城建档案管理工作的对策探析
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摘要：随着信息化技术的发展，信息技术和数字化技术已经被运用到了城建档案管理工作当中，对城建档案管理工作带了一定的机遇和挑战。因此，城建部门需要认识到城建档案管理工作的重要性，完善管理制度，建设数字化档案管理平台，促进新时期城建档案管理工作发展。基于此，文章简要分析了城建档案工作的意义，随后从五个方面分析了新时期背景下如何创新城建档案管理工作，以此来供相关人士交流参考。
关键词：城建；档案管理工作；创新策略
随着城镇经济的发展产生了庞大的数据和档案资料，给城建档案管理工作增加压力。近几年，我国城建档案的法律法规逐步完善，业务管理也逐渐地规范化，但由于城建档案的业务管理工作量的增加，档案管理当中依然存在很多问题。所以，城建档案管理工作需要提高管理人员的责任意识，建立信息化管理平台。
1城建档案工作的意义
城建档案是城市规划和城市改造的主要依据，由此可见这项工作对城市发展来说有着重要的作用，并且城建档案还可以为城市发展提供相应的信息资源。城市发展建设内容比较多，比如说园林设计、城市绿化、城市供电等。城市的建设和发展对城市档案管理工作提出了更高的要求。城市改造可能会涉及居民拆迁、搬迁和道路建设等工作，城建档案建设对于这些工作可以提供相应信息资源保障。城市建设档案还可以为城市建设和城市改造提供档案数据。除此之外，城市档案管理人员需要了解城建档案的重要性，使它发挥出自己的价值。
2城建档案管理工作作用的概述
档案不仅可以记载历史，还可以记录历史和还原历史。城建档案具有一定的专业性和技术性、真实性，它记录整个城市的发展、建设，对于城市未来的发展和建设有着一定的参考价值。城市建设是一个循序渐进的过程，具有自己的发展规律。
3新时期下信息化管理城建档案的必要性
3.1提高城市建设档案的效率
在新时期创新城建档案管理工作可以提高城建档案管理效率。在工作当中管理人员输入需要查找的资料名称就可以搜索到想要的资料，满足城建工作的需求，并且还可以实现城建档案信息资源共享，提高城建档案的利用率。
3.2多样化信息输出方式
之前的城建档案管理工作主要是依靠人工收集和整理资料。现如今，我国城市规模越来越大，档案管理人员需要对大量的城建档案信息进行整理，不仅消耗大量的人力和物力，还会降低工作效率。随着科学技术的发展，信息化技术被运用到了城建档案管理工作当中，信息化技术的应用在一定程度上减少了档案管理人员的工作量，提高了档案管理工作效率，并且输出方式也变得更加的多样化。
3.3提供参考
城市建设档案可以作为城市发展和记录城市建设的主要依据，涉及城市规划、城市建设等多方面。实现数字化和信息化城建档案管理，可以为城市建设和城市规划提供相应的数据信息，促进档案管理的可持续发展。
4城建档案管理工作中存在的主要问题
4.1城市建设档案管理工作人员的整体素质还有待提高
相关部门和领导对于城建档案管理工作认识不足，在工作当中并没有正确认识到这项工作的重要性，所以城建档案管理工作并没有受到足够的重视。很多政府部门都认为建设管理工作只是保存资料，与城市发展并没有关联。这种工作态度直接影响了城建管理工人工作积极性，有的员工甚至已经产生了消极的心态，在工作当中玩忽职守。另外一方面，部分城市建设档案管理人员所学的并不是本专业，对于城建档案管理工作内容并不了解，所以在工作当中很难高效完成档案管理工作，导致城建档案管理工作效率低下。
4.2城建档案管理不够规范
城建档案管理工作当中会涉及到很多内容，比如档案的整理、搜集、录入等，在管理当中会受到很多因素的影响，所以很难形成规范化的管理标准。其主要表现为档案管理建设不够规范，没有把管理制度落实到实际工作当中。长久下去，城建档案管理工作就很难满足城市建设发展需求。
4.3认识上的问题
个别领导并不是很重视城建档案管理工作，在日常的工作当中对城建档案管理工作的认识不足，并且也没有给予档案管理工作相应的支持。城建档案管理工作看似非常简单，但实际工作量比较大内容比较复杂，并且城建档案管理工作具有一定的保密性。在实际的工作当中城建档案管理工作并没有受到领导的重视，也没有得到其他部门的理解和支持，这也使得企业城建档案管理工作开展比较困难。现阶段企业的人员调动比较频繁，这给城建档案管理工作带来了一定的压力。
4.4档案管理制度不够健全
城建档案管理工作一直以来都没有受到领导的高度重视，再加上一些管理人员的忽视，导致档案管理工作出现松懈。有的档案管理制度不够健全，在管理当中档案管理人员并没有按照相关的手续和流程办公。其他部门在借用档案时没有留下具体的部门名称和联系方式，导致后期资料丢失、破碎。有的人员甚至在借阅之后批改档案，使得档案失去了原本的价值。
5新时期背景下如何创新城建档案管理工作
5.1树立新型的档案管理理念，推进档案信息化建设
新时期，城建档案管理系统由硬件设备和软件设备等几个部分组成。硬件设备和软件设备都需要在外部采购，其中数据资料是城建档案的主要核心，需要管理人员在工作当中认真维护。因此，在工作当中需要相关单位开展培训活动帮助管理人员树立正确的管理理念，以认真积极的工作态度开展档案管理工作。首先，城建档案建设需要立足于实际城建需求上，并提出相应的建设规范和建设步骤，保证城建档案信息化可以逐步实现。其次，在工作当中需要运用现代化技术手段构建城建档案平台，提高构建效率。
5.2建设城建电子信息化数据库，提高城建档案查阅和利用效率
信息化城建档案管理工作建立在现代网络发展的基础上，信息科学技术的发展为企业人事档案管理工作提供了技术支持。同时，网络信息技术是人事档案数字化发展的基本保障。随着网络信息技术的发展，城建档案管理工作已经由传统的手工管理模式转变为数字化管理，在工作当中可以运用扫描仪等设备把文件信息直接传递到电脑当中，并且还可以利用硬盘和电脑的储存系统，把数据和信息储存到系统当中，这样不仅可以节省大量的纸张，还可以提高档案管理的安全性和工作效率。除此之外，还可以通过信息技术把档案信息上传到云端，尽管电脑出现故障也可以在云端找回数据和信息。在上传到云端之后还可以根据实际情况制定平台管理制度，提高系统的安全性。除此之外，还可以提高整体档案管理队伍素质，管理队伍的整体素质是档案管理工作开展的基础保障。除此之外，数字化管理还可以提高管理人员的专业技能。
5.3加快队伍建设，提升服务水平
相关单位需要在日常工作当中加大培训力度，根据实际的工作情况，开展专业化、多层次的培训教育活动，通过多样化的培训活动可以成立和打造一个优秀、高质量的专业化城建档案团队。其次需要加强业务沟通。相关部门可以组织和开展多样化的考察活动和网络交流活动，城建档案管理人员可以互相沟通、互相交流，提高自己的业务能力和业务水平，并且还可以拉近各个部门之间的联系。除此之外，还需要做好相应的研究工作，员工在工作当中需要及时提出自己的想法和意见，提高城建档案管理质量。最后，在培训活动当中需要融入德育教育理念，创新服务模式，完善管理制度，提高相关人员的职业素养。
5.4建立数字化管理平台，加强组织安全信息建设
档案数字化是城建档案管理工作的基础保障，信息安全是档案管理工作的主要难点，城建档案管理工作和城市建设、城市发展有着一定的关联，如果忽视档案管理可能会对管理工作带来一定安全隐患。数字化档案管理可以在一定程度上提高档案管理工作的安全性。城建档案管理工作内容比较多，流程也相对比较复杂。和企业管理工作相比，城建档案工作不仅比较枯燥还比较繁琐，并且会涉及到信息的录入、收集、分析、管理等。如果依旧采用人工管理模式，长久下去可能会导致信息泄漏的情况，还会增加工作人员的工作量。因此，在建立数字档案的同时，还需要对数据信息进行备份，防止病毒入侵。预防风险最好的方式就是提高管理人员的安全意识，在日常当中对工作人员加强培训。
5.5服务技术的创新
技术创新是城建档案管理工作效率提高的首要条件，不仅可以增加工作人员的工作动力，还可以提高城建档案工作效率。技术创新也是开展城建档案工作的必要条件，在工作当中只有不断地创新技术才能保证城建档案工作获得可持续发展。近几年，我国信息技术发展比较快，很多信息技术都被运用到了城建档案工作当中，提高了城建工作效率。
5.6加强规范化管理
想要提供城建档案管理质量，首先规范档案管理制度和程序。因此在工作当中，城建部门需要做到以下几点：首先需要对原有的档案进行合理的减产，特别是城建当中一些竣工的工程，在资料移交过程当中，需要保证资料的完整性和合理性，对于一些没有特殊用处的资料只留档一份即可。对于一些比较重要的资料，不仅需要准备纸质文件同时还需要备份电子文件。其次，著录是城建档案建设的基础内容，因为每个城建档案部门的条件都不相同，所以城建档案管理部门需要根据自身的实际情况制定著录细则，实现档案管理的标准化。再次，保证案卷的合理化和标准化。在整理档案过程当中如果发现方案有丢失或者是编码错误的情况，需要第一时间去处理，使得案卷可以更加的规范化和合理化，这对于城建档案管理工作的有效开展有着很大的帮助。最后还需要整理好所有的编码，使其准确无误。除此之外，相关人员还需要评估建成档案管理工作当中的风险，对风险进行等级划分，并制定出相关的方式来降低和避免风险。
5.7创新工作观念
在新时期下，提高档案管理工作的有效性和实效性，需要具备严谨的工作制度和工作流程。在前期的准备工作当中，档案管理人员需要收集和整合一定的档案资料，资料需要具有一定合理性和科学性，否则后期工作会非常的艰难，在资料收集和整理完成之后，需要把档案归档，在归档当中需要保证资料的完整性，城建档案管理工作需要严格按照工作流程。因此，城建部门需要制定出一套符合流程的操作规范和管理系统。该系统不仅需要说明档案管理工作的流程，还需要体现每个环节当中所涉及到的工作和责任，只有这样才能保证档案管理工作的有效开展。但是我国很多地区的城建档案管理工作都存在很多问题，比如说管理人员的责任不明晰，在出现问题时互相推卸责任，还有的工作人员在工作当中态度比较消极，工作质量比较差。因此，相关单位需要重视城建档案管理工作的开展。
5.8服务方式的创新
档案服务工作是档案工作的核心，城建档案管理工作只有通过档案管理服务，才能提高档案管理工作的效率，才能使得档案管理工作和社会经济发展相互协调，为档案管理工作注入新的生机，促进档案管理工作的可持续发展。因此，在城建档案管理工作当中需要改变工作人员的服务理念，提高工作人员的服务意识。在新时期中，城建档案管理工作需要找到新的发展方向对档案管理工作进行改革，把新的管理理念融入到档案管理工作当中，制定出一套新型的管理模式。
5.9健全档案管理制度
档案管理制度建设和城建档案管理水平有着直接性的关联。首先，相关部门需要根据管理条例划分员工的职责，明确部门员工的职责，使得档案管理工作开展更加的顺利。城建档案管理工作主要包含档案收集、整理、保管等多项内容，因此，相关部门可以把管理条例细分，把管理制度作为员工工作的主要依据。除此之外，在健全档案管理制度的同时，还要坚持“公平、公正”的原则。明确档案管理工作流程。最后，需要宣传管理制度，使得档案管理人员可以了解档案管理工作的重要性。在融媒时代下，相关部门可以通过新媒体宣传城建档案管理工作，使管理人员在工作当中可以主动遵守相关纪律，保证城建档案管理工作顺利开展。
6结束语
综上所述，在新时期下城建档案管理工作的开展需要相关企业提高员工的责任意识，运用多样化培训可以加快档案管理队伍建设，提高档案管理工作效率。除此之外，工作人员在工作当中还需要提高档案建设标准，不断的探索新的建设技术和建设方法，实现城建档案价值。
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作者：张红燕 单位：兰州市城建档案馆
