企业扣留职工档案的法律问题

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李某于1992年进某公司工作，于1997年订立十年期劳动合同。合同中对岗位、工资、合同解除条件、违约金赔偿等均有明确约定。2004年，李某向该公司递交了辞职报告，当日下午李某离开该公司。此后，双方劳动关系已实际解除，但未办理有关李某档案转移手续。李某要求该公司办理档案转移手续不成，遂于2005年向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。该仲裁委做出仲裁裁决，裁决该公司为李某办妥人事档案转移工作等。该公司向法院起诉，要求支持该公司不予办理档案转移手续。

该公司称：李某在合同期内辞职，未提前三十日以书面形式通知我公司，辞职后又不按合同约定交纳违约金，故我公司不予办理档案转移手续。李某工资收入不低于本市最低工资标准，李某单方解除劳动合同手续不合法，违反合同约定，应支付违约金40000元。请求支持我公司不予办理档案转移手续。李某称：该公司的诉讼请求违反劳动法律、法规，李某的作为合法、合情、合理，要求驳回该公司的诉讼请求。

该案最主要的争议焦点是该公司是否能以劳动者违约或欠违约金为由不为劳动者办理档案转移手续。

[分歧]：

对于这个争议焦点，主要有二种观点。一种观点认为，该公司不为李某办理档案转移手续违反法律规定，应判决该公司无条件为李某办理档案转移手续。另一种观点认为，要具体查清李某在合同期内辞职，是否提前三十日以书面形式通知了该公司，是否构成违约解除劳动合同，违约的话，是否已按合同约定交纳违约金40000元等，由这几方面来综合判断该公司是否应立即办理档案转移手续。

[点评]：

笔者认同第一种观点，该公司扣留员工档案的做法是错误的。李某向该公司提交辞职报告后，于当日下午离开该公司，双方劳动合同已实际解除。在双方实际解除劳动合同后，原用人单位不能随意扣住员工档案，应按有关规定及时转递。该公司应按《企业职工档案管理工作规定》为李某办理档案转移手续。该公司以李某单方解除劳动合同手续不合法及李某应承担违约金等为由要求支持其不予办理李某档案转移手续的观点无法律依据。该公司提出的与李某间的劳动争议，可通过劳动争议的一般解决途径处理，而不能拒绝为李某办理档案转移手续。

《企业职工档案管理工作的规定》第十八条规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。第十九条规定，转递档案，可通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装；对转出的材料，不得扣留或分批转出；接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，逾期一个月转出单位未收到回执应及时询问，以防丢失。《关于固定工签订劳动合同有关问题的函》也明确，用人单位与职工解除劳动关系后，应及时将职工档案转到职工新的接收单位；无接收单位的，应转到职工本人户口所在地。

可见，不管劳动者以哪种方式离开用人单位，用人单位均应及时将其个人档案转出，用人单位以双方争议未解决为由扣押个人档案的做法是错误的。现实生活中，用人单位在解除或终止与职工的劳动关系后，以种种理由扣留职工档案的现象较普遍。应该说，许多用人单位也有他们的苦衷，有的员工给用人单位造成损失而被辞退或者开除的，但员工本人不赔偿损失，用人单位只好把档案扣着；有的员工在离开时不退住房、不交纳违约金；有的员工和单位签订了在职培训协议，但提前离职，却不愿意向单位退培训费等。有的单位想约束员工，就把档案扣留着。只有员工缴纳了违约金，单位才把档案关系转走。用人单位通过扣留档案的手段来制裁职工，这是一种违法行为。企业无权以任何理由扣留已离职的员工的档案。