城建档案提高利用服务水平探究
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摘要：随着信息化时代的到来，城建档案的重要性愈加突显，但在实际工作中档案利用和服务还有所欠缺。因此，需从转变思想观念，加强宣传、服务方式的现代化和多样化等角度加强城建档案的社会化利用，切实提高城建档案服务水平，使城建档案的价值得到充分发挥。
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，包括各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录，涉及国家经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设、教育、科技建设等方方面面。城建档案是其中重要的一方面，是城市建设和发展的真实记录，是城市规划、建设管理不可缺少的科学依据和重要组成部分，为城市规划、建设和管理等方面发挥着无可替代的服务保障作用，是宣传和弘扬城市文明、进步的生动素材。能否实现城建档案的社会利用，是衡量和检验城建档案工作水平及城建档案工作社会地位的标志[1]。随着信息化时代的到来，城建档案的重要性愈加突显，因而有必要通过更加科学的城建档案管理措施，实现管理服务方式的现代化和多样化，突破传统思维，转变思想观念，提升城建档案利用服务水平，服务于城市建设，服务于社会大众，充分发挥城建档案的社会效益和经济效益，实现城建档案的价值。
一、切实转变思想观念，变被动为主动
城建档案的接收、管理和利用工作都是为城市的经济发展服务，服务水平的好坏直接关系档案馆地位的重要性。只有解放思想，转变观念，将服务作为立馆之本，摆到最重要位置，不断拓宽服务领域，创新服务方式，提高服务水平，主动服务，城建档案工作才能做大做强，充满生机活力。
（一）提升档案管理人员综合素质。城建档案工作是一项综合性的服务工作，涉及知识领域广、专业性强，且具有动态性和综合性。档案接收和管理人员需要不断加强自身学习，提高自身的政治素质、思想道德素质、业务素质和文化素质等综合素质，城建档案管理人员要具备甘于平凡、淡薄名利、乐于奉献的高尚品格。综合素质必须德才兼备，只有具备良好的职业道德、社会公德、依法收档意识、精深的专业知识和业务技能，城建档案管理的综合素质才可以得到提升。只有档案管理人员的整体素质不断加强，才能逐步适应和实现档案管理的现代化，才能为新时期的城市建设和发展保驾护航。
（二）加强全心全意为民服务意识。城建档案馆需要接触社会各行各业人员，档案管理人员的言行举止代表了整个档案馆的形象。因此，要牢固树立公正意识、责任意识，注重自身修养，按照为民、务实、清廉、勤奋的要求，以人民为中心，变消极服务为积极服务，努力为档案利用者提供热情、周到、细致的优质服务，对来馆查阅档案的用户，无论是机关、单位、或是公民个人，都要做到耐心热情。本着从用户的角度出发，多给用户提供有用的信息，让用户少走一些弯路。把人民群众对档案馆提出的宝贵意见落到实处，促进城建档案馆档案业务工作实现新的跨越，形成服务中心、崇尚实干、用心做事、善谋善成的良好工作氛围。同时，改变服务程序，变繁琐为简便，简化各种繁琐手续，方便利用者，在服务手段上，从手工操作向规范化、现代化方式转变[2]。
二、加强城建档案社会化宣传
档案工作的目的在于服务社会，为了在新时期做好基础的城建档案社会化服务，必然需要提高人们的认知程度，以社会为主要对象开展城建档案的广泛宣传是档案工作实现服务目的的基础前提之一。当前，城建档案社会化服务已经将宣传工作作为基础的工作内容，对城建档案进行各种宣传是促进城建档案信息广泛传播和利用的一条有效途径。为了提高全社会的档案意识，让更多的人了解城建档案工作，懂得城建档案的重要性，知道如何利用档案信息资源创造社会财富，就要做好城建档案的宣传工作。档案宣传工作可从以下几个方面开展：
（一）建立城建档案信息网站。通过网页和多媒体动画向公众宣传城建档案的法律、法规，档案馆的组织机构和办事程序，馆藏档案目录和数字资源，档案检索工具的种类和使用方法及开展网上办公等。逐步实现数字城建档案馆，向市民提供档案信息，激发用户利用档案的行为。
（二）举办城建档案专题展览。通过开展办展览、陈列馆、出画册、制作专题片等各种方式，介绍城建档案工作情况，使社会了解档案馆的性质、任务和开放城建档案的政策，为社会提供成熟的信息产品，使城建档案更加贴近生活、贴近百姓，宣传城市建设的成就，同时也充分展示了城建声像档案的魅力，促使人们到档案管理部门积极利用档案信息。
（三）通过新闻媒体宣传。宣传方式不仅包括基础的电视宣传，还包括广播和网络媒体宣传，其价值也迅速突显出来。在实际的宣传过程中，除了宣传城建档案的应用价值以外，还要实时宣传城建档案的一些基础知识和应用方式，使人们能够对城建档案形成更加深切的认知，进而为以后的应用提供良好的社会信息基础。
（四）通过微博、微信等公众平台宣传。微博是一种通过关注机制分享简短实时信息的广播式的社交网络平台，是一个基于用户关系信息分享、传播以及获取的平台。档案管理部门可以在微博上进行注册和认证，及时最新的档案信息，提高档案宣传的覆盖面和影响力。此外，可以利用现阶段应用最广泛、时效性最强的微信平台，微信公众平台是一款给个人、企业和组织提供业务服务与用户管理能力的全新服务平台，可以通过网络快速发送免费语音、图片、视频和文字，支持单人、多人群聊的手机通讯工具，同时也可以使用通过共享流媒体内容的资料和基于位置的社交插件“摇一摇”“朋友圈”等服务插件，社会大众可以关注相关单位的公众号等获得大量的信息。因此，档案管理部门可以申请微信公众号，为广大社会大众提供档案服务工作，将档案信息内容在微信上，让社会大众掌握到更多需要的档案信息，从而加强档案宣传效果。
（五）举办培训班。如举办城建档案业务培训班，分期培圳产生城建档案原始材料的各施工单位、建设单位、旧城改建指挥部等档案管理人员。通过培训，提高有关人员对建设档案重要性的认识，加深其对土建工程材料归档原则和要求的理解。
三、以网络为基础加强城建档案的整合管理
在城建档案的编研工作当中，需要尽可能保证整个工作的科学性，以形成更加全面合理的档案资料，同时，所有的城建档案资料都需要建立相关的数据库，并进行数字化存储。这其中最为关键的内容是实时建立科学的档案目录和查询体系，通过这一体系连接不同的区域，并提供较为完整的服务内容。在提供社会化服务的过程中，可以对城建档案进行目录编辑，并允许不同的用户通过各种方式进行信息检索，尽可能提供全面、准确的信息内容，使得用户能够接收到最为全面的档案信息，便于为接下来的工作开展提供明确的信息基础，实现更高的档案社会化服务效益。同时，要加强档案利用情况统计分析，即对某一时期档案利用重点作出判断，区分出哪类档案利用率高、哪类档案利用率低。对利用频率高的档案要及时开发档案信息资源，不断完善各种检索工具，为用户提供查阅捷径。
四、开展主动服务并注重信息反馈
新时期城建档案社会化服务工作的开展，必然需要以用户的主体需求作为基础，而用户的主体需求可以通过信息反馈来完成。因此，城建档案馆需要建设合理的信息反馈体系，便于用户在检索和应用档案信息的过程中，将自己的信息需求反馈出来，使得城建档案社会化服务工作能够以这些信息反馈内容为基础，进行深层次地服务拓展，提高服务的科学性和有效性。对于用户反馈信息，除了传统的意见登记簿、利用效果反馈表、书面问卷调查、电话反馈、来信来函等方式外，还可以通过网络收集用户反馈信息，如在档案网站上调查问题、设置留言板，将利用者信息、利用效果信息、外界环境信息等反馈信息进行汇总统计和定量定性分析，使开发利用工作始终和和经济建设、城市规划、建设、管理等工作的需要相适应，不断满足用户需求，拓宽服务领域、提高服务质量。
五、科技建档，加快城建档案信息化建设
（一）加快电子档案的建设。随着社会经济和信息化技术的不断发展，传统纸质档案材料的不断增加，档案资料的查询变得很不方便，纸质档案检索的效率降低。需要积极推进电子档案建设，加快库存档案数字化和电子档案接收，实现档案工作各个环节的计算机化是实现档案工作信息化、现代化的途径，这也将是今后城建档案发展的趋势，从而实现档案查询利用和服务方式的现代化进程。
（二）建立网上查阅系统。当今社会是信息化程度较高的社会，利用计算机及网络实现城建档案信息资源网上查询与提供利用服务，利用机械化、自动化、网络化因素，加快档案传递速度，通过网络加密、身份认证登陆及核对相关证件扫描件等方式，提供网上基本信息查阅，减少用户重复提供材料以及来回跑的麻烦。从而节省了人工查询时间，提高了工作效率，使城建档案信息资源在城市建设和管理中得到及时有效的发挥[3]。总之，城建档案馆是城建档案事业的主体，是促进档案事业发展的践行者。提升城建档案馆的社会服务功能，以更有效的方式和更有力的手段服务于社会，体现自身的存在价值是时代赋予我们每一位档案工作者的神圣使命。新形势下，城建档案工作者只有不断提升自身政治素质和业务素质，在实践中从传统习惯与路径依赖的惯性思维中解放出来，增强服务意识，充分利用现代化技术手段，准确把握利用者需求，不断创新方式方法，不断提高服务水平，才能使城建档案更有效地服务于经济社会，服务于城市规划建设和管理，服务于人民群众。
参考文献：
[1]黄新星.切实转变思想观念提升城建档案利用服务水平[J].城建档案，2013(12)：28-29.
[2]黄姗来.提升城建档案馆的社会服务功能[J].城建档案，2010(7)：43-44.
[3]提升城建档案管理水平服务城市建设[J].档案人语，2013(7)：55-56.
作者:邓慧 濮寒梅 单位:成都市城市建设档案馆
