做好城建档案业务指导工作探析

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摘要：通过做好城建档案业务指导工作，不仅有利于促进城建档案归档质量的提高，同时也能够进一步促进城建档案管理水平的提升，为城建工作的开展提供重要的依据。

关键词：城建档案；业务指导工作；跟踪服务；指导方式

在城建档案工作开展过程中，城建档案业务指导工作是其核心和基础，在城建档案工作中发挥着极为重要的作用。做好城建档案业务指导工作，不仅有利于促进城建档案归档质量的提高，同时也能够进一步促进城建档案管理水平的提升，为城建工作的开展提供重要的依据。

一、新时期城建档案业务指导工作开展的优势

在城建档案业务指导工作实施过程中，相关的法律法规、技术标准和业务规范不断完善，这也为城建档案法治建设起到了积极的推动作用。特别是关于城建档案相关法律法规的颁布，为城建档案业务指导工作的开展提供了重要的法律保障。城建档案具有较强的政治性和服务性特点，在当前城市档案业务指导工作中，档案管理人员政治责任感增强，具有较强的服务意识，能够全身心地投入到工作中来，从而更好地服务于城市的规划建设，这也为城建档案业务指导工作的有序开展提供了重要的人员保障。另外，当前城建档案部门越来越重视宣传，并在实际工作开展过程中，以方便用户和服务基层作为工作的出发点和立足点，通过深入施工现场，针对城建档案规范管理提供科学有效的业务指导，进一步增强了城建档案的影响力，为城建档案业务指导工作的开展营造了良好的环境氛围。

二、城建档案业务指导工作面临的机遇及挑战

大数据时代环境下，其对城建档案业务指导工作带来了较大的挑战。传统的业务指导模式已无法满足社会发展需要，城建档案业务指导工作加快了向协作、开放和共享等方向的发展。特别是当前城市地下空间开发力度的加大，这也对城建档案业务指导工作带来了全新的机遇。在当前城市化建设过程中，地下空间的开发，使城建档案业务指导工作内容得以增加，针对于地下管线的普查及地下综合管廊的建设情况作为新增的城建档案业务指导工作内容，不仅能够有效地促进城市建设工作的有序开展，而且对城市地下空间的建设也能够起到有效的示范、规范和引导作用，实现城市空间的合理利用。

三、做好城建档案业务指导工作的措施

（一）积极转变服务理念。积极创新服务方式，从传统的被动服务和阶段性服务转变为主动服务和全程的指导服务，加快提升城建档案业务指导工作的质量。同时还应为用户提供上门指导、电话咨询、网上服务等多元化的服务方式，实现对工程无缝对接，从而使城建档案能够更好地服务于城市规划建设。

（二）针对工程实施划片管理。城建档案业务指导人员在实际工作中，需要重视日常信息的收集，并及时了解与城市建设相关的项目和民生大事，对重点工程项目和在建工程的信息进行掌握，与建设主管部门保持有效的联系，从而为业务指导工作的有序开展打下良好的基础。由于城市建设涉及的范围十分广泛，而且建设地点过于分散，这就需要在工程建设过程中宜划片管理，并严格按照具体的标准要求，确保业务指导工作的质量，以此来保证竣工档案进馆率和质量。为了能够进一步确保业务指导工作的落实，还需要实施定责、定岗和定人制度，确保工程建设到哪城建档案业务指导工作就延伸到哪，确保城建档案的质量。

（三）提前介入和全程跟踪。城建档案业务指导工作应贯穿城建工程从工程立项至工程竣工的全过程，因此城建档案业务指导工作应提前介入，帮助建设单位对城建档案工作流程和规范要求进行了解，并在工程建设过程中及时对档案信息进行收集，并在竣工后做好档案信息的整理和移交工作。

（四）开展灵活多样的指导方式。一是开展多种形式的档案宣传活动，使各参建单位认识到城建档案的重要性，并在城建档案管理部门业务指导下，促使广大工程档案从业人员能够做好工程档案管理工作，促进业务指导工作的有序开展。二是定期举办培训班，使新开工的建设单位、施工单位和监理单位的工作人员能够对城建档案工作各个环节的要求和规范有一个正确的了解，使档案资料管理人员能够积极做好档案收集工作，确保档案信息的完整收集。三是做好工程档案前期、中期和后期的业务指导工作。在前期指导工作中，宜针对归档范围内的档案，在工程开工前与建设单位签订工程竣工档案移交责任书，并对建设单位需要收集的档案材料内容和相关事项详细告知。对于施工过程中的档案业务指导工作，宜利用工程资料在线收集和跟踪管理系统及时跟进工程项目，并深入工地，针对施工过程中形成的各种技术文件材料提出具体的整改意见，确保技术文件资料的准确性和齐全性。后期业务指导工作主要是针对工程档案预验收时进行的业务指导，针对档案材料的完整性、系统性进行检查，检查组卷的规范性和案卷质量，确保与归档要求相符。

（五）在建工程文件的实时业务指导。在城建档案业务指导工作开展过程中，业务指导人员可以借助于工程资料在线收集和跟踪管理系统，严格按照具体的标准规范要求，随时收集在建工程形成的文件，并对建设工程档案形成单位进行监督指导，确保其能够对工程资料文件进行有效整理。通过针对工程资料文件的前端和全程管控，可以实现城建信息资源的全面收集。通过开展建设工程电子文件在线接收业务指导工作，可以使在建工程文件管理与工程进度保持同步，稳步推进电子文件的接收、归档和管理工作，确保电子档案的安全和开发利用。

[参考文献]

[1]熊飞.新常态下做好城建档案业务指导工作的几点思考[J].城建档案,2017(09).

[2]孙江洵.新常态背景下城建档案宣传工作的创新路径[J].现代商贸工业,2017(21).

作者:胡凤燕 单位:大庆市自然资源局市自然资源事业发展服务中心（城乡建设档案馆）