城建档案管理存在的问题与改革方案

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摘要:城建档案管理工作最鲜明的特征是它具备极强的系统性，所牵涉的内容非常广泛而且都具备极强的专业性，城建档案管理是我国档案管理工作当中不可或缺的一个组成部分，它在城市建设发展当中所扮演的角色是不可替代的。针对当前城建档案管理中存在的问题，文章提出加强规范化管理、标准化建设、法治化思维、利用信息化手段，有效提升城建档案资料收集利用水平等建议。

关键词:城市建设;档案管理;策略

所谓城建档案，是城市建设、城市规划和城市管理时，所涉及到的所有重要图纸、图表、数据等资料的集合［1］45－46。一直以来，城建档案见证着一座城市的发展历程，记录着一座城市的发展轨迹，指明了一座城市的发展趋向，最为直接地体现着一座城市建设发展的过程，在城市可持续发展过程中具有十分重要的参考作用［2］51－52。因此，城建档案管理工作在城市规划、城市建设、城市管理过程中所扮演着无可替代的作用，具有鲜明的专业性特点。着力提升城建档案管理水平，使城建档案在城市规划、城市建设、城市管理当中更好地发挥其基础性作用，将有助于推动城市实现可持续性发展。

1城建档案管理工作的重要性

城建档案贯穿了城市基础、市政设施、建设科研、征地拆迁、水文地质、历史名胜，涵盖了城市建设发展的各个方面，在城市发展过程中扮演着举足轻重的作用。随着城乡一体化建设和城市化进程的加快推进，城建档案管理工作已经成为城市建设、城市规划和城市管理的重要组成部分。作为详细记录城市发展轨迹的城建档案，其管理水平关乎城市规划、城市建设和城市管理水平，关乎人民群众最为直接的获得感，更关乎传承和发扬城市历史文化，是城市可持续发展的重要条件。

2城建档案管理存在的问题

2．1档案收集与档案处理方面的问题

在实施城建档案管理工作时，工作人员在繁重的档案收集过程中，难免会出现档案资料遗漏的现象，导致城市管理者不能完整准确地掌握一座城市的发展轨迹，造成档案资料与城市建设实际出现脱节和偏差，进而影响城市管理者的决策。因此，在实施城建档案管理工作时，要严格按照档案收集标准和需求对档案予以科学合理分类，真正发挥城建档案在城市规划、城市建设、城市管理中的基础性作用［3］59－60。

2．2城建档案的管理制度不够健全

近年来，我国许多城市结合各自实际，在城建档案管理方面出台了相关办法、了相关规定、制定了符合各自城市管理特点的政策，有力推动促进了当地城建档案管理水平的长足发展。然而，面对新时代新任务提出的新要求，城建档案管理工作在持续性发展方面还是有一定的局限性，个别地方制定的政策不能有效回应城建档案管理中所凸显的问题，不能满足城市建设、城市规划和城市管理的实际需要，建立一套系统完备的城建档案管理体系势在必行、刻不容缓。

2．3缺少信息化建设的硬件设备支持

得益于现代科学技术特别是信息技术的不断发展进步，我国城建档案管理工作水平迈出了坚实步伐。例如:通过信息化技术的应用，实现了城建档案资源共享。在此推动下，我国城建档案管理工作不论是从效率方面还是质量方面都实现了质的提高。然而，个别城建档案管理单位虽引进了现代化的信息技术，但在硬件设备支持方面还是存在短板，难以满足实际工作的需要。再加上信息化管理和城建档案管理工作未能实现有效融合，仅凭借人工对大批量档案资料进行处理，信息化管理的优势没能充分显现［4］55－56。

2．4城建档案鉴定缺乏规范性

城建档案鉴定工作能够检查出档案资料在收集、整合、保存以及统计工作中出现的纰漏，以便及时采取合理可行的措施加以纠正。把不满足存档要求的档案资料予以删除，把超过保存期限或者不具备延期保存价值的档案予以销毁，确保档案资料的保存价值。针对城建档案管理工作具有周期短，任务繁重，种类繁多，施工单位涉及面广，管理水平不尽一致的特点，我国大部分城建档案管理单位都缺乏专业的档案鉴定人员，缺乏专业的档案鉴定技术和先进的档案鉴定设备，导致档案鉴定工作缺乏实效，不够规范，档案的整体质量亟待提高。

2．5缺乏充足的专业人员

城建档案管理工作的有效落实必须依靠专业的档案管理人员，需要各级各部门提高认识，加大支持力度，引进培养使用专业化的档案管理人员。目前，绝大多数负责档案管理的工作人员同时还兼任档案管理资料员，整理出的档案缺乏专业性，档案遗漏或遗失的现象时有发生，严重影响城建档案管理的质量和水平，甚至影响日后阅读和利用价值。

2．6法律意识淡薄

目前，部分城建档案管理工作人员法治意识淡薄，对档案管理现行的法律、法规和政策掌握得不够全面和透彻，运用法治观念和法治手段管理城建档案不能得心应手，导致部分应建档案未及时建档，一些已建档案也存在规范性问题。

3改革对策

3．1强化档案管理意识，促使管理标准化

进一步强化档案管理人员对本职工作重要性的认识，使他们以高度负责的态度完成本职工作。强化档案管理人员的服务意识，以有效保存档案和管理档案，为城市规则、城市建设和城市管理服务。严格遵循档案管理的相关法律法规，建立健全符合本单位实际的档案管理规章制度。促进档案管理规范化、法治化、标准化。结合形势发展需要，在实践中探索优化档案管理的路径和模式，确保管理方式方法与时俱进。制定科学合理的奖惩制度，对档案管理工作人员的工作职责予以明确，凭借合理的奖惩制度对员工予以有效的激励，促使档案管理工作水平显著提升。

3．2有效提升城建档案资料收集质量

实施城建档案管理工作的主要目的是及时有效地整理城建资料，使城市规划、城市建设和城市管理有据可依。在实施城建档案管理工作的过程中，要对原始资料数据进行准确地掌握，确保收集到的资料和数据都具有足够的真实性和准确性。要把城建档案管理工作列入城市规划、城市建设和城市管理总体布局中，对城建档案的收集整现予以统筹安排、统筹实施。要充分考虑到城市规划、城市建设和城市管理的实际，科学制定合理的档案分类标准，避免档案管理工作出现疏漏。

3．3提升人员培训质量，提高人员专业水平

档案管理工作的核心在于工作人员。只有激活档案管理工作人员的积极性、主动性和创造性，才能促进档案管理工作水平的持续提升。因此，在城建档案管理工作中要注重对工作人员的培训，既要加强专业技能的学习，使档案管理人员学会灵活使用现代信息化技术，有效提升城建档案管理的效率和质量;又要强化档案管理人员的职业和道德素养，树立良好的服务意识。同时，要结合档案管理特点和人员特长，优化档案管理队伍，实现人岗相宜、人尽其才，建立一支高水平、专业化的档案管理队伍［5］55－56。

3．4加强规范化管理

随着城市规划和城市建设的日新月异，所凸显出来的地域特点愈发鲜明。必须根据原有的城市规划，注入鲜活的时代元素，打造鲜明的地域特点。因此，要充分结合一个城市的历史文化脉络和经济社会发展特点，以更高标准、更宽视野、超前谋划推进城市建设工作。作为城市建设的基础性工作，要能够依据城市的具体发展进程收集相应的档案资料，确保档案资料足够完整准确［6］47－48。

3．5重视城建档案管理法治建设

依法治档是确保城建档案工作顺利实施的重要前提。在日常的城建档案管理工作中，要严格遵循国家颁布的法律法规，拟定出全面有效的城建档案管理条例，并在实际工作中不折不扣地遵照执行。基于多个部门的有效监督，保障城建档案管理工作的质量。有了相关法律法规的约束，可以保证城建档案管理工作按预期完成，从而构建出一个相对健全的城建档案法治体系，有效保障城建档案管理工作持续健康发展。

3．6进一步完善城建档案信息资源

得益于现代信息化技术的快速发展，我国现阶段城建档案已实现数字化发展，网络一体化管理。作为城建档案管理人员必须及时对档案的归档和档案鉴定进行有效监督，防止归档滞后、归档不规范和归档不健全的现象。城建档案管理是一项长期性、复杂性的工作，需要制定统一的标准，达到资源共享的目的，避免各自为政的现象，造成资源浪费，效率不高［7］46－47。

4结语

总之，城建档案管理工作是实现城市规划、城市建设和城市管理的重要基础性环节，对城市发展起着举足轻重的作用。在实施城建档案管理工作时，要强化档案管理意识，加强规范化管理、标准化建设、法治化推进、利用信息化手段，提升档案管理人员专业水平，有效提升城建档案资料收集利用水平。

参考文献:

［1］王兰．城建档案利用中存在的问题及其对策［J］．城建档案，2021(4):45－46．

［2］楚好伟．新时代城建档案深层次开发利用探讨［J］．城建档案，2021(4):51－52．

［3］李青涛．谈城建档案管理中存在的问题及对策［J］．黑龙江史志，2015(4):59－60．．

［4］张鑫．现代化信息技术在城建档金管理中的应用［J］．城建档案案，2011(7):55－56．．

［5］赵玲．新时期城建档案管理工作者的综合素质［J］．城建档案，2008(11):55－56．．

［6］王文斌．新形势下加强城建档案管理的对策与建议［J］．城建档案，2011(7):47－48．．

［7］刘鸿力．GIS地理信息系统在城建档案管理工作中的可行性［J］．城建档案，2008(7):46－47．

作者：梁国秀  单位：忻州市城市节约用水办公室