城建档案智能化建设问题探析

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摘要：智能化、信息化是城建档案管理的发展方向，能够有效提高档案管理效能，最大程度地实现档案资源的整合、开放和共享。但作为一项复杂的系统工程，城建档案智能化建设中面临着普查难、投入高、标准少、资源开发利用不足、安全系数亟待提高等问题。笔者认为，当务之急应根据公众服务需求，立足当前发展环境，通过建立数据采集协同机制、强化信息化基础建设、加强管理制度设计、着力档案资源开发利用、保障网络化平台安全等手段，积极稳妥地推进城建档案智能化建设。

关键词：智能化；资源共享；开发利用；安全管理

智能化、信息化是城建档案管理的发展方向。2015年5月山东省威海市按照“市域一体、统一架构、资源共享”的原则，建设并投入运营了智慧城建档案管理平台，实现了以建筑物为核心，提供从地上设施到地下管线，从项目开工到项目竣工，从电子文本到测绘数据等复合型信息查询和利用服务。作为平台建设与管理的基层参与者，笔者结合工作实际，就推进城建档案智能化建设中发现的一些问题，提出几点看法。

一、山东省威海市城建档案智能化建设的基本情况

2014年10月，作为国家“智慧城市”试点工作的重要组成部分，山东省威海市依托市云计算中心，采用4G移动APP、二维码、物联网等先进技术，投资350多万元建设了“智慧城建档案管理平台”项目，并于2015年5月投入试运营。该平台先后搭建“智慧地下管线信息共享平台”、“智慧城建档案数据中心”等模块，对各类城市建设数据进行互动型、智能型、动态型采集、处理和存储，实现共建共享，为领导决策、项目论证、规划设计、工程施工、道路挖掘、建筑拆迁、抢险救灾、城市管理、民生服务等提供方便、快捷、高效的查询、检索和利用。特别是在地下管线管理上，平台采集了全市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等6大类、共计13994公里管线数据，基本摸清了全市地下管线“家底”，有效避免了盲目施工造成对地下线路的破坏，为安全施工提供了可靠依据。

二、当前档案智能化建设中面临的主要问题

（一）普查工作协调难度大。

城建数据信息采集是档案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多个管线单位和政府部门，国家层面缺乏相对细致的法规制度，没有一个联合机制，这使得档案资料特别是地下管线资料的收集难以顺利实施。一直以来，全国各地档案普遍缺乏完整连贯性，市政管线档案入库率低，有重建设、轻档案的现象。如，某地自来水管改道，施工队在改道工程结束后，并没有在覆土前通知相关单位来进行测量，或者未把更新信息告诉测量单位，普查就难以有一个客观的反映。这种局面急需建立统一的部门联动工作机制，大力推进管线数据利用和更新。

（二）数字化投入成本高。

档案资源实现信息化、网络化，需要具有一定的基础设施设备和经济实力。包括配置高容量的计算机、服务器、扫描仪、数码摄像机、复印机、打印机等档案数字化处理设备，构建档案信息处理的硬件环境。当前，各地普遍存在经费投入少、设备更新慢等问题。许多基层档案馆专用计算机容量低、配置差，多以单机版档案信息系统管理为主，网络化建设仍然处于比较原始的阶段，还是对档案手工管理工作的简单重复和低水平建设。

（三）政策规定及标准体系少。

档案智能化建设是对传统档案工作的一场变革,是一项全新技术，必须以相应的法律法规和标准作保障。如网络环境下电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理、档案系统应用软件等都要有严格的制度规定和标准可循，形成有效的档案存档和利用的完善机制。虽然一些地方规章或规范性文件正在积极尝试，但目前行之有效的制度少之又少，在业务操作上缺乏科学规范的执行标准，且在档案资源开发中可能面临不可预知的法律风险。

（四）档案资源开发利用程度不高。

作为重要的公共信息资源“集散地”，城建档案信息资源应得到最大程度的开发利用，更好地为城市建设和经济发展服务。在推进智能化建设过程中，部分基层档案馆虽然也采用了机读、电子检索等信息化手段，但管理观念却没有相应提升，工作重心还停留在档案接收、立卷、存储、查阅几个环节，重收集归档，轻开发利用，在满足群众需求上手段和方法不多，没能充分让“死”的档案变成“活”的信息。

（五）网络安全可靠性不足。

城建档案智能化建设使档案管理应用跃升到一个新的层次，极大地方便了群众查阅和使用。但很多档案信息涉及国家的安全和利益、涉及经济技术秘密、涉及社会秩序和个人隐私等方面的内容。因此，档案部门如何在强调档案保密、重视档案保密的前提下，加大档案开放利用力度，处理好网站档案开放利用和档案保密之间的矛盾，是一个需要认真解决的难题。

三、关于加强城建档案智能化建设的建议

（一）建立档案资源收集联合工作机制。

没有一个各部门、各单位之间的联合机制，智能化城建档案管理平台的信息普查、收集难以顺利实施。基于当前各地城建档案管理机构相对独立、级别不高的现状，建议由各级政府建设管理部门牵头，把各建筑物、管线等权属单位联系在一起，通过日常化运作联席会议，共同推动综合规划编制、施工管理、竣工测绘等涉及城建档案管理的工作，以进一步提高档案资源采集的准确性和效率。

（二）加强档案信息化基础设施建设。

各级政府要建立稳定的资金投入机制，并在市场化运营方面进行有益的探索，确保在计算机软硬件配备、网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用）、信息化工作流程等方面持续投入。特别是加快应用物联网、云计算、大数据等最新的信息技术，整合提升现有工程项目管理应用系统的应用深度和广度，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，真正让社会利用者有据可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系统的信息资源利用服务。

（三）加快完善档案智能化管理制度。

各级政府及建设行政主管部门要加大工作调研力度，加快出台相关规划、法律、规章和规定等，在档案信息数据库建设、声像档案一体化管理、馆际间异地数据备份、灾难恢复机制等方面，建立起完备的工作规范和责任机制，为推进城建档案智能化建设提供可靠的立法依据和指导标准，推动城建档案智能化建设向制度化、规范化、法治化方向发展。

（四）加大档案资源开发利用力度。

城建档案工作的出发点和落脚点就是为当地经济社会发展服务。各级档案管理机构要以推进档案智能化建设为契机，切实把服务工作的重点转向对信息资源的开发利用上来，丰富档案信息资源加工手段，将城建档案管理部门从文献资料的收藏、提供者，转变为信息产品的生产、开发和提供者。要想方设法使档案利用更方便、更快捷，提高社会各界利用城建档案的积极性，从而让档案工作的社会效益实现最大化。

（五）加强数字化档案的安全管理。

对智能化平台用户，要建立安全可靠的登录管理制度，通过实时监控登录行为、形成访问日志、严厉追究管理人员安全责任等手段，加强对用户登录行为的监管。对数字化文档数据，要建立数据信息安全等级，根据在线式保护——一般备份系统——高级备份系统——相应纸质备份的安全级别，建立综合的备份系统，安装服务器防火墙和防病毒软件，避免非法访问和病毒感染。

作者：丛华玲 单位：山东省威海火炬高新技术产业开发区建设局