城建档案对业务指导人员素质探讨

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摘要：城建档案业务指导工作的专业性、技术性较强，对档案业务指导人员的基本素质和专业素质要求较高。本文主要从实际工作角度出发，阐述了与城市建设相关各专业的档案对外业务指导人员要具备的专业素质和操作技能，提出建议，并解决问题。

关键词：城建档案；对外业务指导；人员素质

随着城市建设的高速发展，城建系统各单位向城建档案馆移交的档案数量越来越多，城建档案对外业务指导的工作量越来越大。本文所指的档案业务指导工作是指除接收竣工类档案外其他城建各专业档案所需的业务指导工作。包括勘察设计类企业资质、招投标备案、施工图审批备案、地理国情普查类档案、标准档案、地名档案、地图审批、雕塑档案等涉及城建各专业所形成的档案，其涉及部门多、专业多、内容丰富、专业性强、载体多种多样。根据《北京市城市建设档案管理办法》规定，城建档案馆应接收城建各专业单位形成的档案。《中华人民共和国档案法》规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案。”为了保证这些反映城市建设的珍贵档案长期保存，有效利用，北京市城建档案馆根据各城建单位提出的需求，制定了《城建各专业档案整编要求及做法》，业务指导人员据此上门指导城建档案整编工作并接收档案。

一、城建档案专业对外业务指导人员的现状和职责任务

目前，城建档案专业对外业务指导人员面临着城建专业知识不精、不懂，指导接收工作缺乏计划性，导致在业务指导过程中遇到新专业、突发情况时，不能做到及时解决。大多数城建档案对外业务指导人员只知道建设工程竣工档案归档方面的制度、要求，面对城市规划、勘察、设计、雕塑、地名、地理国情普查等专业档案的规范指导，就会显得力不从心。在各类档案的业务指导过程中，如果业务指导人员自身素质低下，业务能力不过硬，就不能达到科学的指导要求。因此，在新时期城建专业种类不断增多、业务量成倍增加的情况下，对档案业务指导人员总体素质要求更高，既要具备过硬的城建档案业务素质，又要有较强的灵活运用能力。城建档案对外业务指导人员的职责任务主要包括三个方面：一是对形成档案的整编和著录进行业务指导，具体工作包括档案的分类、编排、整理、信息著录、打印、装订、装盒等；二是对档案资料进行审核，审核无误后和移交单位交接、运输、进馆上架；三是对进馆档案实体进行冷冻杀菌，并将档案著录数据审核无误后以U盘形式接收，移交城建档案馆信息室导入城建档案管理系统，提供利用。每道工序环环相扣，需要业务指导人员制定合理计划，统筹接收。

二、城建档案对外业务指导人员应具备的素质

（一）基本素质

1.高度的责任感和自觉的能动性

城建档案对外业务指导人员要具有高度的责任感和自觉的能动性，必须明白接收城建档案工作的重要性。随着城市建设的快速发展，城建档案越来越重要，城建档案的形式和种类不断变化，数量也越来越多，对外业务指导工作是重点和源头。要想发挥城建档案对城市建设的贡献，就要做好新时期城建档案对外业务指导工作，业务指导人员不仅要热爱本职工作，不计较个人得失，兢兢业业、踏踏实实地干工作，还要擅于学习和总结，要熟知各种相关法律法规、规章规定、业务流程，不懂就问，努力钻研业务，将城建档案对外业务指导工作做得专业、细致、符合规范。

2.良好的职业道德和无私的奉献精神

城建档案专业对外业务指导人员从事的是一项复杂琐碎的工作，是将各建设单位移交的五花八门的凌乱文件材料转换成专业城建档案，并供人清晰查阅，从中获得有价值的信息。同时，城建档案对外业务指导工作又是城建档案馆一切业务活动中最基础的工作。档案业务指导工作做得好，案卷分类清晰，编目详细，名称无误，保管妥善，查用方便，均依赖于业务指导人员的责任心和职业道德。因此，业务指导人员应具有良好的职业道德修养，热爱本职工作、忠于职守、不辞劳苦、乐于奉献是业务指导人员必备的职业素质。

3.过硬的身体素质和勤跑腿的认真态度

城建档案专业对外业务指导人员需要经常深入一线开展工作，只有具备过硬的身体素质，才能适应这一工作。移交单位不会带着大量文件材料到城建档案馆咨询移交，城建档案馆会指派业务指导人员上门开展指导工作。一个业务指导人员会负责一个移交单位的几个处室或者多个移交单位同时期要移交档案的工作，需要频繁往返于档案馆与各移交单位之间，进行档案整编指导、解答问题、著录审核等工作。这就要求业务指导人员平时更加注重锻炼身体，深入挖掘自身的体能潜能，勤跑腿、勤沟通、勤检查，认真对待每类档案的接收工作。业务指导人员还要有效应对业务指导工作中出现的突发事件，比如著录中数据丢失、档号漏编等问题，需要立即给予解答和解决，确保后续工作顺利开展。

（二）专业素质

1.全面掌握档案法律法规、标准规范与工作制度

具体说就是要熟练掌握新修订的《中华人民共和国档案法》，以及档案接收和利用方面的法律法规、标准规范，还要掌握城建档案馆出台的一系列规章制度，如“资质审批档案接收管理办法”“档案整编要求及做法”“对外接收档案业务流程”“整编的规章制度”等，逐步形成一整套完善而行之有效的工作程序和规章制度，从而使档案业务指导工作更加规范化。业务指导人员要熟悉这些工作程序和管理制度，并在日常工作中自觉遵守。例如，档案从最初全套整编、计算机著录到打印装订装盒，每道工序都有相关标准。即使最后档案的打捆、运输、排序上架，工作看似平常，但都具有很强的技术性，要求业务指导人员在工作实践中熟练掌握各种技能，不能有丝毫的疏忽，并且严把审核关。随着接收经验的积累，业务指导人员还需不断完善和修订各种规章规定，以适应当前工作的要求。

2.丰富的城建专业知识与熟练的档案整编操作技能

基于城建档案工作的特殊性，对外业务指导人员应积极学习城市建设、城市规划设计、施工图设计、勘察设计等方面的专业知识，掌握与接收类别有关的各类城建专业知识及了解相关档案状况。比如城市勘察设计类的资质审批，招投标备案档案的审批流程、审批项目、审批部门、文件内容、形成周期、载体形式以及后续档案利用手续、借阅情况等；再比如，要接收北京市地理国情普查类档案，要了解所涉及各部门情况、文件和图纸形成情况、文件大致种类、形成时间等诸多问题。每类档案都很专业，专业知识掌握越多越深入，工作效率越高，接收档案的质量也越高。业务指导人员可利用业余时间学习相关专业知识，咨询和翻看档案实体，尽快制定出整编方案。档案整编的难度在于档案案卷的起名和排序上，业务指导人员需根据每类档案专业内容特点，制定整编标准。前期填写工作要做细致，项目名称、案卷名称的填写都要体现出本专业档案的内容及特点，并要得到档案移交单位专业人员的认可。熟练的档案整编技能应是业务指导人员所具备的、长期在档案馆工作中积累的技能，给档号、分卷、编页号、裁图、叠图、装订、信息著录、组卷、装盒一系列操作技能是业务指导人员必备的专业素质。

3.熟悉信息化采集管理与较强的合作沟通技能

实现电子档案的接收和城建档案馆档案信息化、现代化管理，是新时期档案工作者的基本目标，也是对外业务指导人员工作面临的新挑战。随着“简政放权”“放管服”一系列新政的出台，精简申报材料、缩短审批时间、项目无纸化申报的情况陆续出现。业务指导人员需快速做出反应，根据移交单位档案载体的变更，提出相应解决办法。为此，城建档案馆开发了电子档案接收的系统软件，业务指导人员在尽快掌握接收电子档案的技能后，才能做好指导整编人员实际操作的工作。由于档案整编工作是移交单位交于外包公司完成，其中的矛盾和纠纷不可避免。例如，在合同签订、整编进度、资料缺失后补、整编费用支付上，都存在各种分歧误解。而每个环节的失误都会影响后续档案的接收工作，业务指导人员需做好移交单位和档案整编公司的协调工作，发现问题要耐心沟通、解释，以自身的素质、能力来化解矛盾，保证档案接收工作顺利完成。总之，城建档案对外业务指导人员的基本素质和专业素质是多方面的，作为一名城建档案对外业务指导人员，只有努力提高自身整体素质，才能适应工作要求，将城建档案业务指导工作做细、做扎实，为后续的档案管理工作奠定坚实的基础。

作者：朱京梅   单位： 北京市城市建设档案馆