医疗集团电子档案管理和利用浅谈
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摘要：电子文件归档之后形成了电子档案。对于医疗集团而言，电子档案主要包含了患者档案、人事档案、设备档案、医疗档案以及其它类档案。对这些档案管理需要秉持文件与档案一体化的管理模式，及时收集电子文件并及时归档，利于医疗集团电子档案的动态化更新，让各类档案为医疗集团健康运营提供支持。另外，需要注意档案的安全管理，避免信息泄露。
关键词：医疗集团;电子档案;档案管理;档案利用
在疾病多样化、患者复杂化、设备系统化的今天，医疗集团必须依赖电子档案的科学管理为医疗集团的医疗管理、人事管理、设备管理、患者具体护理救治提供参考，保证各领域的决策精准化。这其中管理是为利用服务，在利用过程中实现管理，保证管理水平不断提升，最终塑造一个良性的电子档案管理体系，文件与档案一体化管理也随之成为了常态。
一、医疗集团电子档案的形成
信息化时代，医疗集团实现了信息化管理，从患者挂号、问诊、取药、住院、出院这些过程中都会有各类文件、数据出现；设备更新过程中，设备型号、功能、作用以及设备线路图以及设备维修记录等都需要以视频、图片、文字、图表等形式体现；人事管理过程中新人录用、绩效考评、奖惩记录等都会以表格形式存在；医疗集团开展的学术研究、病例研究等有关资料也会不断产生，而档案管理部门需要动态地收集这些资料、数据、图表，然后将它们一一归纳整理，最后归档形成了电子档案。医疗集团电子档案囊括了其运行过程中方方面面的信息，对集团全方位的管理和运行都有非常重要的参考和指导作用。
二、医疗集团电子档案一体化管理
因疾病多样化、患者复杂化、设备系统化、人员流动化等特性，医疗集团电子档案管理需要不断地产生收集、调整、调档、归档等行为。为了确保医疗集团运营有序化，有必要保证档案完整性，在这样的要求下便诞生了文件与档案一体化管理模式。该种模式主要是通过信息技术建立统一的档案信息化管理平台，其可以直接对接挂号、问诊、住院、患者护理、缴费、出院、学术交流等环节，将其中产生的所有电子数据、电子文件收集起来，在管理人员分析之后，按照数据、文件的来源、属性等归档于对应的档案科目之下。这其中平台功能设计、管理制度、操作流程等决定了电子档案的管理水平。文件与档案一体化管理模式具有以下主要特点：一是互动性。即档案管理者积极地和各部门互动，能够精准地将各科室以及职能部门的关键数据、信息、文件提取出来。在这样的互动过程中，各院区、科室、职能部门在档案管理者指导下了解各类文件的管理办法，提升它们的利用效率。而对于档案管理者而言，减少了电子文件筛选难度。正是通过这种良性互动，让医疗集团档案管理工作不断提升水平，形成了档案和运营二者间紧密联系。二是系统性。系统性包括了横向档案间关联，也体现了同一领域档案历时性。在之前的档案管理当中，很难保证系统性，因为这要耗费很大的人力去分析档案间关系，以及不同时间点出现同类档案的区别。采用文件与档案一体化管理之后，医疗集团档案管理告别了过去人工收集、整理、归档模式之下的数据不系统、材料有缺失、文件不完整的弊端，保证了现有档案数据、信息、文件对任何一个工作的全过程覆盖。三是风险性。所谓风险性指的是文件与档案一体化管理，将医疗集团所有关键信息都集中到了系统之内，若是内部有人窃取这些档案或者黑客攻破系统篡改信息，都会给集团造成重大损失。另外，就是录入过程因为精力不集中，会致使档案归档不正确，会出现相似数据混淆现象，对医疗技术研究、患者治疗方案等形成不良影响，甚至于会造成严重的医患纠纷。
三、医疗集团电子档案的利用
通过前文分析我们知道医疗集团电子档案主要为人事管理、医疗管理、设备管理、患者管理等方面提供数据支持和技术参考。
（一）人事档案利用。人事档案管理无外乎涉及到了职称评定、转正、奖惩、公积金和保险等领域。做好这方面工作对于医疗集团人力资源优化和发展具有积极意义。同时因为医护队伍流动性大的原因，必须要实现动态的档案管理模式，故而文件与档案一体化管理便拥有了发挥空间。第一，职称评定。在医疗集团当中主要是通过论文数量、论文质量、发刊种类、日常工作表现来对医护人员进行职称评定，然后会同其有关的档案资料提交到医疗卫生行政管理部门，之后职称评定委员会根据具体情况来进行评定。这其中为了保证档案的完整性、系统性、有效性，必须保证对医护等人员进行动态信息收集，将核心电子文件归档转化为档案的组成。第二，转正。医学专业大学生或者新聘任的医生等都需要经过一定的试用期以后才能转正。而转正也需要评价，评价的参考便是个人表现、技术水平、患者反馈等，而这些都会在文件与档案一体化管理模式下进入个人档案。第三，奖惩。医疗集团为奖优罚劣会推出激励政策，落实政策时需要充分考量每一位主体的具体业绩、能力、患者评价、思想道德水准等，同样这些也都会在科学系统的档案管理当中汇总到个人档案里。第四，公积金、保险。主要是对应工龄、工资，而二者同样存在于个人档案之内。公积金、保险涉及到了个人利益，其对于医生、护士而言属于非常重要的福利项目，故此十分受关注。这就需要人事档案管理者必须认真负责，要反复确认，避免个人信息的偏误。通过文件与档案一体化管理，档案管理部门可以和任何一位成员紧密沟通，做到信息对称，避免公积金和保险不符合实际情况而出现重大失误。
（二）医疗档案利用。其中主要包括了技术档案、学术档案、健康档案及医疗卫生行政部门下发的文件等。在这些档案的利用上要持严谨态度，即时动态更新有关内容，保证内容系统性、完整性、精确性。尤其是学术和技术这两类档案利用必须要有保密措施，出档时必须执行严格的审批制度，需要使用者所在部门领导、档案管理负责人、档案借用者本人一同签字方可获得档案，并要求档案要在限定地点使用，即档案室之内，不得带出档案室，不得拍照、录像。健康档案则是全民性的档案管理，利用范围主要用于慢性病发展趋势研究等。从全民健康角度来看必须保证此类档案采集时信息精准，这样才不会在后续使用中造成负面影响。医疗卫生行政部门下达的文件内容主要是政策法规、业务培训、技术培训、医院建设等方面，要求档案管理部门在此类档案管理上要具有系统性，要及时更新，并进行详细说明，保证其对医疗集团运营发挥出良好的指导作用。
（三）设备档案利用。医疗集团各成员医院、研究中心等单位都需要不同设备，设备也有新老设备、功能不同的设备，这些设备也都有不同的运行机理，故此在管理上十分复杂。为了保证设备健康运转，必须保证设备对应的说明书、保修卡、电路图等完整无缺。当设备出现问题之后，能够及时提供给维修人员或者售后人员，尽快修复设备，减小因为设备停运带来的损失。另外，维修人员或者售后人员完成维修之后，需要将维修记录提供给档案管理人员及时归档，为后续的故障诊断提供参考。而对于财务部门而言，在资源整合、折旧管理上，也需要参考这些设备档案资料对其进行科学折价，尽量降低医疗集团的损失。
（四）患者档案利用。医疗集团在技术研究领域需要文件与档案一体化管理模式提供支撑。技术研究需要广泛的病例档案包括患者基本信息（家庭住址、性别、年龄、病种）以及特别信息（各类检查数据、照影），在系统研究过程里还需要动态采集患者信息，甚至于需要对出院患者进行长期跟踪。这其中便涉及到了患者档案的动态管理。此类档案利用必须认真谨慎，要求档案管理者具有基本的医疗知识，这样才能对患者有关的数据进行区分、归纳，而不至于发生混淆。同时，要求档案管理部门和学术研究部门建立动态沟通机制，后者能够随时随地获得有关资料，保证学术研究的平稳推进。例如，在肺炎疫情影响下，医疗集团各成员医院必须对患者档案进行严格管理，第一步就是从病毒检测做起，将有关资料录入到管理系统内，并能够保证该系统对接医院传染病防控中心乃至于医疗卫生行政管理部门，形成全面的信息联动。这也属于患者档案利用范围。从这里可以看到若是医疗集团各成员医院不能实现文件与档案一体化管理，仍然以传统档案管理模式来应对患者管理，就无法做到信息的精准对接和共享，会造成传染病预防工作当中的信息孤岛，这会给医院运营乃至于社会管理造成极大的负面影响。
（五）知识产权档案利用。医院存在自己独特的知识产权，例如某一方面权威的学术研究资料，医院专家集体出版的书籍等。在知识产权档案管理上首先要积极备案，其次是保密，次之是利用。在具体利用上需要将这些档案资料提供给医疗集团技术演技部门、权威专家组等，作为他们业务上的支持力量。
四、总结
医疗集团有几十家成员医院，多个业务领域，所以在档案管理和利用方面必须积极地实现文件与档案一体化管理模式，让档案管理和业务开展同时进行，做到电子文件动态采集、分析、整合、存档，保证医疗档案、患者档案、人力资源档案、设备档案等等有条不紊，为医疗集团的平稳运行助力。鉴于一些档案的重要性需要进行必要的严格管理，对出档、借档、调档、归档形成系统的管理制度。在利用上要秉持动态收录、动态提供的原则，保证医疗集团患者管理、医疗管理得以健康开展。
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作者:康云凤 单位:青岛大学附属医院
