提高城建档案管理水平探讨

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摘要：在信息时代应当加强城建档案管理工作，形成综合性的城建档案管理体系，注重总结以往城市建设工作的得失，明确城建档案管理的标准，积极渗透信息技化的城建档案管理工作方法，开发城建档案资源的服务利用系统，推动城市建设档案管理工作向着科学化的方向发展。

关键词：城建档案；基层档案管理；策略；建议

城市建设的发展速度越发加快，对城建档案管理的要求越来越高。我国城建档案管理工作的整体水平还有待强化，需要构建科学化的城建档案管理体系，拟定城建档案管理工作的发展规划，积极加强软硬件资源的配置，从而满足新时代城建档案管理与档案资源开发利用的需要。

一、城建档案的主要特征

（一）档案综合性较强。城建档案涉及到城市建设的各种信息，城建档案的内容较为丰富，随着我国城建档案管理条例的日益完善，城建档案信息内容收集的越发丰富，城建档案管理不仅指向纸质档案的管理工作，而且还涉及到大量的工程数据信息。城建档案管理涉及到各种资料，包括可行性研究报告、施工技术资料、监督监理工作档案、各种验收档案等。城建档案的形式也由以往的文字、数据向图片、视频方面发展。

（二）归档管理周期长。城建档案管理是一项长期性和持续性的工作，城建档案管理从城市建设工程项目的立项到竣工验收都涉及到档案管理工作任务。城建档案管理往往与项目工程规模有关，大型的城建工程项目的档案制作与收集管理持续数年。每一阶段的资料都要有序汇总，每个类别的资源都有明确的类别。

（三）资料来源广泛。城建档案管理工作涉及的部门较多，不仅涉及到行政机关单位，而且还涉及大量的企事业单位，城市建设工程的设计、施工、管理、维护与使用都需要使用城建档案。城建档案处在动态化的更新当中，设计、规划、电力、电信、消防与环保部门对城建档案都有广泛的使用需要。现有城建档案涉及到不同的管理部门，城建档案数据信息来源较为多元，数据的类型较为复杂，需要形成统一的管理机制，提高城建档案管理的效率，从而解决城建档案管理的具体问题。

二、做好城建档案管理的建议

（一）提高档案的规范化水平。首先，强化城建档案员队伍建设，积极吸纳具备云理念的城建档案员，加强档案技术人才的储备，依托提高上级、同级和下级单位档案员水平满足城建档案工作需要。其次，促进纸质城建档案向电子档案转型，加快城建档案数字化建设工作的步伐，提升城建档案的运转水平，利用数据信息技术提高城建档案管理的效率，消除城建档案管理因技术方面造成的问题。第三，从数据技术建设角度出发，成立城市建设档案数据信息中心，明确城建档案管理中心核心职能，促进城建档案管理标准的执行，保证城建档案管理规范化的落实，倡导基层单位把城建工程设计、工程管理、办公系自动化与城建档案管理工作的需要联系起来，重点加强各类电子文件的信息化管理工作，为城市建设档案的规范化和专业化管理奠定基础。

（二）扎实做好基础档案工作。城建档案管理离不开必要的人才储备、优质的软硬件条件，以及良好的城建档案工作氛围。目前，基层应当夯实城建档案管理基础，提高档案员的责任意识，积极宣传城建档案工作的重要性，完善相关工作机制，有效防控城建档案的风险。首先，进一步丰富城建档案馆藏，拓展城建档案的来源路径，重点解决城建档案门类不全的问题，不断推动城建档案的丰富化和直观化。其次，合理地做好城建档案管理与发展建设的规划，明确城建档案管理的发展思路，进一步保证城建档案管理达到既定目标。第三，优化城建档案管理机构，健全基层城建档案管理网络，进一步理顺城建档案管理各部门之间的关系，形成有效的城建档案管理合作机制，促进城建档案管理部门积极学习业务知识，有效强化城建档案管理的业务指导。第四，高度重视鉴定工作，提高城建档案鉴定与保管的专业性，围绕着现有馆藏资源开展鉴定真伪，解决数据准确性和数据缺失问题。

（三）建立城建档案管理系统。首先，依靠大数据、云存储技术开发专业的城建档案管理系统，不断优化城建档案数据库结构，重视提高城建档案管理工作专业性，积极依托统一规范流程开展相关管理工作。大力推广相对稳定集中的档案管理模式，基于信息技术推动城建档案管理向前发展。其次，基层单位应当重点开发智能化的城建档案管理技术，提高城建档案管理的扩展性，建立交互操作式数据库，实现城建档案的优质互联，从而更好地满足用户对城建档案的需求。大力提高城建档案的标准化程度，强调提高档案的通用性、安全性和可视化水平。第三，保持城建档案管理系统的实用性，综合考虑各方面人员的档案应用需要，推动城建档案信息资源的云平台共享，既能在统一平台进行档案信息收集、存储和鉴定校对，防止城建档案数据信息的冗余。又能够划分城建档案信息系统的使用权限，进一步促进城建档案信息资源的合理共享。还要发挥新媒体技术的作用，打造智能化的城建档案管理平台，依托实时信息技术加快城建档案的流转，从而提升城建档案的标准化程度。我国城建档案管理体系应当具有虚拟化的特征，能够把人工智能理念融入其中，强调突破传统文件、数据资源共享局限性，大力推动典籍文献的交流，建立城建档案的展示机制，提高档案信息共享便捷性，满足各方面的档案应用需要。

（四）实施依法治档管理工作。首先，大力宣传城建档案法规，尤其促进专业工程部门明晰城建档案法规的价值意义，全面强化城建档案法规意识，形成共同关注城建档案的管理体系，引导基层单位更重视城建档案管理工作。其次，建立基层城建档案管理工作专职机构，立足实际情况指导基层工程建设企业开展城建档案管理工作，保证质量监督、竣工验收、办证、规划、验收工作均遵循城建档案管理的要求。第三，依据国家法规建立基层城建档案的监督执法队伍，积极开展基层城建档案的执法检查工作，强化城建档案的法制化管理观念，法制手段是落实城建档案管理任务工作的重要手段，是提高城建档案管理水平的重要途径，保证城建档案的依法管理，发挥监督部门职能作用，才能加快城建档案管理的规范化进程。

[参考文献]

[1]王希晶.对于城建档案管理基础性工作的探讨[J].东方企业文化,2015(02).

[2]李青涛.谈城建档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2015(04).

作者:胡秀华 单位:克东县城乡建设档案馆