物业档案管理

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物业档案管理范文第1篇

随着房地产尤其是物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。

一、 加强档案管理，经济效益上水平

实现经济效益是企业追求的目标，物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。

一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：1999年10月16日下午，马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千，在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指，后经手术，右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、陪伴费等经济损失共计60417.8元。后经查证，物业公司于20__年1月1日正式接管该小区进行物业管理，事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理，所以法院不支持原告要求物业公司进 行赔偿的主张。

再比如，20__年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。

一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。

另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。

二、 加强档案管理，领导决策上水平

北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，使历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。

首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。

三、 加强档案管理，竞争能力上水平

物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。

加强档案管理，辅助市场开发。比如，20__年7月10日在东丽区政府招投标过程中，东丽区政府采购中心负责人专程到我公司档案室参观考察。规范的档案也证明了我公司不愧为一级资质的科学管理的大型的物业管理公司，令东丽区政府采购中心负责人刮目相看，规范的档案为在物业的招投标中脱颖而出，一举中标起到一定的作用。

挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。

物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。

四、 加强档案管理，企业文化上水平

物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮助的。

开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。，面对时

下盛行的物业人员跳槽风，跳槽人员带走管理经验怎么办？更重要的是业主对新管理人员有一个认识熟悉过程，在这一过程中满意度肯定会下降，直接影响收缴率。应认识到问题的严重性，首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员跳槽的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。

物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。

五、 加强档案管理，社区和谐上水平

物业企业在经济建设、文化建设、综合治理和环境绿化等多方面为社区做出了很多有益的工作，物业档案有利于维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活。物业企业进入或撤出某一社区，是一件关系到老百姓的日常生活的大事。档案管理在这两个关键环节上起到的是重中之重的作用。

物业档案管理范文第2篇

【关键词】任务驱动；工作过程；物业档案管理；学习领域；学习情境；总体设计

一、引言

《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。

然而，长期以来，高职物业档案管理课并没有冲出学科体系的藩篱：教学内容，还是传统本科压缩饼干式教学；在教学方法上，还是简单的以课堂教学为主的知识灌输型：在教学重心上，还是偏理论，轻操作，以教师、课堂、教材为中心；在主观能动上，没有导向，还是教师主动的在“教”，学生被动的在“学”，等等。没有突出高职院校培养高层次的技能型、实用型、操作型人才的特点，有碍于对学生应用能力和综合能力的培养[1]。

高职院校物业档案管理课程的改革势在必行，以任务驱动，工作过程导向的学习情境设计，是物业档案管理学习领域教学改革的创新思路。

二、任务驱动的目标性教学

任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。

任务驱动的目标教学，其核心思想是将物业档案管理专业知识与学习型工作任务整合进行学习。采用技能知识一体化，理论实践一体化，教学做一体化的教学组织形式，将知识分布于各个学习任务之中。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，学会物业档案管理方法与技能，从而构建属于自己的经验和知识结构，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。

任务驱动要与专业课程的进度相结合，从物业管理工程项目实际出发，收集、管理档案信息资源，既能促进、巩固物业管理专业课程的学习，又能完成物业档案管理学习任务，提高学生的学习兴趣、主动性、积极性与自主性。

三、基于工作过程的教学分析

1. 工作过程与职业教育。广义的工作过程指的是旨在实现确定目标的生产活动和服务活动的顺序。狭义的工作过程则是指向物质产品生产的顺序。工作过程是“在企业里为完成一件工作任务并获得工作成果而进行的一个完整的工作程序[2]”；工作过程的特点：“是一个综合的、时刻处于运动状态但结构相对固定的系统”；实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价[3]。

基于工作过程的职业教育，在教学设计上解构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。基于工作过程的学习情意，通过任务的形式将知识点贯穿起来，知识的总量不变，只是排序发生变化，学生通过多个任务的完成，不仅积累了经验，而且掌握了知识与工作的技能。

基于工作过程的职业教育，教学实施的六个步骤即基于实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价。这是工作过程系统化课程结构相对固定的六步骤，相对而言是不变的，变化的是时刻处于运动状态之中的构成工作过程的六要素：对象、内容、手段、组织、产品、环境。

2. 职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。

物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。

3.基于工作过程的教学环节。物业档案管理普适性的工作过程：资讯决策计划实施检查评价。

任务驱动工作过程导向的物业档案管理教学环节：明确学习性工作任务制定工作策略执行任务调整修正完成任务考核评定。

物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。

四、学习情境总体设计

学习领域，是工作过程导向的课程方案（课程名称），是一个由职业能力描述的学习目标、工作任务陈述的学习内容和实践理论综合的学习时间（基本学时）三部分构成的学习单元；学习情境，是工作过程导向的课程教学（实施方案），是在工作任务及其工作过程的背景下，将学习领域中的能力目标和学习内容进行基于教学论和方法论转换后，在学习领域框架内构成的“小型”的主题学习单元，例如，项目、任务、案例产品等[4]。

2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源……等等。

1. 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。

任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。

基于完整的工作过程来设计学习情境。学习领域是课程的名称，即物业档案管理课，它是是完整的独立的工作过程；学习情境是对学习领域的具体化，根据完整工作过程的思维分解学习领域为各个小型的主题学习单元，每个学习情境也是一个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。

2. 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计在档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境1文件管理；学习情境2档案收集；学习情境3档案鉴定；学习情境4档案整理；学习情境5编目与著录；学习情境6档案保管；学习情境7档案编研；学习情境8提供利用；学习情境9统计分析；学习情境10现代化管理。每个学习情境都有一组，即1个以上的学习任务。见表2。

在学习情境的总体设计上，纵向的学习情境是以物业档案管理具体的工作过程为载体，组织各个学习情境之间的顺序：除学习情境10之外，从学习情境1到学习情境9，是一个完整的具体的物业档案工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析；横向的学习型工作任务，也是物业档案管理职业中典型的工作任务，同样是基于物业管理工作过程设计。

参考文献：

[1] 王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究.图书情报工作，2009，（23）：91-94.

[2] 姜大源.职业教育学研究新论.北京： 教育科学出版社，2007：18.

[3] 姜大源. 职业教育与课程开发. ，2010-05-01.

注：

本文为2012年四川省教育厅人文社会科学图书档案学科研项目论文之一，项目名称：基于工作过程的高校档案专业课程教学改革实践研究，项目编号：12SB267。

物业档案管理范文第3篇

（一）综合档案馆馆藏档案分类问题

1、文书档案为一个大类，大类内按全宗管理；

2、专门档案为一个大类，原属科技档案的建设项目档案、设备档案、科研档案等放入专门档案内，分别作为其中的一类，不再使用“科技档案”类别名称；

3、名人档案作为一个大类，大类下按人头管理。

（二）有关馆藏

计算公式的问题

档案馆工作标准中的二.（二）．1中的“馆藏计算公式”是指该馆文书档案的收集总数。二．（三）．1中的“馆藏档案”是指文书档案的总数。二.（七）.1的“鉴定”，包含开放档案的鉴定。

二、关于“单件归档”方法问题

（一）单件归档方法的适用范围问题

学校中的教学文件材料，企业的党群、行政管理、经营管理、生产技术文件材料等，能采用单件归档的方法归档的，建议都采用新的方法归档。

（二）对已实行文件材料归档方法改革的单位，其归档质量原则上按《关于实施文件材料归档改革的主要做法》的要求进行检查。

（三）会议记录必须编制页码。

（四）关于转发件的归档

1、转发件按“转发件正本—转发件定稿—被转发件”的顺序排列。

2、转发件正本中所含的被转发件的复制（眷印）件，可归档或不予归档。

（五）单份文件装订方法，允许采用不锈钢钉的方法装订，但须确保不锈钢钉的质量；短期档案可以保留原装订材料不变；除《关于实施文件材料归档改革的主要做法》提出的装订方法外，各区还可以探索采用其他方法装订文件。

（六）关于文件处理单的归档

收、发文的文件处理单均应保存；其排列位置视处理文件时的实际情况而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；处理单应计入文件总页数中；处理单的幅面小于16开的，也可不要求托裱。

（七）关于归档文件目录

如已采用规范的档案管理软件，以计算机为主要检索手段的，文件盒内不要求放置归档文件目录。

（八）关于盒号的问题

原则上不要求编制档案盒的盒号。

三、机关单位档案工作问题

关于编制书本式专题目录的问题：

如机关档案管理已使用经过国家档案局测评的优秀软件，将全部党政工团档案或主要专门档案以文件级条目录入电脑，同时专职（或专责）档案人员会使用该软件，可不做书本式的专题目录。

四、科技档案工作问题

（一）科技档案的分类问题

1、与工程项目关系密切的管理性文件的类别归属

申请立项的报告与批复、列入基建年度计划的请示与批复、征地拆迁材料等，原件原则上应归入科技档案整理。

2、负责基建项目管理临时机构文件材料的类别归属

负责基建项目管理临时机构如指挥部、基建办等，在行政管理（含党、政、工、团）工作中形成的文件材料，归入本单位的文书档案。从筹建、报建、征地、施工管理、到设计变更、竣工验收等文件，则归入该项目的基建档案。

（二）科技档案的整理方法

1、采用文字材料装订，图纸不装订的方法整理

（1）文字材料和图纸尽量分开立卷、装盒，一卷材料少者，可用薄盒装放。

（2）原为图、文同盒（卷），并已整理编号完毕者，应将文字材料单份装订，一盒视作一卷，统一编卷内目录，每份文件及图纸的首页右上角加盖档号章。

（3）一个类别内的文字材料和图纸皆很少时，可采用图、文同卷的方法，具体方法为：同一卷内，反映同一问题的文字材料在前，图纸在后，以单份文件装订，卷内编“件号”。

（4）以一盒为一卷且不装订的科技档案，盒内可放或不放软卷皮（案卷封面），但档案盒正面、脊背项目内容和卷内目录、备考表等必须填写完备。

（5）档案形成时已经成本册且有封面和目录的（尽管封面格式不同于档案卷皮），不需要再加档案软卷皮，只需在原封面上加盖档号章即可归档。

2、工程联系单、修改通知单的组卷方法

（1）按文种或专业立卷，卷内按原编号排列，并按每张“联系单”的“事由”录入卷内目录条文。

（2）修改通知单数量少者，可放入被修改图纸同一卷内立卷。

3、施工原始记录、竣工图的归档份（套）数

施工原始记录、竣工图，一般各归档两套。

4、基建档案竣工图的责任者

基建档案竣工图的责任者一般为施工单位。

5、图纸目录页码的编制

利用原来图纸目录作为卷内目录者，卷内目录不必编页码。另有卷内目录，原图纸目录作为一份文件装订，并在首页加盖档号章。

6、图纸折叠要求

（1）按A4幅面规格大小折叠；

（2）图标外露；

（3）图面向内，手风琴式;

（4）折叠方法一致。

7、城建档案“移交单”的处理

城建档案“移交单”放本单位的全宗卷内归档，保管期限为永久。

（三）跨区域项目基建档案的验收与接收

跨市、区的基建项目应根据需要收集、形成多套档案；如属重大建设项目，由市档案行政管理部门组织档案专项验收，并由市档案馆接收一套完整的竣工档案；所有跨市、区的基建项目除移交建设单位、使用（含管理）单位外，项目主管部门可根据管理需要，接收有关部分；牵涉城市规划、建设、管理方面者，由市城建档案馆接收。

五、企业档案工作问题

（一）企业档案原已进行规范化管理，新形成的企业管理性文件，即党群、行政、经营、生产技术四大类档案可合并为一类，称为“企业管理”类，其类别号沿用原党群档案的类别号，其他类别号不变。

（二）企业档案刚开始进行规范化管理，企业管理性文件（即党群、行政、经营、生产技术档案）称为“企业管理”类，其类别号用“1”或“A”，其他类别号按顺序接排。

六、科技事业单位档案工作问题

（一）科技事业单位的考绩档案问题

科技事业单位原未建立干部考绩档案者应建立干部考绩档案，这类档案可独立成类，若在人事部门管理得好者，也可放在人事部门管理。

（二）医院的病历档案问题

医院的病历档案，作为一个大类，独立进行整理和管理，医院统计档案数量时，不包括病历档案数量，但在医院档案管理办法中应将其作为医院全部档案的一个组成部分。

七、会计档案的管理问题

（一）会计凭证的整理要求

要折叠整齐，装订牢固，凭证封面各项目填写齐全，在空白处盖上档号章，并按要求将档号章各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。

（二）会计账簿的整理要求

以自然形成的一本作为一个案卷。固定账薄不要拆去原封面；活页账薄可拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法装订；会计账簿应在启用页上方空白处盖上档号章。

（三）财务报告的整理要求

财务报告保持原样，除去会生锈的金属物，按年度、季（月）分别组卷，整本折叠。

八、照片档案的管理问题

（一）照片档案的整理

照片档案可沿袭区分保管期限、按“类别—年度”分类编号的方法整理，也可按以下方法进行整理：

1、不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限为长期以上。

2、照片按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。

3、按“类别号—册号—张号”的模式对照片进行编号。

（二）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。

（三）归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

（四）照片档案的编目

1、以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目张号（第1张）

册号（第5册）

二级类目代号（照片）

一级类目代号（特殊载体档案）

。

2、以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。

3、以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。

（五）大幅照片的管理

1、对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。

2、对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

3、对于大幅照片、底片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。

（六）底片号的编制方法

底片号编在底片袋上，除“F1”与“F2”的区分外，其余与照片同号，无底片者，在备注栏说明。

九、关于机关档案综合管理考评

（一）如市档案局委托各区档案局（馆）进行档案综合管理升级预评，需按有关要求评出预评分。

（二）需加入以下有关档案计算机管理及电子文件管理的考核内容：

l、档案管理软件的配备情况；

2、录入档案条目的数量、比例（近五年的主要业务档案）；

3、电子文件的收集和管理情况（*年以来的电子文件）；

4、档案人员对计算机的熟悉情况。

十、其他业务问题

（一）关于建立全宗卷问题

1、各类型单位，包括企业、事业、机关等，特别是撤销单位，应按行业标准《全宗卷规范》的要求，建立全宗卷。

物业档案管理范文第4篇

关键词：毕业生档案 就业服务

随着近年来我国高等教育的快速发展，大学毕业生人数与日俱增，学科门类日益繁杂，大学生就业情况多种多样，无形中，使各高校的学生档案管理工作也进入了一个新的时期，带来新的挑战。如何加强学生档案管理，使学生档案做为学生寻求工作的有力信息资源，是我们亟待解决的问题。

一、加强高校毕业生档案管理的必要性

高校学生档案由两大部分组成，一部分是学生高中时代转过来的学籍材料，另一部分是大学期间的学籍材料，包括大学期间学生成绩、学位授予通知书；社会活动表现情况，包括学生参与社团活动、志愿服务等经历；党团材料，包括入党、团发展过程中政治表现等思想状况的记录信息；奖惩情况，包括在校期间获得的荣誉及违纪旷课等处分材料；体检表等。这些看似简单的信息，承载着学生学业生涯的点滴，更是将来毕业就业的宝贵信息资源。所以，做为学校的学生档案管理工作，不仅要做到材料齐全，更应注重信息的原姓性和真实性。

1.高校学生档案现状

目前，各高校的学生档案管理，基本上是先由各学院分散管理，在毕业生即将毕业之前，再由各学院统一归到档案部门统一管理和传递。由于工作环节有限，人员专业知识缺乏、流动性大，忽视定期培训等原因，造成了学生档案收集不全、整理零乱，在多次交接过程中出现材料丢失、重复归档的现象，给学生日后的工作带来麻烦。

另外，学生档案没有统一标准，材料规格不统一，也是当前学生档案存在的问题。由于没有统一化的档案管理标准，使得学院对于学生档案的收集没有依据，造成各个学院的学生档案材料各具特色，标准不一。有的学院能把学生在校的各种表现真实详细地记录和整理，但有个别学院仅仅是提供学籍档案，个人鉴定公式化、千人一面，没有个性特征，不能如实地反映学生在校的全部情况，在材料的提供上，与用人单位期望相差甚远。档案材料规格各异，使用纸张的材质规格各不相同，也是造成档案材料杂乱的原因，影响档案材料的使用效果和美观。

第三、学生本人对于档案意识淡泊，甚至认为档案无关紧要。有的学生入学就不上交高中档案，有些学生学习期间出国、工作等忽略自己档案材料的填充，造成档案材料存档不全，更有的同学在填写自己的信息时不认真对待，字迹潦草，填写不准确，给将来就业、晋级带来麻烦和损失。

2.毕业生档案为用人单位选拨人才提供参考和依据

学生档案真实地记录了学生学习期间的全过程，真实地反映了学生学习成绩、社会活动能力、身体健康状况及思想政治表现，是用人单位对学生的最初印象，决定了学生的命运。另外，学生档案也是工作以后做为定岗、定级、晋级、调动的凭证，是一个人学业生涯的“记录本”。

二、采取有效措施，保证高校毕业生档案的完整性，为学生就业提供有力保障

1.加强内部管理，保障毕业生档案的真实性、完整性

首先，要规范档案归档内容标准，制定档案归档制度，建立一套统一完整的学生档案归档系统，使各学院收集学生档案有章可偱。统一档案纸张及格式标准，让档案看起来更美观更规范。加强各学院档案管理员业务培训，确保学生档案的真实完整。

2.加强宣传力度，激发学生自主意识

加强宣传力度，提高学生、学校相关部门对档案重要性的认识，毕业生档案作为学生踏上社会的敲门砖，关乎学生就业及今后发展，学校要在新生入学前通过宣传栏、学前教育等形式，对他们进行档案宣传教育，让学生了解档案的价值和作用，认真对待自己的档案材料，做到填写认真、字迹工整、真实完整，只有积极主动地关注、配合档案的建立，才能最大限度地发挥档案的社会效益。

3.加强档案信息化建设，做到电子、纸质双轨制

建立高校毕业生档案管理信息化，可以有效提高档案的时效性、便捷性。由于高校历年来毕业生档案都是以纸质为主，纸质档案虽然是“唯一真实的原始性凭证”，但对于高校与日俱增的生源来说，整理填充过程繁杂，查询起来更是无从下手。只有建立学生电子档案系统，使资源共享，才能更好地发挥档案作用，为档案的整理、查询及为用人单位提供最便捷、最精准、最全面的毕业生档案信息。要选择一套软件兼容性好，能够与其它学生信息软件共享的管理软件，这样可以通过数据转换达到资源共享，有利于提高工作效率。软件的选择应注重实用性可操作性，将档案信息以数字化、网络化的方式存贮和利用，实现纸质档案与电子档案双轨并存，信息资源高效共享，提高档案管理人员的工作效率和工作质量，搭建毕业生、学校与用人单位之间的沟通平台。

4.加强档案管理人员队伍建设，增强责任感和服务意识

目前，学生档案的管理人员多为兼职，专业性不强。建立一支高素质、具有高度责任心的兼职档案员队伍是做好毕业生档案工作的基础。首先，要注重培养学生档案管理人员的政治素质和工作责任心，提高他们的服务于就业的意识，将档案管理工作纳入学校的整体规划，定期进行培训和考核，其次要提高学生档案管理人员的业务水平，提高管理能力，认真把握毕业生档案收集、整理、移交、派遣的各个环节，并及时完成电子文档与纸质材料的统一，高质量高效率地完成毕业生档案的各环节工作。

在就业环境日益复杂的社会环境下，高校毕业生档案的管理工作正面临巨大挑战。如何做好高校毕业生档案管理，这一重要人生经历的凭证，档案工作者任重而道远。我们有责任有义务采取各种途径来加强档案的管理工作，为高校毕业生与用人单位之间搭建可靠、畅通的桥梁和纽带。

物业档案管理范文第5篇

档案馆藏是档案工作的基础和前提，而馆藏建设又是衡量档案馆工作水平的重要标志，所以档案馆馆藏建设问题历来是我国档案工作的重中之重。扩大档案的收集门类，如加大科技档案、照片档案等的收集力度，是目前关于丰富综合性档案馆馆藏研究的主要观点。但就目前综合馆接收工作实际看，各立档单位产生的照片、声像档案数量十分有限，而绝大多数科技档案的最终流向应该是各领域设立的专门档案馆。由此不难得出结论，各综合馆通过上述方式丰富馆藏是难以实施的。

馆藏建设的质量与效益取决于馆藏档案的内容与成分。在综合馆长期的接收工作中，辅助行政管理类的档案馆藏量过多，而专业管理类档案比例严重失衡。笔者随机对北京市档案馆四个全宗档案的数量进行分析，文书（行政管理）档案与业务（管理）档案的比例分别是69．9％比31．1％、68．39％比31．61％、71％比29％、84．6％比15．4％。可见，文书档案的比例远远大于业务管理档案的比例。

本文所谈的“业务管理档案”主要是指各行政管理机关专业职能部门形成的、大量以专业、详细特点著称的“业务档案”，它们已经成为现实利用中备受关注的档案门类。随着社会文明程度的日益提高，人们越来越懂得用法律武器捍卫自身权益，在许多民事案件的审理过程中，当事人往往要出具证明相关事实的资料作为实证。档案因其自身具备原始凭证价值，自然有更强的真实性和说服力，因而成为法律凭证的首选。在对2004年北京市档案馆利用目的的统计数据中，出于“个人取证”目的的利用者人数达1300多人次，位居六大利用目的之首。被大家熟知且利用率较高的“婚姻档案”“劳模档案”“规划档案”，均属于业务管理档案的范畴，它们的社会利用价值日益突显。同时，由于业务管理档案记录着立档单位具体的职能活动，能够映射各专业管理活动的具体面貌，对本地区的公共管理和人民生活都有重要影响，因而具有较高的公共利用价值。故重视业务管理档案的接收进馆事在必行。

业务管理档案既是各单位对各种业务职能活动的真实记录，又是整个行政管理活动的软成果。如各级政府行政审批、批办等各项工作中形成的档案都体现其日常工作的内容与特色，而将这些业务管理档案接收进馆，既适应了新形势、满足了社会公众的利用需求，又有效地丰富了综合馆的馆藏，那么何乐而不为呢？

二、接收业务管理档案应注意解决的问题

业务档案的接收意义重大，为什么长期以来却不能实行呢？这是由于不够科学的保管期限、立档单位对移交工作存在顾虑以及有限的移交单位等因素所致，解决好这些问题是接收业务档案的前提条件。

1． 正确地划定保管期限

接收进馆的档案一般被划定为永久保管期限，而业务管理档案在各现行立档单位大都被划为长期或短期，因而移交进馆的档案不能全面系统地反映该单位的主要职能活动，大大减弱了移交进馆档案的社会价值。其实关于业务管理档案保管期限的确定，国家档案局早在1987年出台的《关于机关档案保管期限的规定》中就明确指出“凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。”但由于对文书档案的认识存在局限性，具体保管期限都是由立档单位自己制定的，档案馆无法控制档案的移交情况。因此，档案行政管理机关应该对各单位的档案保管期限表进行必要的监督，以指导有关单位合理地履行移交档案的义务。

2． 改善服务，消除立档单位的思想顾虑

各立档单位对业务管理档案移交工作的态度，对档案馆能否顺利接收业务管理档案起着至关重要的作用。通过对78个应向档案馆移交档案的单位调查，发现其中44家单位从未向市档案馆移交过档案，占总比例的56．4％；而在这44家单位中表示“今后仍不愿向档案馆移交档案”的有8家。通过了解，这些单位之所以未向市档案馆移交，原因有二：一是认为专业性强的档案在本单位日常工作中利用相对频繁，向档案馆移交可能会给本单位的利用带来不便；二是认为本单位形成的业务管理档案只对本单位内部有利用价值，对其他社会群体和个人并无价值。然而需要明确的是，档案馆接收档案是代表国家行使相应的权力，各立档单位向档案馆移交档案实际上是在履行对国家的义务。一方面，各立档单位绝不能为了“与己方便”拒绝或采取各种手段拖延移交，使对国家和社会具有重要价值的档案不能及时进馆，无法发挥其应有的社会价值。另一方面，综合馆应主动采取鼓励政策改善服务。加大对档案移交单位的优惠政策，消除立档单位的顾虑，让他们充分体会到移交档案是“与人方便，与己更方便”的好事，以提高他们移交档案的自觉性。

3． 全面地确定档案馆的移交单位

馆藏档案的接收范围直接决定馆藏业务管理档案来源的多元化，更准确地说是决定了业务管理档案的内容范围。因此，列入接收范围的移交单位应尽可能全面、系统地反映本地区方方面面的工作，这是由综合馆的任务所决定的。以重新调整后的《北京市档案馆接收档案的规定》为例，在原有市委、市政府序列的机构基础上，又增加了与经济、科技、文化等领域有关的单位，扩大了移交单位和接收档案的范围。在《北京市档案馆接收档案单位名册》的262家单位中，市委序列的机构有86家，市政府序列的机构有60家，共计146家，占接收单位总数的55．7％，其他各类单位已占到了接收单位总数的44．3％。在行业领域方面，调整后的移交单位范围加大了商业、文化等领域的比重；在单位性质方面，也突破了原有的市委市政府序列占绝对主导地位的局面。这在一定程度上为扩大业务管理档案内容的广度提供了条件，移交单位的多样性使业务管理档案的来源更为丰富。

“把各级档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心”是“十五”期间全国档案工作的重点任务，馆藏建设是基础，业务管理档案的接收工作正是服务于这一基础工作的重要组成部分。业务管理档案的接收工作事关综合馆馆藏建设全局，直接关系着“使档案工作服务于民”艰巨使命的落实，又是使档案馆藏更加贴近社会与公众的重要措施。关注业务管理档案的接收，认真解决接收中存在的问题是现阶段馆藏建设的当务之急。