城建档案工作探索
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摘要：伴随着我国政策的不断激励，城乡建设的成果日新月异，同时也跟随着大量的工程建设。笔者现就工程完工后，档案馆如何收集工程竣工材料，有效归档以方便日后查阅等工作，谈一点想法。
城建档案是在城市规划建设及管理工作中形成的应当保存的文字、图片、声像等各种载体的文字材料，它是城市规划、建设和发展的重要依据。城建档案作为城市发展的产物，不但有丰富档案学科内容，而且对城市发展起到了非常重要的作用。那么应该如何做好城建档案工作呢？
一、档案馆接受材料要根据重要程度来划分与制定管理方法
城建档案馆由于一味追求馆藏量，而使接受范围划分过于粗放。进馆范围划分过分粗放，在一定程度上表现为对工程建设项目重要性区分工作没有很好地开展起来。大量小项目、次要项目重复接收进馆，如一个工业建筑的配套用房，大至配电间，小至门卫统统全收。使档案资料的审核复核人员疲于应付，这一切有否必要，也是一个值得商榷的问题。这不但使城建档案馆接受资料更加爆满，档案的整理、归档、入库等工作都显得滞后，而且就现实来讲，城建档案的鉴定、销毁工作没有配套进行，这给利用带来了不便，更使保管工作陷入无法开展的困境。这样使大量利用价值不大的城建资料接收进馆，给档案管理阶段的整理利用带来了巨大的压力，造成人手不够，档案堆放场地不够，档案库房不够等诸多问题，使城建档案馆在这一块浪费大量的人力、物力和财力。更重要的是，由于城建资料的长期堆积，使一部分重要的城建档案资料于此相混，无法使其充分发挥其真正的使用价值。
二、城建档案必须加强部门间的联动管理
城建档案的收集、管理和建设工程竣工备案工作都是建设行政主管部门委托系统内相关部门履行的，根据有关法规和主管部门的规定，城建档案的移交归档的监管环节关键在竣工备案阶段，这就需要部门间加强协作，密切配合，档案管理部门要积极主动与相关部门沟通协商，共同承担起对城市历史资料的责任。必须严格执行住房城乡建设部《城市建设档案管理规定》的规定，认真做好城建档案工作预验收工作，验收合格后将合格的档案资料留存档案馆，并出具《建设工程预验收意见书》，待工程验收备案后，三个月内将验收备案材料和工程后期等相关资料报送档案馆，换取《建设工程档案合格证》。同时，建立健全档案执法机制，加大执法力度。
三、为了提高接收档案的质量，
必须加强档案管理人员的专业水平城建档案质量的高低，直接影响到城市规划、建设、管理的运行。在城市各项规划编制、工程建设和城市管理活动中，提供档案的依据一旦没有真实性和准确性或是无据查找，就可能造成决策上的错误和经济上的损失。因此，加强城建档案管理，提高进馆档案质量尤其重要。首先，必须提高档案管理人员的业务素质和专业技术水平，熟知一套合格档案的基本内容，在档案预验收中，严格按照国家规定标准审核验收，坚持原则，不姑息迁就，认真把好标准质量关。然后积极争取相关部门的支持，对档案不合格工程项目一律不予办理验收备案手续，直至整改补充完善后，使档案达到符合质量要求为止。其次，城建档案管理机构要大力开展档案宣传工作，增强全社会对档案工作的意识，使档案工作备受关注，在建设行业中积极开展档案指导服务，经常组织档案人员的技术培训，提高业务水平，为更好地建立、编制高质量的城建档案奠定坚实的基础。
四、有关部门的领导对此项工作应重视起来，有效地发挥其监管职能
城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门和有关部门的大力协作，密切配合，不是光靠城建档案部门就能成其大事的。如果有关部门对城建档案的产生、收集等阶段不重视、不衔接，就有可能导致工程备案和档案进馆的脱节，造成档案收集工作的散漏。
五、城建档案信息量庞大，要想建好城建档案，必须应用计算机
（一）城建档案管理应用计算机的必要性
在城市的信息管理中，城建档案管理有着重要的作用和地位。城建档案管理电子化发展是必然的发展趋势。在城建档案管理中应用计算机能够提升管理水平，带来显著的管理成绩。计算机应用到城建档案管理中有非常大的优势，比如计算机的存储量大、检索迅速、可靠性好、方便查找资料以及成本低等，通过计算机的这些优点可以有效地提高城建档案管理工作，并且使城建档案管理工作不断规范化、科学化。目前，我国的城建档案管理工作大多还是人工管理，或者是半人工管理，这无法充分发挥出城建档案信息的功能。因此，在城建档案管理中要应用计算机，提升城建档案现代化的管理水平，从而适应现代化的信息处理。
（二）城建档案管理中应用计算机的功能
1.自动化管理城建档案
计算机有着高效并且快速信息处理的能力，并且可以快速地输出、输入以及贮存信息，可以进行推理与判断。所以，在信息处理时，应用计算机技术已成为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化，可将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理，从而提升城建档案管理工作的效率，促进档案信息的使用和开发。
2.数字化管理城建档案
在城建档案管理时，纸质的档案信息在录入时非常麻烦，需要浪费大量人工以及纸张，并且修改和查阅都非常不方便，保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机，就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理，并且档案信息可以通过网络迅速传递，以便于档案信息的使用。因此，城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理，降低档案管理成本，提升档案的利用率，信息档案也不会发生磨损和丢失，在使用中可以迅速调取和传递，极大地提升了城建档案管理的效率。
3.网络化信息检索
目前，在图书管理中已经广泛应用信息检索，并且取得了非常好的效果，获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机，能够实现档案信息检索网络化，在档案信息检索时可以使用脱机检索、网络检索以及联机检索，这样可以实现城建档案信息资源的共享，促进城建档案管理水平的提升。
（三）计算机在城建档案管理中的应用
在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息，这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中，城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识，还要掌握先进的技术，充分地动脑思考后再进行工作，做好城建档案信息的收集和整理工作，掌握最及时的资料，为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中，计算机知识起到了辅助的作用，是辅助工具，而在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好资料以后，再输入计算机中，要保证信息的准确性，否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。其次，要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中，很难把资料和信息都收集完整，所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工，这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类，然后输入到计算机中，就能够实现城建档案管理电子化。最后，要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息，提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率，有效降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间，及时更新档案信息。在城建档案管理投入上，只要一次投入就可以，节约了大量的资金，并且可以多次产出。通过计算机来管理城建档案，可以拷贝多份信息，从而扩大信息的使用和影响，提升了城建档案管理工作的质量。
作者：汲红 单位：辽宁省盘锦市城乡规划建设档案馆
