电子档案的概念
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电子档案的概念范文第1篇
一、现行政策标准对电子文件管理对象的描述
《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)是国内档案界关于电子文件管理最权威、最基础的标准，各地出台的有关电子文件管理的地方性标准和法规几乎都是以此为蓝本制定的。在这个标准中，电子文件被定义为：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
这是一个非常宽泛的定义，在这个定义下所有计算机中的文件都是电子文件。现在任何一台个人计算机中都至少有十几万个这样的文件，更不要说大型的服务器和存储系统。显然，把如此多的文件纳入档案管理的范围是不适宜的，也是一项无法完成的任务。
应该说在这里我故意混淆了概念，我所说的“计算机中的文件”是指计算机科学中的文件概念，而不是文书学、档案学中的文件概念。作为一个档案行业的标准，《电子文件归档与管理规范》中的“文件”确实更可能指向文书学、档案学中的文件，而非其他学科中的相似概念。但由于《电子文件归档与管理规范》没有定义“文件”这个概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴来风。事实上，我的确怀疑标准中的“文件”的含义更多地来自计算机科学。
在标准中还有关于电子文件分类的规定：
电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链接文件；P——程序文件；D——数据文件。
如果说文件概念还存在歧义，那么这个分类标准毫无疑问是计算机科学的。只有计算机科学中的文件我们才能严格按照这个分类划分，而一份文书学、档案学意义上的文件往往是上述多种类型的混合。
或许有人会说，对于一个事物的类别可以从多种角度划分，在文书学和档案学中，我们对于文件就是按照文种、行文方式甚至载体类型等多种角度划分的，对于电子文件这种与计算机密切相关的文件形态，引入计算机科学的分类方式也不无道理。
必须承认，这种反诘是有力的，我的本意也不是讨论目前档案界普遍流行的关于电子文件的定义和分类是否科学。但是这种定义和分类至少在档案学角度上是不够清晰的，或者说它离我们熟悉的、实践中必须使用的概念、术语是有距离的。实际上，在对于电子文件管理对象的研究乃至整个电子文件管理的研究中一直存在着的一种泛技术化的倾向，即过于关注电子文件管理所需的计算机技术细节，而忽略了从档案学角度去理解、研究电子文件；专注于从电子文件本身孤立地进行研究，而忽略了在档案工作大背景下讨论电子文件管理与传统档案管理的关系。这种泛技术化的倾向在研究中未必不是一个必须的阶段，但是在实践中则造成了很多的问题。
二、泛技术化倾向给电子文件管理实践带来的问题
1、电子文件与传统载体档案的关系复杂
电子文件是一个单独的档案门类吗?还是它仅仅是传统档案的一种不同形态?
档案界在最初研究电子文件时是把电子文件作为一种新型载体的档案来看待的，现在虽然我们已经认识到电子文件与传统档案相比绝不仅仅是载体形式的变化，但是在管理中依然存在着把电子文件作为特殊载体档案来管理的趋势。这种趋势是有其传统的，在档案管理的历史上不断有新型载体档案的出现，如照片、音频、视频档案等，这些新型载体档案最终都衍生为一个专门的档案门类，有着独立的编号、独立的目录和独立的保管要求。但是电子文件与过去那些新型载体不同，无论照片还是音频、视频，它们与更传统的纸质档案之间虽然在内容上存在着千丝万缕的联系，但彼此之间是补充关系，纸质、照片、音频、视频可能同时用来记载一个活动，但是它们的具体内容和表现形式各不相同。但电子文件与传统载体档案的内容和表现形式可以完全相同，呈现出一种替代关系。
如何在档案管理中把握这种关系呢?一个现实的问题是，当我们接收一个单位的传统载体档案和电子文件时，电子文件的目录是应该单独建立数据库还是并入传统载体档案目录数据库?如果单独建立电子文件数据库，那么同一份文件既有传统载体又有电子文件，在档案统计时如何计算?这些都是电子文件管理的细节问题，但是尴尬的是在档案界对电子文件进行的大量研究中我们很难找到这些细节问题的答案，甚至是解决思路，而这些细节又恰恰是我们开展实际工作必须解决的问题。
2、电子文件管理的指导和实践之间存在错位
在所有关于电子文件管理的政策、标准、规定中，都把电子文件以及电子文件归档后产生的“电子档案”看做是真正意义上的文件、档案。而在实践中，几乎所有的地区和单位都依然把传统载体档案当作真正的档案(即便它是根据“双套制”原则由电子文件生成的)，而电子文件仅仅作为这些传统载体档案的一种更为方便利用的形式。换句话说，如果我们把所有的电子文件看成是传统载体档案经过数字化加工而形成的电子副本丝毫不影响工作。究竟是电子档案还是传统档案的电子副本，表面看起来是个定义问题，是个看问题的角度问题，但实质上这个问题关系到我们电子文件管理研究和实践的重点应该放在哪里。
3、跛足的“双套制”
现阶段电子管理的一个重要原则就是“双套制”，即“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。这个原则从一出台就在学术界饱受诟病，被指为保守、落后，阻碍电子文件管理的发展。如果说学界的批评还多少包含理想化的成分，显得有些激进，那么在实践中“双套制”带来的困难已经开始真正阻碍电子文件管理的发展。现有的“双套制”是不彻底的双套制，仅仅是片面强调电子文件的纸质化，而没有把传统载体档案的数字化与之结合起来。这就使得传统载体档案特别是纸质档案和电子文件不是严格的一一对应，一方面很多纸质档案没有电子副本，男一方面并不是所有的电子文件都生成了纸质版本。传统载体档案与电子文件并存但不能一一对应，这种不彻底的“双套制”无论对于机关档案室对电子文件的保管和利用还是对于将来向各级档案馆的移交都带来了很多问题。
三、从实践角度对电子文件管理对象的再认识
电子文件管理是信息时代档案工作面临的最严峻挑战，是一项长期而艰巨的任务，对此我们必须有清醒地认识。电子文件管理必须依据统筹规划、分步实施的原则，有计划、有重点、循序渐进地展开，不能一蹴而就。开展电子文件管理实践的首要问题就是要明确电子文件管理对象，根据电子文件的不同性质和特点有针对性地开展工作。
我认为纳入档案管理的电子文件可以大体上分为三类，即原生性电子文件、电子副本和资料性数字信息。
原生性电子文件是指在计算机中产生，并且在实际业务活动中本身具有法律效力的电子文件，或者说是符合《电子签名法》的要求，能够直接被法庭采信的等同于书证的电子文件。只有这类电子文件是真正意义的电子文件，或者说是当前电子文件管理学术研究中真正关注的电子文件。只有这种电子文件才需要我们去前端控制、去全程管理，需要我们运用IS015489、IS023081的原则，需要我们记录多达百项的元数据来确保其真实性、完整性和有效性。这种类型的电子文件在我们身边随处可见，从自动取款机提款到各种电子消费，从企业网上年检到网上申报纳税，这种电子文件在社会生活中发挥着重要作用。但是从档案管理的角度来看，或者更明确地站在档案事业的主体——档案馆的角度来看，这些电子文件并不是重要的档案，甚至绝大多数都不在接收进馆的范围内。虽然不进馆的定期档案我们也要管理，但是对于电子文件管理而言长期保存才是难题所在，而对于短期保存我们完全可以相信技术部门有很好的解决方案。
电子副本，也可称为传统载体档案的数字化副本。它包括除了我们通过传统载体档案数字化工作生成的电子文件外，还包括几乎所有OA系统产生的电子公文。虽然在一个有较为完备的OA系统运行的单位中，纸质文件的产生后于同内容的电子文件，严格来说纸质文件才是副本。但是由于在现行的法律框架和管理体制当中，纸质文件才是最终具有法律效力的文本，所以我们完全可以把电子文件视为纸质文件的副本。这种角色的转换可以避开电子文件管理中最复杂、最核心的问题，即电子文件真实性的长期保存，因为作为副本其真实性的判定有一个简单的方法，即与原件相对照。因此，只要一份电子文件存在着一个同内容的具有法律效力的传统载体的文本，我们就可以把这份电子文件看做是电子副本，我们对这份电子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而电子文件的完整性和有效性就当前的理论和技术而言都是有着充分的保障的。
电子档案的概念范文第2篇
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电子档案的概念范文第3篇
数字档案馆与电子文件中心建设现状
2000年5月，被誉为我国“第一个数字档案馆”的深圳数字档案馆建设正式启动。2003年8月，青岛市数字档案馆率先投入运行。自2002年以后，杭州市数字档案馆、天津市泰达区数字档案馆、江苏电力公司数字档案馆等项目相继开展，数字档案馆建设全面铺开。2010年6月，国家档案局《数字档案馆建设指南》，从总体要求、系统功能要求等5个方面对数字档案馆建设进行了叙述和说明，为其规范化建设提供了重要依据。2011年1月，数字档案馆建设被列为全国档案事业发展“十二五”规划的发展目标。
2004年10月，安徽省在全国率先启动的省级电子文件中心建设受到各方瞩目，被《人民日报》誉为档案传统管理向现代管理的重大变革。同年10月，江苏省档案局提出“2008-2010年全省100％的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”。2004年12月，江苏省常州市电子文件中心正式运行，成为市级电子文件中心的典型。2005年1月，苏州张家港市电子文件中心成为国内首家县级电子文件中心。此后，许多省、市的电子文件中心投入建设并显出燎原之势。2007年4月，国家档案局在常州和合肥召开了全国电T3C件中心建设经验交流会，标志着电子文件中心建设达到了一个。
数字档案馆与电子文件中心关系辨析
数字档案馆与电子文件中心建设取得了一定成果，也存在一定的问题。主要问题在于应该研究和明确二者的关系，说明它们在电子文件管理中扮演的角色有何区别，在社会中的定位有何差异?二者的关系理不清，实践建设就会出现偏差，例如当前存在的缺乏统筹、多头无序，定位不明、关系不清，模式各异、功能效果各不相同等问题。
1 已有的对二者关系的阐述
阐明数字档案馆与电子文件中心的关系，首先要基于定义基础之上。但二者尚未形成精准的、被普遍接受的定义。对数字档案馆属概念的定位，有信息系统、网络系统、一种信息获取方式等，所述内涵与外延偏差较大，缺乏科学定义的应有之义。实践上基本“停留在馆藏数字化和建立档案网站阶段”，例如深圳数字档案馆真正实现的是馆藏的数字化及其管理，缺乏电子文件管理的应有之义。电子文件中心一般被描述为“在电子中产生的电子文件数量急剧增加的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。”该描述没能揭示本质内涵及与其他“电子文件保管、利用中心”的种差关系。
在定义尚不精准的前提下，目前关于数字档案馆与电子文件中心的关系有如下一些主要观点：数字档案馆是档案信息化建设的高级形式和中长期目标。在不能一步建立数字档案馆的情况下，近期先建立电子文件中心，而后以此为基础建设数字档案馆；电子文件中心是数字档案馆的前端和入口，是连接数字档案馆与电子政务各系统的桥梁和纽带；电子文件中心是政务办公自动化系统和数字档案馆的中间过渡阶段；我国数字档案馆一直未能妥善解决的电子文件在线接收和存取问题，有望通过电子文件中心的出现得以解决。
2 笔者对二者关系的认识
笔者认为，从核心本质上看，从长远发展上看，数字档案馆与电子文件中心从内涵到外延并没有什么差别。它们都是电子时代的新型文档管理机构概念，其实体除了人物之外还包括电子文件管理系统并且该系统是其建设的主体，建设的最终目标都是为了解决电子文件的管理问题。作为新型文档管理机构，它们根植于档案界的土壤但必须冲破传统档案工作领域，成为跨领域的、能够实现全程管理功能的整体运作的系统。
既然二者没有差别，为什么会存在名称上的差异呢?笔者认为，是源于从不同角度对于同一新生事物命名而形成的不同名称。数字档案馆是在文献机构强调面向社会服务的过程中、尤其是数字图书馆取得较大进展的推动之下形成的名称；电子文件中心则是在办公自动化、电子政务建设和政务公开政策的推动之下形成的名称。从实际运作情况看，数字档案馆强调通过公众互联网络以数字化手段为利用者提供方便、快捷的档案检索与查阅服务；而电子文件中心大多将功能嵌入电子政务网中，承担着保管政府机关电子文件以及网上文件信息的功能。数字档案馆侧重于面向社会服务；电子文件中心侧重于为电子政务服务。无论如何，二者的本质是相同的，只是实践中根据建设需要所选用的名称不同。数字档案馆易于得到社会公众的关注和认可，电子文件中心是为了向电子政务靠拢。不同的名称，有利于向不同的部门和对象推广新型档案理念，以求得到相关发展经费，获得更多的发展机遇。
在未来的建设中，数字档案馆与电子文件中心这两个概念理当二而存其一，保留一个淘汰另一个，从字面上看，笔者更加认同电子文件中心这个概念，它简单明了，既表达了以电子文件管理为核心任务又体现了与电子政务的天然联系。其定义应该是：以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现全程管理与社会化服务的新型文档管理机构。
数字档案馆与电子文件中心未来发展
1 理顺文件与档案管理流程
探索数字档案馆与电子文件中心的未来发展之路，必须克服当前的外延式技术应用模式，对其内涵和价值进行彻底的思考和追问。电子文件中心(数字档案馆)要想最终解决电子文件管理问题，首先要建立在理顺国家整体文件流程的基础之上，克服当前文档分治的局限，实现真正的文档一体衔接。
理顺文档管理流程要从整体上进行根本陛思考，对电子文件管理活动进行系统分析和科学整合，将文件“从生到死”、“从头到尾”的整个流程全面而系统地管理起来。笔者主持的一项国家社科基金项目中提出的“保存即归档模式”，对电子公文的管理过程进行了根本胜思考，适用于电子文件中心建设。这种思考付诸实施的结果将导致政务流程的再造。机构由传统的以职能为中心的管理模式向以流程为中心的管理模式变革，打破职能部门的狭隘视野，从全流程的角度管理机构文件活动，提高机构的整体绩效。为此，电子文件中心不应该是档案机构的改良，而应该是这种再造后催生的新的管理体制下的新型管理机构。
2 兼具管理、技术与服务功能
当前数字档案馆与电子文件中心建设在功能上都不完善：数字档案馆侧重于面向社会服务，前端管理薄弱；电子文件中心侧重于为政府服务，长久保管功能薄弱。在未来发展中其功能必须得到完善。如表1所示，未来真正的电子文件中心应是建立在整合了当前传统档案馆、信息中心、数字档案馆和电子文件中心等机构基础之上，兼具管理、技术、服务功能于一体，同时面向社会和政府进行服务的机构。它一方面要实现政府信息资源共享，对国家中产生的、具有保存价值的电子文件进行集中收集、归档、统一管理；另—方面应坚持档案化的思想，使电子政务过程中生成的电子文件如同纸质文件一样得到永久保存并为社会公众查询提供—站式服务。
3 建立起整体运作体系
我国数字档案馆与电子文件中心建设多是以原有的档案机构为实施主体，对传统档案机构的部分功能进行改造，一切职能均由地方综合档案馆行使。其建设仍囿于传统档案领域内，并没有真正地“走入合作圈”。这是我国数字档案馆与电子文件中心的先天不足，也是造成当前建设缺乏统筹、多头无序的关键所在。
未来的建设要打破旧有行政理念的传统思维模式，理顺各方关系，建立起整体运作体系。从宏观上、整体上统一管理策略，为所用应用软件系统及其平台、数据库、网络、接口等制定原则和标准；构建全面一体的网络，形成流畅的文档资源流通渠道；整合文档信息资源，提高共享程度；统一管理机构，合并机构职能。
4 成为一体化管理中心
未来的电子文件中心对于电子文件的管理，应该既是保存、交换中转，又是归档，同时进行整理。从理论上讲，它从电子文件制作完毕起就可以开始控制和管理电子文件及其信息。它成为电子文件交换中心，电子文件保存中心，电子文件利用中心。成为电子文件的汇集地，集文件管理与档案管理于一体，集现行政务信息与历史政务信息于一体，集政务信息中心、文件中心与档案中心于一体，成为一体化的管理中心。
5 维护国家数字记忆
电子档案的概念范文第4篇
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电子档案的概念范文第5篇
随着计算机和网络的快速发展，信息技术被广泛应用于档案学领域， 由此产生了大量的电子档案。电子档案的数字信息可以通过网络平台实现共享， 使用户足不出户就可以阅读其内容，电子档案的应用给人们带来了方便。然而，电子档案数字信息在利用、传输、复制过程中具有开放性，该应用过程给电子档案保管带来了不安全因素。同时， 网络安全问题的日益突出， 也严重影响了电子档案的真实性，直接威胁到电子档案安全性和可用性。
一、数字签名技术介绍
目前，数字签名主要采用公钥加密技术，基本原理是信息的提供者利用自己的私钥对信息进行签名， 其他任何人都可以使用信息发送者提供的公钥解密后阅读， 不知道私钥的人无法伪造密文。
特殊用途的数字签名有盲签名、签名、盲签名、群签名、公平盲签名、门限签名、具有消息恢复功能的签名等。这些特殊用途的签名均与某具体应用环境密切相关。显然，数字签名的应用涉及到法律问题，美国联邦政府基于有限域上的离散对数问题制定了自己的数字签名标准（DSS）。
数字签名的主要功能是保证传输信息的完整性、不可否认性以防止签名者的伪造行为。数字签名算法可表述为签名者利用自己的私钥对数字摘要进行加密，接收者根据明文计算出数字摘要并利用签名者提供的公钥解密数字摘要；然后用 HASH 函数对收到的原文产生一个摘要信息，与解密的摘要信息对比。如果相同，则说明收到的信息是完整的，在传输过程中没有被修改，否则说明信息被修改过。因此数字签名能够验证信息的完整性，能防止签名者的欺骗行为。
二、电子档案安全需求分析
我们可从电子档案的概念来分析电子档案的安全需求。目前，电子档案的概念在国内外还未形成统一的认识。国内一些学者认为，电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案；还有些学者认为将电子文件归档就形成电子档案。现代档案管理学认为，电子档案是具有保存价值的、已经按照档案管理规范归档的、包含元数据和相应的支持软件的电子文件。总之，无论学者们给电子档案下怎样的定义，但归纳起来，电子档案有三个主要特征：（1）电子档案是具有保存价值的电子文件，这与传统的纸质档案的特征相同；（2）电子档案是电子文件的归档，具有电子文件的各种属性；（3）电子档案包括了电子文件的软硬件产品及这些软硬件产品的使用、保存、归档等说明。
我们知道电子档案不仅具有传统档案的属性，同时还具有电子文件的各种属性。电子文件具有依赖性，依赖一定的载体；不稳定性，保存介质不稳定；在网络环境中易受各种不安全因素影响。
为了发展和应用电子档案技术，促进档案事业的信息化，为人们的档案管理和利用提供便利，提高现代档案工作效率，我们必须有效解决电子档案的安全性问题。利用密码技术和现代档案管理制度确保电子档案在整个使用过程中具备真实性、完整性、机密性和可用性，才能促进电子档案事业的健康快速发展。
三、基于数字签名的电子档案保护方案
根据上节电子档案安全需求的分析，本节应用数字签名技术，研究电子档案的安全保护方案，保障电子档案在建立、迁移和使用过程中的真实性、完整性、机密性等问题。
当然，我们可根据不同的数学困难问题，设计满足不同应用场景的电子档案保护方案。这里我们的方案是基于离散对数（dis？crete logarithm，DL）困难性问题的（也可以是基于大整数分解问题、椭圆曲线离散对数问题等），利用数字签名技术实现电子档案的技术保护。我们的方案采用了Schnorr数字签名算法，该方案包括三个阶段：系统参数生成阶段、电子文档的签名阶段和电子文档签名验证阶段。方案的具体描述如下：
1.系统参数生成阶段
