城建档案数字化思索

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本文作者：刘凤君作者单位：吉林省安图县房产管理局

数字化城建档案馆的功能及特点

1.城建档案信息传递网络化

数字化城建档案馆的信息是在网上运行的，因而数字化城建档案馆须采用局域网技术、Internet等网络技术支持实现档案信息社会化服务。

2.城建档案信息服务社会化

数字化的城建档案信息决定了利用者可以在任何时间、任何地点查阅档案，也就是实现了通常意义上的城建档案信息网络共享，即城建档案信息服务社会化。

实施城建档案数字化的几点注意

1.根据社会需求制定切合实际的目标

城建档案数字化是城市经济发展、技术进步和用户需求等诸多因素共同推动的结果。确定目标的依据是社会现实的和潜在的需求，弄清社会需求是非常关键的；另外要研究、掌握信息化发展的规律，避免主观性、盲目性，防止目标过低或不切实际追求过高的目标。

2.城建档案数字化要通过档案信息系统建设实现

信息系统建设工作主要包括：馆内局域网的建设，与政府网的连接，互联网的利用；档案管理软件的开发或商品软件的选用；数据库的建设和信息资源研发；标准体系的建立；管理方式和工作方式的优化和规范化；数据处理、存储设备配置和系统运行维护等工作。系统方案设计是系统建设工作中至关重要的一步，主要内容是根据信息化工作规划确定系统的基本组成和结构框架，再根据现时的技术、人员、资金等条件确定系统建设的阶段目标，制定可行的实施计划。系统方案设计工作应注意以下几点：（1）系统开发建设不仅是一个技术过程，也是一个管理过程。（2）系统建设的目的是为了使用，要把系统的实用性放在第一位，对内服务于档案管理人员，对外服务于政府部门和社会公众。（3）系统建设和应用是一个滚动的过程，不可能一步到位，要按照系统建设自身的客观规律办事，循序渐进，不可贪大求全。（4）不要刻意追求最高、最新的技术，成熟、可靠的技术往往是最佳选择，要切实解决好GIS、MIS和OA的融合问题。