城建档案管理的实践与思考

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【摘要】

城市档案是涉及到城市生活各个领域的重要资料，与城建规划问题有关的法律法规的出台，为城建档案管理工作的法制化发展提供了一定帮助，在笔者看来，针对当前我国城建档案管理机制中存在的一些问题，城建档案管理部门需要从宣传工作和编制工作等方面入手对城建档案管理机制进行强化。

【关键词】

城建档案；档案管理；依法治档

前言

城建档案是城市规划部门、建设部门、城管执法（城建监察）部门和城建施工企业在城市及建设工作中所积累的一些具有保存价值的文件资料。在城市规划、管理工作的开展过程中，这些档案资料可以为城市建设、城市管理工作提供一定的参考。在抗灾防灾体系建设和城市突发事件的应对工作中，这些档案资料也可以发挥一定的基础性作用。从城建档案在城市管理工作中的重要性来看，城建档案管理工作的强化，可以被看作是促进城市建设可持续发展的有效措施。

一、城建档案管理在城市建设中的意义

城建档案对城市的发展有着积极的促进作用。城市发展是一个长期性的过程，在城市建设管理工作的开展过程中，城建档案可以为城市的发展提供一定的经验教训[1]。在城市突发灾害的应对过程中，城建档案对救援工作和灾后重建工作的开展具有一定的积极意义。除此以外，城建档案可以被看作是城市发展历史的一种表现载体。城建档案与城市文化之间存在着一定的联系性，城市建设工作的开展，可以被看做是对这一城市的城市历史文化进行展示的过程，在研究城市发展史的过程中，城建档案可以被看做是一种较为重要的历史史料。因此，完善的城建档案管理机制对城市文化的传承也会起到一定的促进作用。

二、城建档案管理工作的现状

（一）城建档案的立法现状

从我国城建管理工作的现状来看，《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市规划法》和《中华人民共和国建筑法》等法律文件的出台，让城建档案管理工作步入了法制化的发展轨道之中。随着我国法律体系的不断完善，《工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》和《建设工程文件归档》等法律规章的出台，对城建档案管理工作在社会生活中的地位进行了有效巩固。这就对城建档案管理工作的科学化和法制化特性的强化，起到了一定的促进作用。对城建档案的立法体系的进一步完善，可以被看作是我国城建管理工作的一种新的发展趋势。

（二）城建档案管理工作中存在的主要问题

对城建项目缺乏建档管理的问题，是城建档案管理工作中存在的主要问题，在一些涉及到城建施工项目的建设单位而言，在城建档案资料遗失的情况下，有关部门在城市建设工作的开展过程中会难以对城市建设工作中的一些真实记录进行了解。违反档案编制规定的问题也是城建档案管理工作中经常存在的一个问题。在工程项目施工档案的编制过程中，竣工档案编制工作中表现出来的违规问题成为了影响城建档案管理工作的一个重要问题。在城建工程施工项目的管理过程中，虚报试验结果，虚报建筑面积和擅自更改建筑图纸等问题，对工程建设档案的真实性带来了严重的影响，在工程建设档案存在水分的情况下，城建档案的真实性也会受到一定程度的影响[2]。

三、新形势下加强城建档案管理工作的措施

（一）对依法治档的宣传工作进行强化

政策性和业务性是城建档案管理工作所表现出来的主要特点。由于人们对城建档案管理工作的重要性缺乏较为明确的认识，这就使得档案管理工作相对薄弱的问题成为了城建档案管理工作中存在的突出问题。在档案管理人员对城建档案缺乏重视的情况下，城建档案的缺失问题会给城市建设工作的开展带来较为不利的影响，因此为了让城建档案在城建管理工作中的作用得到较为充分的发挥，从宣传手段入手，对城建档案管理意识进行提升，是让这一工作得到全社会支持的一种有效方式。在构建宣传体系的过程中，工作人员可以从《档案法》和《城建档案管理办法》等多项法律条文入手，借助新闻媒体和互联网网站的作用，对城建档案在城市管理工作中的作用进行公布，进而通过让群众对城建档案管理工作进行关注的，让全社会对城市建设档案管理问题进行关注。在开展宣传工作的同时，有关部门也需要对城建档案管理人员的工作意识进行提升，进而通过构建工作作风相对过硬、业务能力高超的管理队伍的方式对城建档案管理人员的整体素质进行提升。对于城建部门在城建档案管理工作中所发挥的作用，对城建管理部门的管理工作的合法性的完善，也是城建档案管理工作中不可缺少的一种措施。

（二）对城建档案行政执法工作进行完善

法制化是城建档案管理工作的主要发展趋势[3]。在对城建档案管理工作进行优化的过程中，坚持“依法治档”的原则，也是坚持执法为民这一原则的一种表现，因此在城建档案管理执法行为的开展过程中，相关工作人员需要从执法工作的规范性和严谨性进行有效的提升，也就是说，城建档案行政执法管理机制的应用过程中，有关部门需要从自身的工作实际入手对相关管理措施进行完善。在城建项目的工程准备阶段，有关部门需要对建筑企业施工项目的审批情况进行严格审查，对于城建项目开工前期的文件收集情况，也是档案管理执法过程中所无法忽视的问题。在城建项目的施工过程中，有关部门需要对工程档案所涉及到的内容与工程之间的同步性问题进行重点关注，对于工程档案的分类方案、立卷装订的规范化和工程资料的移交接收手续问题，有关部门也需要进行关注。在城建工程竣工以后，工程档案、竣工资料的移交工作需要引起城建档案管理部门的重视。

（三）对各相关部门之间的关系进行有效协调

城建档案的收集工作涉及到了城建项目施工企业、房产管理部门、城市规划管理部门和建设管理部门等多个领域，在对这一工作的工作机制问题进行完善的过程中，相关管理部门也需要对城建档案所涉及到各个部门之间的关系进行有效协调，首先，在这一管理工作的开展过程中，有关部门首先需要和城市规划部门之间进行有效协调，进而通过在城建工程项目的立项审批阶段与相关施工企业签署档案编制责任书的方式，让城建档案的收集工作与城建项目的施工工作实现有机结合。第二，城建档案管理部门也需要与城市建设管理部门之间进行有效协调。这就可以从城建项目的竣工验收环节入手，对城建档案管理机制进行完善。第三，在城建档案管理工作的开展过程中，有关部门也需要与房产部门和市政部门进行有效协调，房产部门是对房产测绘问题和房产产权问题进行管理的重要机构[4]。在构建合作机制以后，房产部门可以在办理产权手续的过程中对工程竣工图和建设工程档案移交书进行核查的方式，让两者之间的合作机制在城建档案管理工作中发挥自身的作用。在与市政部门进行协调以后，城建档案管理部门可以对城市地下管线的工程档案管理工作进行完善。

（四）对档案管理工作进行创新

档案编制是对城建档案信息资源进行系统化开发利用的有效方式。档案编制工作的创新，对相关管理部门的服务水平的提升有着积极的促进作用。从用户对城建档案的信息需求来看，对这一类档案资料的理性化需求、盲目性需求和潜在性需求，是用户所表现出来的主要需求模式。从相对理性化的城建档案需求来看，这一类用户会从自身的学识和阅历入手对档案资料进行选择，因而工作人员只需要提供热情和耐心的服务，就可以满足这一类用户的阅读需求，针对一些带有盲目性和潜在性需求的用户，档案管理人员需要通过档案编研工作的优化和优质化服务的共同作用对自身的服务质量进行强化，例如在应对一些具有潜在性需求的用户的过程中，档案管理人员可以通过合理的信息刺激方式，激发出用户的真正需求。为了对城建档案的管理机制进行有效创新，信息化管理技术的应用也可以被看作是对这一问题进行解决的有效方式。在构建信息化管理系统的过程中，相关管理部门可以通过与专业系统供应商进行合作的方式，对档案管理系统的设计程序和管理软件的实用性进行保障[5]。为了顺应信息技术的发展趋势，我们可以把开放性原则和兼容性原则看作是信息化管理系统的建设过程中所要遵循的原则。为了保障信息化管理体系的运转，有关部门也需要加大城建档案管理工作的资金投入力度。进而在对资金需求和资金使用监督机制的科学性进行评估的基础上，对铺张浪费的现象进行避免。

四、结论

从法律手段入手对城建档案管理工作进行强化，是对社会城建档案管理意识进行提升的有效方式。只有在坚持依法管理的原则的基础上，对城建档案管理工作所涉及到的各个环节进行优化，才能让城建档案事业步入全面化的发展轨道之中。

参考文献：

[1]乔雪妮.城建档案管理工作探讨[J].门窗,2012,06:198.

[2]周素兰.浅谈加强城建档案管理的有效措施[J].城市建筑,2012,11:41-42.

[3]杨桂平.新形势下加强城建档案管理的对策与建议[J].兰台世界,2012,S3:34.

[4]黄维青.依法治档加强城建档案管理工作[J].河南科技,2010,02:3-4.

[5]沈时金.依法管理城建档案的若干思考[J].浙江档案,2016,03:59.

作者:潘君 单位:上海市青浦区城建档案管理中心