城建档案信息电子化必要性与可行性

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摘要：进入新世纪以来，人类社会经历了互联网革命，信息时代和大数据时代的来临改变了人们的生活方式，信息化已经是社会和经济发展的必然趋势。城建档案工作也正在向着这一方向变革。传统的城建档案管理面临着较大的问题，如工作量大、效率低下等，已经无法适应大规模城市建设的需要，为了更好地促进城市建设，适应信息时代的发展变化，城建档案信息电子化是必经途径。本文就城建档案信息电子化的必要性与可行性展开研究。

关键词：档案；信息化；可行性

档案工作是对社会中的各项生产活动中信息的记录，随着城市建设的规模不断扩大，档案工作也越来越复杂和繁重，城建档案的信息化管理是必然趋势，也是提升效率、提升服务质量的主要措施，城建档案的信息来源于丰富的数据，其主要内容包含了城市建设中的工业、市政、基础设施、民用工程等建设类信息，档案的形式有文字、图片、影像等。本文就城建档案信息化建设的意义和必要性进行论述，并就可行性展开探讨。

一、城建档案信息化的意义

（一）城建档案信息化后，档案管理工作朝向自动化、网络化、实时化发展，提升工作效率。

文书的管理录入、数据录入、报表的打印、档案的打印、档案信息的统计查询、录入信息的查询和报告生成全部都可以依赖于计算机操作，并直接生成最终成果，可以大大地提升档案管理工作的效率和质量，避免发生重复工作和错误工作。

（二）档案管理实行信息化后，使得档案的检索、查询、查阅更加方便快捷。

检索查阅工作可以通过网络立即实现，不受空间和时间上的约束，更加准确、方便、快捷。查询的手段也有多重方式，模糊查询、组合查询、分类查询等，检索的信息将更全面、更高效。

（三）城建档案信息化后，档案的借阅工作更加可控，传统的借阅需要手工记录和操作，容易出错，而信息化后的借阅工作可以自动管理借阅记录、自动催还。

（四）档案信息化后，利用率将得到提升。

一般的档案都要隔年才能整理完成，但实际上在档案的利用中当年的需求是最多的，这就影响到了档案的使用效率。已经形成的档案利用较为繁琐，要登记之后在众多档案中查找，并且一份档案只能一个人借阅。信息化建设后可以实现信息的内部共享，控制档案的合理利用，提升利用率。

（五）实现信息化后，城建档案将扩大其服务面。

城建档案归根结底是一种信息资源，其社会价值在于对档案的开发利用，而现代化的信息管理手段更有利于开发和利用其价值产生社会效益，例如建立城建档案信息管理系统后，将有助于档案信息的二次开发，让更多的人利用城建档案信息资源进行更深层次的研究与开发。

二、城建档案信息化的必要性

（一）库房容量无法适应档案增长的速度。

许多城市的档案管理库房容量有限，但是城建规模却大幅增长，现有的库房容量完全无法满足档案的存储需要，已经严重不足，重新选址建设又需要层层审批，并且投资较大，可谓劳民伤财。因而，城建档案的信息化可以缓解有限的库房容量与无限增长的档案之间的矛盾。

（二）多套重复保管复印件档案并无必要且成本高昂。

一个完整的建设项目所涉及到的档案文件众多，从最开始的设计、施工、建立到后期的投入验收，城建档案的所有文件都需要复制5套，分别保存。档案的原件数量只有一份，许多建设文件在归档到档案馆时就只有复印件，失去了其原有的凭证价值，并且多套重复材料的保管并没有必要，还增加了制作和保存成本。

（三）收藏内容不能做到齐全。

城建档案馆中保存的文件具体来看只是整个建设工程中的一部分，也就是还有一部分的文件并没有归档，主要包括项目的科研报告、地质报告、地勘计算书、结构计算书、初步设计、施工图、预算书、施工记录、监理报告等。这些文件对于建设项目来说都是无比重要的，如果将这些以电子形式保存，将极大地提升利用效率。例如哈尔滨大桥发生倾覆事故，在对其进行事故的分析调查中专家查阅资料时就发现缺少桥梁的结构计算书、设计图和地勘报告，这毫无疑问影响了事故调查。从根本上来看，这部分的资料用纸质的形式保存并不合理，数量和体积过于庞大，但是电子化的形式保存则可以解决这一问题。

三、城建档案信息化的可行性

（一）大部分城建档案以电子文档的形式生成

城建档案中的许多内容都是以电子化的形式存在的,例如地勘报告、工程设计图纸、勘察设计、监理和施工合同等,甚至工地的施工日记和验收记录这些内容在最初的生成都是以电子文档的形式存在的,既方便了记录和归档,也可以很直观的调阅等,如需纸质的也可以随时打印。这些内容的档案在建设工程的所有档案中占到了90%以上，对于签章内的文件，有研究人员提出了引入电子签章技术，让城建档案实现电子化具有基本的前提条件。

（二）城建档案信息与载体的可分离性

对于一些历史档案，具有宝贵的信息价值，有时候载体的价值甚至还超过了信息的价值。例如名人的画作、笔墨等，这样的档案其载体和信息是不可分离的，必须要妥善的保管。然而，城建档案是在城市的建设活动中产生的具有保存价值的档案，其信息的价值可以转换为数据，与载体的存在形式没有较大的关联，并且信息和载体可以分离，从一个系统转移到另外一个系统中去。因而，城建档案的最初形式就是电子信息存在，而信息和载体的分离特征可以让档案信息实现电子化的接收和管理。

（三）档案载体的变迁

在我国，档案的载体最早发生在商代的甲骨档案，到了西周时期出现了金石档案，也就是将信息篆刻在铁器上，在随后的历史变迁中，出现了简牍、缣帛，一直到如今的纸张。纸张作为载体的材料，到如今已经使用了超过了1600多年。随着工业革命时代的发展，档案的载体呈现多样化的特征，照片、录音、录像等档案形式面世，进一步演变出了磁性载体档案光盘以及电子档案等。每一次的档案载体的变迁都是人类的技术革命，从信息的形成、制作、保存、利用一系列的环节中，通过通讯技术和电子信息化技术的电子档案必然是顺应时代趋势的，给档案工作带来新的气象。

（四）电子档案的技术要求

1.电子档案的原始性、真实性和完整性问题一直存在着争议。由于电子数据的易改性，其原始性、真实性和完整性很难保证万无一失，这是实施全面电子化所遇到的最大的技术阻碍。但是随着技术的发展和国家出台了《电子文件归档与管理规范》之后，尤其是元数据的出现，对电子文件在形成、传输、保存、使用过程中的一系列过程进行了记录，元数据形成就不能被更改，因而在一定程度上保证了其真实性和溯源性。

2.防火墙技术，是专用网络和公用网络间的一个保护的机制，对安全的信息可以允许通过，否则拒绝。由此杜绝外来非法访问和内部信息被非法输出。

3.操作授权验证技术。为了保证信息的安全，需要对文档和电子信息进行加密，结合公共密匙和私人密匙，对进入访问的人进行识别机制，可以有效防止主观的恶意破坏行为。

4.消息认证技术。用分组解码的方法进行消息认证，以此来判定是否被篡改。为了全面实现城建档案的电子化，应尽快制定符合城市建设档案需求的数据采集格式、元数据结构体系、数据长期保存格式等技术规范标准以及完善的工作规章制度，以保障城建档案的信息安全。

参考文献：

[1]陈立新,李秀玲.档案信息资源建设的思考[J].档案学研究.2013(06)

[2]尚真,王辉.影响企业档案信息化建设的因素分析[J].档案学研究.2011(02)

作者：窦文岐 单位：辽宁省辽阳市城建档案馆