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档案储存管理

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档案储存管理

档案储存管理范文第1篇

关键词:档案管理;电子文件;存储技术

电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带,人们在查找文件的过程中,需要利用计算机,因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体,因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中,电子文件的类型有很多种,电子文件的产生主要有两种,一种是与科技有关的电子文件,这种文件是技术性的,例如光栅图等,另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件,这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种,因此在储存技术上需要不断的完善。

1 管理文件中存在的问题

1.1 未能够有效的进行归档处理

我国企业在二十世纪九十年代的时候,使用的就是软盘进行企业信息的存储,之后又出现了光盘和计算机硬盘,这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步,文件的内容主要是日常的工作活动,除此之外,还有着源程序代码和技术性文件,有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内,这样文件在日积月累的过程中,就会出现泛滥成灾的现象,这样文件就比较混乱,检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看,电子文件也没有经过专业的质量审查,从技术上来看,没有任何的时效性和正确性,文件也就出现了极大的缺陷,在利用的过程中,文件管理极容易出现归档性的问题,如果以上问退没有得到有效的解决,就会出现一系列的问题,需要引起我们的注意。

1.2 版本管理存在着不足之处

现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中,会产生大量的文件,这些文件需要有效的管理,因此在日常的工作中,除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外,还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案,这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档,档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集,导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中,如果文件存储的程序出现了一系列的问题,这时就需要进行正常到维护,在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正,但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档,因此极容易出现重复更正的问题,这样就会出现人力和财力上的极大浪费,对系统的运行也是极为不利的,尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难,一定要引起我们的注意。

2 存储技术

首先;在进行文件贮存的^程中,一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜,最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候,一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮,在存储的过程中,一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制,这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候,一定要保证直立的状态,在存储环境上必须要避光,不能够有大量的灰尘,也要与磁场远离,这样就能够将整个运行的状态处理好,使存储介质能够正确的保存电子文件。

其次,要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储,根据相关的原则在存储的过程中,将软盘中的文件转移到光盘内,这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的,因为软盘和磁盘在使用的过程中,有着一定的年限限制,经常出现操作失误的现象,如果不经常更换就会导致文件出现损坏,无法复原。而且在使用的时候,常常会出现误操作,这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善,而且经济条件允许,在管理版本文件的时候,可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。

再次,在电子文件数量持续增加的时候,存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低,同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起,这样在读取数据的时候,更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点:首先,将有限的存储容量提高,是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候,有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储,即使是多台的机器也能一同运转,实现文件高效率传输。

在检验文件的时候有了必要的较验技术,从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储,如果硬盘出现了故障,那么会影响文件,带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起,可以使存储量增加,这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候,会因为磁盘损坏等原因而丢失,使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中,要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。

最后,加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护,首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题,严格把好电子文件制成材料质量关,提高电子文件载体的保存寿命,为电子文件的长期保存打下基础。第二,保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用,有良好的室内环境,保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三,要保证计算机网络系统的运行安全,可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。

结束语

由上述可知,将电子文件存储是一个单位必要的工作,而且在存储的时候,还要保证有效性,是电子文件能成为单位发展的重要资源,拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候,会遇到问题,但是在改革存储方式之后,也取得较高效果,对于单位的发展有积极的作用。

参考文献

[1]郭沙沙.试论电子档案信息安全保障体系框架[J].黑龙江科技信息,2015(20).

档案储存管理范文第2篇

1 目前我国街道办事处档案管理存在的主要问题

1.1 基础设施设备的建设难以满足街道办事处的需求

科技的发展日新月异,也给我们的日常生活与工作带来了巨大的改变,尤其针对档案管理这一项关键工作,街道办事处档案管理者必须从理念层面进行思维的转变,重视档案管理模式的更新。可是由于目前很多街道办事处管理人员的教育程度不高,年龄较大,难以跟上时代的潮流,思维被传统模式束缚,很难在真正意义上领悟到先进技术对于档案管理工作的深刻影响,因此直接导致街道办事处档案管理工作内部的资金投入不足,甚至很多管理者选择将这有限的资金投入到其他工作领域中,完全忽略了实时革新给街道办事处档案管理工作带来的优势。如今很多街道办事处的档案管理室以及内部的设施设备尚未达到相关要求,使用的极其年代久远,客观上不能满足街道办事处整体机构对于信息的需求。另外,很多街道办事处没有实现信息数字化,仍然将许多重要的纸质文件资料安放在杂货间中,这样杂乱且没有规律的储存模式很容易造成重要资料的安全问题。同时,由于缺乏妥善的档案管理制度,街道办事处没有完善的档案储存箱或者是?n案装具,这样不科学的安排给街道办事处的档案管理工作带来了很多潜在隐患。

1.2 街道办事处档案管理工作人员专业素养不足且流动性高

由于街道办事处所要接触管理的事物相当杂乱且繁琐,大多数工作项目也具有强烈的时效性,因此很多时候办事处会出现工作量太大,员工数量不够的现象。为了临时解决这些问题,街道办事处管理者往往选择招聘一些兼职人员来填补空缺。再加上街道办事处工作人员的流动性高,直接导致街道办事处工作人员的专业素质难以提升,高频率的人员变动直接影响其他人员的工作效率,同时也会扰乱档案管理专业团队的建设工作,从而导致街道办事处档案管理工作人员的培训课程达不到理想的效果。如果这些问题得不到足够的重视与解决,那么长久下去就会造成档案管理工作内部员工的工作积极性差,专业技能跟不上办事处的运转速度,进而导致整个办事处的工作效率下降。

1.3 街道办事处档案的收集整理工作不全面

目前,很多街道办事处档案管理工作的源头即档案资料的收集整理不全面。就现在的工作模式来说,街道办事处都是采用各个部门负责整理自己部门的材料,相互之间并不进行实时交流与沟通,因而会存在很多重复整理的文件。并且,当其他部门的工作人员前来所索要相关文件时,本部门的人因害怕重要文件泄密,往往选择放弃文件信息的共享。出现这种现象的主要原因还是因为街道办事处管理者的管理理念尚未改变,管理模式依然停留在过去,再加上档案管理工作人员流动性高,工作经验不足,不能深刻意识到档案科学有效管理的现实意义,只是单纯地进行传统的机械化的资料收集与整理。

2 街道办事处档案管理相关问题的合理应对方式

2.1 加强街道办事处管理者对于档案管理工作的重视度

提高街道办事处档案管理工作效率与质量的首要条件就是得到相关管理者的重视和支持。经过实地调研我们发现,街道办事处管理者对档案管理工作的认识程度直接影响街道办事处档案管理工作的效果。越高的领导重视度最终获取的工作成果就越多,反之相反。可是,因为街道办事处所要处理的事务太过繁琐,大多数管理者都难以投入过多的精力与心思放在档案管理工作中,所以这就需要依赖档案管理工作人员可以沉静下来,通过整体团队的积极努力获得上级领导的支持,按照要求实时向上级领导汇报工作进度与相关安排,包括在工作中出现的各类问题,不可以放过任何细节。在基层员工与上级领导的充分沟通和交流下,让上级领导可以充分认识档案管理工作在街道办事处中所处的重要地位,只有管理者意识到档案管理工作的实际价值,才有可能解决这些现实问题。

2.2 提高资金投入量,引入先进的设施设备

提高街道办事处档案管理的效率与质量,所需的基本条件就是优化档案管理设施设备。街道办事处在实施档案管理的过程中,在加强领导者对其重视度的同时,还要努力提高上级领导对档案管理相关设备的资金投入,优化老旧的档案管理设备,在能够保证街道办事处其他相关工作顺利尽心的基础下,针对档案管理合理配置一定的急救设施如防火、防湿等。唯有妥善提高这些硬件设备的资金投入水平,才能全面改善街道办事处的档案管理环境,确保档案资料的安全性,逐步向科学合理有效的档案管理工作迈进。

2.3 采用专业性强的档案管理人才,建立科学有效的管理体制

街道办事处处理的相关事务虽然从整体上来说流程较为简单,但是信息量大,种类杂多,这就对档案管理工作人员有着较为严苛的要求,在街道办事处档案管理部门工作的人员,必须可以迅速适应多变的工作环境,具有较大的开发潜力,在工作岗位上能够充分展现自己的优势,不断提高自身的价值。因此,街道办事处应该针对这些人员安排实时培训,提高这些档案管理员的工作素养的同时,保证档案管理工作的服务性能。唯有较强工作能力和专业技能的员工基础下,建设科学有效的档案管理体制,从整体局面评价员工工作绩效,才能实现员工之间相互团结,相互信任,共同进步。

档案储存管理范文第3篇

【关键词】基础工作;档案管理;现代化

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作存在的不足。

总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷,去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据,并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

档案储存管理范文第4篇

【关键词】地铁系统;安心运行;风险管理;危险源识别;制度建设;技术创新;预防为主

0 引言

随着地铁网络化迅猛发展,地铁运营难度日益增加,地铁安全事故问题日益凸显。作为地铁运营管理的重要组成部门,隐患管理是地铁安全生产的前沿。只有实现科学、高效和集成化的隐患管理,才能保证未来数百公里的地铁网络安全运营,确保我国地铁网络持续、健康、稳定的发展。当前,我国地铁设计、建设、管理以及安全防范等方面还存在着许多问题和不足,为确保地铁安全,我们需要加强以下几个方面的工作:一是,要制定、修改和完善有关法律法规;二是,要强化消防监督执法;三是,要加强各类安全设施建设;四是,要科学制定处置预案;五是,要加强针对性的训练和演习;六是,要建立专门的公安管理机构;七是,要强化对乘客的安全宣传教育。地铁是城市公共交通重要组成部分之一,地铁安全的重要性不言而喻。近年来全球地铁事故不断发生,我国的北京、上海、广州等城市地铁先后发生不少事故。因此,分析地铁运营事故的影响因素,制定预防事故相关对策以及突发事故后的救援措施,对于改善地铁运营的安全现状,预防事故和降低事故损失都具有十分重要的意义。

1 国内地铁安全管理存在的突出问题

1.1 人员方面

1)拥挤。地铁因为正点率高、无交通堵塞现象、运行速度快等优点颇受城市居民的青睐,所以,地铁的乘坐率非常高,拥挤现象很难避免。

2)轨道安全。主要表现为部分人员故意跳入轨道或者不慎落入轨道,严重影响了地铁的正点率。一辆列车晚点势必影响全局,需要相关部门整体协调,保证其他列车和事故列车的行车安全。轨道安全问题不仅影响列车的乘客,还会让整条线路瘫痪,影响不可谓不重大。

1.2 列车方面

1)列车出轨。综合有关经验来看,列车出轨是致使地铁列车的事故的主要诱因。

2)其他因素。综合看来,多半均为地铁的机械故障或者其他故障导致地铁安全运行出现问题。

1.3 地铁供电方面

电力是地铁正常运行至关重要的能源,如果地铁供电出现故障,则会地铁出现严重的运行故障。举例来说,在2003年7月15日,上海地铁1号线莲花路至莘庄的地铁出现停电现象,导致地铁停止运行长达62分钟。事后调查显示,停电的原因是因为地铁牵引变电站的直流开关跳闸,导致列车蓄电池的亏电过量,最后影响了地铁的正常运行。

1.4 地铁信号方面

信号系统在地铁的正常运行中发挥着重要作用,如果信号系统出现故障,势必导致地铁无法正常运行。举例来说,在2003年2月14日,上海2号线的中央控制室自动信号系统出现故障,导致地铁被迫停运20分钟;又如同年3月17日,上海地铁1号线信号控制系统出现故障,导致地铁被迫停运8分钟。

2 加强地铁安全管理的对策

2.1 安全风险管理控制系统

安全风险管理控制系统可以将地铁正常运营中的潜在危险情况进行记录并保存下来。为了对运营阶段的地铁安全风险进行有效管理,应该采用持续改善的风险管理流程。根据流程内的每项任务来编制相关的指引与程序,相关主管部门委派危害管控人员负责落实风险控制的具体措施。包括最新情况和应对措施在内的每个危害资料,均要记录在运营危害登记系统中。该流程主要由六个部分构成。

(1)危害识别与定级。根据以往的经验及知识,进行先期评级,辨识危害及其成因,根据风险矩阵图的严重性分类,估计对乘客、员工以及服务造成的影响。危害管控员会任命危害协调员,对已识别的危害进行协调和记录。

(2)危害记录与补救建议。危害管控员按照危害风险级别,提出控制或补救措施。危害协调员会将数据输入危害登记系统内,依照合理而可行的最低风险程度(ALARP)原则,提出补救措施。

(3)危害与补救措施验证。系统安全小组审核和验证危害的所有权、危害频率、危害严重程度等各方面。

(4)危害与补救措施审批。由系统安全小组提交风险管理及分析,委员会独立对补救措施进行审批,需要时要求危害管控员补充数据,以协助危害风险评级。审批范围包括成本效益和风险缓减成效。

(5)补救措施实施与监控。危害管控员负责落实执行措施,当完成危害减轻措施后,向风险管理及分析委员会报告。

(6)危害更新与风险审核。地铁公司把所有的风险分成4个等级R1~R4。被评价为R1/R2的危害,每6个月审核一次;而被评价为R3/R4的危害则需每12/24个月审核一次,并根据审核结果更新危害记录。

2.2 构建监控和自动报警系统

构建监控和自动报警系统能够有效保障地铁安全运行,因此,建议在每个地铁站里均要按照该系统,让该系统成为保护地铁安全与正常运行的重要工具。监控和自动报警系统能够有效保护保全线车站、通信信号楼、车辆段以及主变电所,同时由于监控和自动报警系统高度可靠、组网灵活、接线简单、方便扩展、容易维修,所以构建监控和自动报警系统势在必行。

目前,地铁车站内部的电脑急速机可以监控和管理本区段内部的全部消防设施,利用提前编制的程序,实现对地铁车站全部消防安全设施快速扫描和搜检,并对这些设备实施连续的基础分类,明确这些设备特征、功能是否正常等等。

应具备无线电通讯设备和有线通讯紧急电话,车站工作人员和地铁司机可通过无线系统或有线电话向控制中心传递事态信息;还有站台内的CCTV视频传输系统。车站内应装设全方位的监视器,实时收集站内各方位视频信息,不能出现有地铁发生火灾、爆炸、毒气而控制中心不知情的情况。列车上还配备有紧急报警按钮,发生火灾爆炸等意外事件时,乘客可迅速按压此按钮通知司机。

3 结束语

总之,鉴于当前我国地铁安全管理的现状,在分析其原因之后,提出了相关对策。笔者认为采用科学严谨的管理系统、借助高科技的管理技术措施能够有效保证我国地铁的安全运行。

【参考文献】

[1]宋维华,殷位洋.地铁运营安全的风险管理[J].城市轨道交通研究,2009(02).

[2]黄宏伟,彭铭,胡群芳.上海长江隧道工程风险评估研究[J].地下空间与工程学报,2009(01).

[3]黄宏伟.隧道及地下工程建设中的风险管理研究进展[J].地下空间与工程学报,2006(01).

[4]谷素斐.深圳地铁运营安全管理体系的构建与实践[J].都市快轨交通,2006(01).

[5]韩春梅,邓世舜,赵振江.地铁运营风险管理[J].现代城市轨道交通,2006(04).

[6]代宝乾,汪彤,蒋玉琨,等.地铁运营系统安全综合评价指标体系研究[J].中国安全科学学报,2006(12).

[7]郑有业,何霖,叶庆辉,等.广州地铁运营风险管理的实践与探讨[J].都市快轨交通,2007(01).

档案储存管理范文第5篇

[关键词]供电企业;物资;库存管理 措施

中图分类号:F426.61 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2014)37-0162-01

在供电企业,物资计划管理是指物资管理部门组织和管理物资的需求申请、集中采购、平衡分配等各项经济活动的重要手段。物资计划管理是企业物资管理的首要环节,从计划源头入手,加强企业的物资计划管理,采取多种措施,发挥集中采购优势,做到节源节流,降低企业成本,从而达到增加企业经济效益的目的。物资管理,是指企业在生产过程中,对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。而物资库存管理作为企业物资管理中最主要内容,它管理的好坏直接影响到供电企业生产物资的供应。物资库存管理是指服务于生产而进行的一系列有关仓库活动的管理和技术工作所实施的计划、组织、协调、监督等各项活动的总称,它是研究仓库活动方法和规律的一门科学。

1 企业库存管理的重要意义

加强企业物资库存管理,对于保证物资供应,提高企业经济效益具有重要的意义。

(1)库存管理是企业管理的重要组成部分

库存管理是物资流通的具体形式,同时也是实现物资价值和使用价值的重要手段, 没有物资的运输和仓储就没有产品价值的实现,实现企业利润也就毫无保障。因此,在企业管理实施的具体过程中,加强库存管理,对于提高企业整体的管理水平具有重要的意义。

(2) 库存管理是保证企业生产过程顺利进行的必要条件

企业的生产是对原材料的加工改造, 因此必须要按质、按量、准确、及时地向生产部门供应物资,没有科学的物资管理是很难实现的。因此要想做到物资储备数量合理以及物资供应的顺利连续,就必须对仓库活动进行科学的管理,只有这样才能确保生产的正常顺利进行。

(3 )库存管理是保持物资价值和使用价值的重要手段

物资在处于储存阶段可能会受到各种因素的影响,使得其价值和使用价值遭到损失,所以,要保管保养好储备物资的价值和使用价值,就需要采取有效的措施和方法来保证储备物资不受损害,保证物资的质量。

(4) 库存管理是提高企业经济效益的重要手段

主要表现在两个方面:一方面,在保证正常生产供应的前提下,合理储备物资,节约企业储备资金,加速资金的周转;另一方面,科学保管,采用一切有效的方法,减少物资的丢失和浪费,从而降低物资储存费用。因此,加强库存管理,实施科学保管与储备,努力提高企业库存管理工作质量,是提高企业经济效益的又一重要手段。

2 库存管理的基本环节

物资库存管理工作的主要内容有物资接运、验收、入库、出库等一些基本环节,这些基本环节工作质量的好坏直接影响到库存管理工作的顺利进行及工作质量好坏。因此加强各个环节的管理,是搞好库存管理的前提。

(1) 物资接运

物资接运工作,是指物资部门收到采购等有关部门的物资到货通知后,及时做好准备工作,把到货的物资及时有效、完整无缺地接运回来的一项业务活动。在接运过程中,应减少甚至避免出项各种差错,在确保物资质量的前提下将物资顺利组织入库。物资接运工作主要包含有接运准备、接受理贷及办理交接等内容。

(2) 物资验收

物资验收工作是保证物资质量的重要环节,它是对物资的外观质量、数量及相关技术资料、凭证和物资标志等按照一定的程序进行检查,以确定物资是否符合合同要求的一项工作。它主要包含验收准备、核对文件、实物验收及做出验收报告这四个方面的内容。

(3) 物资出入库

物资入库业务管理是指根据物资入库凭证,在接受入库物资时所进行的计划、组织等各项业务活动,它的主要内容是建立入库物资的明细账,保管卡片和物资技术档案。而物资出库业务管理则是指仓库根据出库凭证, 将物资发放给所需各单位而进行的各项业务的活动,它是物资发运阶段的开始和物资储存阶段的结束,它的业务程序主要有核对出库凭证、备料、复核查对、清点交接、清理销账等基本环节。

(4 )物资的保管保养

物资的保管保养,是指仓库根据各种物资不同的性能特点,根据实际情况,对各类物资进行不同的保管和维护保养以确保库存物资质量的一项工作。在库物资的保管保养关系到物资数量的准确和质量的完好,因此,物资的保管保养是企业库存管理的中心内容。

3 加强库存管理的措施

物资仓库业务的管理涉及到对物资产品的出入库、存放、保管、核查等多种复杂的管理工作程序,所以企业库存管理工作既是技术性的管理,同时又是经济政策性的管理。做好物资库存管理工作主要有以下几点措施:

(1) 做好物资的质量验收,保证仓库物资的质量安全

质量验收包含对物资外观及内在质量的检验,企业加强物资质量验收,可以确保到货物资质量符合规定要求,防止质量不合格的产品入库。管理人员在检验好后还应做好检验记录,认真填写物资检验记录单,对不符合要求的物资坚决不予入库。

(2) 根据物资的类别和性能特点,分区分类管理

仓管人员根据仓库内各库房、货场的容量及建筑结构情况等具体条件,结合物资的类别和性能,确定仓库每一片区域存放的物资种类、数量,且应分区分类编成目录并绘制平面图,以便于物资的管理。

(3) 定期进行物资检查和盘点

作为储存和供应物资的仓库,肩负着繁杂的物资的出库和入库业务,再加上储存物资品种种类繁多,规格复杂,所以为了确保各类物资数量的准确无误、保持账卡物不出错、质量可靠,库存管理人员就必须对在库物资进行定期的检查和盘点。

(4) 切实做好库存管理的工作考核企业应制定和完善一套能够衡量库存管理工作状况的指标体系,用以正确评价、考核库存管理工作的质量和效果,提高企业库存管理水平。

(5) 加大科技和资金投入

例如采用由高层货架、有轨巷道堆垛机、出入库输送机系统、自动控制系统、计算机库存管理系统及周边设备组成的自动仓库,通过对最新库存管理产品的使用,提高物资流通的效率,从而达到增强企业物资出库管理水平的目的。

(6) 加强库存管理人员队伍建设,提升库存管理人员综合素质

保管员除了具备必须的业务知识外, 还要拥有现代管理知识,熟悉库存物资的属性,通晓现代仓储物流理论并不断应用和实践。同时企业应为员工提供各种讲座、交流、技术培训等活动的机会,让员工在丰富的业余生活中提升自己的专业技能,达到提高企业库存管理的目标,为企业正常生产创造条件,提高企业竞争力,最终实现企业与员工的共同发展。

(7) 物资管理的意义

企业在生产过程中,对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。而物资库存管理作为企业物资管理中最主要内容,它管理的好坏直接影响到供电企业生产物资的供应。物资库存管理是指服务于生产而进行的一系列有关仓库活动的管理和技术工作所实施的计划、组织、协调、监督等各项活动的总称,它是研究仓库活动方法和规律的科学方式。制定物资计划遵循的基本原则是:要依据企业在一定时期内所确定的方针、政策和任务;要坚持计划的科学性,做到积极、准确、可靠、留有余地;要统筹兼顾,全面安排,保证重点,照顾一般。

参考文献

[1] 陈新.供电企业库存管理存在的问题及改进对策[J].商业经济,2009,339(12):48-50.