建设数字城建档案馆探讨

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一、建设实用的计算机管理系统

1.综合城建档案计算机管理信息系统

城建档案计算机综合管理信息系统是能实现从城建档案业务指导到档案收集、整理、保管、鉴定和提供利用，全过程统一管理的计算机综合管理网络应用系统。综合系统应能对城建档案业务管理工作即档案实体的收集、整理、借阅和利用的整个工作进行自动化管理；综合系统应能对伴随着城建档案管理活动所产生的各种档案数据信息进行自动化管理，如对档案分类、著录产生的城建档案目录数据信息，对城建档案扫描复制形成的各种电子图形、图表及电子文件等档案原文数据信息进行自动化管理。综合城建档案计算机管理信息系统必须以现代计算机信息处理技术为支撑，如大型数据库技术、海量数据存储与管理技术、网络技术、多媒体信息管理技术等。

2.专业城建档案计算机管理系统

专业型城建档案计算机管理系统是完成一项或几项城建档案管理工作计算机应用系统。按照其承担的城建档案管理工作和实现的功能可分为不同的应用类型：

（1）城建档案计算机目录数据管理系统。城建档案计算机目录数据管理系统主要是城建档案管理部门对其保管的城建档案进行分类、著录，把著录数据录入到计算机中并对城建档案著录信息进行加工、处理，实现编目、检索等工作。早期的城建档案计算机管理系统主要是这一类。

（2）城市地下管网档案计算机管理信息系统。该类系统是利用地理信息系统技术、计算机图形学技术、数据库管理技术对城市地下管线档案信息进行综合管理。

（3）城建声像档案计算机管理系统。该类系统是利用计算机多媒体信息管理技术对照片档案、录像及录音档案数据信息进行综合管理。

（4）城建档案业务办公自动化系统。该类系统是利用计算机及网络技术对城建档案业务管理工作进行自动化管理，实现无纸化办公。

二、建设数字城建档案馆必须做好的几项工作

1.进行科学管理

科学管理是数字城建档案馆建设的基本保证，没有先进的管理，就不会有城建档案管理工作的现代化。首先，要有思想和组织保证。城建档案管理部门的各级领导和工作人员应从思想上提高对利用计算机信息处理技术实现城建档案现代化管理的必要性和紧迫性的认识。其次，要有合理的制度作保证。要制定与数字城建档案馆建设管理相适应的各项制度，以保证城建档案计算机管理活动的顺利实施。

2.做好标准化工作

数字城建档案馆建设的基础工作是对城建档案数据信息的处理，而信息处理过程必须依赖于各项标准。在城建档案标准化规范化工作中，首先应采用现行的国家关于城建档案管理的有关规范标准，如《城建档案著录规范》、《城市建设工程文件归档整理规范》等，同时应按照国家标准制定相应的数据处理操作规程和业务工作规范。

3.做好数据的采集工作

档案数据是数字城建档案馆管理系统最基本和最重要的组成部分，也是一个档案计算机管理系统中投资比重最大的部分。计算机要求被处理的档案数据必须正确、完整和规范。因此，必须做好档案数据采集这项基础性工作。档案数据采集，主要是指档案著录标引、档案原文的扫描录入。只有获得了足够的高质量的城建档案数据，城建档案计算机管理系统才能发挥作用，产生效益，系统的应用目标才能真正实现。要得到足够和高质量的档案数据，城建档案馆首先是要加强档案收集工作，丰富馆藏，这是获得足够档案数据的前提；其次是事先要根据国家《城建档案著录规范》制定“城建档案著录实施细则”；三是从事城建档案著录的人员应熟练掌握著录规范，并熟悉城建档案；四是要对档案著录和数据录入工作投入足够的人力、物力，以尽快建立城建档案信息数据库；五是要加强对档案著录和数据录入的质量管理，对获得的档案数据信息进行多次审校。

4.做好各项准备工作

高速的数字通信网络是数字城建档案馆的存在基础，其对内的业务组织和对外的服务都以网络为载体。配备适用的计算机软、硬件设备是数字城建档案馆建设的物质基础。应当根据系统实现的目标、任务对设备进行合理配置。在配置计算机管理设备时应综合考虑系统处理的档案信息数据量，设备的性价比，设备的扩充性和兼容性，设备维护服务条件等。开发一套先进的城建档案管理系统是数字城建档案馆建设的关键，应当进行充分的考察、调研、分析和论证，结合实际提出最佳方案，并组织实施。

5.重视人才培养

数字城建档案馆的建设需要大批各类人才，而城建档案馆目前的人才结构以档案专业、工民建专业为主，很难适应数字城建档案馆建设管理的需要。因此，必须积极引进与数字处理和信息技术有关的技术人员。同时也要重视本馆现有技术人员的继续教育问题，为有发展潜力的技术人员创造学习数字处理与信息技术的机会。

作者：夏奇星单位：黄石市城建档案馆