城建档案资源整合探讨

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摘要：城建档案作为城市建设过程的真实记载，应用文字、图纸、图表、声像等各种文件材料记录下来的历史资料，具有重要的价值。特别是随着各个区域的不断开发建设，如何调整划分及发掘城建档案资源的价值、完善档案资源管理的模式，有效推进城建档案事业的发展，是每位档案管理人员所关注的问题之一。

关键词：城建档案；资源整合；现状及原因

随着我国城市化进程的加快，各个区域的调整及划分出现较大变动。特别是一些城中村的改造，各种资源的分散性导致档案资源的流失及不全，传统的分散性的档案资源管理模式已远远达不到现在的社会发展需求。因此，需要进行资源整合，进而达到高效的档案资源管理的目的。资源整合也就是把各类建设项目的档案资源及相关法规进行有机统一，规范化、科学化。发挥应有的社会功能，满足社会建设发展需要。

一、城建档案资源的现状

我国的城建档案是上世纪80年代初开始的，目前虽然已取得了较大的进步，但是还存在很多需要解决的问题。一是馆藏虽然丰富但结构非常单一。档案馆的建设只是追求馆藏量，而没有重视档案的质量。例如，建设工程必须先进行档案验收合格后才能办理移交手续，而后才能备案及办理产权。由于这种环环相扣的因素，工程建设档案在全部档案中占60%以上，而其它的如园林绿化或计划等科研成果的资料却非常的匮乏。当然，这些档案资料在收集上存在很大的困难，但这些资料却能反映城市的真实面貌。二是各自为政、各自割据。根据目前的状况来看，城建档案馆就像一个小仓库，园林局、房管局等事业单位都各自占着对自己有利用的价值的档案，缺少一个有效的措施或制度来达到资源共享的目的。

二、城建档案资源整合现状的原因

（一）城建档案管理法制滞后

《城市建设档案归属与流向暂行办法》于1997年出台，对城建档案的接收范围也进行了明确，但却缺少对城建档案未及时交或未交的后果进行法律制裁的明确。并且《档案法》对行政管理部门及档案馆是两种性质档案的也明确界定，对城建档案违法行为却没有明确的处罚规定，可以说是没有什么作用。就如我馆就有个别档案未交或迟交等情况，对我馆的档案工作造成一定的影响，除了催的方法之外，别无选择。

（二）城建档案馆劣势地位

在人们的印象中，档案馆是没有产生经济利益的公益性文化机构，为个别特殊群体的服务对象。因此，地位一直处于劣势。在各个事业单位的交流过程中，处于被动的对象，缺少行业的支持及合作。

（三）档案的原始属性

纸质档案是最具原始性的档案，各个单位对纸质档案都非常重视，谁也不想在对档案整合时失去自己的档案原件，就算是进行了部分扫描后，仍存在数据异构问题，直接影响到城建档案的资源整合效率。

三、城建档案整合的途径

城建档案资源对分散性、独立的各种档案进行流向改变，形成完整的统一整体性，进而为社会能有效地查询及利用，另外可以进行行业协作，让城建档案体现出其价值。

（一）协同配合、集中管理、完善法制

城建档案内容涉及比较广泛，如规划设计及建设管理各方面。收集难度较小的是建设系统内部的档案及市政建设工程档案资料，难度较大的当属不是建设系统的工程档案，由于其数量大，矛盾多等特点，很难进行完整的档案收集。因此，对于不是建设系统内部的建设工程，我们需要运用经济、行政的手段进行干涉，按照各类法则进行处罚，协同房管局、国土局等各部门，完善协调机制，定期召开专项会议，形成监督的网络。一旦有未移交的行为，城建档案馆可以协同各个相关部门进行执法，根据处罚法定原则进行处罚。由于目前缺少有效强制性的法规制度，尤其是执法周期过长等因素影响，未能达到预定的目标。只有将这种网络开发起来，完善法律法规，才能约束各个单位为城建档案馆提供准确完整的档案资料进行保障。

（二）打造强势进取的城建档案馆

之前的城建档案内容主要是大事记、工作或馆藏指南、资料汇编等，对城建档案的编研工作非常少，无法满足快速城市化发展的需求。在进行编研工作时应抓住用户的需求，在内容选择及形成成果的过程中，需要进行改变创新。第一是利用各种数码产品记录城市的发展。曾经在一本杂志上看到重庆城建档案馆开展保存城市记忆工程，在长江、嘉陵江两岸设置72个记忆点，以一定的时间作为周期进行记忆，定期拍摄记忆点周围的状况作为记忆的总路线。这种生动、有说服力的编研成果更能适应节奏快的城市，也是当下读图时代的人们更容易接受的宣传。第二，馆际间要加强交流与合作，发挥档案馆的优势。可以应用“分散建库、集中联系，分散服务、资源共享”等联合建库的方式。第三，体现地方特色。不同时期不同地方有着不同的民族文化底蕴，不同时期的施工技术及建筑风格等信息，对当今建筑的设计规划有着很高的参考价值。

四、数字档案馆实现档案信息资源有效整合

随着我国计算机技术的不断发展，电子文件也日益增多，城建档案也由纸质向数字化方向整合，解决了纸质“孤本”性问题。但是，电子文件档案也存在无序性、分散性的问题，一个项目的档案由于分类的不同而分散于各个类型的档案管理数据库中，而利用者需要的是集中与整合，能高效利用从项目立项开工到竣工验收的每个阶段的信息。城建档案馆通过数字化的方式消除档案“信息孤岛”现象，实现档案信息资源整合共享，提升档案信息之间的关联度。英国、美国等国家在20世纪90年代就已对档案信息进行资源整合，这些国家的档案信息整合已非常成熟，他们的一些经验做法对我国的城建档案有一定的参考价值。以美国为例，他们将档案信息资源纳入档案信息导入系统（NAIL）这样一个统一的档案管理网络中，需求用户只需要在系统上进行查询及检索就可得到200多个档案馆馆藏信息。我国也可以应用这种资源整合的方式，建立统一的查询平台，按照标准的格式通过数据库上传，数据库对上传的类别、目录进行整合，最终形成跨平台、跨系统的档案信息资源体系，实现档案信息的合理组织及利用。操作方式：一是建立联机公共检索目录，实现跨馆服务。各档案管理部门通过建立各自的档案信息资源数据库，并将其作为联机公共目录查询系统的一部分，并按照科学分类和主题分类的方式对档案资源进行分类，以便于用于检索。二是建立公共性联机检索数据库，向用户提供网上档案有偿服务。这就要求各个档案管理部门在建立内容丰富的数据库的基础上能够随时更新自身数字馆藏内容，使用户能够随时随地进入数字档案馆并进行档案预览或下载等操作。三是建立和完善跨馆协同服务。要充分利用办公自动化的优势，在局域网内建立档案管理信息系统，实现跨馆协同服务，使档案处理工作和档案查询工作更加方便快捷。随着城市建设的发展，城建档案的信息挖掘价值和经济价值也日益凸显，加强对城建档案信息资源整合性服务建设，不仅能够提高档案信息资源的管理和利用效率，还能够促进城建档案事业的发展。当前，城建档案信息资源整合性服务建设还处于起步阶段，还需要档案界各部门、社会各行业的共同努力，真正实现城建档案信息资源整合性服务。

参考文献：

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[4]孙兆伟.档案信息资源整合策略初探上海档案信息网

[5]王雪萍黄建峰.浅论数字档案馆信息资源整合与共享湖北档案，17-19

作者：林文敏 单位：广东省深圳市前海开发投资控股有限公司