基层社会保险业务档案工作发展分析

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我国的社会保险制度改革从局部试点到全面推开，已经走过了二十多年的历程，各级经办机构积累了大量的业务档案材料，但由于没有全国性的社会保险档案业务管理规定，各地业务档案管理不尽统一。2009年7月，由人社部和国家档案局共同起草的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（第3号令）的颁布，标志着社会保险业务档案管理从此走上规范化、标准化的轨道。

一、目前福工作开展状况

2010年以来，全省各级社保经办机构根据省社保局提出的“全面建设、整体推进、分步实施”的思路，全面开展业务档案管理工作。目前已基本实现业务档案的规范化、信息化、专业化管理，社会保险经办机构经办管理水平得到了全面的提高。以顺昌县为例，目前已全面完成2007年至2014年社保业务档案共1019卷的归整组卷入库工作，并实现所有已入库档案数据同期导入全省档案管理信息系统。

二、经办机构档案管理中存在的问题

推进社保业务档案标准化、数字化、信息化工作虽取得了一定的成效，但部分基层社保经办机构依然还存在着档案管理工作人员短缺、档案管理基础设施薄弱、档案收集整理及时性有待于提高、档案利用率不高等问题。

（一）基层社保经办机构人少任务重，造成档案管理工作人员短缺，导致档案管理工作难以实现精细化。以顺昌县为例：目前社保中心内设的业务服务窗口面对的服务对象近7万人，服务企业上千家，社保中心配备的工作人员仅有十余人，在任务如此繁重人手又少的情况下，根本无力安排专职档案管理人员。目前绝大多数的基层社保经办机构都存在只能设兼职档案管理人员的现象，而档案管理工作人员短缺势必导致档案管理工作难以实现精细化。

（二）基层社保经办机构档案管理基础设施薄弱。2009年12月福建省社保局下发《福建省社会保险业务档案管理规范化达标考评内容》，对业务档案设施建设做出了具体规定，其中最重要的当属档案库房建设项目。目前各级社保经办机构均按规定设置档案库房、查阅室等业务档案用房，但由于受各地办公条件的限制，部分社保经办机构的档案库房容量不足，与社保业务档案量大且增速快形成了极大的反差，将难以满足未来档案管理的需要。

（三）档案收集整理及时性有待于提高。以顺昌县为例：2007年的社保业务档案仅88卷，到2014年已增加到162卷；业务经办人员在办理日常业务的同时还需抽空整理上年度业务档案，往往显得力不从心，且由于社会保险档案管理工作起步晚，依然还存在历年业务档案无法归档整理的状况，因此如何较好提高社会保险业务档案归档及时性，是摆在我们面前一个急需解决的难题。

（四）因基层社保经办机构档案管理数字化程度较低，查询利用社保业务档案大多只能以手工为主，利用率不高。由于2013年开始启用的全省档案管理信息系统功能模块较为简单，且目前只有小部分有条件的社保经办机构部分年度实现档案管理数字化，因此当前查询利用业务档案依然只能以手工查询为主，仍处于翻阅纸质档案完成的状态,档案数字化进程的快慢将直接决定档案利用率的高低。

三、做好档案管理工作的对策建议

（一）各地社保经办机构不仅应配备专职档案管理人员，而且要加强对业务档案管理相关知识及档案管理信息系统操作使用的培训。社会保险业务档案与业务经办管理是密不可分的，专职档案管理人员需具备档案管理专业及社会保险专业两方面知识，要对整个社保业务流程了如指掌，只有不断提升档案管理人员的能力和水平，才能为实现档案管理精细化提供人才保证。

（二）因地制宜创造条件，不断完善社会保险业务档案设施和条件。各地应根据实际情况，统筹规划档案管理基础设施建设，具体可参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》努力创造条件建设专用档案库房，以确保档案库房能满足中长期需要。

（三）业务档案是参保人享受社保待遇的重要凭证，档案及时归档是确保档案安全和实时利用的重要前提。应尽量避免档案长时间滞留在业务经办人员手中，当年新增各业务部门档案应于当月归档移交，做到“日清月结”。按照“谁经办、谁立卷、谁归档的原则，由经办人员在每项业务办结时即时将形成的档案原始资料进行收集整理并编号立卷，并于月底移交档案室。档案管理人员对移交来的业务档案进行核对，在确保每份档案入库完整准确后扫描归档，同时实现次月提供查询利用。

（四）通过不断加强社会保险信息化建设和提升档案数字化程度，有效提高档案查询利用率。社会保险业务档案规范化管理不能只是局限于规范收集、整理、归档、保管等方面，而应充分发挥档案管理对业务经办起到促进和监督作用。社保业务档案标准化建设应以信息化为依托，逐步实现社保电子档案实时生成于业务经办时，将业务信息系统与档案管理信息系统有机结合，不断提高业务档案数字化程度，方便参保人员快速调阅所需档案影像资料，提高档案查询利用率。

作者：王勤 单位：顺昌县社会劳动保险管理中心