城建档案使用问题及对策分析

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摘要：随着我国经济实力的不断增强，城市建设的发展越来越快。作为城市发展真实记录的城建档案，对城市的可持续发展起着至关重要的作用。然而，城建档案这一宝贵资源在利用过程中也存在着各个方面的问题。本文在分析这些问题的基础上，从不同的角度提出了相应的解决对策。

关键词：城建档案；利用问题；对策

城建档案本身具有很大的社会和经济效益，自20世纪80年代全国科技档案工作会议召开至今，城建档案的收集、管理、利用等已经延伸到社会各个领域之中。城建档案的作用主要在于向城建工程决策者和技术人员提供各种经过整理分析过的城建信息。然而，从当前的城建档案利用来看，还存在很多问题。例如管理模式和服务形式落后、信息资源不完善、政府规定过于原则化和档案利用收费较高等[1]。而要充分利用城建档案的资源，必须针对这些问题做出相应改变。

一、城建档案利用中存在的问题

（一）管理模式和服务形式落后。

城建档案的管理模式长期以来都比较封闭，自我保护性很强，导致信息闭塞，难以得到充分利用。如今社会的发展已经步入了现代化和信息化，但是许多城建档案管理部门还是以传统的方式进行人工查找翻阅，加上城建档案具有数量巨大、种类繁多的特点，为档案的管理工作带来了很大的困难。管理方式的落后直接影响到其服务水平的下降，当城建人员需要调取一些相关档案资料时，不得不经过一个费时费力的过程。而且一些城建档案经常处在半闲置甚至完全闲置的状态，如果没有人上门查阅，一般不会主动提供服务，这种被动的利用方式成为城建档案工作发展的一大制约因素[2]。

（二）信息资源不完善。

我国当前的城建工程日益增多，技术性要求也越来越高。城建档案就是在城市建设的过程中记录的文字、数据分析表、图纸等相关的文件材料，是城市规划建设以及扩建改造的凭据。对社会和国家都有很高的利用价值。城建档案的来源较为宽广，其形成和处理的过程涉及到多个部门和多项专业技术。城建档案的利用价值基于其完整、准确的保存，而实际上城建档案馆所收集的内容还不够丰富，来源也不够均衡。整体上看城建档案收集存在地上多于地下的情况，而具体需要利用城建档案的工作人员查询的内容则是地下多于地上，这种收集和利用产生错位的情况也常有出现。另外，有些城建档案馆只注重档案的存储数量，不分范围地盲目收集，使城建档案的质量难以得到保证。信息资源的不完善使得城建档案利用价值大打折扣，出现无档可查、有档查不到等各种现象[3]。

（三）政府规定过于原则化。

按照《中华人民共和国档案法》对于档案开放内容和开放时间的限制规定，国家保管的档案向社会开放的时间期限一般为30年，科学技术和文化等类型的档案可以少于30年，而涉及到国家利益和安全的有关档案不宜向社会开放的可以多于30年。档案馆为开放的档案资料创造了可利用的条件，然而对于城建档案的操作却没有可以依据的具体章程。因为城建档案涉及到的大部分内容都是公共信息，所以其公开的时间和范围应该宽于档案法的相关要求[4]。（四）城建档案利用收费较高。城建档案的利用一般是需要收取相关费用的，例如综合性的服务费、档案的查询费和复制费等。而且城建档案馆的收费标准要比其他综合性的档案馆高一些，机构组织需要查阅非本单位城建档案的收费标准也要比个人高出许多。查阅费用也会随着查阅次数的增加不断增大。

二、处理城建档案利用问题的相关对策

（一）转变城建档案的管理模式和服务形式。

目前，城建档案的管理模式正在逐渐迈向数字化，这也是顺应时展提高城建档案利用价值的必然要求。因此，城建档案的管理者不能固步自封，要积极促进数字化档案管理模式的建设。数字档案的优势在于不但能够提高检索查询的效率，而且能够大大提升城建档案管理部门的档案存储能力。基于这一转变，城建档案馆的服务形式也应该加以变革。数字化档案管理模式带来的便捷并不等于降低了对城建档案馆的服务要求，城建档案不能一直以被动的形式向需要者提供服务，而是应该面向社会积极主动地提供服务。这就需要城建档案的管理者着眼于利用者的潜在需求，拓展服务渠道，以更加完善的服务来满足城建工作者或其他个人的多种需要，从而提高城建档案的利用价值[5]。

（二）完善城建档案信息资源的内容。

城建档案的利用前提是其真实的存在，要想增加城建档案的利用价值，必须具有丰富准确的相关资源信息。只有通过多种渠道扩大城建资料的收集范围，才能不断地对城建档案的信息资源内容加以完善。首先可以从调查研究的方面出发，根据城市建设的实际情况，通过合理收集方案，有计划地进行资料收集工作。对于可能散存在不同人员手中或其他部门之中的城建档案资料，需要通过各种渠道，做好征集工作。其次可以从利用要求的转变出发，使城建档案的收集更加具有时效性和针对性。从当前的情况来看，根据城建档案的利用需求，应当加大地下档案的收集力度。需要注意的是各大医院、学校等社会机构建设档案的收集工作，因为这些机构的建设从某些方面反映了城市的变化发展。最后可以将年度计划的制定和工作目标相结合，形成有序的工作机制，确保收集到的城建档案的可分类性和有效性。

（三）加强制度建设，放宽城建档案的相关限制。

政府行政权利的行使流程，除了涉及到国家秘密或公民隐私等内容外，都应当依法公开。因此，档案管理部门应当转变过去内部为主的服务方式，及时接收政府发出的政策、规范文件，依法将这些信息合理公开，增强民众对相关政策、规范的认同。档案管理部门应当在遵循《档案法》和其他有关法律条文的基础上，明确档案开放的内容和范围。城建档案的内容通常情况下只是社会公共信息，并不涉及到国家安全和社会利益等方面，应当放宽相应的管理限制，从而进一步利用这些信息资源，为做好城建工作发挥其应有的作用。

（四）采取合理的利用收费制度。

城建档案馆应当坚持其公益性的基本原则，尽量向普通民众收取少量的服务费或者免费。可以根据利用档案所需的服务时长和相对的劳动量适当收取一些费用。而且这些收费应当与经营性收费区分开来，这是由城建档案馆的基本性质所决定的。当前城建档案利用中的问题仍然存在，其应有的作用并没有得到充分发挥。作为城市建设工作的凭证和依据，城建档案主要价值在于服务于城市建设。出于特定的社会因素这一重要的信息资源并没有向大众全面开放，加上自身存在的一些诸如信息资源不足等问题，使得城建档案利用中的问题迟迟没有得到解决。本文从城建档案的发展走向以及对相关问题的分析，所提出的策略是实际可行的。只有重视城建档案的利用，才能不断促进其提升服务质量，积极为城市建设服务。

参考文献：

[1]仲燕.浅议城建档案价值如何在档案利用服务工作中体现[J].城建档案,2013,(05):46-48.

[2]杨晓娟,李为锋.城建档案的利用应做好四个环节[J].工程与建设,2014,(01):84-85.

[3]黄新星.切实转变思想观念提升城建档案利用服务水平[J].城建档案,2013,(12):28-29.

[4]祝庆.城建档案利用存在的问题及对策[J].城建档案,2014,(09):21-23.

[5]刘婷.城建档案利用服务的问题与对策分析[J].城建档案,2013,(02):73-74.

作者：许英 单位：山东省威海市文登区城建档案馆