城建档案电子化管理分析
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大部分城建档案以电子文档的形式生成
在城建档案的形成过程中，有很大一部分直接以电子文件的形式产生，就已经是数字化了的城建档案。如由勘察设计企业形成的地质勘探报告、工程设计图、施工图和竣工图，勘察设计、监理和施工等合同，甚至施工日志、验收记录等建设工程档案的重要组成部分，最初也是以电子文档形成，只是为便于归档、直观利用、亲笔签字的传统习惯等原因，又将其打印为纸质。这部分档案在一个工程项目的全部城建档案里，约占90%以上。有城建档案的学者提出，引入电子签章等技术，城建档案实际上便可直接以电子档案的形式归档。
城建档案信息与载体的可分离性
历史档案，其载体本身具有很高的价值，并且不可复制。珍贵的历史档案，载体的价值甚至超过了信息的价值，例如该份档案使用的能反映当时工艺水平的纸张或绢帛、竹简，书写使用的墨、笔，书写人的笔锋、力道等，这些因素无不构成该档案所包含的全部价值。对于这样的档案，载体和信息密不可分，妥善保管、尽可能延长其载体寿命是首要的。对于城建档案来说，情况有所不同。城建档案是在城市规划、建设和管理活动中形成的、对国家和社会具有保存价值的一类科技档案。有利用价值的信息可以全部转化为电子数据，或者说城建档案的价值在于其信息的重要性和真实性，而与载体形式无关。另一方面，随着计算机、数字信息技术的发展，记录信息的载体和方式都显示出与当今电子信息技术相一致的特点，即信息与载体的可分离性。如前所述，一部分城建档案形成之初就是电子文档的形式，而随着城建档案数字化管理的全面开展，城建档案信息与载体的可分离特点，使其实现全电子化接收、管理成为可能。
档案载体的历史发展
我国最早的档案是商代的甲骨档案，之后西周出现金石档案，即铸刻在青铜器上的文字档案。在随后漫长的历史过程中，又先后出现了简牍、缣帛，一直到今天仍广为使用的纸张。纸张作为档案的载体材料，距今已有1600多年的历史了。工业革命后，档案载体呈现多样性特点，出现了照片、录音、录象等档案。20世纪中后期以来，档案的载体材料又接连发生了革命性的变化，出现了以代码和激光等为介质的磁性载体档案、光盘以及电子档案等。纵观档案载体材料的发展演变过程，每一次改变都是人类生产力水平随技术进步而发生的一次大跨越、大革命，都对档案从制作、形成，到保管、提供利用等一系列工作产生完全不同于以往的、深远的影响。基于计算机和数字信息基础上的电子档案，作为异军突起的新型档案，已经而且必将给档案工作带来一场新的革命。
技术进步
1、“原始记录性”是档案界元老吴宝康教授提出并已被社会普遍接受与认同的档案的本质属性，正是因为这一本质属性，才使得档案具有凭证价值，这是档案与同为信息范畴内的其它事物，如图书、情报、资料等最根本的价值区分。失去原始记录性，就失去档案存在的价值。关于电子档案的原始性、真实性和完整性引起了档案界的广泛关注和激烈讨论。由于电子数据的易改性，使得电子档案的原始性、真实性和完整性难以得到保证，这是电子档案最薄弱、最致命的软肋。随着电子信息技术的不断发展，电子档案这一软肋问题已经有了解决方案。2002年12月，国家档案局了国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。元数据这一概念首次出现在有关电子文件归档的国家标准规范里。元数据描述和记录了电子文件在形成和发送阶段的背景、内容、结构及其整个管理过程的诸多信息，并在描述与记录的同时，将元数据与电子文件通过数字签名固化为一体，建立起与电子文件真实性相关的元数据结构，这些元数据一旦形成就不能更改，由此元数据能说明和保证电子文件的真实性。2、在防止电子档案载体的物理性能变化和设备故障而信息丢失方面，备份是目前已有的、比较成熟的对策。城建电子档案的备份要从硬件级备份、软件级备份和异地级备份三个方面考虑、多层次综合应用才能做到万无一失。城建档案的异地备份惟有采用电子档案才可行，此举为城建档案的安全保管又增加了有一道防线。3、在防止非法访问和病毒入侵方面，运用“防火墙”技术。运用“防火墙”这种访问控制技术，在专用网络和公用网络之间构筑起一到保护墙，对符合预先设置的安全规定的信息允许通过，否则拒绝。由此杜绝外来非法访问和内部信息被非法输出。4、在防止无权限者操作系统方面，采取身份验证技术。在确保文档信息的传输过程中的安全方面，使用文档加密技术，将公共密匙和私人密匙结合使用。5、消息认证技术。用分组解码的方法进行消息认证，可以判定电子档案在存储或传输过程中是否被篡改或替换过。
