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【摘要】本文针对高校科研项目档案管理中存在的问题,提出了推进高校科研项目档案管理良性化发展的对策建议。要确立科研课题项目负责人的主导地位不动摇;档案管理人员要摆正自己的位置,演好自己的角色;建章立制,完善校内管理制度;为科研项目档案建设专用库房;验收时慎用否决权;整理组卷讲方法;后续管理紧跟上;档案检查常态化;运用现代技术搞好宣传和开发利用;培训档案人员提素质,运用奖励手段促士气。
【关键词】高校;科研项目档案;管理;对策建议
一、高校科研项目档案管理中存在的问题管窥
1、科研工作和建档工作实行“四同步”管理有缺失
早在1987年3月,国家科委、国家档案局关于印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的通知中明确:“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。”事实上,高校科研项目档案的管理很难做到这一点,前两点基本上可以做到,后两点做到的不多,主要原因是:重成果,轻档案。高校中从事科研岗位的一线老师许多对档案知识了解的不多,对档案的价值和作用认识不足,认为开展科研项目的一些过程性的研究资料没有必要保存,对档案资料的收集、整理、保存感到非常麻烦,甚至提出:不要过程,只要结果,结果就是成果。
2、实施归档文件材料的“五阶段”有瑕疵
摘要:国家科技计划是我国实施创新驱动发展战略的重要途径。以科研项目为研究对象,围绕产品研制过程,分析科研项目技术类别及发展阶段,并根据不同技术应用特点,提出有针对性的管理措施建议,以期提升科研项目精细化管理水平。
关键词:技术应用特点;科研项目;管理模式;科技计划
0引言
当前,在创新驱动发展战略全面实施背景下,我国科研项目管理模式亟待转型升级。1982年,我国第一个国家科技计划———《国家科技攻关计划》[1]开始实施,涉及农业、电子信息、能源、交通、材料、资源勘探、环境保护、医疗卫生等领域。为提升科研经费使用效率,增加科研成果产出,促进国民经济高质量发展,2018年以来,党中央、国务院先后印发了《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔2018〕25号)[2]、《关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》(国办发〔2018〕127号)[3]、《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)[4]等一系列文件,推进科技领域“放管服”改革,调动科研人员积极性。同时,通过建立公开、统一的国家科技管理平台[5]和科研诚信机制[6],采取“揭榜挂帅”“赛马制”“包干制”等一系列举措[7],极大地提升了科技计划实施成效,提高了科研项目管理水平。但是,在科技计划实施过程中,对科研规律的分析和把握仍有不足,科研项目管理的精细化水平有待提升。基于此,本文在分析科研项目技术应用特点的基础上,研究科研项目管理模式,并提出有针对性的管理措施建议,以期提升科研项目管理水平和质量。
1科研项目技术发展阶段及类别
科研项目技术遵循从基础研究到应用研究再到产业化的一般发展规律。为了客观反映技术发展状态,美国国家航空航天局(NASA)引入技术成熟度(TRL)概念,将技术成熟度划分为9个等级[8]。基于技术成熟度等级,联合国教育、科学及文化组织(以下简称“联合国教科文组织”)将产品研制阶段划分为基础研究阶段、应用研究阶段和发展阶段。基于我国科学技术发展现状,本文将产品研制阶段划分为基础研究、应用基础研究、应用研究、产品开发和产业化5个阶段。由此可见,当前我国科研项目实施主要围绕两大类技术:一类是产业链技术,指在产品研制过程中,贯穿基础研究到产业化整个研制阶段或跨越其中几个阶段的技术研究。这类技术往往根据不同科研产品特点具有一定的技术差异性。另一类是产业基础技术,指在产品研制过程中,某个研制阶段所需要的、不跨越产品研制阶段的相关技术研究。这类技术往往在不同科研产品研制过程中存在较大的共通性。具体而言,一是产业基础技术与产品研制的各阶段相匹配,各研制阶段的产业基础技术存在一定差异;产业链技术与产品类型相匹配,同类别但不同类型的产品产业链技术存在一定差异。二是产业基础技术是同类别不同类型产品研制的基础。在产品研制过程中,随着产品研制进程对产业基础技术进行验证;产业链技术往往随着各类型产品研制进程开展个性化研究。
提要:伴随农业专项资金投入的逐年增加,其使用效益低、监督管理难、政策性预算偏移等问题成为农业专项资金使用与管理的焦点。本文介绍农业科研项目和农业专项资金的定义;全面回顾农业专项资金预算管理的研究;对农业专项资金预算管理研究从预算编制、预算执行、预算绩效等三个方面进行归纳总结;最后简单给出农业专项资金预算方面的展望。
关键词:农业科研项目;农业科研资金;预算管理
农业在中国历来被认为是安天下、稳民心的战略产业。上提出:农业、农村、农民问题是关系国计民生的根本性问题,必须始终把解决好“三农”问题作为全党工作重中之重。创新是引领发展的第一动力。大量涉农专项资金的实施,不仅有效地促进了农业科技进步,还大力推进农业产业发展,实现农民收入增加,发挥了涉农专项资金支农促增收、提质增效的积极作用。然而,伴随涉农专项资金投入的逐年增加,其使用效益低、监督管理难、政策性预算偏移等问题成为涉农专项资金使用与管理的焦点。如何建立涉农事业单位专项资金预算管理与控制机制,实现有效监督,提高资金效益,是目前亟待解决的重要课题。
一、农业科研项目、农业科研专项资金的定义
李勃(2011)将农业科研项目定义为:是根据农业经济发展的需求,由国家、省级政府等组织实施的关于农业科技发展的计划项目。通过农业科研项目的实施,能推动农业相关科研院、所的科技创新能力,从而提高农业经济发展,解决我国“三农”问题。王德川(2017)认为,农业科研项目是指以研究农业发展的自然规律和经济规律的科学为研究对象的科研项目。仇娅(2015)对专项资金的定义是:特定项目由国家相关部门拨付的单独核算、专款专用的资金。我国高校和科研单位课题项目主要资金来源是专项资金。秦海明等(2015)认为,农业科研专项资金是国家为鼓励农业科研技术创新拨付给农业科研项目的资金,并且每个项目的资金都有专门的用途和适用范围,不得挪为他用。农业设施改善和技术改进,促进农业和农村发展的主要来源是农业科研专项资金,必须专款专用,每一项农业专项资金都有详细的计划和目标。因此,加强农业专项资金预算对农业科研工作健康稳定可持续发展具有重要意义。
二、农业科研专项资金预算管理研究
一、实施应用
(一)业务流程信息化在分析了科研项目立项申报管理、执行控制管理、结题验收管理各项环节后,ERP项目组为管研院科研项目管理ERP系统设计了科研项目开题立项、科研项目进度更新、科研项目计划录入、科研项目计划调整、科研项目验收结题等5个主要流程。
(二)组织结构在ERP系统中,一个项目由项目定义和WBS两部分构成,项目组织结构的分配具有唯一性。项目定义就是将科研项目基本属性按照编码规则来进行表达,例如,项目承担单位、项目类别、项目起始时间及项目负责部门等科研项目的基本属性。项目编码包括数字和字母,在ERP系统中它具有唯一性,即从项目创建到计划实施,再到验收结题,整个过程中项目编码是保持不变的,它是一个项目身份的象征。另外,WBS就是按照项目开展的阶段、功能以及对象等,将一个完整的项目分解成不同层级的较小的单元,对于管理者来说这样的单元更易管理和维护。WBS是一个划分等级的模型,是ERP系统管理科研项目的关键。ERP系统在WBS上维护了很多信息,在对WBS细分后,就可以将预算细分至底层WBS,为后续操作奠定基础。顶层WBS编号保持和项目定义编号一致。扩展的WBS编号在上一级的编号后面加二位流水码。在管研院ERP系统中,WBS分解结构如下:第一层级WBS与项目定义保持一致;将项目过程管理和经费管理作为第二层级的WBS;又将过程管理中开题、实施和验收以及经费管理中的各个经费科目作为第三层级的WBS,若经费科目中有更详细的明细可继续添加第四或第五层的WBS。
(三)项目立项阶段科研项目通过论证,经任务下达方下达后便可在ERP系统中创建,通常按照一定的编码规则将项目在系统中进行下达,另外要创建的内容有:任务来源、项目种类、项目承担部门及项目负责人等。同时,在系统中需对项目合伙人进行角色分配,项目合伙人即与项目相关的人员,每个人员都有特定的角色,每个角色都对应着不同的权限和职责。系统中通常有项目经理、项目财务、计划工程师、一般人员等角色。一般情况下,项目经理角色分配给项目负责人,且仅分配给一个账号;计划工程师可分配给项目质量负责人、项目归档负责人等多个账号。项目经理负责项目的整体实施,可对项目相关信息进行创建和维护,而财务人员、其他成员及公司领导等人员在项目进行过程中仅需要查看项目的相关信息,系统中仅赋予查看权限。项目基本信息以及结构创建后,便可在ERP系统中下达该项目,即启动项目。
(四)组织实施阶段科研项目启动后进入组织实施阶段,在这一阶段系统中涉及到的流程主要为:项目进度跟新流程、项目计划录入流程以及项目计划调整流程。系统中,项目负责人可对下达后的项目进行进度更新,以便项目相关人员及时了解项目信息。例如项目已下达、中评估完成、验收通过等。另外,在已创建的项目WBS上可添加相关PS文本,包括开题设计报告、计划任务书、项目阶段检查报告、中期检查报告、对外委托验收报告以及项目验收报告等文档。系统中项目计划录入功能实际上就是项目预算的分配。项目预算就是项目经批准的成本,项目管理人员可以根据实际情况对预算进行分批下达或按比例下达。预算一旦下达,系统便可自动控制项目成本,这种控制一方面是项目总体预算的控制,另一方面是各层WBS预算的控制。实际成本发生在底层WBS上,通过对底层WBS预算的控制来控制整体成本,各层间的关系是上层预算大于等于下层的预算之和。在项目进行过程中,一些特殊情况的发生需要对项目个别科目的预算进行追加或扣除,可以通过系统中的预算补充和预算返回功能来完成。
(五)项目验收结题科研项目经任务下达方验收通过后,可将项目形成的所有文档进行上传。项目的最终文档包括项目验收评价报告、财务决算报告、科学技术成果应用证明、项目研究报告、技术有形化资料、外协验收材料、自验收评价报告等。文档上传成功即可关闭项目,此后系统中除查询功能外任何其他功能都将失效,这就保证了科研项目的可控性和安全性。
一、交通工程专业创新实践教学课程体系构建
专业技能实验主要是培养学生的绘图技能、计算机应用技能、编程能力、数据分析能力等;在工科基础上,还要融入交通工程的专业情况,开展道路监测实验、自动控制实验、测量实习、交通调查实习等实验课程,为将来专业技能的拓展和创新打下基础。综合设计实验,主要包括一些综合性的实习和综合性的课程设计,以培养学生的综合解决实际问题的能力和意识。随着实践基础和能力拓展的递进,即可引导学生开展创新思维的锻炼———创新实验。创新实验主要是开设交通仿真、数学建模、交通规划等实验,通过各种交通仿真、规划软件的应用,结合自己的创新思想申报各种校级、省级、国家级的项目或参与到教师项目中去,最终实现培养学生综合能力和全面素质的目的。以下将从这三个实验层面着手,探索出一套层层递进的创新实验课程,以进一步完善现有交通工程专业实践教学体系,循序渐进地培养学生的专业实践技能和创新能力,进而提升学生的就业优势。
1.交通工程实践与创新基础
“交通工程实践与创新基础”是一门交通工程的专业基础技能实验课。这门面向本科一、二年级的学生而开设的专业必修课,旨在使初步接触交通工程专业的本科生获得与课堂理论相对应的科研和实践的基础知识,得到一定的科研和实验技能的训练。通过理论讲授和实践训练,指导学生参与本科科研项目,让学生在实践过程中提高动手能力和学习兴趣,培养出拼搏精神和良好的治学态度,从而奠定本科生的专业兴趣和专业技能基础。“交通工程实践与创新基础”课程包括6方面的内容:(1)参观实验室。通过对先进实验室的现场参观,让学生了解交通工程专业各个研究方向及其研究特色,了解实验室各个项目的情况,由此而引发学生独立思考,自主咨询与交流,形成心得体会和感悟。(2)参加交通工程讲座。邀请交通工程学科领域的才俊,名师以及研究生作讲座,讲授学科背景、研究目的、研究框架和研究成果。通过互动式的交流,让学生掌握开展科学研究的基本流程,并吸取前人的研究经验,形成自己的知识脉络,培养起不懂就问的良好习惯与发散思维能力。(3)科研和实践技能训练。这部分内容包括文献检索训练、实验监测训练、数据分析训练和使用常规科研工具的培训,旨在锻炼学生的文献检索能力、实践操作能力以及数据分析能力。(4)本科生科研项目申请。通过课堂学习,讲授如何申请本科生科研项目,然后根据课堂理论,学生自行拟题,开展文献搜索和实地调研,与指导教师进行有效的沟通,选定主题,最后撰写申请书。创造性地把科研项目列为本科生的实践课,充分体现了理论教学和实践教学的有机结合。(5)本科生科研项目实施。是本科生科研项目申请的延伸和升华。通过具体的研究实验、数据分析、数学建模、结论总结和评价,使学生掌握项目实施的所有步骤,而且还提高自身分析问题、解决问题的能力,逐步形成严谨的科学研究态度和创新的科学研究思维。(6)本科生科研项目结题。与本科生科研项目申请、本科生科研项目实施构成一个完整的研究过程。每个本科生科研小组都要将研究情况总结成演示报告,参与答辩,根据答辩教师的指导意见完成结题报告。本课程以本科生科研项目为主线,讲座、参观为辅,全方位地调动学生的学习积极性和主观能动性。
2.交通工程创新设计竞赛
“交通工程创新设计竞赛”作为实践教学体系中的一门综合设计实验课课,将面向本科二、三年级的学生开设。通过课程的学习,可以巩固理论教学成果,培养学生解决实际问题的能力。“交通工程创新设计竞赛”课程不仅普及了各类竞赛的基础知识,还指导学生参与竞赛活动,启发学生的创新思维,培养起独立思考,信息检索,分析与解决问题的能力,使学生对交通工程专业基础技能得到进一步的巩固和提高。本课程由以下4大内容组成,分别是:(1)各类创新设计竞赛的介绍。通过课堂讲授,让竞赛意识走进本科生的学习生涯,使学生了解各类竞赛的内容、特色和所需的基本技能和知识结构,掌握参与竞赛的整个流程,了解交通工程类竞赛的前沿技术,从而增加学生对专业的学习兴趣。(2)创新设计竞赛技能训练。包括文献检索、实验调试、数学建模以及常用软件的训练。从竞赛的角度,指导学生开展实践工作,通过纸质图书和电子资源了解竞赛资讯,掌握一定的文献检索能力、竞赛型实验的流程和具体步骤,熟悉竞赛型实验的分析和调试方法以及数学建模方法,进一步提升对交通工程学科竞赛的理性认识以及专业的认同度。(3)创新设计竞赛的实施。引导学生动手实践,制定竞赛的实施框架,并与指导教师之间充分沟通,确立并逐步实施可行性方案。此过程中,能充分锻炼学生独立分析与解决问题的能力。(4)创新设计竞赛结题。让学生掌握竞赛演示报告的写法,了解答辩流程,参与到实际的竞赛展示和答辩中去,最后撰写结题报告。交通工程专业课堂引进学科竞赛,拓宽了学生的视野和知识领域,使学生了解最先进的学科前沿技术,也培养起学生务实的科研意识、创新思维和能力。