城建档案管理分析

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摘要：城建档案是在开展城市规划、城市建设工作的过程中所形成的档案资料，它是城市发展、社会发展的产物，能够真实记录并反映城市的社会发展历程及其历史情况，是具有保存价值的文件资料。随着当今城市化建设的快速发展，城建档案管理工作作为推动城市现代化发展进程的重要基础环节，要着重加强城建档案管理力度，提升城建档案管理水平。本文将结合当前城建档案管理工作中存在的部分问题，浅谈相应改善举措。

关键词：城建档案管理；现状问题；改善举措

一、城建档案管理

城市建设作为城市管理的重要组成部分，它是以规划为依据，以建设工程为依托，对于城市人民的生活环境进行改造完善，对于城市系统内的设施进行工程建设。城建档案是在开展城市规划、城市建设工作的过程中所形成的档案资料，城建档案是城市发展、社会发展的产物，它能够真实记录并反映城市及社会发展历程、历史情况，是具有保存及收藏价值的文字、图纸、图像、音频、视频等不同形式的资料。同时，城建档案还是城市建设成果、先进工作经验、先进科学技术等成果的记录。城市建设涉及领域广泛、专业众多，大到城市系统的建设工作、小到个人房屋的法律纠纷事宜，城建档案均能作为重要的建设依据及法律证据。此外，城建档案在掌握城建全貌、记载城市历史文化、打造城市文明建设方面同样发挥着重要作用。因此，城建档案对于国家、单位及个人都是十分重要的，加强城建档案管理也是十分必要的。当前，随着城市现代化建设步伐不断加快，对于城建档案及城建档案管理工作都提出了更高的要求，城建档案工作面临着新的挑战，同时在现今工作中也存在着部分问题有待进一步改善。

二、城建档案管理现状问题及其改善举措

1.城建档案管理人员的整体素质有待进一步提升

城建档案管理工作是为城市建设、城市发展、城市文化等活动提供管理服务的一项工作，因其自身是无法直接创造经济效益的，通常不被单位及工作人员予以重视。受传统管理意识的影响，档案管理部门仅提供档案留存、档案借阅等基本服务内容，档案管理工作者能够确保档案不丢失、不损坏，具备基本职业道德素养及服务能力即可，普遍缺乏较高的竞争意识和求知意识，知识面及专业技能有待进一步提高。目前，随着科学技术的不断发展，“互联网+”的电子化新时代已经到来，电子档案及档案数据库等已得到广泛应用，这便要求档案管理人员必须掌握计算机技术及互联网技术。由于当前从事城建档案管理工作的人员普遍年龄偏大，存在计算机技术及互联网技能较为薄弱的问题，无法满足现代化电子档案管理的工作需要。因此，城建档案管理单位应组织开展计算机、互联网技术及实操技能方面的专业化培训，如电子文档排版、电子文件处理等电子化系统的实际操作培训；图像、音频及视频等多媒体资料处理方法的培训。通过加强档案管理工作者对现代化技术应用的学习，使城建档案管理工作者能够顺应新时代需求，熟练掌握电子化办公技能，为提高城建档案管理工作效率、提升城建档案管理工作质量奠定坚实基础，同时为城建管理单位打造职业德道高尚、业务能力精湛的综合型高素质人才队伍做好人才储备。

2.城建档案管理工作规范性有待进一步增强

在当前的城建档案管理工作中，存在以下三方面档案管理不规范的问题。一是档案收集方面。档案收集来源不均衡，如收集城市地上建设的档案资料远多于城市地下建设的档案资料；建设系统内部的档案资料远多于建设系统外部的档案资料。此外，部分档案在收集时存在记录漏项，甚至是记录空白。档案收集形式较为单一，城建档案的纸版档案资料较多，但特殊载体的档案资料较少，如缺少重要的图像、音频、视频等档案资料，无法满足城建档案的信息化管理需求；档案收集内容存在不准确，部分档案盲目收集的问题，只重视了档案收集数量。由于收集范围过于粗放，导致档案资料存在不准确、不完整的问题，严重影响了城建档案收藏质量。二是档案管理方面。城建档案管理工作的主要内容包含收集、整理、鉴定、保存、开发、利用等环节，但在实际工作中，由于业务能力差异等人为的原因，档案管理工作人员的主观意识影响着档案标准及档案规范方面的实际操作。如各单位在管理制度、执行标准、档案馆建设等方面存在差异，标准不统一及管理不规范等问题均影响着城建档案工作质量，制约了城建档案工作的现代化发展进程。三是档案保管不妥善。存在着部分档案不完整，甚至是档案丢失的情况，造成了整体档案管理工作无法正常开展，档案资料无法得到正常使用的严重问题。针对上述问题，一是应加大各级城市建设部门系统间的合作力度，做好城建档案收集管理工作。在增强跨系统共享、加强部门协调合作方面，相关政府部门应发挥主导作用，积极倡导并督促各级城市建设部门，将城建档案管理工作纳入重要议事之中。同时要求各系统、部门间加强沟通交流及合作力度，通过及时提供各类别的城建文件资料，确保城建档案资料收集范围广泛、覆盖内容全面，确保城建档案数据准确、内容完整，全面提升档案收集及档案管理质量。信息准确、内容全面的城市建设档案能够为城市发展、城市建设提供更多的科学依据，从而使城建档案管理工作更好地服务于城市建设工作之中。二是应建立健全城建档案管理制度，使城建档案管理工作统一化、标准化、规范化。在具体工作中，应对城建档案收集、整理、归档、移交等环节及日常保管、借阅、使用等过程进行统一规范化管理，通过制定相应的规章制度，对城建档案管理工作的全过程进行合理管控，档案管理工作的各环节均能够按照统一的标准执行，使档案管理更加规范化，从而提升城建档案管理质量及管理水平。三是应进一步完善城建档案的保管条件，提升档案保管质量。档案保管是档案管理工作中的重要环节，它是一个相对独立的工作环节，对于保护档案安全、维护档案完整具有重要的作用，同时决定着档案寿命的长短。档案保管工作的质量高低在极大程度上影响着档案管理工作质量，档案保管工作做得好，能够为整体档案管理工作的顺利开展提供坚实的基本保障，反之，则将严重影响整体档案管理工作，造成档案不完整，甚至是档案丢失的严重问题。城建档案保管工作需要较好的物质条件基础，应受到高度重视，加大物质投入力度，在档案库或是档案室的建设方面，要选择具备防潮、防热、防光、防尘、防火、防盗及防有害气体的建筑材料及房屋，确保档案能够得到妥善保管。在档案包装选择方面，要选择能够防止光线、灰尘及有害气体对档案造成危害的包装材料及包装方式，减少机械磨损及化学损害。

3.城建档案管理工作整合力度有待进一步加强

目前，城建档案信息资源系统尚未得到有效整合，如部分城建方案尚未从建设方单位收集到城建档案管理系统之中，纸版档案与电子档案资源彼此相互独立等问题，此类问题导致使用者无法全面检索所需信息资料，或是需要使用不同的检索系统进行档案搜索，造成检索效率低下，在查阅及使用档案时造成了很大的不便。针对上述问题，在城建档案管理工作中应加强信息资源整合力度。一是应建立健全城建档案收集渠道，各城建档案管理机构应积极参与到城建项目建设过程中，对于城建档案资料进行主动收集，丰富档案信息资源，确保档案资料质量。二是不断完善电子化档案系统及数据库，如建立电子化复合档案馆，创建统一界面的检索系统，方便使用者在一个检索系统内就能够搜索到所需信息。同时应不断优化电子档案数据库内容，依托现代化技术对城建档案进行全方位、多层次的信息化管理，增强信息整合、实现资源共享，提升查阅利用率、提高城建档案工作效率。

三、结束语

通过进一步提升城建档案管理人员的整体素质、增强城建档案管理工作规范性、加强城建档案管理工作整合力度等举措，能够有效提升城建档案工作效率及城建档案管理工作水平，为城市发展建设奠定坚实基础。

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作者:徐燕 单位:江苏省扬中市城建档案馆