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煤炭企业档案的价值表现为企业档案客体对企业主体的需求和满足程度。煤炭企业档案价值受多种因素的影响和制约呈现出大小不一的价值体现,对企业经营决策有用的企业档案,其档案价值要大于对企业经营决策没用的档案。煤炭企业档案价值的鉴定工作带有较强的主观性,受多种因素的影响。煤炭企业文化建设作为企业管理活动的重要组成部分,不仅是企业档案信息收集的重点,同时它也影响着企业档案信息价值的鉴定工作。在企业档案价值鉴定过程中充分考虑企业文化建设的影响,使企业档案价值表现出多重价值,赋予企业档案更为丰富的价值内涵。
2加强企煤炭业人事档案工作,实现以人为本的人力资源管理文化
煤炭企业人事档案作为企业选用人才、开发人力资源的基础,是企业档案信息资源的重要组成部分。优化煤炭企业人力资源管理,离不开煤炭企业人事档案工作的支持,与人事档案工作制度的不断完善有着密切关系。企业人事档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于在企业内部最优化地配置人才,做到“人尽其才,才尽其用”,提高企业的核心竞争力。因此,企业在选聘、考察员工的时候,不仅要看他现在的工作能力和水平,还要了解每个员工的全部历史和工作情况。人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载,较为全面地反映了个人的业务能力、职业道德和素质等基本内容。健全煤炭企业人事档案制度,优化开发企业人力资源管理系统,应当从以下几个方面出发:完善健全人事档案内容制度,适应现代企业人力资源管理和时展的要求;结合企业档案工作规范化管理体系,对人事档案工作进行评估,形成切合企业实际的人才评价体系;企业人事档案实行社会化开放式的管理模式。
3建立企业形象系统,实现企业档案的文化价值
【关键词】 项目档案;档案管理;问题;原因 ;改进
项目档案真实记录了项目建设前期可行性研究、项目实施、项目竣工验收等建设的全过程,为项目验收、工程事故原因和责任认定以及日后进行管理维护、改扩建等提供了翔实的技术依据。项目档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点。为了确保项目工程质量,现国家规定项目整体验收前,必须通过项目档案专项验收。
一、目前企业在项目档案管理上存在的问题
(一)归档项目文件齐全性方面的问题。一是缺工程合法性证明文件;如缺工程核准、批复文件,缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。二是招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书。三是项目申和批复、更改变更类文件没有闭环,有申请没批复或有批复无申请等。四是缺竣工报告、验收记录、工程预决算资料等,或不完整。五是缺照片、录音、录像、光盘等声像电子档案。
(二)文件有效性方面存在的问题。一是文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只有签字,没有盖章;隐蔽工程验收记录签字不全,或缺设计单位签字,或缺建设单位签字。二是档案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工图没盖竣工图章,或签字不全;
(三)文件真实性、准确性方面的问题 。一是竣工图修改不到位,竣工图没有按设计变更做相应的更改。二是在施工图上修改不注明修改依据。三是原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。
(四)案卷质量方面的问题。一是施工单位组卷方法不统一,如某项目分别由两个不同施工单位承建,但其基建部分材料文件组卷方法却不一致,影响文件的查找,也造成不够统一规范。二是把项目前期管理性文件作为文书档案归档,与项目档案分离,违背科技档案成套性原则。三是个别案卷组卷不合理。主要是项目前期文件,组卷时常出现不区分问题、不区分年度组成杂卷,如把全部上级有关文件集中组成一卷,这样不便于检索利用。四是个别案卷题名不准确。主要是题名过于简单,不能揭示卷内文件内容,如“上级有关文件”“竣工资料(一)”“竣工资料(二)”,难以准确查找所需的文件。五是个别案卷中文字材料有污渍,图纸有缺损等。
二、存在问题的原因
一是负责工程项目的领导及管理人员档案意识淡薄,认识不到位。有的仅在口头上强调,并不落实在具体实际工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作,而忽视了工程建设过程中档案资料的及时收集、整理和保管。
二是施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作,不是按照施工过程中每一个环节来产生资料,往往是工程施工快结束了,才突击搞竣工资料,使档案资料的真实性大打折扣。
三是工程技术管理人员未严格执行相关项目档案管理制度,对自己负责的项目前期资料没有及时整理、保存;对施工、监理单位档案资料要求、把关不严,致使工程项目结束后档案迟迟不能归档,档案部门对此无能为力。
四是工程项目资料管理人员业务素质不高,影响归档质量。施工单位资料管理人员大都是临时抽调,没有经过专业培训,业务能力较差,且大多身兼数职,精力有限。造成归档资料不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题,档案部门管理人员给予指导都听不明白,严重影响归档质量和完整性;也造成档案部门在项目竣工完成后,补充收集工程竣工资料难度较大。
三、加强和改进的措施
一是项目主管单位领导和具体管理人员应高度重视项目档案工作。加强国家和公司档案有关制度和标准的学习,不断提高档案意识和管理水平。应严格执行国家档案“四参加”要求,在项目实施过程中让档案管理人员提早介入,从而保证档案质量。
二是完善、健全公司项目档案管理制度,尤其是归档范围和归档要求,保证项目文件齐全、完整。同时项目招投标过程中,要求施工单位、监理单位一定要制定归档制度,并将档案按期、完整归档纳入相关合同条款,从源头上保证文件能收集齐全;另外要加强参与工程建设的公司内各部门、各环节文件的积累、收集,加强对参与项目实施的外单位档案收集、整理、归档的监督指导。
三是要保证文件有效、真实、准确,需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。
要了解和熟悉项目文件归档范围,严格区分文书档案与科技档案,项目前期的文件也应纳入项目档案范围,如确因文件类档案专门管理,也应将有关文件复印件纳入到相应项目案卷中,注明原件保存地点即可。
关键词:企业 档案管理 企业文化 文化软实力
1 企业档案的基本定义和内涵
企业档案是企业在日常生产经营和管理活动中,由企业专门人员收集和整理的各类文件材料,具有重要价值,是一种有效的现代企业资源组织形式。
企业档案以文字、图像、视频资料等形式,真实地记录和反映了企业形成发展的全过程,是企业行政办公和企业经营发展的重要部分。企业档案是伴随着企业的逐步发展壮大形成的,是企业发展的一手资料,并随着企业的发展逐步调整完善,由专门的管理人员负责整理和汇编,有效地推动了企业的可持续发展。
2 企业档案与企业文化的关系
目前,从总体上来看,我国企业档案管理发展存在不均衡性,受企业经营模式以及其内部管理水平的影响,企业的档案管理层次具有较大差异。但在企业档案管理上,各企业均采取有效手段,积极创新档案管理制度,不断完善其基础设施建设,加快培养专业人才,以推动企业档案管理的高效稳定发展。企业将其实际发展情况作为依据,忠实于现实,逐步深化档案管理,经过筛选整理,将一些有价值的内容保存下来,并加以妥善整理和归档,由专门的档案部门负责保管。当企业发展遭遇困境时,企业管理者可以及时查阅档案资料,吸收和借鉴以往成功经验,采取有效措施,及时解决问题,从而保障企业的持续稳定发展。而企业文化是企业在发展中所形成的一种集体价值观,对增强企业核心竞争力,提升竞争优势意义重大。企业档案与企业文化具有一种天然联系,二者统一于企业基础管理中,是推动企业发展的重要保障。企业档案与企业文化相互作用、相互促进、相互影响,有效地增强了企业活力,共同推动了企业的发展壮大。
3 企业档案在企业文化建设中的重要作用
3.1 企业档案是发展企业文化的史料资源,积极服务于企业文化建设
企业档案记载了企业自成立之初至今的一系列重大生产经营活动,涉及内容众多,既包括企业的先进生产技术经验、专利成果、先进工艺、技术资质,也包括企业的管理水平、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、人才建设、文化建设、设备配置、技改历程、财务状况、经营现状等重要内容,在企业生产经营活动中起着不可估量的作用。因此,企业档案是企业先进经验和管理成果的总结,是发展企业文化的重要史料资源,为企业文化发展提供了明确的发展思路和方向,极大地推动了企业文化的发展进程。就企业档案目前的发展实际而言,企业档案自建立之初就发挥了积极效应,从内在和外在两方面体现了企业的发展历程规律和生产经营特点,对于企业文化的创建起到了积极引导作用。另外,受企业档案自身特性的影响,企业档案是随着企业的发展而不断发展变化的,在继承企业前期发展经验的基础上,去粗取精,为今后发展制定了一个科学的发展规划,具有一定的预见性。
3.2 企业档案是发展企业文化的重要理论参考
优秀的企业文化往往是在立足企业发展特点的基础上形成和发展起来的,符合企业未来的发展方向。在发展企业文化时,企业领导者通常会以企业档案为依据,制定出一整套较为系统完善的企业文化发展方案,而这一过程必须要坚持以企业档案为依据,充分挖掘企业文化的闪光点,打造自主文化。
3.3 企业档案管理是企业文化的有机组成之一,承担着创新企业文化的重要使命
企业档案是企业长期发展积累的物质表现,属于企业文化的一部分。因此,从客观上来说,加强企业档案管理就是创建企业文化,提升企业整体文化水平的重要举措和有力保证。因此,企业管理者应进一步更新管理理念,完善企业档案管理,促进企业文化建设,丰富企业文化。
3.4 企业档案是企业文化发展的历史遗存,反映了企业文化的主要特性
企业档案是伴随着企业的产生而出现的,并随着企业的逐步发展壮大而不断积累完善,它主要涉及物质生产经验和精神思想两方面内容,是企业集体的智慧结晶,反映了企业文化的主要特性。企业领导者通过借鉴企业档案中的一些精华部分,大力扩展企业文化领域,丰富企业文化渠道,广泛开展多层次的企业文化活动,有效地增强了企业的凝聚力和向心力。
4 结束语
综上所述,企业档案是企业整个发展历程的真实记录和写照,反映了企业不同发展阶段的具体情况和特点,是研究企业文化的重要历史资料,具有很高的科研价值和经济价值。同时,企业档案也是企业文化的侧面显现,反映了企业文化的个性化特征。因此,企业经营管理者必须进一步解放思想,完善档案管理,积极运用各种新方法新手段不断提高其档案管理效率和质量,明确档案管理思路和目标,为企业文化的创建和发展创造一个良好的内部发展环境。
参考文献:
[1]赵新国,周君.档案在企业文化建设中的地位与作用[J].办公室业务,2011(9).
档案管理是企业管理工作中的重要环节,对企业的发展至关重要,随着我国各个大小企业的迅速成长和发展,档案管理工作的重要性越来越突出。档案管理是企业整个管理工作中的关键组成部分,具有不可替代的重要作用,在企业的生产经营活动中,档案管理能够为企业提供一定的数据支持,便于企业从档案中获取相关的信息和资源。企业档案中的信息涵盖多个方面,涉及到的领域较为广泛,能够在一定程度上反映企业的发展经历,其中甚至蕴含了丰富的科学技术知识和信息,对于企业的长期发展而言具有至关重要的作用,是企业的一笔重要财富。档案管理能够确保企业良性发展,推动企业的工作效率和水平的提高,同时也是确保企业健康发展的有力手段,但是就目前的企业档案管理工作来看,仍然有一些问题需要解决,为了提高档案管理工作的质量和水平,需要进一步规范档案管理工作,建立良好的档案管理机制,促进企业的档案管理规范化和标准化。
二、企业档案管理实践中的问题
企业的档案管理工作是企业管理的重要内容,对企业的生产经营具有重要的指导作用,因此为了促进企业档案管理工作的良好发展,推动企业的进一步完善和成熟,必须认识到企业档案管理的重要性,把握档案管理中存在的问题,并针对这些问题采取积极有效的措施,解决问题,推动档案管理工作的顺利开展。以下将从档案管理中存在的问题着手,针对其不足进行一一阐述。
1.档案管理的意识不强
我国目前的企业档案管理工作中明显存在的问题是企业对档案管理的认识不够到位,对企业内部资料和档案的归纳和整理工作做的不够细致,所以资料和信息常常出现缺失和损坏,不利于企业档案的保存和管理,在一定程度上让档案管理的难度大大增加。从大多数企业的生产经营来看,我国的大部分企业更加注重企业的生产,往往容易忽略企业的管理,因此在档案的管理上,常发生管理不够标准化和规范化,档案资料不够完整,重要信息流失等情况。这样一来,档案管理的意义和作用没有真正发挥出来,不能够服务于企业。
2.档案管理人员缺乏
目前,企业大多存在档案管理工作人员缺乏的问题,多数档案管理工作者的综合素质不高,没有系统学习过档案管理的理论知识,因此在开展工作时不能够将工作落实到细节,部分档案管理工作者大多是兼职,不能够一心一意的服务于档案管理。再加上档案管理工作的薪资待遇较低,因此鲜少有人能够长期在这个岗位上工作,人动给档案管理增加了难度,不利于档案的整理和延续。
3.档案管理制度不够完善
部分企业建立了档案管理的相关制度,但随着企业的创新和发展,档案管理制度渐渐落后,大多数企业的档案在收集和整理方面存在问题,没有健全的管理制度为支撑,常常出现档案流失、档案的借阅不符合程序、档案被随意更改和涂鸦。与此同时,企业的档案大多没有真正用到实处,员工对企业档案的了解不够透彻,企业对档案的宣传不到位,导致档案大多被收藏,鲜少被利用。
4.信息化档案管理有待完善
信息化的发展为档案管理提供了一个契机,但目前的档案管理工作没有将信息化建设落到实处,没有重视信息化建设,不仅资金人力物力的投入力度较小,而且缺乏相应的制度体系作为保障和依据,也没有充分应用档案管理的硬件设备,更缺乏信息资源的开发和利用,这些因素都在不同程度上阻碍了档案管理的信息化脚步,抑制了档案管理工作的创新发展。
三、应对企业档案管理问题的对策
我国目前的企业档案管理工作仍然不够完善,存在一些问题和不足,而这些问题不仅会影响档案管理工作的顺利开展,同时也会给企业的生产经营带来不良的影响,因此,为了实现企业的进一步发展和革新,需要采取有力的措施改善档案管理中的问题,本文将从档案管理制度的完善、档案管理人员的素质的提高以及信息化档案管理的加强等方面,来分析解决档案管理工作问题的对策。
1.提高对档案管理工作的重视
要让档案管理工作在企业内部和谐发展,首先要认识到档案管理工作在企业的管理工作中是一项重要的基础性工作,对于整个企业的发展而言意义重大,作用突出。因此要提高对档案管理工作的重视程度,加强企业员工的档案意识和管理意识,让企业的每一位员工都认识到档案管理的重要性,明白档案管理工作是企业管理中的重点内容。此外,还要积极努力的创新和改善档案管理工作,争取企业各上层领导的重视和支持,在企业领导的监督和管理下,打造现代化的企业档案管理体系。
2.提高档案管理人员的专业能力
档案管理中不可或缺的一项重要内容是档案管理的工作人员,管理人员的专业能力和技术水平和档案管理工作的水平及质量息息相关,密不可分。因此档案管理工作要重视对管理人员的培养,通过培训、进修等方式,提升管理人员的专业能力和技术水平,提高管理人员的工作积极性,从而实现管理人员整体素质的提高,为档案管理工作提供可靠的人力支持。随着社会经济的发展,科学技术的进步,我国大部分企业有了突破性的进展,因此企业的档案管理工作也需要顺应时事,跟随企业发展的脚步,不断创新和完善,用更高的标准来要求档案管理人员的专业能力,培养高素质、高水平、高能力的档案管理人才,适应不断变化的企业档案管理工作。
3.完善档案管理的相关制度
完善的档案管理制度体系是确保管理工作能够顺利进行的依据和支撑,为了让档案管理工作更加规范化和标准化,需要完善企业的档案管理制度,将档案管理统一进行规范和管理,在进行资料归档时,要求资料和信息数据必须完好无缺,并且准确性要高,让档案管理工作时刻保持规范,从而根据相应的规章制度进行有序的管理。此外,档案管理工作还应该顺应时代要求,以科学合理有序为原则,建立相应的管理制度体系,根据档案的不同门类进行统一的管理,确保企业的档案管理工作能够做到有章可循。
4.推动信息化档案管理
档案管理工作要与企业的发展相适应,当前的信息化和数字化发展要求企业的档案管理工作也要加强信息化的建设。企业的档案管理的信息化建设需要利用信息技术和计算机的优势,将管理方式方法进行创新和改进,让档案管理工作趋向于信息化。企业要重视档案管理工作的信息化建设,为信息化的档案管理提供支持,将档案信息和资源进行合理的统筹规划,充分利用信息资源,进行交流和共享,并引进先进的技术设备和管理人才,让档案管理工作更加现代化。
摘要:企业档案信息管理对于企业而言是非常重要的,它能为企业档案信息的开发提供有效的支持和保障。现阶段企业及单位档案管理要逐步实现信息化,这能极大的提高其档案管理的工作效率,工作效率一旦提高,服务水平就会大幅度提高。本文将从企业档案管理信息化建设为着手点,深入分析其中的问题,并提出更新、更能适应时展的相关措施。
关键词:企业;档案管理;信息化;问题;创新
1导言
企业档案的建设是保证企业工作有序进行、高效运转的基础,而传统的企业档案管理方式,由于档案数据信息的多样性、复杂性、庞大性而使档案的录入、储存等都面临很大挑战,很难适应时代的高速发展和迅速变化。企业档案的信息化建设决定了企业信息化建设的基础是否建立妥善,对企业的发展也有一定的影响。不同的企业进行档案信息化建设的方式也应该不同,不能一味照搬其他企业的方式,需要根据自身的特点进行建设。
2什么是档案室的“四精”一流的思考
实现“四精”一流,必须将“一流”理念贯穿所有工作始终,真正做到入脑入心,要有一流的标准和要求,一流的业绩和成效。黄龙滩电厂办公室重抓档案“四精”一流建设,管理实现“聚是一团火,散是满天星”。创建“四精”一流企业的成效主要不在于局部的突破进步,而在于整体的管理提升,我的理解是必须全厂所有单位、部门、班组、个人都达到“四精”一流,一个都不能少。具体到档案室,我认为是:人员做到“用心工作,专心做事,尽心履职”,经得起考验、耐得住寂寞、受得了怨气;认真学习法律法规和管理制度,遵章守纪“零考核”;立足岗位加强学习,掌握真本领、练就硬功夫,岗位技能和综合素质有效提升,争当技术能手;积极投身品牌建设,注重新闻挖掘深度,展示办公室形象;深化作风建设,认真落实机关“十不准”要求,发挥好机关的示范引领作用;年度新增档案数字化率达到95%;工作中实现沟通协调“零距离”、档案查询“零障碍”、服务质量“零投诉”;全厂干部职工能够方便、准确、快捷地查找所需要的档案资料,档案资料的查全率、查准率均达到100%;有效开发企业档案知识信息资源,档案工作的价值得到充分体现。
3企业档案管理现代化信息建设的问题
3.1企业档案信息化认识不足
目前人们受传统因素的影响,已经习惯了人工处理档案。这种现象出现的原因是对企业档案信息化的认识不足。随着互联网的发展,各个行业和部门积极利用这一便利基础,顺应时展要求,对于效率等各方面都有很大提高,企业档案的信息化也是如此,不仅可以提高企业档案的个人工作效率、提高企业部门的整体职能效率,还有利于对企业档案信息化模式的不断探索和完善,为我国企业档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成,一味坚持传统思想观念是不可取的,企业部门要加强对企业档案工作者信息化知识的宣传,并传递相关积极信息,鼓励二级单位积极开展档案信息化工作,提高对企业档案信息化建设的认识。
3.2档案管理工作缺少专业人员
我国目前许多单位档案管理人员的专业性不足,这是阻碍档案管理工作的绊脚石。一方面,这些非专业人员都不是档案管理专业出生,没有经过系统性的学习和培训,所以在网络信息化迅速发展的时代,他们很难适应时代的发展潮流,严重影响了企业及单位档案管理工作的发展;另一方面,许多档案管理工作者的年龄都比较大,在工作上缺乏责任心和工作激情,导致档案管理中存在很大的缺漏,他们也不能及时的发现,这就使得档案管理工作只是形同虚设,并不能起到应有的作用,所以培养专业的档案管理人员非常重要,只有让专业的人员去从事这项工作,才能加快我国企业及单位档案管理信息化建设步伐。
3.3信息化设备利用率低
企业档案信息化建设已经经历了一段时间的发展,部分企业档案部门也积极引入计算机等信息化设备,以便提高档案管理工作的效率,响应国家信息化战略。但实际上,目前我国企业档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低,只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是下一步促进企业档案信息化的重要工作点。
4企业档案管理信息化建设创新措施
4.1善于学习
档案管理以安全管理为基础,以确保安全为底线,以信息化建设为重点,推进协同发展。面对档案种类繁多、现代信息化技术水平和业务能力方面要求越来越高的今天,要开展终身学习模式。一个合格的档案管理人员:一是不仅要学好档案管理技能,要对档案法、目录学和档案保护学等学科有详细了解,同时也需要广博的知识体系,能够看懂档案里面的内容,并将各方面繁杂的信息进行区分和整理。二是结合自己的岗位工作,熟练掌握档案数字化各种软件运用,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识(灵活运用档案管理信息系统、扫描仪、PDF编辑软件、图像处理软件等等)、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。完成“档案资料管理者”向“档案信息的导航者”的职能转变。
4.2加大档案收集力度
着力重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目资料的收集,确保电子文件与纸质及其他载体形式档案同步收集,确保我厂在安全生产、经营管理活动中形成的有保存价值的文件及各种载体形式的档案不流失。针对我厂运维检修、技改和小型基建项目管理实际,自觉学习工程建设管理环节的相关知识,做好与项目管理部门、设计、施工、监理等单位的沟通,做好科技档案归档工作流程和业务规范,及时了解工程建设动态,将各阶段形成的档案及时收集整理直至竣工验收,使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。
4.3提升服务
服务是档案工作的永恒主题。一是创新服务形式。依法做好档案查阅服务,改进查阅方式,简化利用手续,提供最快捷、最完善、最范的服务,最大限度满足利用者需求,拓展服务渠道,围绕工作需要,主动开发档案资源,积极提供档案信息服务。做到档案资料的查全率、查准率均达到100%。二是加大档案开发力度。加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量档案信息,不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”,更好为全厂各项工作提供参考。三是加快推进传统载体档案数字化。切实推进档案存储数字化和利用网络化,以数字化档案代替原件提供利用。
4.4建立档案信息化建设工作组
企业档案信息化的建设是一件比较浩大的工程,要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施,需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对企业档案工作进行总体布局,并制定详细发展和工作计划,同时推进和监督信息化工作的进展,直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作,但也是我国企业事业发展的重要一环,所以只有组织者和实施者共同努力,才能更好地完成。
结束语
综上所述,企业及单位档案管理信息化建设是时展的必然要求,各单位要重视这项隐秘的工作,学会用网络信息技术去管理和监督,实现档案管理的安全性和隐秘性目标。档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作,它并不是在短时间内就可以彻底解决和完成的,它需要档案工作者在不断的实践中更新自身的服务理念与创新意识。
参考文献:
[1]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案,2017,03:26-27.