城建档案利用分析与思考

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摘要：针对城建档案管理利用状况，笔者就城建档案的重要性及作用进行了详细分析，提出了几点提高城建档案利用效率的措施。

关键词：城建档案；管理；利用；效率

随着城市建设的突飞猛进，城建档案越来越多，如何适应现代城建需求，加快自身工作建设，改变传统方式，搞好服务利用。城建档案是城市建设各项活动的真实记录与反应，城建档案在城市规划、建设、改造、管理各环节有着无可替代的作用。如果利用好城建档案，可节省大量的人、财、物，缩短工作时间，产生良好的经济效益与社会效益。否则，也会带来无可弥补的损失。然而目前城建档案管理工作中普遍存在着利用率不高，被动服务的问题。笔者结合呼和浩特市城建档案馆多年来档案利用情况，总结分析其利用现状，探讨其发展规律以及影响提高档案利用效果的建议。

1城建档案利用现状

1．1城建档案信息传播少，社会认知度低

我们生活在城市里，享受城市生活带来的便利，然而有多少人知晓我们所居住城市的结构、功能与其发展变化的过程及文化底蕴呢。一方面是人们“不识庐山真面目，只因生在此山中”，虽生活在城市由于工作、学习、生活繁忙无暇关注我们生活的场所；另一方面城市总体信息特别是城建档案信息公布传播的少，使人们无意间了解城市机会少。在有意到城建档案馆查阅档案的人群统计，其目的主要是为了工程建设、规划设计及司法调查取证，产权产籍凭证等方面，利用者多为专业技术人员，行政管理人员。而城建档案在科研、学术研究、地方志编写以及城市建设对人们的综合影响方面利用比重小或欠缺。在事前查阅的少，比如，经常发生的建设工地挖掘中，挖断了地下电缆、自来水管道、煤气管道等，造成公共场所或居民区停水、停电、停气等，有的或造成重大伤亡事故。究其原因是未能在施工前查阅城建档案，掌握原始情况。城建档案是社会发展的组成部分，而社会各界很少利用这部分资源，说明城建档案的开放程度和公众对城建档案的认识程度，了解程度不够。

1．2城建档案的利用方式简单

长期以来，城建档案的利用方式主要是利用者上门查找，找到后对所需原件进行抄录或者复制，受时间等因素的限制，有时用户往返数次才能查阅到。查阅的形式还是原始手工式，既效率低，又不便于对原件的保护。对外服务所提供的内容主要是原始信息，缺少深加工成果。由于缺少对原始档案信息深度加工、精心提炼，对城建档案的研究、编研不够，没有系统规范化的编研成果和信息管理系统，导致利用方法的传统性、远不能适应城市建设、规划、研究之广泛需求。同时主动服务跟不上，跟踪服务缺乏，未能根据城市建设的各环节以及重点项目进行主动服务，主动将过去有关档案提供服务，避免发生重复劳动与事故。城建档案的功能作用不能很好地发挥。

2如何提高城建档案的利用效率

2．1改变传统观念

在城市建设飞速发展的时代，城建档案信息量猛增，社会各方面的需求与日俱增，服务领域越来越广泛。为适应形势的发展，城建档案部门要改变过去传统的自我封闭的观念，要树立大城市，一盘棋，主动服务、高效服务的观念，逐步改变过去人们对城建档案工作“看摊守业”的看法。城建档案部门应与各有关部门经常沟通、交流，扩展服务方式，做到服务到位。应走档案库房面向设计规划、施工改造、科研技术主战场，把所存的有关档案信息及时提供到位，避免因历史材料的缺失而造成的损失。城建档案干部不能把自己看作是看门守摊，座等利用者上门查材料的管理员，而要把自己当作城市建设发展的高级参谋助手。因为我们手握城建工作最珍贵的财富，如若不用或用不好，发挥不好就是巨大浪费，要有担当精神，不等扬鞭自奋蹄。首先要利用现代化科技设备和人力资源优势，加强对城建档案信息资源的开发和深加工，为社会提供知识产品。其次要树立服务品牌意识。①加强服务质量管理与提高。②加强服务工作的管理与推广。经营品牌，使一些服务项目形成品牌效应，提高整体服务水平。③紧紧围绕城市建设重点，加强跟踪服务。积极开展城建档案业务指导，咨询服务工作，主动了解建设、施工、监理单位的需求，调整和改进工作方法，使城建档案服务工作更具有操作性、针对性、灵活性。④面向社会突破行业局限，加强公共服务职能，既要为城市规划建设管理行政部门提供优质服务，同时也要承担公共文化部门的社会服务职责；对社会既要开放档案信息资料，也提供档案管理专业人力资源。

2．2推进现代化管理

要紧随城市建设现代化的步伐，加快推进现代化管理。①工作流程管理的科学化、制度化、规范化、标准化。从城建档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、宣传等各业务环节到人才培养，技能专业培训，业务指导，依法履职、综合协调等都应做到环环紧扣、科学规范、运转灵活、服务高效。建立能够充分发挥丰富城建档案信息资源优势的机制，创新更好释放社会效益、经济效益的模式。②应用现代技术加快建设数字化城建档案馆。学习引进先进兄弟城市的先进经验，结合本单位实际情况，科学论证，制定切实可行、高效先进、可持续发展的规划，分步实施。最终实现城建档案馆工作自动化，实现档案自动化编目检索和档案自动标引及档案库房管理技术、服务功能的现代化。要达此目标，首先是实现档案数字化，应将馆藏档案和资料通过录入、扫描等手段完成数字化转化的过程。其中，重点是对馆藏档案资料进行系统化，科学的加工整理和对同类信息的综合开发的数字做处理，以数字化的形式存储信息。建设计算机局域网，把局域网与建设行政主管部门和其他相关部门联网，把城建档案信息进行扩张、伸展、实现更大范围的数字化信息共享。利用其他先进信息平台，如综合地理信息系统的空间分析，使城建档案信息管理步入可视化、智能化，为社会各方面及大众服务共享。

2．3开展深层次的编研工作

城建档案信息编研工作是更好地发挥城建档案作用的一项重要工作，是系统性服务的有效手段。编研要紧跟时展步伐，紧紧把握利用者的需求，确定某一专题对城建档案、城建信息进行收集、采写、编纂，为社会提供成熟的产品。编研选材范围广阔。如今，随着城市大规模扩展、改造、规划，在此活动中产生形成和发现了很多具有保存价值的珍贵的材料。比如在呼和浩特市旧城改造过程中就发现大量实物档案、从材质上超越传统上的纸张，呈现多种类、多类型。如建筑构件档案有砖、木、灰、石、模型、瓦、玻璃、陶瓷以及字、画、图案，其建筑文化内涵不断丰富充实，其中一部分同时具有文物和档案的双重价值。这些实物档案，它的每一项记录，都深藏着一个时代的缩影，这缩影的价值已超过实物本身的价值。但是在现代建设过程中，这些工艺常常被忽略，若能将此汇集成册，分析对比、留存古人智慧、留下一方美景、使传统与现代辉映、传承连着文明，为建设更加多姿多彩城市提供参谋。为提升编研层次也可尝试走出去，请进来与专家学者联手，编写出价值更大的材料。城建档案信息资源的利用天地十分广阔，做好了功在当代，利在千秋。

作者：邵文红 单位：呼和浩特市城建档案馆