略谈城建档案监管措施

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在工作中，要有所创新

社会的进步、科学的发展都需要我们不断的创新。城建档案管理工作的创新，首先是思想意识的创新，也就是必须加强社会档案意识和服务意识。(1)增强全社会的档案意识社会档案意识是城建档案价值实现的必要条件，它在很大程度上影响着城建档案价值的实现。城建档案需求程度与满足程度是衡量档案利用工作的一个重要指标。现在我们对“档案”一词已不再陌生，但整个社会的档案意识相对还比较薄弱。我们还需大力加强城建档案工作的宣传力度，将城建档案工作纳入城市建没总体规划。城建档案管理部门应着力在树立城市建设窗口效应上多下功夫，不断增加档案工作的透明度，合理、适度的加大档案开放，欢迎社会对档案工作的监督。(2)增强城建档案的服务意识随着时代的的发展，在城建档案的管理工作方面，有些传统的观念和做法不再适应新形势的要求。管理模式和技术手段随着新技术和新设备的投入使用发生了变化，新的问题不断出现，需要我们重新认识、思考和反思，努力解决。这就要求我们与时俱进，改变我们的服务理念和工作思路，树立主动服务的意识，改变坐等上门的服务方式，树立“以人为本，用户第一”的观念。我们必须依法服务，正确处理并协调好各种关系，找准重点、难点和关键。我们要以创造性的思维去解决工作中存在的问题，拟定工作目标和未来的发展方向。只有我们的服务理念、工作思路有所突破，才能紧跟时代步伐，应对工作中遇到的各种挑战。

丰富馆藏，努力提高城建档案的质量

在实际工作中，要想做好城建档案管理工作，馆藏是基础，质量是保证。为弥补当前库存档案不丰富，质量不高的状况，我们要努力加强城建档案的鉴定工作。(1)加强基础工作，丰富馆藏要丰富馆藏，改变库存档案门类不全、结构不尽合理、内容单一的状况。我们要根据相关要求认真科学地制定好工作规划，并在工作规划的指导下按时保质保量的完成既定目标，加大执法力度，实现依法治档。加强城建档案管理机构的建设，完善城建档案管理网络，理顺各种关系，加强各部门各领域各专业之间的协调，根据实际及时修订管理办法，苦练内功，加大培训力度，加强业务指导工作。(2)加强城建档案的鉴定工作城建档案鉴定工作是整个档案工作的关键环节，是档案管理中最具决定性意义的工作。它决定着档案的存与毁，同时也是难度最大的工作，因为城建档案的鉴定受专业特点、时间、地理环境、城市规模、性质等诸多因素的影响，而且鉴定工作又是一个复杂的过程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有环节中。鉴定工作是优化馆藏提高案卷质量的重要保证。由于我们对鉴定工作的意义、地位、作用认识不足，长期以来鉴定工作没有得到很好的重视，严格的说此项工作在实际中并未落到实处，而是处于停滞和半停滞的状态。要做好鉴定工作，就要建立健全档案鉴定机制，设立鉴定领导小组和专家鉴定专门小组，制定切合实际的鉴定原则和标准，采用平时鉴定与定期鉴定相结合，开展以直接鉴定为主，其它方法为辅的做法，确保鉴定工作的顺利进行。

服务手段要不断创新

随着信息技术的飞速发展，以手工为主的服务模式已越来越不适应城市发展的需求。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重限制了城建档案的服务领域和服务质量，城建档案的价值得不到有效的开发和利用。因此我们必须在服务手段上有所创新和突破。(1)拓宽服务领域城建档案部门应面向社会，以各种方式方法开展形式多样、丰富多彩的宣传活动，尽可能多的向社会提供城建档案信息，用档案信息来刺激起社会对城建档案更多的需求。我们同样可以通过面向社会，进一步的了解社会对城建档案的需求，主动向社会提供城建档案服务。(2)加强信息化建设工作，促进服务手段提高过去，城建档案利用是以手工直接查询为主，对外查询方式主要是为上门的利用者查找所需档案，对原件进抄录、复制，以提供原始信息为主。随着社会的进步科技的发展，城建档案利用现代化成了这个工作的迫切要求。首先我们必须充分利用信息技术，将其与城建档案利用工作的特点、国家有关的标准、规范相结合，系统的开发出一套完整的，切合实际的城建档案管理信息系统，建立城建档案管理内部局域网。其次要加强自身技术和信息化基础设施建设，努力缩短数据库的建设与当令信息需求的差距，克服档案资源共享观念淡薄，追求自我实体拥有的弊端。城建档案馆要尽最大努力走出自我封闭状态，将档案资源深度开发纳入议事日程，使信息化水平尽可能的与城市发展保持平衡，为城建档案更加方使、快捷地为城市规划、建没、管理服务创造条件，以适应社会的发展和城市现代化建设对城建档案利用工作的要求，以优质的管理创造优质的服务。

编研工作要不断创新

编研工作是主动、广泛、系统的开发利用城建档案信息资源的一种有效方式，也是重要手段。用户对城建档案的信息需求大体分为以下几种情况：第一种是理性的需求，这种需求的用户会利用自己所掌握的知识、方法，了解的情况去查找所需的档案信息；第二种是盲目的需求，这种需求的用户对城建档案有所了解，但不多，他们有这方面的需求，但是又不知道该如何去索取，在什么地方去索取，城建档案在他们的心目中处于模糊状态，在索取的过程中，到处碰壁，一无所获；第三种是潜在的需求，这种需求的用户则需要通过一定的信息刺激和引导，才能把潜在需求激发出来，而这种需求一旦被激发出来，作用是非常明显的，产生的经济效益和社会效益之大是无法估量的。针对以上三种不同的需求，第一种只需要我们提供足够热情和耐心的服务就能够基本的解决问题，而第二种和第三种则需要通过我们的编研工作和优质的服务共同来努力，也就是说城建档案利用工作要变“被动服务”为“主动服务”，城建档案编研工作不仅要加强，而且要创新。

培养创新型的城建档案管理人才

城建档案的利用工作是一项专业性、管理性、服务性的工作。说它是专业性的工作是因为其所涉及到的档案都是些专业性较强的城建档案，如果不具备一定的专业知识就不能根据用户的需求及时准确地为其查找信息；说它是管理性的工作，是因为作为工作人员，我们必须熟悉管理业务，馆藏情况，管理标准，规范，有关政策等，并按一定的程序和手续，熟练地为用户提供有关档案信息；说它是服务性的工作，是因为它有服务领域和对象。随着服务领域越来越广泛，它已成为城市建设的重要窗口。在将来从事城建档案利用工作并不是随便几个人凑合在一起的单打独斗，而应是一个从接收、编研、管理到提供利用的一个优秀团队组合。所以我们不仅要有丰富的馆藏，现代化的管理，而且还要有一支优秀的人才队伍。这就要求我们要有一套完整的人才管理机制，加强人才培养，提高人才素质。

本文作者：周素兰作者单位：仙居县建设规划局城建档案馆