城建档案信息化思索

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本文作者：陈寰作者单位：深圳市宝安区建设档案室

建立城建档案信息化的中心

城建档案馆实现信息化的目的是提升管理水平，最终目标则是更好地为城建规划、建设与管理服务。通过信息化，城建档案馆更应成为城市建设的“数据存贮中心”和“信息服务中心”。成为城市建设信息的“数据存贮中心”是城建档案部门的基本职能，也是城建档案部门存在的意义之所在。对这一点城建档案界同仁们都有共性的认识，也发表了很多论文，对此笔者不再深论。城建档案信息化的建设将有效地促进城建档案的提供利用，它可以通过一个网络支持平台上实现业务管理及信息服务。当然，城建档案的网络提供利用也有因城建档案的机密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信随着信息技术的不断发展，城建档案的利用瓶径问题也将会不断得到解决。城建档案信息化建设中，必须要明了“三分技术，七分管理，十二分数据”的百练真经，没有丰富的城市管理数据存贮的保证，信息服务也成为了空中楼阁。

城建档案信息化遵循一定的原则

首先要优化管理模式，做好城建档案的基础工作。城建档案的管理要有统一的规范标准，进馆档案要实现标准化、规范化、科学化管理。没有了城建档案的规范化管理，信息化也是无从谈起。其次需要总体规划。可以说城建档案信息化千里之行始于规划。实事求是、有特色、有远见的城建档案信息化规划确实是城建档案信息化成功的重要因素，将直接影响城建档案信息化的投入、风险、成效和进程。信息化建设需要很大的投入，一次性投入大量的资金对城建档案部门来说也是个沉重的负担。因此，首先认真分析业务流程，确定恰当明确的应用需求，选择项目优先次序，是制定城建档案信息化规划的关键。其次，城建档案信息化规划须从实际出发，因地制宜。最后，分清近期目标和长远目标。由于当今信息技术发展变化的速度很快，而信息化规划必须跟上自身发展和市场环境的变化，因此定期修改长远的信息化规划，也是必需的。最后，城建档案信息化建设必须遵循“统一标准、互联互通”的原则。信息技术的发展可以说是日新月异，其发展速度可以说是突飞猛进，在城建档案信息化过程中应用的软件今日看起来实用，但明日也有可能更新的更加完美。为此，实施时要考虑下一个信息系统的应用，而下一个信息系统的建设必须遵循上一个信息系统的编码原则和技术规范，即所谓的“相互兼容”。

城建档案信息化的建设需稳步进行

城建档案信息化可以按照管理标准化阶段、技术装备阶段、资源数据化阶段和综合信息化阶段四个步骤进行。(1)管理标准化阶段。简单地说就是规范基础建设的过程。前文中也提过加强基础建设的必要性。没有规范的城建档案的基础管理，城建档案信息化将是空中楼阁。(2)技术装备阶段。在此阶段根据本馆的的实际配备信息化所需的相应的设备及软件，如计算机及其辅助设备、服务器、光盘塔、应用软件等等。实际上，在此阶段的工作非常关键，硬件倒不说，在软件上选择什么系统，其功能、升级服务与技术支持等等软件系统比硬件更重要。如果没有好的软件支持，硬件再好也只不过是摆设而已。(3)资源数据化阶段。就是将馆藏的纸质档案转换为数字化电子档案的阶段。在此阶段需要一个统一的规范标准，如转换成何种格式、网络是否支持其格式等等。(4)综合信息化阶段。此阶段就是与信息技术、通讯技术充分结合的阶段。综合信息化过程就是实现城建档案信息化的最终过程。