纸质档案管理

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纸质档案管理范文第1篇

关键词：纸质档案；电子档案；管理

随着信息化技术的快速发展和应用普及，档案管理工作也发生着深刻的变化。数字化工作的推进使得电子档案大量产生，这在对管理工作带来便捷的同时，也对传统的纸质档案造成了冲击：经过数字化的纸质档案是否还有保存的必要，电子档案是否需要再传化为纸质档案是值得档案工作者思考的问题，而鉴于纸质档案与电子档案并存的管理模式正逐步形成，如何处理好二者的关系也成为了电子设计企业档案工作的重要课题。

1纸质档案和电子档案的特点

纸质档案、电子档案都是对人类经济社会发展的原始记录，具有相同的本质属性，只因有不同的载体形式而在管理方式上存在差异，二者既有共性又有个性。1.1纸质档案的特点纸质档案是以纸张为载体的档案，由于其是由办理完毕的具有保存的价值的文件直接转换而来、不易被篡改，也最大限度的保证了档案的原始记录性。纸质档案的优点在于载体稳定，使用了符合要求的纸质载体、书写材料后，在合理的保存环境中，使用寿命较长，并且因其客观记录了原始情况，能够为企业生产经营与发展提供充分的查考依据。在优点突出的同时，纸质档案同时有其自身的劣势：在保存方面，纸质档案占用库房面积大，易受外界环境的影响，反复使用会造成纸质档案的磨损，而现有的正本副本同时入库的管理模式也造成了库容的增大以及纸张的浪费；在利用方面，在同一时段，纸质档案只能供一个对象使用，信息资源不能共享，降低了使用效率。1.2电子档案的特点电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。由于电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，在保存环境等与纸质档案有差别的同时，其也具有自身的特点。第一，处理便捷。电子档案可通过计算机直接处理，对电子文件的信息进行分类、汇总等，将这些信息转换成所需的形式，省去了传统档案工作中的手工操作环节。第二，易于共享。电子档案不受时间与空间限制，可实现异地网上信息检索查询、案卷借阅，网上全文信息的检索、浏览和下载，可满足多人同时在线共享使用，打破了纸质档案利用排它性的局限，使其重复利用率及共享性高。电子档案的缺点在于，存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险，虽然借阅了保存的空间，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在实际管理过程中，由于纸质档案的内容和载体的紧密结合使其充分体现了档案的原始记录性这一基本属性，并保证了档案可以成为一种真实可信的法律凭证，在电力设计企业的生产过程中，纸质档案充分的发挥了为工程验收、决算等工作提供真实的凭证；在发生工程事故时提供分清事故责任的最佳证据等多种价值。纸质档案的大量存在也造成了管理效率的降低，笔者所在的电力设计企业每年约入库设计图纸约30余万张，案卷15000余卷。纸质档案的接收、整理、编目、归档、入库上架的全过程，均需手工操作，耗时长，效率低。而对于电力设计企业而言，同类型的工程设计图纸参考、套用的频率很高，同时，在线浏览、异地查阅的需求量很大，仅靠单一的纸质载体无法满足使用需求，电子档案的存在是必不可少的。同样以笔者所在的企业为例，同类型工程设计图纸套用率大多在15%以上，使用人工调晒底图，平均4min/1张，而使用计算机辅助下载电子档案，现有技术已实现按项目、专业以及案卷批量下载，约2.5s/1张，且直接发接至蓝(白)图打印机出图，大大提高了工作效率，节省了大量的人力与时间。

3纸质档案和电子档案并行管理的思考

从纸质档案和电子档案特点和在电力设计行业档案中的作用中不难看出，两种档案形式各有优点和存在的价值，既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。首先，根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将持续相当长的一段时期。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，现有技术无法支撑环境通过数字证书、电子印章等先进技术来保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值，而纸质档案的原始性更具有说服力。因此，在线收集的电子文件不能成为生产经营、经济纠纷、事故责任认定的凭证，在线流传的文件及签批流程应转化为纸质文件一并归档管理。其次，笔者认为在现有技术条件下，电力设计企业从自我保护的角度出发，应采取“两条脚走路”的模式，即电子档案与纸质档案并存。也就是同一类档案信息，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。一方面将需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时转化成纸质档案作常规保存，继续用传统的档案形式来保持其原始性、参考性和凭证性；另一方面以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，以满足企业信息资源共享的需求。再次，我们在全面推广使用电子档案，享受科学管理档案便利的同时，也应清醒的认识到电子档案管理中的难点，如电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全的要求较高等等，这些给档案管理工作的信息化建设发展带来了诸多问题，档案管理部门应主动加强计算机管理系统的开发，构建优质的档案管理平台，为档案进行加密存储与管理，对电子档案的使用者权限进行限制，采用先进的网络技术和病毒防御技术，确保数字档案馆数据库的安全等，力求建成信息资源共享、主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的知识型数字档案馆。

4结语

电力设计企业档案记录了中国电力设计水平及电力设计企业发展的历程，因其历史性、直观性，使其不仅成为了电力设计企业的重要资源，还为电力设计发展及科学研究提供凭证和参考，因此更应该提高档案的信息开发和服务水平，使让电力设计企业档案信息不仅能够安全可靠，而且也要方便使用，这就需要纸质档案和电子档案在电力设计企业档案中优劣互补。在实际管理过程中，必须通过合理的应用方式，充分发挥纸质档案和电子档案的优点，让电力设计企业档案不仅只是停留在参考的层面，更进一步的开发其中的信息资源，使其成为一个平台，让企业的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，为电力设计企业的生产经营发展提供更加全面、便捷的服务。

参考文献：

[1]纪晓群，等．电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J]．兰台世界．2013，(29)．

[2]薛雯，仲杰．数字化背景下档案双套制管理模式的再思考[J]．办公室业务，2016，(9)．

纸质档案管理范文第2篇

关键词：正确处理，电子档案，纸质档案，关系

 

根据“中国人民档案法”的解释，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人直接参与社会实践，已经保持了各种形式的活动，形成的历史价值记录。它是人们社会实践的文件，而且是有意识保存的。该文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是满足信息资源的使用，为社会有需要的人士创建更多的物质和精神文化财富。因此说：档案是人类记忆的基础，是连接人类生活的发展。随着电子档案的兴起，传统的档案管理受到冲击和质疑。有人甚至认为，在电子档案兴起的今天。我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。的确，随着网络信息技术的发展，文件信息的使用，无论其内容和方式方法都发生了巨大的变化。那么，这是否意味着对纸质档案的研究就已完全失去意义了呢？对此，本人谈一点自己的看法：

一、电子档案与纸质档案在管理上的区别

所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案。所谓电子档案就是利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁盘、磁带、光盘）上的档案。作为高技术产物的电子档案，在今天越来越引起人们的关注和重视，但对有着悠久历史传统，且至今仍广泛流传着纸质档案也始终是人们关注的一个焦点。具体而言如下：

1、在档案收集归档上的区别

纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。电子档案的接收工作比纸质档案较为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，通过网络归档、移交。

电子档案的归档时间与传统档案不同，纸质的归档时间一般分为两类；一是文件形式后第二年上半年归档，主要运用于行政文件；二是项目结束后归档，主要用于科技文件。电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记。纸质文件的归档是非常直观的，易于辨认的。

2、在档案鉴定工作上的区别

纸质档案的价值鉴定，往往要进行多次，即分为资格审查、确定生存期和价值复审三个阶段。文件在归档前的价值鉴定即资格审查、是逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审。论文大全。电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定都是对其保存价值的判断和预测，所不同的是电子档案的判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，所以，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。

3、在档案分类、整理过程上的区别

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，实体整理的结果与调阅查询直接相关。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理；电子文件的实体整理也仅指对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

4、在档案保管上的区别

纸质档案的保护性管理是指档案的库房管理，它是档案整个管理工作的基础。传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体，这些载体存储信息量少，占用空间大，其库房管理要求有适宜的库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在百分之五十至百分之六十之间和有效的防护措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。论文大全。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。

5、电子档案与纸质档案在利用方法上的区别

（1）、档案利用需求方式的差异

纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案室检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。论文大全。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案。

（2）、档案利用需求载体的差异

从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。

电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复制品，提供档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要，使档案信息的利用上不受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等。

二、电子档案与纸质档案的特点

电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；它可以直接由计算机等现代办公设备迅速的处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；而且保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

纸质档案的特点是：信息与载体的依附性、档案信息的原始凭证性、信息存储介质的耐久性。所以，作为两种介质的档案，纸质档案与电子有着诸多的不同，比如：纸质档案具有稳定、不积极、静态、永久、固定的特点；而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的特点。

三、正确处理好电子档案与纸质档案的关系

目前，电子档案与纸质档案并存的局面已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案界来说是一个新的课题。

两种不同载体的档案有着各自的特点 。既有相对性和独立性，又有统一性，我们的具体的实际工作卡。既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子的档案管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

目前，我国计算机的普及利用呈上升趋势，计算机处理汉字之取代传统打字方法，利用电子文件产生纸质文件相当普及。办公自动化、自信自动化正在迅速发展，所以，电子文件取代纸质文件已是大势所趋，但是根据目前电子档案管理的技术和实际发展来看，在一定时期内，电子档案和纸质档案还继续并存。

所谓电子档案与纸质档案并存。就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内。既要保存电子档案．又要保存纸质档案．就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案．及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性．证据性和权益性．或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入．转化为电子档案．以满足档案信息资源共享的需要

参考文献：

河南广播电视大学学报 2005年第四期

咸阳师范学院学报 2009年第四期

纸质档案管理范文第3篇

【关键词】电子档案；纸质档案；整合管理；要求；模式

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。

（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。

（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.19.

纸质档案管理范文第4篇

1 纸质档案

1.1 纸质档案概述

纸质档案是应用笔和纸对于事件进行记录的形式，通过文字或者图标的方式来表达，应用纸张记录成档案进行保管。纸质档案在我国存在已久，对于历史文化以及不同阶段的经济发展研究做出了重要的贡献。

1.2 纸质档案优势分析

（1）信息以及载体的依附性较强。在纸质档案中，信息以及载体较为统一，保证了信息的原始性，所以更加能保证档案记录资料的真实性。在档案存储信息的可靠性与纸质存储介质的依附性上表现良好。并且由于信息与载体密不可分，所以在修改上较为困难，保证了信息的稳定性，是信息与载体得到了充分的结合，并且在对于档案信息进行利用的时候，只有按照载体记录的文字以及图表等进行信息的获取，实现信息的应用。

（2）充分表达了档案的原始凭证性。纸质档案的记录是对于历史发生时间的正式记录，是由文字直接形成的档案，所以可以更加准确客观的表达一个时间，更加容易让人信服，也更加容易使人们接受其内容。纸质档案作为信息的主要载体，是在特殊条件下通过特殊的管理人员制成的档案，其原始凭证性也就更好。

（3）信息存储的介质耐久性较强。在纸质档案信息进行存储的时候，其可存储时间较长，不会轻易受到损伤，可以进行长时间的保存。虽然纸质档案在一定情况下也会存在水解以及氧化问题，但是只要在进行保管的过程中较少其化学反应发生条件，就可以很好地确保纸质档案的使用寿命。

1.3 纸质档案劣势分析

随着计算机技术的出现，电子档案出现在人们的视野，并且电子档案在行程上相较于纸质档案更加简单，所以也就导致纸质档案与电子档案想比较存在了一些劣势，主要如下：

（1）?质档案的记录与整理需要更多的人力以及物力支持，在进行记录、归档以及装盒的时候都需要付出较多的时间，并且还需要许多人共同完成，同时还不能保证工作效率，造成了资源浪费。

（2）信息独占性较为明显，并不支持多人同时阅读，纸质档案在进行阅读或者借阅的时候，仅能供一人使用，所以就造成信息资源的利用率较低。

（3）在进行纸质档案管理的时候，管理手段较为落后，电子档案在进行管理和利用的时候应用计算机就可以完成，所以就更加显得纸质档案管理的落后。在进行纸质档案管理时，需要占用的空间较大，并且在借阅以及记录的时候很不方便，在现阶段的管理模式也不能满足社会需求。

2 纸质档案在档案信息化管理中的重要性

2.1 纸质档案原始凭证可确保档案的真实性

档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。

2.2 纸质档案稳定性可确保档案信息安全性

因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

2.3 增强档案信息保存与利用价值的永久性

因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的方法

3.1 促进档案管理人员观念的更新

长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

3.2 完善档案管理标准与制度

档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。

纸质档案管理范文第5篇

关键词：互联网技术；电子档案；档案安全

一个单位的文书档案，记载了一个单位发展的历史。通过客观的历史记录，真实反映一个单位在某一时期，领导决策部署、人事安排、表彰奖惩、工程建设等方面的过程和成果。电子文书档案是档案管理工作重要内容，随着时代的发展进步，互联网技术的普及，档案管理信息新技术的应用，档案管理一步步从手工编号抄写目录立档，到电子目录立档，到易初软件目录附加连接立档，直至现在金宏办公系统立档，大大提高了档案管理的质量和水平，大大提高了服务利用效率，更好地推动了经济社会的发展。

1 文书档案电子化优点

1.1 使用方便快捷

便于检索利用，办事效率高。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，需要大量的人力、财力、物力，才能够更好地保护管理，查阅更是需要人力搜索，费时费力。现在档案管理利用金宏办公系统，电子档案在进行管理的时候，更加方便快捷。文件的立档、查找、复制按照资料的分类、名称、时间、单位进行查阅，时间大大缩短。因此电子化档案管理与传统档案管理方式相比较，最显著的特点就是方便快捷，检索效率高。

1.2 信息易于保管

与纸制档案资料相比，电子档案解决了纸质载体在高温、高湿环境下发生氧化或腐蚀现象。随着电子网络技术的不断开发应用，现在的档案管理在过去易初档案系统的基础上，进一步发展为金宏电子网络档案系统，有关资料存放于专门的电子网络之中，不再需要像过去那样存储到DVD、光蝶、硬盘等电子设备上。存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

1.3 传送查阅方便

传送查阅方便是电子档案的又一个重要特征。通过电子网络互联系统，不同单位部门之间的档案资料可以共享共用。以山东省胶州市为例，由于实现了电子档案的网络共建，胶州和青岛两级档案馆不需要登门入馆，便可传送查阅各个单位的文书立档情况，大大提高了工作效率。

1.4 能够直接利用

在利用档案时，可直接从网上提取电子文件，直接另存或打印，盖章即可。不需要和以前一样，先查检索目录找到案卷，再找到案卷查文件在多少页，再复印才能利用，节约了时间人力，提高了工作效率。

1.5 传输更加安全

传统档案传送主要靠人力借阅、复印后带走或邮递，资料在传递过程中易发生丢失，邮政传递费钱费时。电子档案传输则能够及时、快速、方便、安全到达，不会发生档案资料信息的延误和丢失。

2 文书档案电子化缺点

2.1 档案真实性缺乏保障

因为是电子档案资料，目前还不具备电子档案文件直接带公章传送。如果所有文件都使用扫描文件上传，占用的容量空间又太大，导致在文件传送过程中，电子档案很容易被修改，并不留下任何痕迹，电子档案的真实性难以保证。这对电子档案的管理提出了新的挑战。

2.2 存在网络安全风险

随着科技的进步，网络的普及，电脑黑客利用病毒等手段非法从网络上窃取重要的数据、信息为自己谋利，这就对电子档案档案安全构成了威胁。

2.3 档案管理人员素质要求更高

电子文书档案要求管理人员不仅要懂得纸制文件的分类、编号、录入等，还需要熟练掌握计算机网络操作技能。网络时代，档案管理工作者，只有不断学习新的知识，掌握新的技术，才能适应网络社会发展的要求。因此，档案管理工作者，必须树立终身学习的理念，不断提高自身素质，做一个真正合格的档案管理工作者，更好的为社会服务。

2.4 电子档案的存储需要较多软件技术支持

现在电子文件格式多样，如上级文件发送的多以ceb格式，还有pdf格式、jpg格式，这样电脑上就需要下载不同的支持应用软件，否则无法打开。而下载这些软件，就需要较多的占用空间，对办公设备质量也提出较高的要求。

3 加强电子档案管理，确保电子档案安全利用

3.1 建立档案安全利用制度，整合档案资源

建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须经档案主管领导的审批。还要建立档案利用管理制度，保证档案保密安全。并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案稳定发展。

3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用也有原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案管理的密级进行有效管理。公开、内部的可以直接打印或复制，秘密的不附加电子文件，借阅时必须在档案人员监督下进行。

3.3 建立“双套制”模式，确保档案信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。随着社会的发展，虽然电子档案安全快捷，但也存在安全隐患，因此也必须把纸质档案整理完整，使电子档案和纸质档案管理统一起来，才能更加方便快捷利用档案，同时使档案的保存更加安全。