城建档案工作的服务探讨

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一、服务方式的创新

随着市场经济的发展和城市建设高潮的到来，建设系统和社会各界对档案需求在内容上越来越广，在利用频率上越来越快，在服务领域上越来越宽，在服务方式上越来越活。为此，档案部门要紧跟形势，抓住机遇，加快城建档案信息化工作的发展步伐，改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式，按照“坚持创新，突出服务”的思路加强城建档案部门的业务建设。首先，城建档案开发利用要向深层次服务转化。大力开发城建档案资源，应根据使用优先、保护优先、特色优先的原则，制定城建档案数字化策略，分批分期将重点城建档案数字化，建立数据库并开展查阅利用，如历史档案、重点工程档案、高层建筑档案、地下管网档案等。在提供主动服务、超前服务上下功夫，比如根据工作的需求编研一些资料。其次，要向多种服务转化。除做好上门利用服务外，还要主动与科研、行政管理部门共同研发有关项目，建立咨询服务等。改进服务方法，更新服务手段，提高服务水平，提升服务功能，最大限度地满足城市建设对档案利用的要求。服务方式上，要充分考虑用户对档案利用的潜在需求，有针对性地策划，设计不同层次的服务内容和范围、形式，主动提供面向用户的信息利用平台；要在详细调查了解的基础上，有计划地对档案信息资源进行收集、开发、加工、筛选并转化，制作成信息产品以供用户需求，使查档者获得最大限度的信息满足。服务方式的多元化。随着公众利用档案意识的增强，城建档案开放力度加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战，到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，随着信息时代的到来将被改变。档案馆不再是简单的实体保管员，而应成为信息、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，更好地满足社会公众对档案信息的需求，实现档案馆的社会功能，档案的利用模式必须进行变革。一方面要优化传统的服务方式。传统的提供利用是提供档案的原件，或是提供专题汇编，都属于是实体性档案信息服务，而对文件的深加工做得很少，随着社会信息化的提高，这种服务的有效性和适应性便会出现问题，新的服务方式要开展信息的深加工，提供信息资源的范围和载体要比以往广泛得多，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，用专题片、照片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。另一方面，在延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇，为社会提供优质服务，努力实现不同方式之间的优势互补。新形势下城建档案馆创新服务工作应立足馆藏档案，面向整个社会，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。

二、服务手段的创新

现代化技术手段的应用，既能把档案工作者从繁重的手工劳动中解放出来，又能使大力开发和科学、有效地利用城建档案信息资源成为现实，也为档案资源的共享打下坚实的基础。可以说，服务手段的创新是城建档案馆服务工作创新的载体。城建档案馆数字化建设是21世纪档案馆业务建设的重点，国内许多档案馆已启动数字化建设的规划和实践，一是将现有馆藏档案有计划、有步骤、有重点地进行扫描刻录等数字化处理；二是大力收集整理电子文件。各档案馆电子档案馆藏比例与日俱增，为便于查档者随时查阅数量较多的电子档案文献，城建档案馆应顺应时势，尽早着手筹建多媒体阅览室，购置设施，完善条件，给查档者提供多视角、多角度的空间。加快城建档案馆局域网和信息网建设进程搞好城建档案馆网与政府网的有效连接，建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，建立电子文件（档案）数据管理中心，开展现行文件阅览服务，开展在线服务，建立联合目录等。此外，在服务管理方面，还要注重反馈，以便及时进行分析研究更深层次地开发档案信息，提高档案信息资源开发利用的合理性、科学性、系统性。当然，城建档案服务创新是多方面的，也有很多环节相联系。城建档案服务工作的创新是一个艰苦探索的过程，同时也是一个实践的过程。要大胆探索，勇于创新，使城建档案工作与时俱进，更好地服于社会主义现代化建设。

作者：王锦清单位：辽宁省锦州市城市建设档案馆