税务档案管理办法
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税务档案管理办法范文第1篇
随着社会科学技术的发展，档案越来越成为一个单位持续发展的重要资源之一。档案是一个单位发展历程的真实记录，而税务档案就是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，是征、纳双方依法办税的法律文书，具有不可动摇的法律效力。因此，不断强化税务档案管理，保护档案资料，提高档案利用率，充分发挥档案无可替代的凭证作用，责任至关重大。在计算机和网络技术快速发展的当下，为档案管理工作提出了更高的要求和挑战。
一、各级领导重视，是做好税务档案管理工作的前提
税务档案工作就是要围绕“规范管理、精细服务”这一中心开展，要重视档案信息利用，提高档案工作质效。各级领导要关注档案管理工作，把档案管理工作纳入重要议事日程，做到常议常抓常检查，定期加强硬件投入，如购置防潮防磁柜、加湿器、防光窗帘、报警器、电脑等，以设施设备更新，增强档案管理安全系数。各业务部门要重视档案规范化建设，要制定科学的税收业务档案整理方案，增强税收业务档案规范化建设的可操作性，提高税收业务档案建设的整体水平，实现税务系统业务档案资源共享。
二、提高综合素质，是做好税务档案管理工作的基础
增强档案管理人员的综合素质，是提高税务档案管理水平和档案服务质量的先决条件。随着电子档案、声像档案等新型载体的出现，对税务档案管理人员提出了新的要求。
（一）要有过硬的政治素质。由于税务档案管理工作行业的独特性，要求档案管理人员必须具备过硬的政治素质，需要有较高的政治理论素养，必须懂得与档案管理相关的法律、法规知识。同时，档案管理人员要把“德”放在首位，要有高度的组织纪律性，遵守国家和单位的各项规章制度，才能确保不发生失泄密事件。
（二）要有高尚的职业道德。税务档案管理工作是一项以服务纳税人、方便于工作为主的工作，税务档案是征、纳双方之间的纽带，所以，税务档案管理人员应该树立真心实意为纳税人服务和热情为单位税务工作奉献的思想，爱岗敬业，不计得失，在平凡岗位上勇于奉献。
（三）要有精湛的业务技能。要结合单位实际，定期组织档案管理人员进行业务培训，将培训内容与实际工作相结合，除学习专业理论知识外，还要懂得文书学、档案管理学和税务知识，熟悉国家有关档案工作的法律，清楚上级部门对档案管理工作的要求，明白自己的业务工作职责，通过“一专多能”的技能，把档案管理专业知识灵活运用于工作实践，才能高标准做好税务档案管理工作。
（四）要有强烈的岗位意识。一是税务档案管理人员在工作中要树立较强的责任意识，发扬敬业奉献精神，真正了解本职岗位的责任，以严肃负责的态度，认真对待每卷档案，从整体到细微，都要尊重客观，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟，才能适应岗位需求和工作需要。二是税务档案管理人员在工作中要具有创新意识，当前信息发展较快，档案管理人员要发挥聪明才智，消除档案员就是保管员的思想，想方设法提高业务工作水平。三是税务档案管理人员在工作中要树立服务意识。税务档案不仅为单位决策提供服务，还是纳税人提供依法纳税的依据。因此，档案管理人员应积极发挥主观能动性，不断改进工作作风，完善服务内容，提高服务质量，为档案使用者提供主动热情，及时准确，全面周到的服务。
三、坚持规章制度，是做好税务档案管理工作的关键
加强税务档案管理制度建设是持续做好档案管理工作的基础。一是入档资料收集从实。税务档案主体有的是文字，但也有图像及其他各种形式的原始材料，为了查找、索引方便快捷，在入档材料收集过程中要严格规范档案卷宗整理，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定、销毁等环节，都严格遵守档案管理制度进行，不降档案收集标准，对制度落实不打折扣，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确。二是日常档案管理从细。加强税务档案日常管理，规范档案借阅程序，建立健全各种规章制度。近年来，先后制定了《克拉玛依市地税局档案管理办法》《文件材料归档范围和文书档案保管期限》《档案工作保密制度》《档案材料归档制度》等相关规章制度，明确了档案管理的工作职责和任务、档案的归档范围及整理要求，使档案管理人员对文件材料的形成、收集、整理有据可依，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。三是定期检查考核从严。加强档案管理工作考核，是促进税务档案管理和提高档案从业人员技能的有效方法。除上级业务部门定期进行例行检查外，本级档案主管部门也要不定期进行检查，在档案检查过程中，要专门建立详细的业务档案考核细则，通过实施推动档案管理规范化建设。近年来，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，建立档案管理人员岗位责任制，充分调动档案工作人员的积极性。
四、完善档案资源，是税务档案管理工作持续发展的源泉
一是要不断拓宽税务档案工作服务领域。要持续做好各类文件材料的收集、整理、分类、归档工作和稽查档案、专业会计档案、照片档案和设备档案以及各类专业档案的移交接收工作、电子档案的著录工作。
二要加大档案信息化力度。加大电子文件接收力度，接收纸质文书档案和实物档案的同时，完成文书档案电子化，切实做好电子档案扫描工作，实现电子档案和纸质档案同步归档。
三要抓好档案归档质量。实现档案整理规范化、目标管理制度化，做到档案收集完整、划分保管期限准确、整理和编目科学、检索和利用方便、保管条件科学安全。
税务档案管理办法范文第2篇
在新形势下，要做好地税征管工作，必须加强学习。否则征管工作就会滞后，就不能适应新形势下发展需要。在当代中国，以科学发展为主题，以加快转变经济发展方式为主线，是关系我国发展的战略抉择。党的十报告中提出：“面向未来，深入贯彻落实科学发展观，对坚持和发展中国特色社会主义具有重大现实意义和深远历史意义，必须把科学发展观贯彻到我国现代化建设全过程、体现到党的建设各方面。”这对于我们加强学习，提高认识，做好地税征管工作，具有极其重要的指导作用。抓地税征管工作，要时刻牢记党的宗旨，全心全意为人民服务，提高思想认识，要认真学习贯彻党的十及国家的税收法律、法规以及有关文件精神，领会精神实质，提高认识，为做好地税征管工作坚定信心、夯实理论基础。
围绕目标 推进征管
围绕税收目标，坚持科学发展，奋力后发赶超。以税收为中心，推动跨越发展。我们要抓住以税收收入为中心这个根本，做好征管工作。一是深入学习和实践科学发展观，学习税收法律法规，树立正确人生观和价值观，在工作中热心为纳税人服务，耐心讲解税法知识，团结同志，廉洁奉公。二是巩固成果，推进工作。按照黔东南州地税局在全州地税系统开展“六清六查”工作的部署，在贵州省地税局验收考核成绩的基础上，镇远县地税局制定了《镇远县地方税务局定额内配比发票管理办法》、《镇远县地方税务局二。一二年征管质量考核办法》（将“六清六查”工作和数据整治工作的奖惩条款列入考核办法）、《镇远县地方税务局“六清六查”专项检查工作实施方案》、《镇远县地方税务局数据整治工作实施方案》等规章制度，将具体工作职责和内容按人员按岗位对号入座，责任明确到人到岗；为督促税收管理员完善征管基础建设及整改工作，分管局长带领征管股长经常坐镇政务中心进行指导，并对各分局税收征管辖区内的管户进行抽查，使税收管理员的职责意识得到了增强，工作效率得到了提高。三是建章立制，推进工作。为贯彻落实管理员制度、户籍清理制度、发票管理办法、委托代征管理办法（试行）和征管档案管理办法，并加了对管理员的业务培训工作。具体是：组织全局干部认真学习以上五个制度，制定征管工作要点并监督管理员认真执行；贯彻落实税收管理制度，以省局的《征管业务规范》为征管工作指南，税收征管流程和征管水平得到了规范与提高；加大发票管理力度，严格执行定额内配比发票管理办法，推行每季度进行一次发票检查制度：进一步规范委托代征（收）税管理办法，实行每月一结报制度；严格执行贵州省地税局制定的《税收征管档案管理办法》、整理规范纳税户档案3200余户（档），实现了规范化管理；加强户籍清理，按照《征管法》和《税务登记管理办法》的相关规定和要求，制定《户籍清理工作方案》，由局领导班子带队，组织县局各股室人员和各分局人员对全县征管辖区内的纳税户进行“地毯式”的清理，对应办证未办证的纳税户进行登记，共清理漏征漏管户228户。四是加强信息，推进工作。注重对垃圾数据的处理，确保MIS系统数据的真实性和准确性。根据《黔东南州地方税务局关于开展数据专项整治工作的通知》要求，督促征管股和信息中心具体指导和协助各分局对MIS系统的垃圾数据进行了清理，使MIS系统数据与实际征管户数一致。五是加强培训，提高素质。为做好此项工作，我们加强与征管股和信息中心共同对镇远局税收管理员的业务知识和MIS系统操作、数据清理等进行培训，使管理员的业务技能和MIS系统操作水平得到很大提高，极大地提升了税收管理人员业务素质，为做好征管工作夯实了工作基础。
加速发展推动跨越
抓征管工作，重在转变工作作风，注重调动全体税务干部职工的积极性，在各自的岗位上，爱岗敬业，无私贡献。由于镇远县委政府的高度重视，县地税局党组具体协调，全县各级各部门各乡镇的大力支持，推动地税实现新跨越发展。据调查：镇远县地税局强化个体税收征管创新：一是强化管理，不断增强税收管理员对个体税源的监控能力，提高征管效率。二是科学规范定期定额标准，促进税负公平。三是加强发票管理，促进以票管税。四是重视个体工商户的建账征收工作。税务机关鼓励个体业户建账，从个体纳税大户入手，鼓励和辅导其建账，不断规范其财务管理，提高核算水平，进而全面提高个体税收的征管水平。
税务档案管理办法范文第3篇
2015年年底，国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，国家档案局、财政部最新修订的《会计档案管理办法》，这一系列新举措表明，电子发票越来越受到政府和企业的关注，迎来了新的发展契机。
事实上，随着“互联网+”时代的来临，电子发票作为信息时票形态及服务管理方式变革的新产物，必将取代纸质发票。纸质发票向电子发票过渡，不只是载体的变化、流程的变化，还可能带来整个商业模式的变革、财税管理方式的变革。
电子发票的优势
一直以来，在使用纸质发票过程中，企业面临诸多方面困扰：开票企业管理系统中的数据不能共享到开票软件；收票企业也无法直接利用发票上的数据，打票时易产生错票；邮寄成本高，拖延回款周期，容易丢失毁损；纸质发票入账归档操作复杂，无法实时查询，等等。
电子发票的出现解决了这一系列的难题，可以说国家推动电子发票正当其时。目前在数据流上，比如订单、支付等，都可以在线上实时便捷地完成，唯独发票环节，成为最核心的瓶颈问题。因为纸质发票这种载体没有办法实现实时，很多业务必须见票才能进行到下一个流程，发票使得业务中断的情况屡见不鲜。而电子发票诞生之后，可以和原来的流程连在一起，实现实时开票收票。如此一来，企业未来的业务发展和财税管理会上一个新的台阶。
从数据收集角度，电子发票对企业也有巨大推动作用。电子数据打印到纸上后，信息就“死”在那儿了，等于信息僵化了；而如果是电子的话，信息就能继续流动，企业的数据分析颗粒度也就会更明细。而在业务操作层面，使用电子发票后可以节省人工，降低成本，降低出错率，提升效率，从而促进企业管理的提升。
如何自如地使用电子发票？
相比纸质发票，电子发票有诸多优势，那么企业应该如何申请开具电子发票？如何防止电子发票重复入账？电子发票如何进行归档？
原来，根据政策规定，选择使用增值税电子发票的纳税人，与现有的纳税人登记、票种核定等流程一致。以北京为例，具体开具流程包括：纳税人提出申请、税务机关受理确认、税务机关发票赋码、自建电子发票平台或使用第三方电子发票平台生成电子发票、电子发票明细数据传送税务机关。
虽然政策上规定打印的电子发票可以入账，但实际具有法律效力的原始凭证是电子文件，因此电子发票真正意义上的入账应与企业会计信息化核算软件相对接。
一般说来，电子发票入账包括销售发票入账、采购发票入账、费用发票入账，各自有相应的入账流程。
税务档案管理办法范文第4篇
会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作。采用电子计算机打印输出的会计凭证、帐簿、报表应当符合国家统一会计制度的要求，必须采用中文或中外文对照，字迹要清晰，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
二、记帐凭证的生成与管理
电算化后，记帐凭证的生成有两种方式：
1.根据原始凭证在计算机上直接编记帐凭证，由计算机打印输出。在这种情况下，记帐凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证，按《规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
2.手工事先作好记帐凭证，向计算机录入记帐凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。
在保证记帐凭证清晰的条件下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。
三、会计帐簿和报表的生成与管理
对电算化后的会计帐簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定，即应当打印出书面形式，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况，在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定，包括：
1.现金日记帐和银行存款日记帐要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。
2.一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。
3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。
4.在保证帐簿清晰的条件下，计算机汀印输出的帐簿中表格线可适当减少。
四、关于会计电算化系统开发的文档资料的管理
会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的1—3年。
五、关于磁性介质及其他介质的管理
存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。
一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。
采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。因此，必须注意以下几点：
第一，采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计帐簿，应征得同级财政部门的同意。
第二，保存期限同打印输出的书面形式的会计帐簿、报表。
第三，记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关帐簿、报表。
六、安全和保密措施
1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。
2.采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为，都要进行相应的处理。
4.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。
5.借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。
七、建立档案管理制度
档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：
1.存档的手续，主要是指各种审批手续，比如打印输出的帐表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管；
2.各种安全和保密措施；
3.档案管理员的职责与权限；
4.档案的分类管理办法；
税务档案管理办法范文第5篇
关键词:会计档案管理 规范管理 建议
中图分类号:F230 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-157-02
会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经营活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料,规范、完整的会计档案,可以帮助财务人员核查历史,为工作提供事实依据,还可以从中学到相关的业务知识,借鉴到先进的管理方法,对会计工作起到推动作用。笔者根据多年管理会计档案的经验,谈一谈企业全面规范管理会计档案的一些体会。本文提出外部会计档案和内部会计档案的管理理念,旨在更有效地利用会计档案,服务企业,提高财务工作效率。
一、会计档案管理现状和不足
随着经济的发展和会计体系的日趋完善,财务管理的重要性在企业管理中日益凸现。理论界和企业界都提出企业管理以财务管理为中心的理念,而这一理念的核心内涵就是实行财务管理规范化、标准化。会计档案管理工作是财务管理的最后环节,也是管理的一个薄弱环节。
1.会计档案种类不全。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》规定,提出必须保管的会计档案为四类。这四类主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。笔者根据检查掌握的情况来看,第四项其他类的会计档案中所指的“其他应当保存的会计核算专业资料”,多为银行对账单和调节表以及各种荣誉证书,其他诸如会计档案移交清单以及近年来增加的风险管理、内部控制评价等有利用价值的财务资料均未按会计档案管理要求管理,查找起来非常困难,给工作带来诸多不利。
2.会计档案管理质量不高。没有使用统一的会计档案封面,封面书写不规范,签名盖章不齐全,装订不整齐,没有编写页码等,查询工作非常困难。
3.会计档案保管条件较差。在经济高速发展的今天,财务管理工作在企业发展中的地位越来越重要,但会计档案管理工作作为财务工作的最后环节,并未引起企业足够的重视,会计资料保管条件差,有的单位未设立保管库房,随意堆放,造成丢失。
4.会计档案管理技术落后。由于空间的限制,很多单位的会计档案在库房重叠或零乱放置,查阅困难,没有采用现代化管理手段,没有利用信息化技术管理会计档案。
5.会计档案管理人员业务素质不高。很多单位管理会计档案的人员不懂得会计档案的规范管理,从接收开始至销毁结束过程中的每一个环节,都不能按照规定建立统一的、规范的管理,如永久和定期未分别装订保存,未按编号顺序由左至右、由上至下排放等等。
二、会计档案管理内容
按照《中华人民共和国会计档案管理办法》、各企业经营管理具体情况以及财务管理特点,笔者认为将会计档案应分为两类分别管理,以提高会计档案利用功效、提高财务工作效率。
1.会计档案分类。随着企业管理的规范化、标准化、流程化、细致化,财务工作内容和范围也不断延伸和细化,日后可保存利用的会计资料越来越多。
(1)外部会计档案。是指按照《中华人民共和国会计档案管理办法》规定的、定时移交档案管理部门保管的会计档案。这类档案必须按规定移送至专设的档案管理部门妥善保管。
(2)内部会计档案。是指与财务管理和会计核算、会计监督紧密相关、由财务人员根据岗位分工,在办理业务中形成的或搜集的(除外部会计档外)具有连续利用价值的有关文字和数据资料,但未包括在国家规定的会计档案管理范围内。内部会计档案由财务部门内部负责保管。
2.内部会计档案管理内容。外部会计档案可以说人人皆知,本文不再赘述,重点对电网企业根据财务部门岗位分工提出内部会计档案管理的一些想法,供探讨。
内部会计档案根据业务传递及管理要求,明确岗位责任,细化岗位归档内容,主要分类有:
(1)预算管理类。预算管理是以企业战略为导向,围绕各项经济活动,采用价值量和实物量等形式,通过预算对公司业务流、资金流、信息流和人力资源流进行整合,分配资源,落实责任,监控执行,考核评价,实现企业战略目标的管理活动。
财务预算依据业务预算编制,业务预算是基础、财务预算是核心,所以编制财务预算搜集的业务预算,包括年度预算和中长期预算等;上级单位预算的批复、预算分解方案、预算执行分析报告、年度业绩考核、预算管理的有关文件以及其他预算资料。
(2)工程管理类。工程财务管理是企业财务管理的重要方面,项目繁多,涉及的资金量非常大,所以财务部门要管好工程的核算工作,必须做好日常资料的收集整理工作,如项目批准立项的有关资料、工程概预算、工程投资计划、按项目编制的材料设备领用计划和退库汇总清单、工程管理有关文件、工程管理报表、工程项目审计报告等。
(3)资产管理类。资产盘点报告、资产调拨手续、资产管理有关文件、资产管理报表。
(4)税政管理类。单位纳税申报表、进项税抵扣表、单位代扣个人所得税申报表、税务稽查处理等有关外部检查决定或意见书、税政管理有关文件、税政管理报表。
(5)合同管理类。购售电合同、并网调度协议、其他与电价有关的协议、其他经济合同、合同管理台账。
(6)电价电费(包括各种财政性基金)管理类。营销部门提供的各种报表(财务报表编制依据)、电价电费分析报告、电价电费管理文件、电价电费管理报表、电力交易电量结算单。
(7)财务稽核类。年度稽核计划、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作报告、被稽核单位整改报告、年度稽核工作总结。
(8)其他类。年度财务工作计划、年度财务工作总结、财务综合分析报告、银行账户开户和销户手续、银行票据登记簿(包括作废票据)、发票领购申请表、发票存根、年检登记、变动等资料、会计工作移交清单、各种债权债务诉讼的有关资料(包括书、判决书等)、往来询证函、增值税发票确认单、企业年度工作报告、企业内控评价报告、企业全面风险管理报告等。
三、内部会计档案规范管理
1.会计档案归档原则。
(1)财务部门各专责根据岗位职责,在日常工作中形成具有保存利用价值的资料,必须归档管理。
(2)归档的会计资料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的业务传递及岗位类型特点。
(3)会计档案按外部会计档案和内部会计档案分类归档,按年度保持其完整性和时间衔接性。
(4)根据财务部门岗位设置情况,筛选各岗位有关具备连续性、系统性的内部会计档案资料。
(5)内部会计档案具有重点性和适用性。
(6)根据需要保管的档案,制定统一格式,实行规范化、标准化管理,便于查询利用。
(7)会计档案管理专责具体负责会计档案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立财务部门内部会计档案管理流程。按照财务工作岗位要求、业务传递顺序以及工作特点,制定财务部门内部会计档案管理标准和岗位档案移交程序,确定会计档案在财务部门内部的归档内容,从种类、整理、装订、保管、移交以及借阅、销毁等一系列过程进行规范,明确保管内容、保管流程和保管期限,保持会计工作的连续性和会计档案的实用性。
3.会计档案存放规定。不管是外部或内部会计档案必须科学管理,要求单设库房或柜架,排列科学、存放有序;外部会计档案的电子档案按照国家规定,必须一式三份,一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用,注明内容、时间和姓名,贴好保护签封,装入特制的盒子。注意保密,防火、防盗、防光、防有害气体、防热、防潮、防虫、防尘、防磁等,严防损毁、散失和泄密。
4.利用信息化平台,积极采用会计档案电子化、网络化,提升科学管理会计档案,提高会计档案查阅速度和利用效率。
5.培养和建立一支档案管理专业人才。会计档案管理人员是集多种技能于一身的复合型人才,既要熟悉掌握档案管理的理论及技能,又要精通财务专业知识,还要具备计算机信息处理技术,因此要加强业务技能培训和职业道德教育,解决会计档案制度化、规范化、标准化管理的根本。
6.内部会计档案由财务部门内部指定专人负责管理,根据利用时间确定保管期限,内部会计档案属财务部门所有。
四、建立内部会计档案管理的现实意义
会计档案具有原始性和不可替代性,管理强调“及时收藏、妥善保管、充分利用”。建立内部会计档案管理制度具有非常重要的现实意义。
1.有利于提升财务管理的整体水平。财务集约化、精细化、标准化管理,贯穿于财务工作始终,会计资料保存的越多、越细,借鉴的作用就越大,工作效率越高。但由于专门的档案管理部门不能也不会收纳规定以外的会计档案,为了财务工作整体水平的提高,财务部门必须建立本部门内部会计档案管理规定,明确内部会计档案管理有关事项,确定各个环节规范管理标准,体现财务管理专业化和标准化水平。
2.快捷、便利查询,最大限度地发挥档案的服务功能。对于没有集中保存在档案管理部门的内部会计档案,由于存放在财务部门内部,可以随用随查,不受时间、人员限制,查阅起来非常方便,档案的利用功效得到了有效提高,极大地提高了工作效率。
3.便于财务人员更换(包括调离、轮岗等人员变动)后即刻开展工作。财务工作具有很强的专业性、连续性和系统性,为了防范财务风险,岗位设置必须符合不相容原则,同时财务工作必须定期轮岗制度,财务工作所具有的这些特性,决定了会计档案保管的必要性和重要性。为了使轮岗或新老交替后的财务人员能尽快地熟悉、接任新工作,则查阅前任留存的工作资料(内部会计档案)是最好最便捷的途径,这样就可以避免因人员更换造成工作无法即刻开展的被动局面,避免岗位换人后不能借鉴前者的工作长处,造成工作效率低下,影响整体财务工作。
4.适应高效配合外部监管要求。近年来,国资委和上级管理部门为了实现监督管理职责,确保国有资产保值增值,经常直接或聘请中介机构实施各种监督检查和审计。不同的检查和审计机构,需要提供相同的财务资料,为了高效配合检查和审计工作的有效开展,避免不必要的重复劳动,内部会计档案功不可没,既减少再次查找的麻烦,又极大地降低了劳动成本。
