城建档案数字化建设途径探讨

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城建档案是城市规划和建设的真实记录，无论是在社会管理，公共服务上，还是在保障城市生活、生产的秩序上等等，都发挥着举足轻重的作用。但是随着社会经济的飞速发展，当前社会建设发展迅速，城市社会和空间的结构也发生了相应的变化，传统的城建档案管理模式受到了前所未有的严峻考验。建设数字化的城建档案，成为了当务之急。所谓城建档案数字化，即是指在计算机技术的支撑之下，在网络技术的依托之下，在多媒体技术的辅助之下，在大型数据库系统的存储基础之上，将城建的档案以多媒体的形式录入到计算机之中的整个过程。

一、推动城建档案数字化建设的意义

一方面，建设数字化的城建档案是实现传统管理到现代管理转变的有效办法。传统的城市建设档案馆中，收藏档案资料的方式大都是以图纸，照片，文字，录像等这些载体存在的，纸质的档案居多。这样采用柜架式的纸张信息保存和目录管理的方式，占用了大量的储藏空间，不仅管理成本高，保管易损坏，而且纸质资料难以长久保存，会出现泛黄，虫蛀等。另外，随着城市建设的发展，各地方案的逐年搜集，整理，导致档案库容量大，分类复杂，单纯依靠人工查找，耗时费力，效率较低。利用数字化的城市档案管理办法代替手工管理模式，实现城建档案的现代化管理，不仅可以避免人力和资源的消耗，而且还能有效且高效的满足社会各个方面的需求。另一方面，将设数字化的城建档案是最大限度实现档案价值的有效手段。城建档案馆是依附于档案信息而存在的，城建档案最大限度的被社会利用，为社会服务，才是其价值的最终体现，同样也是城建档案馆存在和持续发展的决定性因素。数字化的城建档案，不仅更便捷，更直观，而且还能提高其对社会服务的效率，有效实现其真正的自身价值。

二、推动城建档案数字化建设的途径

对于如何推动城建档案数字化建设的途径，笔者想了很多，将具体的想法和做法，总结如下：首先，应加强档案管理工作人员能力的培养和档案数字化基础设施的建设。长期以来，档案馆的人员基本上都是从事纸质档案的整理和管理，其中即便有利用现代化信息技术，也是只用来做简单的档案接收和管理的工作，并没有直接，深入的去研究和学习现代化的信息技术，利用计算机技术来规整档案信息和资源。这多半都是因为工作人员对于计算机的应用技术，档案信息，档案资料的涞源，档案文件的电子格式，知之甚少，导致了档案管理主体与档案载体这个客体之间的联系脱节②。除了以上提到的专兼职档案干部队伍的建设之外，建立数字化的城建档案馆，还需要档案馆库房，档案馆馆藏，检索工具，规章制度等方方面面的建设，因此，想要推动城建档案的数字化建设，除了要加强人员的培训，让每一个档案工作人员都能成为档案工作和现代化技术的专家之外，还应加快数字化基础设施的建设，提供啊计算机网络的应用程度，为建立现代化数字档案资源管理体制提供可实现和实施的条件和基础。其次，应更加科学化，规范化的进行城建档案数字化的各项工作，促进档案信息资源建设。城建档案的数字化建设，就好似是一盘棋，需要科学的分析和统筹的规划，只有有计划，有步骤的进行，才能将各项工作做到最好。经济条件较好的地区，可以先一步进行档案数字化的尝试和探索，将以往利用传统方式记录的档案进行数字化的处理和存储，并以其显著的管理及查询优势，来带动其他地区的发展。还要搞好工作规范，确保每一项的档案数字化工作都是严格按照国家级的相关规定，规范且有秩序的进行的，确保数字档案在资源格式上的高度统一，确保数据规范，可长期阅读，方便各个地区之间进行资源的共享。再次，应有效利用城建档案数字化的整合来带动各项档案基础业务的工作。城建档案的数字化建设是一项科学系统的工程，可涉及到档案工作的方方面面。想要顺利的开展数字化的城建档案，就必须要有扎实业务工作，为城建档案数字化的进行奠定基础。充分利用计算机技术，加快档案目录数据库的建设，提高档案检索、利用和服务的质量；积极推进档案的全文数据库和多媒体数据库的建设，尽快实现档案全文信息检索查询，提高服务的效率和质量；此外，还需要其他各部门的通力合作，为城建档案数字化的顺利进行提供相关的设备和人才。只有各项工作共同发展，才能使得城建档案事业迈上一个新的高度。最后，应确保城建档案数字化建设的整体效益和质量。城建档案数字化的建设并非一朝一夕就能完成的，而是一项长期且艰巨的任务，在应付繁重的大工作量的同时，还要求要严把质量，保证档案信息能查的全，查的准，保证档案信息关系系统运行的安全和可靠。加强电子档案归档的管理工作，加强对于本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督和指导，保证各单位所产生的电子文件都是真实、完成且有效的。并制定相关的电子档案管理办法，实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。此外，还应加强档案管理的安全意识，对于数字化条件下涉密档案的开发利用，一定要将安全防范措施放在首位，对于更高机密的档案，可不采用数字化的手段，利用其它的保护和复制的措施，避免泄露。

三、结语

总之，城建档案数字化建设的工作是一个循序渐进的过程，需要不断的研究和探索。城建档案馆的在职人员要不断的提高素质，探索新的管理道路和办法，为档案事业的不断发展贡献微薄之力。

作者：侯娟 单位：湖南省长沙市城市建设档案馆