数字化处理城建档案论文

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一、档案数字化存在的问题

为什么会出现档案数字化“前处理”阶段呢？通过近几年城建档案数字化探索和实践，我们感到：档案数字化方便档案的收集、保管和利用，是档案工作现代化在网络时代的必由之路，也是深化档案社会化服务的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，这是因为：

1.资金短缺。

各县城建档案数字化建设的拨款有多有少，普遍拨款不足，满足不了实行城建档案数字化必须添置一定数量计算机及其辅助设备的资金需求。如按常规我馆一年财政拨款为5万元，包括档案维护费及日常其他费用，而购买一台一般的文书扫描仪就要3～8万元。资金紧缺成了开展档案数字化建设的瓶颈。

2.基础设施相对落后。

缺少硬件设备或者现有设备老旧，不能适应数字化技术对数字处理的要求。如我馆用于数字化建设的电子计算机只有4台，这些计算机年龄在6～8岁左右。这种现象在县级城建档案普遍存在。

3.专业人员整体水平不高。

像我们这种基层城建档案馆，从业人员中档案专业出身的较少，更不用说既有档案专业又具有现代化技术的复合型人才了。城建档案数字化建设是一个跨学科、多专业、涉及面广的复杂系统工程，档案管理人员的素质影响整个城建档案数字化建设的进程。

4.馆藏档案实体不够规范。

目前县级城建档案中的多数工程档案是由施工单位进行编制，由于施工单位一般注重施工质量及安全，对于档案的编制，多数是临时指派些未经过专业培训的人员来做，使报送的档案质量较低，在档案数字化建设中对这些档案要重新进行整理加工。

5.各档案馆大多存在着一定的信息安全隐患。

城建档案的数字化管理，主要依赖于强大而稳定的局域网作为技术支持,但由于计算机病毒、网络黑客等攻击，以及局域网运行的不稳定性，都对电子档案的安全保管和长期保存带来很大威胁。

二、解决档案数字化问题的办法

资金、设施、技术、规范、安全是要实现城建档案数字化必须解决的五个实际问题。尽管困难重重，但也不是不能攻克,关键是要有“困难与机遇并存”意识，做好档案数字化前处理中各项工作：

1.数字化城建档案馆建设是一项需要较大投资的工程。

“前处理”阶段中，城建档案馆要进一步争取各级领导对数字城建档案馆建设工作的重视和支持，保证数字城建档案馆建设有必要的专项资金，同时发挥主动性拓展筹资渠道,否则数字城建档案馆建设将成一句空话。俗话说“巧媳妇难做无米之炊”，加大资金投入，确保资金到位，是数字化城建档案馆建设的必要条件。

2.数字化城建档案馆建设又是一项以先进设施为依托的工程。

“前处理”阶段中，必须夯实物质基础。档案数字化建设要求具备一定的硬件设备，如专用服务器电脑工作台、工程文档高速扫描仪、工程文档打印机、光盘刻录机等都是必需的，档案馆增添设备、配件应因地制宜，不贪大求洋，合理配置，适度超前。

3.数字化城建档案馆建设更是一项依靠技术支撑的工程。

“前处理”阶段中，必须加强人才队伍的建设，一方面加大力度，公开公平选调热衷于城建档案事业，并在计算机领域能灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的复合型人才，另一方面加强培训，对在职人员进行应用新技术、新设备、新方法以及良好的信息道德等各种形式的再教育，使他们逐步适应城建档案数字化的工作需要。

4.除上述三项外，数字化城建档案馆建设“前处理”阶段中，同时需要认真做好承上启下规范化衔接工作。

（1）对现有档案进行数字化处理。县级城建档案馆要在短期内进行全部档案数字化可能难以做到，可采取分步实施的办法解决：先选择利用率相对高的档案进行档案数字化，后再所有档案数字化，开展时应将档案实体进行整理，使其符合扫描的要求。整理方法为：扫描前对较厚不易扫描的案卷先拆卷，把卷皮封面复印、编号，检查卷内档案内容，如果没有页码的，先要用铅笔轻轻写上页码，以免卷内页码在扫描、著录过程中发生混乱。检查案卷是否有卷内目录，卷内目录与卷内文件是否吻合，如不吻合需重新著录，没有卷内目录的要补上。如遇卷内目录不符合数字化系统录入要求，则需重新建立卷内目录，为卷内条目和卷内电子文件的对应导入作好准备。对于破损、存放不当起皱、折痕较深的档案，则采用裱糊、熨烫的方法进行整理。对有些薄、脆、已损坏的档案，采用塑料薄膜模板保护的方法，进行扫描。（2）强化标准规范管理，档案数字化加工的程序环节较多，包括条目的补录、数字化加工文件的选择、图像的扫描、扫描后条目及图像的检验等，如果没有规范的标准，就会影响档案数字化的质量。（3）组织施工单位、建设单位等资料员培训，从档案源头抓起，确保以后形成的档案符合档案规范化要求。

5.数字化城建档案馆建设“前处理”阶段中，还应确立保证系统网络安全的措施。

（1）制订并严格执行计算机安全管理制度、计算机信息保密管理制度等。（2）采用加密、只读、防火墙、身份验证、内外网物理隔离等安全技术，安装先进的防毒软件，选用安全性能高的数据库产品，对数据进行定期备份，以便系统宕机或者硬盘故障造成数据丢失后进行及时恢复。（3）建立严密可靠的信息制度，确保信息“上网不涉密，涉密不上网”，不仅对档案原件的安全、完整负责，而且对网络安全及数字化信息的维护与保护尽责。城建档案数字化是信息时代信息数字化发展的要求，城建档案数字化建设是一项长期而复杂的工作。任重道远，需要我们统筹规划，不懈努力，认真抓好城建档案数字化前处理，在实践中不断发展和完善，以实现城建档案历史性跨越，为全面深化改革、促进国民经济和社会发展提供更快捷、有效的档案信息服务。

作者：许颖 单位：浙江省嘉善县住建局