城建档案现状和问题探究

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摘要：随着城市现代化进程的加快、公民法律意识的增强，城建档案越来越受到人们的重视，他们对城建档案的利用需求也趋向多元化。在这样的形势下，如何采取有效措施，积极开发档案资源，快捷便利地为大众提供城建档案利用，使之成为城市可持续发展的重要助力，这是每一个城建档案人需要认真探索的课题。

关键词：城建档案；城市建设；健全法规

城建档案是城市建设过程中在规划、建设及管理等方面形成的各类资料和文档，是城市建设和变迁的真实记录。随着城市现代化进程的加快、公民法律意识的增强，城建档案越来越受到人们的重视，他们对城建档案的利用需求也趋向多元化。在这样的形势下，如何采取有效措施，积极开发档案资源，快捷便利地为大众提供城建档案利用，使之成为城市可持续发展的重要助力，这是每一个城建档案人需要认真探索的课题。本文结合浙江省海宁市城建档案馆近7年来的档案利用情况，总结分析城建档案利用现状和城建档案利用目前存在的问题，探究解决途径和方法。

一、城建档案利用现状

（一）档案利用的需求量正越来越大

随着城市发展步伐的加快，社会对城建档案利用的需求正逐年放大。以下是近7年来的档案利用情况统计表，通过该表可以清晰地看出，城建档案利用无论是从利用人次或者利用档案卷数来看都呈现出逐年增加的趋势。

（二）档案利用主体呈广泛化的趋势

原先的利用主体多为建设单位，而现在与档案相关的其他单位或者个人：施工单位、物业公司、产权单位、商品房屋的业主、执法单位、律师等等都有档案利用的需求。

（三）档案利用目的呈多元化趋势

原先的利用目的多为房屋产权登记，而现在其他方面：执法部门调查取证，设计参考，维修改造，法律诉讼，单位存档等等档案利用的数量也逐年增加。

（四）利用档案内容呈多样化趋势

从原先的档案利用内容多为项目工程的前期行政许可资料，到现在扩展到其他档案资料：工程施工资料、竣工验收资料等，档案中可利用的信息越来越多。

二、城建档案利用目前存在的问题

（一）法律法规不健全

当前，城建档案利用方面的法律法规存在缺位的现象，以致于在日常的档案利用过程中，利用主体的合法性、利用方式的合理性等成了制约档案利用的因素。

（二）档案意识薄弱

我们当前社会大众的档案意识尚显薄弱。普通民众对档案的重视不够，没有归档意识，等到需要查询档案的时候无档可查或者无处可查。

（三）馆藏档案种类单一，结构不完整

在城市建设过程中，城建档案馆主要接收建设活动中涉及的规划、建设、管理等管理部门的审批资料和工程施工技术资料，其中房建工程档案占馆藏量的90%左右，其他类别的档案，比如市政工程、地下管线工程、园林绿化工程等因接收难度较大，因此在馆藏中所占比率少，成为了制约档案利用的因素之一。

（四）档案利用方式单一

目前档案利用的方式仍旧多为通过复印纸质档案提供利用，随着社会和科技的发展，这种方式越来越满足不了社会的需求，人们倾向于更加方便、快捷、高效的方式来实现档案利用。比如，可以通过互联网、手机APP等高科技方式远距离进行档案利用。

（五）档案信息与建筑信息的不对称造成档案利用瓶颈

移交进馆的纸质档案记录着工程建设中的原始信息，但是由于历史变迁、城市发展，有些建筑物的产权方和名称都已经改变了，出现了档案信息和现场建筑信息不相符的情况，提高了档案查询的难度，成了制约档案利用的瓶颈。

三、新形势下推进城建档案利用的若干建议

（一）完善城建档案利用的法律法规

城建档案是城市建设变迁的真实记录，是全社会的劳动成果和宝贵财富，需要国家出台城建档案利用方面具体的法律法规，由此来保障城建档案利用途径通畅，更好地为利用者服务。

（二）加大档案宣传力度，提高社会公众档案意识

推进档案宣传是从根本上提高社会公众档案意识的方法。城建档案管理部门必须持之以恒地开展档案宣传工作。首先，通过报刊、电视、网络、广播等媒体，开展档案宣传主题活动，普及城建档案知识和业务信息。其次，定期开展城建档案业务培训，将最新的城建档案业务规范及业务流程等内容传递给城建档案形成单位和其他相关业务部门。

（三）丰富馆藏，加强档案编研工作

要做好档案利用工作，馆藏量是根本。档案馆要扩大馆藏接收范围，优化调整馆藏结构，增加馆藏数量，最大限度地满足社会各界对城建档案利用的需求。首先，加强城建档案管理单位自身建设，完善档案管理网络，增进与各部门各领域各专业单位的沟通，将一些涉及民生、利用率高或者有潜在利用需求的档案接收进馆。其次，城建档案管理部门工作人员要加强自身业务学习，优化档案接收流程，提前介入档案制作过程，给予业务指导和服务。最后，城建档案管理部门工作人员根据接收进馆的馆藏档案，积极开发档案信息资源，编写具有地方特色的编研材料。

（四）加快城建档案信息化建设，积极开拓多方位档案利用方式

随着科学技术的发展，城建档案利用将不仅仅局限于传统的利用方式。首先，可以将纸质档案经过数字化加工处理，把成果直接运用到档案利用中，从而避免频繁地调取纸质档案原件，延长档案寿命。其次，开发城建档案管理系统软件，将纸质档案通过软件条目化管理，使数字化成果与之关联，同时，软件可以载入城市空间地理信息，将建筑物实体空间位置与档案相关联，从而可以从档案关键字和建筑物的空间位置两种途径查询档案。最后，在保障档案信息安全的基础上，建立城建档案网站，开发手机查档APP软件等方式，实现内外办公网络平台的数据交换和数据共享，多方位地为公众提供档案利用服务。

（五）创新档案利用模式，加大财政资金投入

首先，创新档案利用模式：一是热线电话咨询查档服务。通过开辟城建档案咨询服务热线，积极主动地为档案利用者提供咨询，查阅具体档案的存档信息。二是定制档案利用服务。档案利用者因为特殊的原因不能按照正常方式来进行档案查询的情况下，可以通过网站平台、电话等方式预约查档。其次，加大对城建档案管理部门的财政资金投入，提升城建档案馆的软硬件水平，改善档案库房条件，增加人员配备，支持业务创新软件的研发。

四、结语

总而言之，城建档案是一个城市建设的真实记录，城建档案利用工作更是为经济社会的快速发展服务，为领导决策和部门工作服务，为老百姓的安居乐业服务。作为一名普通的城建档案工作者，笔者认为，在当前形势下，要进一步推进城建档案利用工作，就要求我们创新观念，转变服务态度，提高服务水平，用现代信息技术武装城建档案管理部门，使城建档案事业得到可持续发展，为国家、为社会、为人民提供更加优质的服务。

作者：糜丰 单位：浙江省海宁市城乡建设档案馆