城建档案管理数字化建设探讨

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城建档案也是科学管理的机构。伴随数字化的发展，数字档案成为档案管理的主要形式之一。城建档案管理数字化对档案信息资源的开发是有利的，通过网络的快速流动，档案利用方法也会改变。本文将通过三方面的内容，对新形势下城建档案的数字化管理模式进行探讨，城建档案数字化的必要性，城建档案数字化的困境，城建档案数字化的有效措施。

一、城建档案数字化的必要性

城建档案一直不断引进新技术，旨在对档案进行较为科学的管理。早期的档案管理是对档案的目录进行管理，后来的城建档案管理对城建档案的工作进行了多层次的管理，这样就在很大的程度上实现了档案数字化。但是，这也只是运用新技术来改进传统的档案管理模式，并未实现根本意义上的改变。在实际的管理工作当中，较多的是纸质档案，但是信息存储等工作已经不适合信息化建设。主要表现在以下的两个方面。

1.电子化趋势，对传统方式提出挑战。

两千年初，国家信息化领导小组将电子政务的建设作为了档案建设的重点。伴随信息化建设的发展，电子化系统成为了处理文件的平台之一，也是政务信息化的表现之一。处理电子文件也受到了很多人的关注。同一年，国务院提出了加强“电子公文归档”的口号，国务院强调要把电子公文纳入总体设计的内容中去。传统的实体档案已经逐渐落后，档案实体管理和档案信息处理并行，城市建设和文件管理一体化，这些新型的理论，都对实际的工作指明了方向。

2.电子文件会变革传统的管理方式。

上世纪末，全球掀起了信息化浪潮，电子文件的产生，也标志着人类的信息存储方式发生了改变。这场改变的影响是深远的。

3.传统管理方式的弊端。

城建档案涉及到很多行业，技术手段也参差不齐。纸质档案的信息可靠，但是容易损坏。如果遇到不可抗拒的天气，那么保存起来就较为困难。电子文件容易复制，不容易损坏，但是可读性比较差，容易被篡改。所以，电子文件也没有办法代替纸质的档案，两者将会一直存在下去。城建档案需要新的管理方法来解决问题，传统的管理方法到档案数字化就是城建档案的发展之路。

二、城建档案数字化的困境

1.资金投入不足。

城建档案是依靠国家拨款运行的，每个地区的拨款金额是有差异的。但是，都存在着拨款不足的现象。档案数字化需要有一定的辅助设备，目前应用到档案数字化管理的计算机数量很少，因为设备不起，不能满足需要也制约着城建档案数字化管理。

2.管理人才缺乏。

城建档案的数字化管理是一个跨专业的复杂行业。数字化管理需要配置相应的计算机设备，还需要熟悉档案业务，同时对于计算机的使用也不能马虎。这样才能满足档案管理数字化建设的要求。但是现在的城建档案管理工作人员的学历普遍偏低，专业素养不高。因此，城建档案数字化管理也无法满足需要。

3.服务环境滞后。

城建档案主要是为了在使用档案时更加便利。而档案数字化则是为了提高档案的利用率。城建档案主要服务于政府部门以及社会大众，但是有些单位的档案数字化应用水平比较低，因为他们大都习惯于用原有的纸质档案，很少使用数字化档案。在实际的工作当中，不仅需要使用数字化服务，还要保留原有的纸质档案，档案数字化发展的路途较为艰辛，这也会影响城建档案的数字化发展。

4.技术不成熟。

现阶段的城建档案数字化管理的方法有两种，键盘录入和通过扫描仪扫描。键盘录入主要是人工进行操作，速度比较慢，效率也低下，而且需要费用。扫描仪扫描也会存在图像质量清晰度较差的问题，扫描速度还有识别汉字也会有困难。而且，每年新增加的档案也是客观的，城建档案需要扫描传统的纸质档案，通过优化图像，压缩等数字化技术将其加工成电子化的信息，然后刻入光盘。所以，制作电子内容信息也是档案管理数字化需要考虑的。但是，扫描系统不是扫描仪可以解决的，只有不断的开发和引进新的软件，才能识别自动化系统，从而建立质量更优的数据库。

5.数字化的对象难以抉择。

城建档案馆保存的档案很多，但是，因为不同的档案信息的开发时间不一样，所以城建档案的行政管理部门需要决定哪些档案信息可以进行数字化，而哪些档案信息不需要或者暂时不需要进行数字化以及哪些档案迫切需要数字化。而城建档案有明显的地域性，把这些具有地域性的档案输送到城建档案系统，才能满足城建档案信息的需要。

6.运作方面存在问题。

对城建档案管理数字化是档案建设需要面对的问题。而每个地区的城建档案对数字化对象的而选择和城建档案数字化的内容要达成共识，然后构建城建档案信息档案。根据城建档案的特点，在此基础上，给建设数字城建档案创造条件。其中，高速扫描建设系统包括GIS系统，地下管线动态管理系统，网上视频点播系统包括电子文件归纳系统，高质量资源库。

三、城建档案数字化的有效措施

城建档案数字化需要明确合适的目标，不仅需要符合当前的城建档案管理工作的要求，还要满足社会对城建档案数字化的要求。所以，构建档案数字化管理模式，需要规范城建档案数字化管理的体系，相应的设施，以及人才。

1.规范体系建设。

在城建档案管理的实践当中，需要完善城建档案信息化的标准，建立好各个层次的标准和规范，推行相关的法规和规范，这也是城建档案管理数字化的动力。例如《城建档案数字化保障方法》，《城建档案数字化经费保障方法》等制度，都可以给城建档案的数字化管理提供保障。

2.基础设施建设。

城建档案馆需要一定的空间数据和网络设施的支持，这样才能更好的为城市服务。建设基础设施有相应的硬件环境，系统软件还有网络环境。硬件环境有计算机硬件，办公条件，库房建设。系统软件有系统的软件平台，操作系统，管理数据库，系统软件不仅可以完成业务管理工作，还可以和数据库融合，从而录入相应的数据。网络建设也是城建档案数字化的必要条件，网络环境十分复杂，相应的基础设施建设，都在为城建档案数字化管理注入了活力。

3.应用系统的开发。

城建档案数字化管理是可以拓展的应用系统，从而实现了一站式系统办公，无论是系统办公，城建档案和单位，以及上下级都可以涵盖城建档案的数字化管理，串通到电子信息采集的全过程。这些都可以给城建档案的数字化管理提供动力。

4.人力资源开发和人才培养。

城建档案数字化管理的队伍应该以培养管理型人才作为根本，培养复合型人才作为重点。需要的人才类型有档案采集和数据处理人才，信息系统和网络设计人才，档案信息和咨询人才。正是因为对人才队伍的要求较高，所以，建立有知识，创新型的人才队伍，对于城建档案数字化管理显得尤为重要。

四、结语

城建档案管理数字化在城市的建设过程当中，有着十分重要的作用。城建档案工作是我国城市建设发展决定的，伴随着经济发展的不断加快，城市建设的步伐也随之加快。需要让城建档案数字化更加稳定，不断完善数据库，档案也能更好的归纳。从而满足社会服务的要求。

作者：吴丹 单位：福建省宁德市城市建设档案馆