价值；
其次，建立统一的软件编制标准。由于房产信息网是面向全社会提供服务的，为此，在网络软件的编制上应当充分结合房产档案的专业性和实用性。国家应当出台相关的行业标准，以便档案管理系统的建设有可执行的标准；
再次，强化制度化建设，实施统一标准化管理。房产档案管理部门应当配置专用的档案库房、计算机、打印机、扫描仪、温湿度计等设施设备，在管理工作中落实岗位职责制，明确档案管理工作流程。同时，房产档案管理部门还应当建立档案接收、整理、归档、节约、复核、保管、保密等制度，确保档案信息化管理的各个环节均有章可循、有规可依。
（三）处理好档案的公开和保密关系
房产档案信息化建设，对于在网上进行开放和利用需要具有一定的机密性，有一定的限制，处理好公开和保密的关系，避免不法之人利用房产权属档案谋取私利。在这方面，为了更好的保护房产所有人的个人合法权益，国家应出台相关的法律法规，对房产档案的上网登记进行确定，使房产档案在开发利用过程中，在为使用者提供相应的档案信息的同时，也确保做好档案的保密性工作。
（四）加强计算机网络病毒的防范
只要是有计算机网络的地方，就有可能出现计算机病毒，为此，档案上网利用非常容易受到计算机网络病毒的威胁，最为严重后果可能导致所有档案数据信息全部丢失。为此，在建设数字化档案的同时，必须加强计算机病毒的预防工作。
（五）培养高素质房产档案管理人才
在房产档案信息化建设过程中，房产档案管理工作还处于由手工档案向信息化档案过渡的状态下，这就需要具有较高综合素质的房产档案管理人员来加快房产档案信息化建设的进程。所以房产档案管理部门应做好员工的培训工作，努力提高员工的知识积累和操作技能，使其即暗叹得房产管理的专业知识和技能，又精通信息化管理的手段和技术，从而提高员工的整体素质。同时还要加强员工职业道德素质的提升，使其树立正确的服务观念，为使用者提供便捷、优质的服务。
