城建档案整理工作问题研究

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摘要：按照国家和有关部门的规定，城建档案管理部门的整理工作，主要是两个方面:一个是归档前的整理，一个是归档后的整理。由于城建档案工作起步晚，且涉及面广，在实际工作中把两个方面的工作都承担了。本文就归档前的整理工作谈点看法。

关键词：城建档案管理；档案整理；系统化

所谓城建档案的整理，就完整意义上讲包括两个方面：一个是归档前的整理，一个是归档后的整理。前者整理的对象是城建文件材料，整理工作就是城建文件材料的系统化，整理的结果是形成一个一个的保管单位（卷、册、盒、袋）。后者整理的对象是保管单位，整理工作是对档案管理部门（馆、室）接收的所有保管单位进行分类、排列和编号、编目，也就是实现保管单位的系统化。

一、城建文件材料的收集和接收

城建文件材料是在城市规划、建设、管理等工作中形成，并为城市规划、建设、管理等工作服务而应归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。由于城建档案工作起步晚，在城建档案（馆、室）建立初期，大量的工作是收集分散在有关部门和个人手中的城建档案和零散的文件材料。随着人们对城建档案工作的认识和各种法规、管理制度的建立和健全，城建档案有些门类收集工作量减少，而接手工作量增大。但是还有不少门类的收集工作就是长期的。就如四川省眉山市彭山区城建档案室在成立初期，大量工作是收集分散在有关部门和本系统业务部门股、室的城建文件材料。而现在本系统业务形成的城建文件材料。但是对于外系统所产生的城建档案的收集工作将是长期和较困难的。城建文件材料的收集是城建档案工作的基础，城建文件材料收集是否齐全、系统、准确直接影响到城建档案案卷质量和利用。

城建文件（材料档案）的收集，对于城建系统来说，由于每个单位都有专职或兼职档案工作人员，城建档案室对他们在业务工作上有指导和监督的责任。所以相对而言对本系统的城建档案（文件材料）的收集、接收工作较顺利。而对系统外的一些单位，由于对城建档案接收范围认识不统一，各自都认为自己部门工作产生的文件材料很重要，需要保密，交出后怕泄密。还有的人认为现在讲经济效益，他们提供的专业档案数量不多。但是这个收集工作将是长期要做的，现在收集、接收较好的是建筑工程档案。每个基建项目在工程竣工后都要到城建档案室办理档案审核意见书，工程竣工验收时，请档案室参加，在验收会上档案室工作人员会对工程档案文件材料是否齐全，是否是原件，是否准确等提出意见。在报送竣工档案时，按照档案室在办理审核意见书时，发给建设单位的《彭山区城建档案室建筑工程施工档案档案归档范围及组卷顺序》办理，对报送的工程档案材料进行检查，对建设单位、施工单位各自应形成的文件材料有哪些，竣工图怎样编制等都有明确的要求。

二、城建文件材料的整理

城建文件材料的形成，是伴随着城市规划、建设管理等互动的进程，自然完成的，有其自身“固有的次序”，或者说自身的形成规律和特点。在整理工作中，要遵循城建文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，而不能任意地把成套完整的城建文件材料分散和打乱，或者没有任何根据地把一堆互不相关的文件材料拼凑起来，搞得有头无尾，首尾分离。由于城建文件材料的成套性、系统性强，在组成保管单位时应符合如下要求：

（一）一个保管单位的城建文件材料必须是有机联系的，并要尽量保持保管单位内城建文件材料的完整性和系统性。这就是说一个完整成套的城建文件，应组成一个保管单位，如果数量较多，可按内部联系分开组成若干个保管单位。

（二）不同价值的城建文件材料应分别组成保管单位。但是，如果因此有损于文件材料的有机联系，就不要硬性分开。

（三）机密、绝密的城建文件材料应单独组卷，不应不加区别地同一般材料混在一起组卷。假如密级不同，而联系密切必须组成一卷时，那么在保管利用上一般的或密级低的应服从密级高的城建文件材料。

（四）组成的保管单位要便于保管和提供利用，要整齐、美观。城建档案收集、接收的范围广，门类多。按照修改后的《城市建设档案分类大纲》，设18个大类、102个属类。根据彭山区城建档案收集和接收的情况看，民用建筑类接收较多，占整个馆藏的50%，其次为工业建筑类档案和村镇建筑类档案。对接收到的建筑工程文件材料进行整理时，首先要再一次检查材料是否齐全、完整、文字材料是否需要贴边，竣工图有多少，是否需要分开组卷。对保管单位内城建文件材料进行次序排列时，应注意以下三方面：一是城建文件材料的自然形成过程；二是按文件材料所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系；三是城建文件材料的重要程度。以上三者是既相互区别又彼此联系，应当通盘考虑，全面权衡，不要只孤立地抓住一个方面。保管单位内城建档案文件材料排列的顺序：综合性文字材料→施工文字材料→竣工文字材料→建筑竣工图→结构竣工图→给排水竣工图→电气竣工图。如果文件材料较多，需要组成几个保管单位，一定要符合前面讲的组成保管单位的要求。

三、城建档案保管单位的编目

城建文件材料组成保管单位并进行系统排列以后就要对保管单位进行编目，通过编目来固定保管单位内城建文件材料的位置，并且初步揭示出保管单位内城建文件材料的内容和成分，以便于维护保管单位的完整和安全，便于日后的利用。保管单位编目的内容有：

（一）编张号（也就是打页码），就是每张城建文件材料在保管单位内的排列顺序号。用阿拉伯数字按流水号从头到尾，在每一张城建文件材料的右下角编上张号。（竣工图编在右上角）。如果一个工程的文件材料多，组成了几个保管单位，每个保管单位内城建文件材料的张号都是从1开始，不接上一个保管单位内的张号（但在进行档案编号时，一定要注意系统性、成套性）。

（二）填写保管单位内城建文件材料目录。主要内容有：顺序号，文件材料名称或图纸名称，文件字号或图号，编制日期，所在张号，备注。

（三）填写备考表。此表是在保管单位内城建文件材料的最后一页。它是用来记载和说明保管单位内城建文件材料基本情况的一种工具。这些对于保管单位的管理、使用乃至鉴定和统计都有一定的价值。

（四）填写保管单位封面。它是以一定的格式概要介绍保管单位内城建文件内容的一种工具，同时它又对保管单位内的城建文件材料起着保护作用。保管单位封面的质量和水平，将直接影响到城建档案索查工具的编制，关系到能否迅速地查到所需要的城建档案。所以，它在保管单位编目中是一项比较重要的工作，在填写保管单位封面时，除按封面预先印制好的项目填写外，拟写保管单位标题是封面内容很重要的部分。它概况地反映了保管单位的主要内容，是帮助利用者查找使用的向导，也是后期管理城建档案的依据。所以，拟制保管单位标题要注意概况性，做到文字简练、准确，同时要注意完整、全面、能够充分地揭示出保管单位内城建文件材料的内容，成份，避免不适当的简化和不必要的繁杂。

建筑工程保管单位标题拟写主要内容有：文字材料部分：按卷内排列顺序，把每份文件的问题概括、简要地揭示出来。建筑竣工部分：设计总说明，基础平面、屋面、立面、剖面及详图。结构竣工图部分：基础、各层机构平面布置及详图。排水、电气、暖通竣工图。

参考文献：

[1]四川省城乡建设档案从业人员培训教材.

[2]城乡建设档案管理上、下册.

[3]城乡建设档案管理工作.

[4]城乡建设档案管理工作文件汇编.四川省建设厅、四川省城科会城建档案专委会.

作者：杨彦 单位：四川省眉山市彭山区住房和城乡建设局