城建档案搜集之我见

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本文作者：牛俊霞作者单位：山西省高平市住房保障和城乡建设管理局城建档案室

加强培训，提高工地档案管理人员的业务素质

城建档案的收集主要依靠工地资料员，工地资料员的素质决定了工程档案的质量。为此，要求城建档案管理部门牵头组织开展业务培训，大力推行工地资料员持城建档案管理员证上岗，督促帮助建设施工监理单位有关资料人员系统地学习、掌握建设工程档案收集整理业务水平和工作能力，建立有专业技术人员当任兼职或专职档案员，各建设单位完善修订岗位责任制，做到职责分明，层层把关。无论在工程的各个阶段，还是在单位内的各个部门，都能保证文件材料不疏漏、不遗失，确保档案管理工作系统化、标准化、规范化。

加大收集力度，主动跟踪服务，确保资料与工程同步

（一）作为城建档案管理部门，工作要变静为动，主动出击跟踪服务，加强工程现场的档案业务指导，尽力把档案的重要性跟建设单位讲清楚，要求建设单位应把档案收集工作纳入到工程项目管理之中。（二）建设单位应建立健全的档案管理体制，明确项目档案主管领导，配备专职档案人员，同时把工程档案的收集列入工程施工合同、监理合同，明确档案的编制要求和责任，施工企业要充分利用经过培训后专职资料员进行资料收集和管理工作，要求资料员必须按施工进度及时收集和整理，做到对施工过程中形成的各项施工记录和检测记录做到及时收集并进行整理归类，工程资料与工程同步进行，及时做好工程技术资料的记录和收集工作是确保工程技术资料真实准确的前提和基础，同时也能有效避免工程竣工之后“闭门造车”补资料，造成资料的不真实。（三）作为工程监理单位，在对工程进行监督检查时，要对施工的质量造价进度进行控制和管理，要检查质量，检查安全，同时要检查技术资料，确保工程技术资料是随工程的实际进度同步形成，从而形成能够反映工程本身实际情况的技术资料。

加强审核制度，履行职责，确保工程档案归档质量

（一）城建档案管理机构必须履行好工作职责，对建设工程竣工档案质量进行严格把关，认真审查。一是审核工程前期文件材料的收集整理归档情况，要严格按照《建设工程文件归档整理规范》检查前期文件材料是否完整准确，应归档的文件材料要坚决归档，对缺少损失的文件材料要一一列出，要督促建设单位补办审批手续，避免给工程竣工验收，产权登记等工作带来麻烦，另一方面要检查归档文件材料整理是否规范。二是指导建设施工监理单位建立档案，形成积累归档机制，工程施工阶段则主要由施工监理单位实施的每一个步骤，每一道工序，每一种材料都要产生相应的技术文件材料，这些技术文件材料是工程验收的依据，必须归档保存。为此，专业技术人员要按照专业技术规范的要求认真填写，并且要有相应资质的工程技术负责人签字认可由该工程档案人员分类保管，因此施工设计监理单位要建立相应的档案形成积累归档机制，将工程文件的形成积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。（二）工程竣工后，建设单位应提请城建档案管理部门进行预验收，预验收一般在工程竣工前半个月或一个月开始，应在十个工作日完成。档案室的工作人员要认真执行竣工预验收制度，确保建设工程前期、监理、施工资料质量的完整、齐全、真实。工程档案预验收合格后，才能出具认可文件，签发了认可文件的建设工程才能组织竣工验收。（三）接收建设工程档案是城建档案管理部门的一项基础工作，根据建设工程文件归档整理规范等有关规定，建设单位在建设工程竣工验收三个月内，必须向城建档案馆报送一套符合规定的工程档案。这里的规定包括：1、时间规定时间限制，即必须是工程验收后三个月内工程验收时间的确定，一般以工程验收后建设单位到建设行政主管部门备案的时间为准。2、对档案的内容套数质量进行限定，要求建设单位必须按GB-50328要求所列的档案内容移交，其质量要求与预验收的标准是一致的，所产生的档案资料必须是原件谈到这里随着社会档案意识的增强，多数建设勘测设计单位以及有关政府职能部门要保存部分档案，但档案原件是有限的，因此会出现档案原件不够争原件的问题，根据国家档案法的有关规定，档案管理部门接收的工程档案必须是原件，其它单位可以保存复制件或复印件，如确实需要核实其复印件的真实性，应由城建档案管理部门与原件校对签章并加盖证明专用章，效力与原件等同。关于竣工图的质量问题，竣工图必须清晰整洁不得使用计算机出图的复印件，此外重点检查竣工图的签字盖章手续。按照规定竣工图要由具备资质的单位编制，一般要经过项目工程师签字认可。建设单位向档案馆移交工程档案时应办理移交手续，填写移交目录，双方签字盖章后交接。