信息化时代下城建档案定位转型探析

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摘要：网络时代的到来，正在改变城建档案的工作方式，给城建档案行业带来了定位转型的试题。本文浅述了城建档案行业和从业人员的现状，分析了网络信息化给城建档案带来的变化和存在的问题，展望了城建档案在信息化时代背景下的未来趋势，提出了城建档案的定位转型。

关键词：信息化；城建档案行业；定位；转型

当信息化已经发展成为新兴社会生产力的今天，网络时代的到来，正在影响城建档案行业的工作方式：纯人工资料审核加入电脑、管理软件的操作，纸质档案接收加入数字化档案的转换和保管，电视、广播、报纸的宣传方式转变为网站、微信、公众号的宣传推送，声像档案快速成为城建档案的接收新内容。随着信息化技术的快速发展，信息化浪潮也在不断冲击着城建档案行业：双套制归档模式、电子文件海量产生、信息传播多样化、存储介质快速扩容等新生事物让城建档案行业开始思索发展的路径。江苏省住建厅在2016年12月正式取消“工程档案编审费”，使得江苏省城建档案行业正式由行政收费事业单位转向免费提供服务的公益性事业单位。在“十三五”的收官时期，城建档案行业正在进行着一场改革，这是给城建档案行业带来定位转型的试题，更是对城建档案管理人员提出角色转换的考题。

一、城建档案行业现状

城建档案行业自20世纪80年代成立管理机构以来，就成为了档案行业中一个重要的专业档案管理机构。与综合档案馆不同之处在于，城建档案馆与建筑业息息相关。在城建档案的接收和利用方面，由于各地建筑业发展的水平不一，主要呈现两种管理模式：一是重管理、轻利用的模式。这种管理模式主要出现在县一级的城建档案馆，或房地产开发起步较晚的城市、档案利用观念落后、档案利用率比较低的城建档案馆。这一类型的城建档案馆大部分的工作量都来自于城建档案的形成、收集、整理等前期审核工作，而前期审核工作往往与行政执法检查相结合，牵扯了大量的人力和时间成本。在馆藏方面，由于利用率不高，利用形式和内容单一（馆藏利用多为查档利用形式，由于工作人员专业技能的限制，查档就是单纯的查档，不提供解释和说明），缺乏对馆藏档案的开发利用，往往发展成为馆藏就是保管。二是管理与利用并重的模式。在建筑业和房地产业比较发达的地区，档案的开发利用已经比较成熟。城建档案馆在加大前期监管和审核工作力度的同时，必须有同样多的人力投入到查档利用上。但这种利用方式与第一种模式是一样的，仅仅提供查档服务，并没有提供对馆藏资料的释疑，对于馆藏资料也同样没有进一步开发利用。只是在工作量的分配上，属于“管理与利用并重”的管理模式。从本质上，这两种管理模式，都是侧重于前期工程资料的管理、审核、接收，而对于馆藏资料的开发利用，都是流于查档形式，不求甚解。这固然有人的专业技能的限制，却也是大量的工作注意力投入到前期管理中所造成的必然现象。

二、城建档案管理人员角色现状

城建档案是建筑业的重要组成部分，城建档案贯穿了建设工程的全过程，所以，在工程建设过程中，城建档案管理人员必须要行使行政执法权，对城建档案的形成进行监管，以确保城建档案归档的完整和真实。城建档案馆藏内容主要为专业性很强的建筑图纸等内容，由于大多数城建档案管理人员并不具备识图读图的专业技能，在馆藏利用上，主要是查档的利用方式，并不对馆藏内容进行更深一步的编研、科研，更谈不上深层次、多方位的开发利用。这都使得城建档案管理人员在工作中扮演的多为“管理者+保管员”的角色，长此以往，城建档案部门留给公众的印象就是不需要专业技能的“保管员”。

三、网络信息化给城建档案行业带来的冲击

随着网络的快速发展，信息化已经改变了人们的生活方式和工作方式，而在未来，必然会冲击行业的就业行为。面对这样快速发展的信息化浪潮，城建档案行业也正在进行着一场变革。

（一）信息化背景下城建档案工作内容的变化。1.档案管理软件的应用。为使城建档案工作更为规范、有序、简便操作，由镇江市城建档案馆与南京大学合作开发的城建档案管理软件已经正式投入使用，目前，在江苏省已经有超过半数的城建档案馆使用该软件进行档案前期审核工作和馆藏统计工作的管理。档案管理软件的应用，已经在一定程度上简化了前期审核人员和后期统计人员的工作量，已经使城建档案管理工作步入信息化。2.工程管理软件的应用。由江苏省质监部门和多部门合作，在全省推行的工程管理软件，已经在建筑业广泛应用。建设工程的相关资料管理人员都在使用该软件进行相关工程资料的制作。3.声像档案的产生。信息化的快速发展，催生了城建档案一个新门类—声像档案。这是城建行业全新的档案形式，由最初的摄像机、照相机等载体，进化到数码相机、手机等载体，存储介质也由录像带，进化到存储卡。操作方式日趋简便，存储容量日趋扩大，声像档案的采集也越来越容易。4.数字化档案的快速推进。数字化档案是对馆藏资料通过技术手段实现数字化，对馆藏资料的快捷利用、异地备份等都起到了非常重要的作用，也是馆藏资料的电子存储方式的创新，为网络传播和开发利用奠定了基础。5.双套制归档模式的产生。由于电子文件的海量产生，使得档案行业面临着全新的挑战，也衍生出双套制归档模式，这也是被信息化浪潮冲击的最显著的表现。

（二）城建档案信息化存在的问题。1.档案管理软件应用的问题。虽然城建档案管理软件一定程度上带来了工作行为的简便、规范，但由于各地城建档案馆职能、工作流程不一，在使用过程中，不同程度存在软件版本不统一、机构内容职能不能自由删减、缺少声像档案审核内容、证件打印调整不便等问题，给软件的广泛推广带来了一定的阻碍。2.工程管理软件存在的问题。虽然工程管理软件是纯商业模式，但在使用中，也存在着内容更新不及时、验收表格缺失、界面混乱、内容可随意更改等软件使用问题。在使用人员上，也存在着建设工程从业人员不规范操作、故意造假等问题。3.声像档案工作存在的问题。声像档案因其特有的时效性而具有与纸质档案不同的收集方式，但在声像档案的收集过程中，由于各种原因，仍然存在采集方式不统一、采集内容不规范、元数据可更改等问题带来的声像档案造假。4.数字化档案工作中存在的问题。纸质档案数字化有利于档案的快速利用和后期编研，但数字化工作量庞大，不可能由档案馆自行完成，多为外包方式完成。在纸质档案数字化工作中，存在重复扫描、数据保密不够、扫描不清晰等问题。而数字化扫描，仅仅是把馆藏资料扫描成JPG、PSD等文件格式，对于后期的文档再利用也存在极大的不便。5.双套制归档模式推进中的问题。双套制是目前适应网络信息化的档案保存方式，但在推进过程中，不可避免地会遇到收集、鉴定、保管、利用等技术性的问题，也必然会遇到人的观念更新的问题。6.城建档案管理人员专业技术知识有限。城建档案行业因其特殊的行业属性，城建档案管理人员的专业偏杂，工程专业类城建档案管理人员多安排在审核管理岗位，馆藏管理多为计算机等专业的城建档案管理人员。而对于图纸等工程资料，非专业人员了解能力有限，这就造成在后期的馆藏开发利用上，各城建档案馆几乎都是空白地带。7.软硬件更新换代的速度不断加快。档案馆馆藏数字化的加速推进、档案管理软件的广泛应用、声像档案的不断成熟，城建档案馆的硬件设施随着信息化的发展也在不断更新。但由于软硬件更新速度的不断加快，造成电脑系统、软件、服务器、存储器、声像设备等软硬件必须不断更新，这给城建档案馆的财力造成了极大的压力，也给数字档案馆的建设带来了新的问题。

四、城建档案行业的未来发展趋势

随着人工智能技术的不断开发应用，智能时代已经悄然到来。在不远的将来，不仅是档案行业，整个人类的工作、生活、行为、观念都将经受冲击。城建档案的管理内容、工作方式、开发利用中的部分工作内容必然要被智能化所取代，而城建档案行业的定位、城建档案管理人员的角色，也必然会发生大的变化。所以，城建档案行业及从业人员，必须要有紧迫感和危机意识。

（一）行业规范标准日趋细化。社会不断向前发展，必然会带来行业标准的规范和细化，在信息化、智能化的助力下，城建档案的收集、管理、接收、利用的方式、内容必然会细化到建设工程的每一个节点，细化到每一份资料，细化到每一个行为。

（二）审核接收实现以智能化为主。当最基层的城建档案归档内容和行为被完全细化，今天以人工为主的档案收集、整理、接收的归档方式，必然会被以智能化为主的新“档案行为”所取代，智能化是未来城建档案审核接收的主要方式，大量的前期专业技术人员可以被解放出来，转向后期的开发利用。

（三）城建档案实现电子档案归档。随着信息化的快速发展，电子文件的鉴定、保管等技术问题必然会被攻克，电子文件归档必然给城建档案行业带来审核、监管、接收、利用的一场革命。

（四）馆藏资料数字化水平提升。信息化带来的技术变革不断刷新人们的认知，未来的馆藏数字化绝不仅仅停留在原件复制的程度上，必然会深化到后期编研开发利用上，在保持原件原貌的基础上，可开发利用的资料（如图纸），数字化程度必然会纵向加深，在编研方面的技术应用必然会更为广泛。

（五）开发利用实现信息化、智能化。当电子档案被完整接收、前期审核的专业技术人员转向后期开发利用、馆藏资料数字化程度加深，馆藏资料的开发利用方式会实现信息化、智能化，BIM（建筑信息模型化）技术的成熟，多维城市的建模，城建档案的开发利用方式、内容，必然在信息化、智能化的发展中，进入一个全新领域。

（六）库房管理实现智能管理。所有的馆藏都需要在安全的库房管理中进行保管，物联网技术的广泛应用，未来的库房管理必然会转向智能管理，库房管理也不需占用太多的人力和时间，这就要求库房管理人员也必须进行重新的自我认知，“保管员”必然会被时代所淘汰。

（七）城建档案管理人员向高科技专业人才发展。当信息化、智能化全面冲击城建档案行业，改变城建档案的工作方式、内容，要求扩大开发利用的形式、创新馆藏应用领域的时候，城建档案管理人员必须向高科技、高水平专业型人才发展和转型，才不会被行业所淘汰、被时代所摒弃。

五、城建档案的定位转型

信息化、智能化带给城建档案行业的绝不是灾难，而是发展、创新和机遇，它带给了城建档案行业全面提升改造的契机，更带给了城建档案管理人员服务、科研理念的更新。通过前文对现状、影响、问题、趋势的探讨，不难看出，城建档案行业的定位转型，必须是软硬件并重，硬件是工作的方式、内容，软件就是人和理念。

（一）城建档案工作方式的转变。1.在城建档案的收集、管理、审核、接收、库房的工作环节中：由“人工为主，信息化为辅”向“信息化+智能化为主，人工为辅”的工作模式发展。如图1所示。2.在城建档案的馆藏开发利用环节中：由“人工与信息化投入较少”向“大量人工+信息化+智能化”的开发利用模式发展。如图2所示。

（二）城建档案工作量分配的转变。由“侧重前期收集、管理、审核、接收”向“着重馆藏资源开发利用”的方向分配工作量发展。如图3所示。

（三）城建档案管理人员的角色转变。由“管理员+保管员”向“管理者+服务者+科研者”的角色转变。如图4所示。在信息化的冲击下，城建档案行业不能再固步自封，要开放思想、创新行为，就要从观念、行动上进行转变。在信息化和智能化广泛应用和快速发展背景下，快速转变思维、改变态度，跟上时代的脚步，做时代的弄潮儿，抓住信息化、智能化的发展机遇，实现城建档案事业突破自我、超越自我的大发展。

作者:陈实 单位:泗阳县城建档案馆