城建档案管理工作研究

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在当下社会，城建档案管理工作尚未得到足够的重视，人们觉得城建档案管理是无足轻重的工作，更没有意识到城建档案管理工作在社会发展中起到的重要作用。由于人们没有对城建档案管理进行深入了解，因此，严重制约着城建档案的发展。而城建档案管理工作是城建公司中不可缺少的一项工作，城建管理工作的内容对公司的决策人员及领导者来说都十分重要。此外，科学有效的档案管理系统便于为使用者提供快捷有效的查询方法。

一、城建档案管理工作的作用

（一）城建档案管理是城市建设进展的产物

城市主体是由不同的建筑物、道路、自然环境、构筑物和辅助设备等一些客观的事物结合而成，而在城市主体建设过程中产生的各种不同的文字、图案、声像等记录形式统称为城建档案。然而我国成立之时就把城建档案与城市建设活动划分到一起，从而详细地记录了不同城市各阶段的发展历程，但在某些问题上也制约着城市建设的可持续发展。城建档案的数量如同繁星般数不胜数，但无论城建档案管理工作形式如何改变都需要以城市建设为根基。城建档案与城市建设两者之间相辅相成、密不可分。

（二）城建档案管理实现城建档案信息化

城建档案管理工作严格参照《城市建设档案归属和流向暂行方法》与经历多次修订的《城市建设档案管理标准》共同执行，展开工作的主要内容包含各种工程图纸的收集、管理和不同施工现象的声像信息。因此，城建档案管理随着时代变迁在快速发展的城市建设中应运而生，尤其是在近几年尤为突出。如今的信息化时代，随着生活水平的不断提高，人们逐渐意识到城市建设的重要性，而城建档案管理与城市建设拥有密不可分的关系。因此，城建档案信息化建设成为城市建设的必不可少的因素。

（三）城建档案管理能有效提升城市品位

通过观察或分析城市规划可以大致了解到这个城市的发展情况,其中城建档案作为城市建设的核心资源也是城市规划发展中最重要的参考凭证。没有城建档案管理的存在，城市规划建设将无从下手，更别提规划能力及品位了。城建档案作为全面了解城市发展的重要凭证，相当于城市建设和未来发展的记事簿，在城市建设文明中具有重要影响力。城建档案如同拥有着悠长历史文化的词典，是我国大力挖掘和开发城市历史文化特色信息的关键。

二、城建档案管理工作中出现的问题

（一）城建档案管理团队管理意识薄弱

1.城建档案管理人员的工作能力有待提高

城建档案管理人员的工作能力普遍不高，通常作为其他人员的兼职工作，无法全面细致地对城建档案进行统一的建档和管理，多数人员不清楚城建归档的标准，不能分门别类地对城建档案进行划分。在对资料录入时由于不熟悉城建档案的操作步骤经常出现资料不完整、录入信息混乱或丢失信息等现象。

2.相关部门不注重城建档案工作，不能充分发挥职能管理作用

城建档案工作不是一朝一夕的事情，而是一项巨大的工程，城建档案的收集、整理、保管等仅仅依靠本部门的力量是不能完成的，而是需要本部门与其他相关部门相互合作才能顺利完善。在我国相关法律中应明确指出具体部门的相关规定，并严格遵照国家档案管理的相关规定，尽快搜寻出城建工作不同环节的各种信息资料，并建立完善的城建档案，之后将完整的城建档案转交给本部门或其他相关部门。

（二）相关岗位专业人才欠缺

1.技术性人才严重稀缺

城建档案管理系统覆盖比较广泛，不仅要以高科技的技术为基础，还要得到信息化建设的大力扶持。由于目前某些城建档案管理人员的工作能力有限而无法胜任该项工作。因此，在城建档案管理中优秀的专业性技术人才严重稀缺，这将严重影响信息化建设的可持续发展。2.缺乏相应专业培训在实际工作中，城建档案管理人员大部分都没有机会得到相关专业技能的培训。这主要会造成两方面的问题：首先，现有知识体系与工作能力下的业务能力不能得到有效提高；其次，面对知识爆炸的社会环境，任何一个行业或者岗位的专业技能知识都在不断更新，没有培训就像是没有职工的知识源泉，即便是加大力度招聘过来的具有一定专业水准的人才，也会在缺乏培训的状态下，其知识体系会逐渐变得落后，从而导致专业能力逐渐下降。

（三）城建档案管理工作的安全保障及数字信息技术工作有待提升

1.储存档案的管理机制、物质设施与防护设施

通常而言，城建档案馆应有固定的存储档案的地方和专门管理的相关机构及其相互对应的管理机制，如果城建档案管理工作的安全性无法得到保障或是在管理机制中出现各种问题，都将直接影响到城建档案的管理工作。比如，不能进行统一管理，出现资源严重浪费现象。与此同时，还应做好各种物质设施与防护设施，比如馆内的防火、防盗工作。

2.人为原因

网络技术的到来使城建档案工作节省了很多时间，提高了工作效率，便于城建档案信息资源的收集、管理。与此同时，可在网络上相关信息，实现城建档案信息资料共享。然而，部分电脑黑客通过破取相关程序会严重阻碍档案管理的顺利进行，造成无法挽回的损失。

3.缺少先进数字信息化技术的支持

由于城建档案缺少先进数字信息化技术的支持，经常出现重复作业的现象。城建档案工作有时呈现闭门造车状态，使用的软件通用性不高，严重阻碍数字信息化技术的交流，甚至出现大量财力的浪费。然而，传统观念是制约城建档案数字化发展的重要原因。众多城建档案管理人员只想着怎样节省费用，外派专业性不高的软件工程师来做相关的软件开发，直至使用软件时才领悟到实用性不高。城建档案管理中的管理机制是否符合当前的发展要求是城建档案数字化有效发展的关键。城建档案需要与之对应的软件进行辅助，但在我国只起到指导与检查的功效，无法有效推进下级业务部门的顺利发展。

三、完善城建档案管理工作的措施

（一）提升城建档案管理团队建设

首先，使档案管理工作人员的思想政治水平得到提升。另外，应树立以档案事业为关键，以全心全意为人民服务为工作宗旨；其次，提升档案管理工作人员的业务素质，通常档案管理工作人员的工作能力包括档案的编目能力、编研水平能力、观察了解能力和深入挖掘能力及信息服务能力等；最后，提高档案管理工作人员的工作意识和创新能力。

（二）带动城建档案管理向数字化方向转变

首先，转换传统城建档案储存方式。数字化城建档案主体具有独特的性质，因此对它的保管工作应注意档案设施安全与信息可靠两方面的问题。设施安全要在设备生产、系统安全及其软件配置使用的时候进行全面考虑，有效预防自然灾害或应对突发事件；信息可靠则需要采用各种措施来确保数字档案的可读性及使用性，对设备的运行状况进行追踪，在不兼容或者不能读取等问题即将要发生时就应当及时把旧主体上的信息全部转移到新主体上。其次，改变城建档案使用的方法。安全的使用城建档案信息网络，有利于城建档案数字化更好的发展，此外也便于为城建档案信息提供优良的服务。城建档案的未来发展前景不再是单一的使用信息存储方式，而是让最终用户充分利用互联网将城建档案中的所有内容进行储存。

（三）实现档案管理同现代技术的有机结合

作为一名合格的城建档案管理工作人员不仅要具备良好的服务意识，还要熟练掌握各种管理技能，由于城建档案中详细地记录着各种不同类型的信息，因此拥有着众多信息资源。城建档案管理工作十分繁琐，只要在任何一个工作环节中出现失误或出现工作质量不达标的情况，就将会出现重复工作，从而无形中加大了工作强度。而采用计算机等现代化管理方法进行档案管理，则能够大大提升工作效率还能起到一本万利的效果。在高科技背景下的城建档案管理可以通过资料的前后顺序进行排列印制，不仅能够减少人为因素在文件存档工作中的影响，同时还很大程度地体现出计算机档案管理的优势，不仅节约了人力还提升了工作的效率。

（四）充分发挥城建档案的作用

开展城建档案管理工作的缘由即充分发挥城建档案的作用，便于城市建设更好地发展。城建档案的利用工作即城建档案能充分体现自身价值，便于为城市建设提供真实、可靠的信息资源。对城建档案进行全面开发有利于实现信息资源共享。城建档案的工作人员不仅要对城建档案进行收集、整理、保管等工作，更要做好城建档案的编目、搜索、编研等工作。同时需要相关技术人员制作与之相关的搜索工具，更要创建与之相关的参考资料，以满足城建档案的工作需求。与此同时，还应提升城建档案人员对档案的保管意识，能及时找到使用者所需的城建档案，同时也要对城建档案进行有效备份，并将城建档案原件进行收藏，使城建档案的数据库更加完善，提升数据库的防护意识。只有充分发挥城建档案的真正作用，才能有利于城市建设可持续发展。

作者：陈丽圆 单位：广东省广州市城市建设档案技术咨询服务公司